Unidad 3

Guardado, errores y notas

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Temario
 Autoguardar
 ¿Cómo proceder ante un documento recuperado por Autoguardar?
 Errores
o Texto sin errores de ortografía ni gramática
o Impedir que Word revise y corrija los errores mientras se
escribe
 Buscar sinónimos y traducir palabras con Word
 Notas al pie

Introducción
Continuamos con el objetivo de aprovechar nuestro tiempo y obtener documentos
profesionales empleando poco tiempo y esfuerzo; en esta unidad trataremos técnicas de
autoguardado, recuperación de archivos, crear documentos sin errores ortográficos ni
gramaticales, o suspender la corrección automática en el caso que sea necesario por
ejemplo con el empleo de eslogans o marcas.

Buscaremos sinónimos y traduciremos vocablos, empleando los diccionarios que Word

nos ofrece.

Finalmente agregaremos notas al pie y notas al final.

Relación con otras Unidades

En esta tercera unidad nos concentramos en las alternativas que son ofrece Word 2013
para autoguardar y recuperar documentos; trataremos errores, sinónimos, traducciones y
agregaremos notas, sobre los archivos creados en las unidades anteriores; en la próxima
unidad agregaremos estilos, objetos y temas.

Objetivos específicos
 Emplear técnicas para repetir texto, aplicar listas y sangría.
 Replicar formateo en otras zonas del archivo, aplicar formatos automáticos y
eliminarlos.
 Emplear autoguardar y utilizar recuperaciones automáticas.
 Estimar situaciones en las que permitimos corregir errores, buscar sinónimos y
traducir.
 Aplicar notas al pie.
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Esquema de contenidos

Guardado, errores y
notas

¿Cómo proceder ante

un documento
Autoguardar
recuperado por
Autoguardar?

Buscar sinónimos y
Errores traducir palabras con
Word

Texto sin errores de

ortografía ni gramática

Impedir que Word

revise y corrija los
errores mientras se
escribe

Notas al pie
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Autoguardar
Es recomendable ir guardando los archivos a medida que vamos
trabajando, sin embargo muchas personas olvidan guardar regularmente
sus producciones; en otros casos por motivos externos como problemas
de tensión, cortes de energía o fallas en nuestra computadora es
conveniente que configuremos los programas para que guarden en forma
automática.

Al ejecutar archivos se ubican en memoria RAM, dicha memoria es volátil, por lo tanto al
interrumpir la energía el contenido de la memoria RAM se borra, esto ocurre cuando se
apaga nuestra computadora y perdemos los archivos que estábamos editando.

La herramienta de autoguardado coloca el archivo en un dispositivo de memoria

secundaria o de almacenamiento, como el disco rígido por ejemplo, de manera que si se
interrumpe la energía los datos del archivo están seguros.

Los dispositivos de memoria secundaria nos permiten guardar datos sin necesidad de
mantener el flujo de energía, posibilitando el almacenamiento en el tiempo.

Los discos rígidos, CD, DVD, disquetes, pen drive, dispositivos como MP3, MP4 entre
otros, pertenecen a la categoría de dispositivos de memoria secundaria.

Para habilitar el autoguardado debemos hacer clic en el Archivo\Opciones y hacer clic

en la categoría Guardar.
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Para configurar el autoguardado tildamos Guardar información de

Autorrecuperación cada .. minutos, podemos indicar la cantidad de minutos de
autoguardado.

Es conveniente configurar la cantidad de minutos en un valor suficiente como para no

perder muchos avances de trabajo, pero que no sea demasiado corto de lo contrario
ocuparemos mucha memoria en guardados sucesivos. El valor estándar recomendado es
10 minutos.

Avanzado

Si el archivo fue guardado alguna vez el autoguardado se realizará sobre el

mismo archivo, actualizando los datos; en cambio si el archivo no se hubiera
guardado nunca, el autoguardado coloca el archivo en el directorio que configuremos
en la opción Ubicación de archivo con Autorrecuperación.

Avanzado
En muchas zonas las empresas de seguros no realizan pólizas que incluyan
equipamiento informático, ya que no hay una seguridad en el flujo de
electricidad. En otras situaciones para que la cobertura sea válida requiere
que dentro del equipamiento contemos con estabilizadores o UPS.

¿Cómo proceder ante un documento recuperado

por Autoguardar?
Si algún factor cierra en forma abrupta nuestro programa o se interrumpe el flujo de
energía, podemos recuperar los archivos si hemos configurado la opción de Autoguardar
como trabajamos anteriormente.

Cuando prendemos nuestra computadora luego que se

apagara en forma inesperada, al abrir Word
automáticamente nos mostrará los archivos
autorrecuperados, en el caso que pasara el tiempo
configurado en Autoguardar contaremos con el archivo
original (que habíamos guardado) y el archivo
autoguardado (contiene las modificaciones y agregados
que no habíamos guardado todavía).

En el panel de Recuperación de documentos

contamos con los Archivos disponibles, entre corchetes
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nos informa si es el archivo Original o si fue Autoguardado; junto a la fecha, hora de

guardado.

Sobre el archivo en el panel de Recuperación de documentos, hacemos clic en el

triángulo que se encuentra al lado del nombre y podemos optar por Abrir el archivo para
seguir trabajando, Guardar como para almacenar una copia del documento, Eliminar
estará disponible únicamente para los archivos autoguardados, y Mostrar reparaciones
estará habilitado en el caso que Word reparara el archivo ante algún inconveniente al
guardarlo antes de la suspensión.

Texto sin errores de ortografía ni gramática

El corrector de ortografía nos indica si una palabra se encuentra en el
diccionario definido; y el corrector de gramática nos informa si no
cumplimos con alguna regla gramática del idioma seleccionado.

Para habilitar que

los correctores
revisen todo el
tiempo en
Archivo\Opcion
es\Revisión
tildamos Revisar
ortografía
mientras
escribe y Revisar
gramática con
ortografía.

Además podemos configurar otras opciones como Omitir palabras que contiene números
o Marcar palabras repetidas, entre otras
alternativas en la misma ventana.

Avanzado

En la ventana de Revisión podemos

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presionar el botón Configuración para personalizar las características a evaluar en el

corrector gramatical y de estilo.

Donde indicaremos tildando si queremos que controle Concordancia del sujeto con
el verbo, Dequeísmo, Puntuación, Uso de mayúsculas, entre otras opciones.

Mientras escribimos el texto automáticamente los correctores nos mostrarán una línea
ondulada roja si tenemos un error ortográfico y una línea ondulada azul si el error es
gramatical.

Para corregir los errores sobre la palabra presionamos el botón secundario y podemos
elegir la opción ofrecida (en algunos casos nos mostrará una lista de alternativas), Omitir
para que no lo marque como error en esta aparición del error, Omitir todas no lo
marcará como error en cualquier otra aparición en este documento, Agregar al
diccionario incorpora la palabra al listado de palabras correctas, Ortografía y
Gramática nos lleva a una ventana del corrector donde tenemos más detalles del error.

Ante un error ortográfico veremos una línea ondulada roja debajo del vocablo, al
presionar botón derecho podremos corregirlo.

En el caso de apellidos, jerga, enfermedades o vocablos específicos es probable que no se

encuentren en el diccionario, en tales situaciones Word las marcará como errores
gramaticales, podemos seleccionar dichas palabras, presionar botón secundario del
mouse y elegir Agregar al diccionario para que no las marque como errores en futuros
archivos en nuestra computadora.
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En el caso de errores gramaticales la línea ondulada azul puede incluir varias palabras si
no cumplimos una regla gramatical.

Las líneas onduladas rojas y azuls que corresponden a errores ortográficos y gramaticales
respectivamente no se imprimen en los documentos, por lo tanto si imprime con errores
no aparecerán en su texto.

Avanzado

Cuando queremos ahorrar espacio en memoria porque disponemos de poca

memoria RAM, o simplemente hacemos todas las revisiones de ortografía y
gramática al finalizar el documento; podemos configurar en
Archivo\Opciones\Revisión que no revise ni marque mientras escribimos,
destildando las opciones indicadas anteriormente.

Para realizar la revisión en la ficha Revisar

seleccionamos Ortografía y gramática.

Ante cada error ortográfico o gramatical

aparecerá una ventana que nos informa del
mismo y podemos Omitir una vez, Omitir
regla o Cambiar por la sugerencia.
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Impedir que Word revise y corrija los errores

mientras se escribe
Los correctores ortográfico y gramatical incluyen mejoras que ya hemos
analizado, respecto a las versiones anteriores de Office, estas mejoras
requieren mayor espacio de memoria RAM para poder funcionar,
aproximadamente 1GB de memoria; por tal motivo en muchas situaciones
preferiremos que esta herramienta no se esté ejecutando todo el tiempo
sino que al finalizar alguna tarea iniciemos la corrección en forma manual, como se ha
explicado en la pregunta anterior.

Para configurar que Word no revise y corrija los errores mientras escribimos tenemos que
hacer clic en el Archivo\Opciones y hacer clic en la categoría Revisión.

Para inhabilitar la corrección automática destildamos las opciones Revisar ortografía

mientras escribe y Marcar errores gramaticales mientras escribe.
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De esta manera cuando ingresamos algún vocablo que no se encuentra en el diccionario

Word no lo marcará como error ortográfico, lo mismo ocurrirá con los errores
gramaticales.

