ALVARADO ORTIZ CONSTRUCTORA CÍA.

LTDA
AV. REAL AUDIENCIA ENTRE ARQUITECTO LERCORBUCIER Y SÓCRATES
AMBATO, TUNGURAHUA
Procedimiento de: control
Fecha Código Versión
04-01-2020 SGA_CAO_PMS_1.0 00
ISO 14001:2015

PROCEDIMIENTO DE CONTROL, IDENTIFICACIÓN Y ELABORACIÓN DE

DOCUMENTOS

1. OBJETIVO:
Describir una guía práctica y normalizada para la recepción, elaboración, revisión,
aprobación, control y registros de los documentos referentes al Sistema de Gestión
Ambiental de la empresa ALVARADO–ORTIZ CONSTRUCTORES CÍA. LTDA., así
como también de la documentación externa que intervenga en el funcionamiento del
establecimiento, con el propósito de asegurar la disponibilidad y manejo de documentos
vigentes para el desarrollo del sistema.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica para todos los procesos y actividades que tengan incidencia
directa con los requisitos legales aplicables al Sistema de Gestión Ambiental, este
incluye los requerimientos legales, manuales, procedimientos generales, procedimientos
operativos y formatos de registros del Sistema de Gestión Ambiental, y en el
funcionamiento de la empresa ALVARADO–ORTIZ CONSTRUCTORES CÍA.
LTDA. Aplicándose este procedimiento a documentación externa, documentación
interna.
3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES.
Registro: Es la evidencia de la realización de una actividad controlada.
Documento Controlado: Todo aquel documento interno y/o externo que presente
información que afecte a la calidad de los servicios proporcionados por el Instituto
Tecnológico.
Documento de Origen Externo: Documento que sirve de referencia al desarrollo de las
actividades y funciones del Sistema de Gestión de la Calidad.
Documento Interno Controlado: Documento del Sistema de Gestión de la
Calidad/Ambiental.
Lista Maestra de Documentos Controlados: Registro de calidad en donde se
encuentran relacionados todos los documentos controlados que integran el Sistema de
Gestión de la Calidad.
4. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
4.1 DESCRIPCIÓN DIAGRAMÁTICA

Inicio-Fin Actividades Decisiones Documentos

Implementación de
Documentos

Coordinador de Gestión Ambiental Departamento

Supervisor Gerente
Administrativo
INICIO

INST. SGA_DH
INST. SGA_CAO
_PCIED_P003_R01
Elaboración de documentos
no _PCIED_P004-R01

Revisión del
cumplimiento
del formato

Autorización e Implementación
de Documentos si

Reg.SGA_CAO_PCIED_P003_R
Codificación y almacenamiento 01
de documentos

Identificación
De Cambios Y
Numero De
Aprobación e
no Revisiones
Implementación
(Registro)
de Documentos

si

Control de la Documentación
Reg. SGA_CAO_PCIED_P003_R02

Almacenamiento en
Vigentes no
Archivo Pasivo
Reg.SGA_CAO_PCIED_P003_R03

si

Seguimientos y Archivos

FIN
4.2 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

PUNTOS DE
# ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE DOCUMENTOS O FORMATOS
CONTROL
INICIO
1 Elaboración de Detecta necesidad de emitir un Técnico INST.-SGA_CAO- Área
documentos nuevo documento. Ambiental _PCIED_P003_R01.docx Administrativa
Modificar alguno ya existente,
define el nombre con el que se dará
a conocer el documento. El nombre
deberá hacer referencia a la
actividad propia realizar.
Asigna código y número de revisión
al documento fecha de revisión.
Por lo que en este punto se
procederá a la revisión del
instructivo (INST.
SGA_CAO_PCIED_P004-R01), el
cual muestra el formato a seguir
para cada documento.

