TEXTO TUTORIAL DEL MODULO DE FORMULACION Y GESTION DE PROYECTOS

Que es Proyecto: “Un conjunto organizado de actividades, limitada en el tiempo con un

monto específico de recursos, objetivos claros y metas concretas”. Un proyecto nace y
muere; se inicia y termina habiendo cumplido con su propósito. Un proyecto sirve para
convertir una situación insatisfactoria A en una situación B, que, que por lo menos debe
ser más satisfactoria
Ciclo del proyecto: es el conjunto de pasos en que son divididos los proyectos para
facilitar su gestión. Para el estudio se divide en 7 pasos.
1. La Identificación: Se fundamenta en la explicación de los aspectos principales del
problema o necesidad a resolver y en el planteamiento de las posibles alternativas
de solución.
Esta solución escogida se convierte en la idea básica del proyecto.
2. La Formulación: La formulación de un proyecto es un asunto más que técnico
debe ser organizado. Este módulo ofrece la posibilidad de pensar en cada uno de
los aspectos que conforman un proyecto y cómo desarrollarlos de manera
participativa. (implica reunirse, discutir y ponerse de acuerdo de los componentes
del proyecto), de tal manera que se establezca una coherencia entre la
problemática identificada y las acciones establecidas para la solución.

3. La Presentación ante el organismo financiador: Ante los problemas originados

por la limitación de recursos disponibles se impone la selección y aprobación de
estos mediante criterios que se tienen en cuenta como el análisis de viabilidad del
proyecto, la calidad del proyecto.

El organismo Financiador tiene en cuenta el tipo de proyecto, la cofinanciación

requerida, la disponibilidad que tenga y finalmente el formato o metodología que
exige el organismo financiador

4. La Aprobación por el organismo financiador: En la etapa de aprobación de

proyectos, el financiador, estudia mediante herramientas como el FODA
(Fortaleza, Oportunidad, Debilidad, Amenazas), identifica hacia donde debe
orientar su estrategia. Dependiendo de la estrategia definida, se utilizarán unos
criterios de selección de proyectos, siempre teniendo en cuenta los resultados y el
retorno de la inversión
Existen criterios básicos para la selección de proyectos como:
Calidad del proyecto, Capacidad de gestión del equipo de personas a cuyo cargo
estará la ejecución del proyecto, Definición clara de los resultados esperados e
impactos del proyecto, la Pertinencia del proyecto, Factibilidad técnica y financiera,
rentabilidad económica, La viabilidad o probabilidad de éxito del proyecto.
 5. La Financiación: Para seleccionar un proyecto, en primer lugar, es necesario
disponer de una serie de criterios para realizar una valoración. Estos criterios no
pueden ser individuales, de elegancia técnica, ni de actualización tecnológica, sino
que se han de establecer en los resultados y costos asociados a la viabilidad del
proyecto y se ajusta a lo que pretende hacer con el mismo.

6. La Ejecución: Es la puesta en marcha del proyecto y el desarrollo de la

programación que se ha elaborado en todo el proyecto, será sencilla si se han
realizado todos los pasos correctamente. Así, sólo habrá que desarrollar las
actividades respetando los plazos y el presupuesto planteado.

7. El Seguimiento: El Seguimiento es revisar periódicamente el avance de las tareas

y todo lo planteado de manera integral para que ninguna actividad vaya a superar
los tiempos y la asignación presupuestada en el proyecto y es donde se recoge los
elementos para la evidencia de informes.

8. La evaluación: Hace parte fundamental para tomar aprendizajes que lleven al

crecimiento de la organización y proyectarse al futuro.
La evaluación debe llevar al verificar si se cumplieron los objetivos, los plazos, se
realizaron todas las actividades propuestas, El presupuesto estuvo ajustado a la
realidad, Participaron todos los que se habían comprometido a participar, Cuáles
fueron las Fortalezas y debilidades, Crecieron las oportunidades y disminuyeron
las amenazas y Cuál es la Proyección a futuro
Es decir, con la evaluación se logra hacer la comparación y análisis entre las metas
propuestas y los resultados obtenidos, no solo en cantidad sino en calidad
Estructura del Proyecto: hace referencia al orden que ayuda a organizar el proyecto, es
la forma y considera como tiene que hacerse la planificación de la iniciativa.
1. Nombre del proyecto: El nombre debe llevar una Acción (ej.: Implementar –
Mejorar – Fortalecer –Capacitar – Etc., un Objeto, (Ej.: la reforestación de ..., la
cadena productiva de… –mejoramiento de…– la especie bovina – Una bodega de
acopio – las mujeres campesinas – Etc.), y una Ubicación (Ej.: en el municipio
de… núcleo de... vereda de…). Estas tres descripciones constituyen en su
conjunto el Nombre del proyecto... Se aconseja que no supere las 15 palabras

2. Localización y área de influencia: La localización señala el lugar en el que el

proyecto se va a desarrollar (resguardo, vereda, municipio, comunidad) dentro del
mapa político administrativo, para que cualquier persona que no conozca el lugar
se pueda ubicar fácilmente.

3. Población beneficiada: Es el número de personas que van a ser atendidas

directamente con el proyecto, además, se busca que detallen el perfil, cómo es la
 población objeto según el proyecto. Por ejemplo, sexo, edad, nivel
socioeconómico, nivel de estudio, ocupación, especialmente puntualizar cuál es la
situación que coloca esta población en ventaja frente a otros, ejemplo cuantos son
desplazados, reinsertados, campesinos, colonos, victimas, entre otros
De la misma manera se considera la población beneficiaria indirecta o sea la que
se beneficia del proyecto con el mismo apoyo, pero sin ser principales receptores
de la acción; generalmente son las familias, las personas más cercanas e incluso
la comunidad.
4. Resultados esperados: Son los logros concretos y observables que se van a
alcanzar en cada actividad que se desarrolle durante la implementación de la idea

5. Análisis del problema: Identificar claramente los problemas que existe en cierto
grupo o comunidad, pensar en sus posibles causas y elegir de todos el más
urgente y prioritario que se va a solucionar.
Al elegir el problema a solucionar debemos pensar: - La situación que nos
planteamos, ¿está a nuestro alcance? - ¿Qué organizaciones trabajan en este
tema? ¿Cómo nos podemos complementar? - ¿Qué acciones y recursos están
faltando? ¿si ya se ha realizado un proyecto en que ha fallado? - ¿Quién puede
colaborar y de qué manera: vecinos, otras organizaciones, el municipio, el
departamento?
6. Objetivo General: El objetivo es el elemento central de un proyecto; responde a
la pregunta: ¿para qué lo vamos a hacer? los objetivos comienzan con un verbo,
por ejemplo: mejorar, fortalecer, promover, impulsar, aumentar, entre otras. Pero
debe ser medible y realizable.
El resultado del objetivo general debe satisfacer la necesidad que está detrás del
problema y para construirlo es tomar el problema central y convertido en positivo;
de esta manera sirve de indicador si se formuló bien el problema.
6.1. Objetivos específicos: estos son los pasos que hay que dar para alcanzar o
consolidar el objetivo general. Permiten determinar con más claridad lo que se
pretende alcanzar con la ejecución del proyecto y se retoman de las causas del
problema central planteado.
Cada objetivo específico debe estar orientado por un propósito (qué) y un fin
(para qué)
7. Alternativas de Solución: Cada una de las alternativas de solución identificadas
debe ser capaz de resolver de manera integral la situación problema. Por ello el
primer paso en el proceso de identificación de las soluciones consiste en llegar a
una definición de cuál es la situación futura deseada que será considerada por la
comunidad como una solución aceptable a la situación problema.
Una vez definidas las alternativas de solución, se deben analizar la factibilidad
de cada una. considerando los siguientes aspectos:
 a. Viabilidad técnica de construirla o implementarla
b. Aceptabilidad de la alternativa por la comunidad
c. Financiamiento requerido versus disponible
d. Capacidad institucional para ejecutar y administrar la alternativa de programa
e. Impacto ambiental
Luego de ser discutidos y analizados, si se establece que se continua por el
camino propuesto se continua con el proceso de formulación o si se determina
algo contrario se debe realizar los diferentes ajustes a que hubiere lugar
8. Actividades: El plan de actividades se refiere a las acciones que se llevarán a
cabo en el marco del proyecto. marcan el paso a paso de las etapas y la forma
lógica para ver el avance del mismo, se deben contemplar la designación de
responsabilidades. Además, es fundamental el establecimiento de prioridades,
todas deben estar previstas con fecha, para poder delimitar el tiempo del proyecto.