Buscar sinónimos y traducir palabras con Word

Los comandos Sinónimos y Traducir son de gran utilidad cuando editamos
textos, ya que nos ofrecen un soporte para enriquecer nuestras producciones
y hasta realizar traducciones sencillas.

En la ficha Revisar dentro del grupo Revisión encontramos las herramientas

asociadas a ortografía y gramática, para poder utilizar los comandos tenemos que tener
configurado el
Idioma correcto.

Una lista de
sinónimos
aparecerá al
presionar el botón
secundario sobre
una palabra,
Sinónimos, luego
podemos indicar la
opción deseada.

Cuando
necesitamos mayor
cantidad de alternativas o queremos cambiar el idioma, tendremos que seleccionar la
palabra y hacemos clic en la ficha Revisar\Revisión\Sinónimos.
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En el panel de Referencia seleccionaremos la opción de Sinónimo que mejor se ajuste a

nuestro texto.

Avanzado

Para abrir el panel de Referencia podemos ubicar el punto de inserción

entre los caracteres de la palabra (o seleccionar la palabra) y presionar en el
teclado SHIFT+F7.

Avanzado

Para cambiar los diccionarios utilizados para la búsqueda de sinónimos, en

el panel de Referencia presionamos el vínculo Opciones de referencia,
en la ventana que nos muestra Word tildamos los Libros de referencia y Sitios de
referencia que preferimos.

Los Libros de referencia

disponibles dependen de Idioma o
Paquetes de Idioma que tengamos
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instados en nuestra versión de Office.

La traducción de textos sigue siendo uno de los temas más interesantes de abordar, dada
la cantidad de opciones, regionalismos, jergas, modos de frase, entre otros elementos
necesarios para realizar una buena traducción; Word nos ofrece una herramienta para
Traducir que es muy efectiva en la traducción literal de vocablos, y en frases cortas; sin
embargo en párrafos o textos específicos (técnicos, médicos, etc.) todavía son necesarias
mayora cantidad de mejoras.

Para realizar una traducción seleccionamos la palabra, hacemos clic en la ficha

Revisar\Idioma\Traducir\Traducir texto seleccionado.

En el panel de Referencia seleccionaremos la opción más acorde a nuestra producción.

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Avanzado

Utilizando el menú contextual también podemos acceder al traductor, para

hacerlo sobre una palabra presionamos el botón secundario del mouse y
elegimos Traducir.

Notas al pie
Las notas al pie nos serán de utilidad para hacer comentarios o explicaciones
sobre el párrafo, incluir definiciones o acepciones de algún vocablo si usamos
alguna palabra que puede confundir al lector.

Existen dos tipos de notas, el tipo viene definido por su ubicación, se pueden encontrar al
final de la página o al final del documento.

Las notas al pie se ubican al final de la página, refieren a aclaraciones que es

recomendable tener cercanas al texto; explicaciones de vocablos pertenecen a este tipo
de notas.

Las notas al final se ubican al final del documento, sirven para aglutinar todas las
referencias, muchas veces si titula esta página como apéndice de referencias; las notas
que incluyen material para profundizar algún tema generalmente se ubican dentro de
esta categoría, también pertenecen a este grupo las notas que tenemos que incluir
siempre al finalizar para algunas presentaciones formales como tesis, propuestas para
concursos, entre otras.
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Actividad de aprendizaje
Agregar notas Ejercicio paso a paso

1) Haga clic en la posición donde quiere que aparezca la referencia a la nota,

podrá optar por un número como superíndice o un símbolo.

En la ficha Referencias seleccione Insertar nota al pie.

2) Ingrese el texto de su nota asociado al contenido principal.

3) Puede agregar todas las notas que desee.

Si al editar su texto la palabra que tiene asociada una nota al pie cambiara de página,
la nota al pie también se ubicará en la página nueva, de manera que siempre estará en
la misma página donde se hace referencia.

Al colocar el puntero del mouse sobre el texto que tiene asociada una nota le mostrará
el contenido en un recuadro como un globo flotante.

4) Para agregar una nota al final, haga clic en el lugar donde quiere la referencia a la
nota, en la ficha Referencias seleccione Insertar nota al final.
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5) Ingrese el texto de la nota que se ubicará al final del documento.

Observe que la numeración es diferente a las notas al pie, por defecto las notas al pie
se secuencian con números arábigos (los números que utilizamos para representar
cantidades) y las notas al final se secuencian con números romanos (I, II, III, IV, etc).

6) Después de agregar varias notas al pie o notas al final puede hacer un recorrido para
centrar la atención en las notas en lugar del texto principal, dispone en la ficha
Referencias del comando Siguiente nota al pie, al presionarlo puede optar por
desplazarse hacia atrás o adelante entre las notas al pie o las notas al final.