2 Autorización e Una vez aprobado y verifica que Coordinador del Área

Implementación cumpla con las especificaciones Sistema de Administrativa
de Documentos aplicables el documento presentado Gestión
se informa a los responsables para Ambiental
su aceptación del mismo y su
posterior codificación.
Autoriza documento.
De igual manera el documento
deberá cumplir con las
 especificaciones vigentes aplicables
y con ello una revisión anual de la
vigencia de los documentos
externos. De la misma manera los
documentos deben ser revisados de
acuerdo a la Lista de documentos
controlados y documentos externos.
3 Codificación y En caso de identificar algunas Coordinador del INST.-SGA_CAO- Área
Almacenamient inconsistencias en los documentos Sistema de _PCIED_P003_R01.docx Administrativa
o de ya sea en códigos, número de Gestión
Documentos revisión, denominaciones, fechas de Ambiental
elaboración, revisión y
autorizaciones debe notificar
CSGA. Por lo que se debe asignar
código al documento y registrar la
información dentro del listado
maestro de documentos incluido en
el INST. SGA_CAO_PCIED_P004-
R01.
4 Identificación de Se debe recibir la documentación Técnico Área
cambios y revisada y autorizada, verificar Ambiental Administrativa
numero de cambios número de revisión en caso
revisiones de requerir ajustes o que se presente
(Registro) alguna parte problemática dentro de
la documentación para la
interpretación de la documentación,
el técnico ambiental del proceso
hará las modificaciones en las partes
indicadas por el coordinador del
sistema de gestión ambiental y le
enviará nuevamente el documento
modificado al coordinador para que
 se codifique y almacene. Si se
detecta la necesidad de emitir un
nuevo documento, define el nombre
con el que se dará a conocer el
documento. (El nombre deberá
hacer referencia a la actividad
propia a realizar. En caso de
revisión del documento, emite la
nueva versión)
5 Control de la Recibida la comunicación, el Coordinador del Área
Documentación proceso de Administración del SIG Sistema de Administrativa
revisa que el documento para Gestión
verificar si se encuentra estándares Ambiental
vigentes establecidos en este
procedimiento y sus registros.
6 Almacenamient Los documentos que no se Coordinador del Reg.- Área
o en archivo encuentren vigentes serán Sistema de SGA_CAO_PCIED_P003_R02.docx Administrativa
pasivo archivados de acuerdo a su Gestión
codificación por si en algún Ambiental
momento se requiere de los mismos
para una revisión.
7 Seguimiento y Difunde a través del portal del SGA Coordinador del Reg.- Área
Archivo. la disponibilidad de la Sistema de SGA_CAO_PCIED_P003_R03.docx Administrativa
documentación incluyendo formatos Gestión
y su fecha de aplicación. Se realiza Ambiental
un seguimiento de los archivos los
cuales serán revisados si es correcta
su codificación y posteriormente su
destino de archivo para que la base
de datos se mantenga actualizada
para cualquier trámite de rigor.
FIN
 5. REGISTROS
NNombre del Documento Código del Registro

1 Instructivo para la realización de los documentos. INST.-SGA_CAO-

2 Registro de Codificación y Almacenamiento de Reg.-SGA_CAO_PCIED_P003_R01.docx
3 Registro de Almacenamiento en Archivo Pasivo _PCIED_P003_R01.docx
Reg.-SGA_CAO_PCIED_P003_R02.docx
4 Documentos
Registro de Seguimiento y Archivo Reg.-SGA_CAO_PCIED_P003_R03.docx
5 Registro de Socialización de la Política Ambiental Reg.-SGA_CAO_PCIED_P003_R04.docx
6 Registro de Comunicación Reg.-SGA_CAO_PCIED_P003_R05.docx

6. CAMBIOS REALIZADOS DE ESTA VERSIÓN

REVISIÓN NUMERO: ULTIMA CAMBIOS REALIZADOS
ACTUALIZACIÓN

Elaborado Revisado Aprobado

Firma:

Nombre
Técnico/ Responsable Gestión Ambiental Gerente
:
Cargo: