MANUAL DE USUARIO DEL SISTEMA DE

TRAMITE DOCUMENTARIO
MU_TRAMITE DOCUMENTARIO. v1.2

I. INTRODUCCION
Toda organización moderna requiere tener información relevante en el momento
justo y adecuado para satisfacer las necesidades de información de sus usuarios
internos y externos y cumplir con los enunciados de eficiencia y eficacia que
actualmente se promueven pero que pocas veces se logran. Tramite Documentario -
2013, es una nueva versión el cual permite hacer el registro y seguimiento de toda la
documentación que se genera en una entidad, tanto por los clientes externos como
por los clientes internos, para lo cual tiene implementados una serie de reportes y
consultas que facilitan la búsqueda de la información

Una particularidad del presente manual es que todos los Expedientes Externos
constan de un código web la cual nos sirve para el seguimiento del mismo mediante
la página web del Gobierno Regional de Tacna

II. OBJETIVOS
Los Principales son:

Llevar un control en tiempo real del estado de un documento que se haya

presentado en una entidad privada o pública, lo que permitirá una
administración más eficiente de los trámites.
Generación automática o manual del correlativo de Expedientes por Año.
Consulta vía Web de todos los expedientes externos

III. AMBITO DE ACCION

Este manual esta realizado para todas las gerencias, jefaturas y personal
involucrado del Gobierno Regional de Tacna y en especial de la Administración
Documentaria y Archivo Institucional.

IV. REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA

a) Hardware:

Una Computadora Pentium IV

Memoria RAM de 256 Mb
Una Impresora

b) Software:

Windows NT 4.0 o superior

Windows 95 o superior

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V. DESCRIPCIÓN GENERAL

El Nuevo TD (Trámite Documentario) es un sistema que provee la versatilidad y

flexibilidad de almacenar la información de las transacciones administrativas.
Es una aplicación de escritorio diseñado para registrar información relevante sobre
operaciones administrativas, con secciones de Registro de Documentos,
Mantenimiento Tabla Maestra, Mantenimiento Administrado, Bandeja de Entrada,
Bandeja de Recibidos, Bandeja de Enviados, Mantenimiento Unidades Orgánicas,
Mantenimiento de Área vs. Tipo Documento, Reporte Bandeja Entrada, Por Recibir,
Recibidos, Salientes, Remitidos y Archivados (Final), Reporte Hoja de Ruta, , Reporte
Documentos Registrados, Reporte de Cargos y Reportes Estadísticas por Tipo
Documento

VI. DIAGRAMA MODULAR DEL SISTEMA

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VII. ESTANDARIZACIONES EMPLEADAS EN EL SISTEMA

En todos los formularios encontrará las siguientes barras de herramientas, las cuales
contienen botones cuyas funciones se explican a continuación:

a) Para la Barra de Gestión:

b) Para las Busquedas:

Nuevo: Permite crear un nuevo Registro en la cuadrícula.

Encuentre posesionado actualmente en la cuadrícula.
Modificar: Permite cambiar los Datos de todo el expediente
Anular/Devolver: Anula o devuelve un registro según sea el caso.
Imprimir: Permite realizar un Listado de toda la Información actual en la
cuadrícula.
Buscar: Permite hacer una búsqueda rápida de información en
cualquiera de sus campos del Registro donde se encuentre actualmente.
Salir: Cierra el formulario.

VIII. INGRESO AL SISTEMA

Para Cargar el Sistema de Tramite se debe ubicar en el icono de acceso
directo(Escritorio) o en el Menú Programas del Botón Inicio.

haga un click sobre él

El ingreso a las opciones del modulo esta condicionado al Login y Clave de
Acceso de Usuario. Para poder Tener conocimiento de su Clave debe acercarse a la
Oficina de Tecnología de la Información o en todo caso coordinar con su jefe
inmediato.

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IX. GUIA DE OPERACIÓN DE PANTALLAS Y OPCIONES

a.- Formulario de Ingreso al sistema

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N° Expediente
Código Web
b.- Registro de Documentos
Interno o Externo Bandeja Personal
Usuario o Bandeja Personal

Requisitos

Documentos Digitales

N° de Documento

Fecha del Documento

Procedimientos T.U.P.A

Folios
Tipo Documento

Prioridad

Asunto
Fecha de Atención

Notas
Contribuyentes/Of. Origen

Destino o Derivaciones

Original/Copia
Contribuyentes/Of. Destino Proveido

Pasos para el Ingreso de Documentos Mesa de Partes (Externo/Interno) :

1.-Presionar el botón Nuevo para que se active los textos e ingresar la información
necesaria

2.-Para el caso del TUPA (Solo Documentos Externos) y los requisitos se encuentren
incompletos el sistema le sugerirá ir a la bandeja de Suspendidos, caso contrario seguira
su curso si el usuario lo requiera

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Ingreso de la Acción Derivar :

3.-En la parte de Destinos del Documento, debera llenar la parte izquierda la

Unidad(es) correspondiente con el boton Agregar (El sistema reflejará a lado
derecho de la grilla todos los destinos ingresados). Puede ser copia y original o
varias original y varias copias dependiendo del tipo del documento.
En caso no correspondiera la Unidad Orgánica Ud. Se ubicará en el registro
pintado de color azul y con la Tecla SUPR o DEL se eliminara la información

4.-Una vez ingresado los datos se grabará y se ubicara en la bandeja enviados

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5.-Para el caso del botón Acción Derivar Ud. Deberá repetir el PUNTO (3), luego el boton

Guardar se grabará la información necesaria

6.-Una vez culminado el ingresado deberá presionar el botón Imprimir porporcionndole al

Usuario Externo el reporte que figura. Se indica en la parte derecha el código web con la
que podrá consultar el estado de su tramite via pagina web del G.R.T.

Este modelo representa la hoja de ruta de tramite externo.

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Pasos para el Consulta de Expediente(s):

Con respecto a esta opción a variado en general la presentación en donde :

1.- La parte superior de la grilla, visualiza los datos del Documento que origino el tramite
documentario

2.- Grilla Superior :Indica el documento principal (Nuevo), Origen o Rpta. Se muestran los
documentos que van anexos como por ejemplo las Respuestas. Una
particularidad es la columna Forma donde nos indica si es un
documento ORIGEN/NUEVO ó RPTA

3.- Grilla Inferior :Aqui se indica los Estado del Expediente (Registrado, Derivado, Recibido,
etc)

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Pasos para los Reportes: No ha surgido nunguna variación con respecto a la version
anterior se ha tratado de mantener el mismo reporte.

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