Avanzado
Si nos encontramos en un párrafo y queremos
ver las notas asociadas rápidamente contamos
con el comando de la ficha
Referencias\Mostrar notas, y Word nos
ubicará en la/s notas asociadas al párrafo.

Podemos optar por ver las notas al pie o las notas al final.
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Avanzado

Para personalizar las notas podemos presionar el

Iniciador de cuadro de diálogo de la ficha
Referencias, en el grupo Notas al pie, tiene forma de flecha y se
encuentra en el ángulo inferior derecho del grupo.

En la ventana de Notas al pie y notas al final podemos configurar el

Formato de número para cada tipo de nota, o si preferimos una
Marca personal donde tipeamos el carácter o presionamos el
botón Símbolo para elegir el carácter, Iniciar en nos permite
establecer el valor de inicio (esta alternativa es útil cuando hacemos
producciones en varios archivos para que siga la secuencia), luego de elegir la
configuración presionamos Insertar para agregar otra nota al pie o nota al final.

La personalización de las notas al pie o las notas al final, nos permiten utilizar el
símbolo que nos guste, sin necesidad de utilizar numeración.

Avanzado

Para insertar notas al pie utilizando solamente el teclado tenemos que

presionar ALT+CTRL+O y para agregar notas al final ALT+CTRL+L.

Actividad de aprendizaje
Combinamos las técnicas y practicamos Ejercicio integrador

1. Configurar el autoguardado cada 10 minutos.

2. Establecer que los correctores ortográfico y gramatical
revisen todo el tiempo si cumplimos con las reglas o nos estamos
equivocando a medida que ingresamos el texto.
3. Ingrese una palabra mal escrita por ejemplo en lugar de s una c, como
"ingrece", ahorra corrija la palabra usando el corrector.
4. Escriba una palabra y búsquele un sinónimo.
5. Traduzca la palabra anterior al italiano o el idioma que guste (dependerá de
los que tenga instalados en su computadora).
6. Agregue texto en dos páginas, su archivo tendrá que tener al menos 3 páginas
con texto. A la palabra que le aplicó la traducción vamos a asociarle una
explicación mediante una nota al pie, en la nota escriba qué significa en
castellano.
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7. Colocar en la segunda página el nombre de un libro que le guste. Queremos

como nota al pie el autor del libro.

Resolución:

Compara esta secuencia con los pasos que realizaste para comprobar
vos mismo que resolviste en forma correcta.

1. Hacer clic en el Archivo\Opciones y hacer clic en la categoría Guardar,

tildamos Guardar información de Autorrecuperación cada 10 minutos,
verificamos que tenga 10 en minutos o elegimos el valor 10 en el caso que
no lo tenga.
2. Para habilitar que los correctores revisen todo el tiempo en
Archivo\Opciones\Revisión tildamos Revisar ortografía mientras escribe y
Revisar gramática con ortografía.
3. Escribimos ingrece y un espacio en blanco u otro separador como coma,
punto, enter; luego presionamos el botón derecho sobre la palabra y
podremos elegir la alternativa ingrese.
4. Escribir la palabra y presionar el botón secundario sobre una palabra,
hacer clic en Sinónimos, luego podemos indicar la opción deseada. O
seleccionar la palabra y hacemos clic en la ficha
Revisar\Revisión\Sinónimos.
5. Escribir hasta tener 3 hojas con texto, podemos usar enter varias veces
para acelerar el procedimiento, pero tenemos que tener algo de texto en
cada página. Seleccionamos la palabra, hacemos clic en la ficha
Revisar\Revisión\Traducir, tenemos que elegir el idioma al que queremos
traducir, puede elegir italiano u otro idioma.
6. Al lado de la palabra que traducimos hacemos clic y en la ficha
Referencias seleccione Insertar nota al pie, escriba la explicación.
7. Al lado del nombre del libro hacemos clic y en la ficha Referencias
seleccione Insertar nota al final, escriba los datos del autor.

Resumen
En esta unidad empleamos las técnicas para autoguardar, recuperar documentos,
mediante el uso de los diccionarios de Word 2013 obtendremos textos sin errores
ortográficos y gramaticales, también configuramos que Word 2013 no corregia los errores
cuando necesitamos que el autocorrector no nos modifique el texto.

La búsqueda de sinónimos y la traducción de vocablos son excelentes asistentes en el

momento de escribir cuando sentimos que nos repetimos o tenemos dudas.

Finalmente incorporamos notas al pie de hoja y al final del documento, analizando el uso
de cada una de ellas.
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Si resolviste todos los ejercicios te invitamos a pasar a la unidad siguiente donde

trabajamos con temas, estilos y objetos.