9. Matriz lógica: La Matriz de Marco Lógico (MML) es una herramienta de

planeación que permite estructurar de manera lógica y sintética las actividades a
desarrollar y los resultados a lograr a través del proyecto.
La MML se desarrolla a partir de cuatro niveles: Fin, Propósito, Componentes y
Actividades como se muestra en el gráfico 1:
Grafico 1: Niveles de la MML

ACTIVIDAD 1
COMPONENTE ACTIVIDAD 2
1
ACTIVIDAD 3

ACTIVIDAD 1
FIN PROPOSITO COMPONENTE
ACTIVIDAD 2
Respond Objetivo 2
e la General ACTIVIDAD 3
pregunta Responde a
¿Para la pregunta
COMPONENTE ACTIVIDAD 1
qué? ¿Por qué?
3 ACTIVIDAD 2

ACTIVIDAD 3

Objetivos Específicos
Responden a la Responden a la
pregunta ¿Qué? pregunta ¿Cómo?

10. Presupuesto: requiere de una cuidadosa elaboración y en varias ocasiones la

realización de consultas de presupuestos si se tiene un posible financiador. No es
 viable reversar el monto luego de aprobada la propuesta, esto demuestra mala
planificación del proyecto, este, estará en todas las etapas y acompañará a los
informes de avance o parciales y el final.
El presupuesto debe ser coherente con la magnitud de los resultados a alcanzar
por el proyecto. El primer paso es realizar un listado de todos los elementos que se
necesitarán para desarrollarlo. Luego se deberá establecer un valor o precio a los
recursos, según la cantidad y el tiempo de utilización. Para el caso de los recursos
materiales es necesario justificarlos con las actividades propuestas.
Se sugiere especificar el rubro, el monto o precio y el origen de los fondos. De esta
forma, es aconsejable dejar en claro la contribución de cada organización en el
proyecto. El monto solicitado será, por lo general, menor al presupuesto total, ya
que la contrapartida de la entidad solicitante también se debe presupuestar y es
requisito para la mayoría de financiadores que haya cofinanciamiento y que sea
reflejado en el desarrollo de las actividades.
11. Cronograma: Definir los plazos máximos permitidos para la ejecución de cada
tarea o actividad, es la guía para el desarrollo.
Facilita el seguimiento, la acción, mejora el rendimiento y minimiza los errores al
tener una visión clara de todo el desempeño con respecto al global del proyecto

Metodología del marco lógico: es una herramienta que tiene por objetivo facilitar los
procesos de la formulación y gestión de proyectos. Orientada mediante la formulación de
objetivos, resultados e impactos muy claros y precisos.
Para el caso del estudio presente se toman seis componentes.
Insumos: medios requeridos para la ejecución de las actividades, por ejemplo, recursos
humanos, equipos, instalaciones, bienes fungibles, repuestos, recursos financieros y
tiempo.
Actividades: acciones (p.ej. capacitación, trazado de mapas, estudios y servicios de
extensión) que transforman los insumos en productos.
Productos: bienes y servicios que produce un proyecto para entregarlos a los
beneficiarios.
Efectos directos: cambio producido a la población beneficiaria o a una región bajo la
influencia del proyecto.
Impactos: efecto producido por la intervención del proyecto a más largo plazo.
Resultados: son los productos visibles generados; los resultados son el motivo por el que
se crean los proyectos

Que: Son los resultados del proyecto, corresponde a los objetivos específicos definidos.
 Que se quiere hacer: desarrollar una idea concreta con el visto bueno de la
comunidad.
Para qué se quiere hacer: responde a solucionar el problema central que se
priorizo
Para qué se va hacer: solución de una necesidad sentida por la comunidad
Cómo: Representan las acciones necesarias (que pueden ser una o varias) para la
generación de los productos y obtención de los resultados del proyecto.
Planteamiento del problema: de los muchos que tiene la comunidad o región se
debe priorizar el que sea urgente y necesario, además que sea posible de buscar
financiación bien sea a nivel local, regional o nacional.
Para que:
Resultados: Son los logros concretos y observables que se van a alcanzar en cada
actividad que se desarrolle durante la implementación de la idea
Justificación: Para la elaboración de una justificación de manera correcta se debe:
describir el problema, establecer las razones del mismo, crear una base de apoyo
para demostrar tu necesidad (si hay estadísticas se deben colocarlas y finalmente
describir la solución y hacer un balance entre costo – beneficio No debe hacer algo
específico necesariamente, pero se debe hacer una declaración convincente y
fuerte.
Es importante proveer suficiente apoyo en la forma de estadísticas, estudios y
opiniones de expertos.
Estos elementos ayudan a tener un soporte para la justificación. Siempre se debe
recordar que el objetivo principal de la justificación es responder a la pregunta de
por qué se está realizando este proyecto en particular.