Interventoría y Auditoría de

Proyectos
GUÍA DIDÁCTICA N°3
M2-DV31-GU01
MÓDULO 3:
DIPLOMADO EN INTERVENTORÍA Y AUDITORÍA DE PROYECTOS

© DERECHOS RESERVADOS - POLITÉCNICO DE COLOMBIA, 2018

Medellín, Colombia

Proceso: Gestión Académica

Realización del texto: Nelson Augusto Betancur García, Docente
Revisión del texto: Duber Castrillon, Asesor Gramatical
Diseño: Cristian Quintero, Diseñador Gráfico

Editado por el Politécnico de Colombia

DIPLOMADO EN INTERVENTORÍA Y AUDITORÍA DE PROYECTOS 2

| GUÍA DIDÁCTICA 3- AUDITORIA E INTERVENTORIA EN LA ETAPA DE PLANIFICACIÓN
DE UN PROYECTO
 Índice

Presentación ................................................................................................................................................. 4
Competencia específica ................................................................................................................................ 5
Contenidos Temáticos................................................................................................................................... 6
Tema 1 .......................................................................................................................................................... 7
ELEMENTOS FUNDAMENTALES DE LA INTEVENTORIA DURANTE LA ETAPA DE PLANIFICACION DE UN
PROYECTO ..................................................................................................................................................... 7
Tema 2 ........................................................................................................................................................ 19
LA AUDITORIA DURANTE LA ETAPA DE PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO ................................................... 19
Aspectos clave............................................................................................................................................. 24
Referencias bibliográficas ........................................................................................................................... 25

DIPLOMADO EN INTERVENTORÍA Y AUDITORÍA DE PROYECTOS 3

| GUÍA DIDÁCTICA 3- AUDITORIA E INTERVENTORIA EN LA ETAPA DE PLANIFICACIÓN
DE UN PROYECTO
 Presentación

¿Cuáles son las acciones más importantes que deben realizar la interventoría
y la auditoría durante la etapa de planificación de un proyecto? Es necesario
que el interventor identifique: ¿Cuáles son las salidas del proceso de
interventoría durante esta etapa del proyecto?
De manera preliminar señalaremos que es determinante que el interventor
conozca muy bien el plan para la dirección del proyecto y los documentos del
proyecto en los que se determinan aspectos como el alcance, tiempo, costo,
calidad, comunicaciones, recursos humanos, riesgos, adquisiciones y
participación de los interesados.
Por su parte es fundamental que durante el proceso de auditoría se verifique
la etapa de planificación, pues de ella depende básicamente el éxito del
proyecto.

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DE UN PROYECTO
 Competencia específica

Se espera que con los temas abordados en la Guía Didáctica N° 3 del MÓDULO 3:
AUDITORIA E INTERVENTORIA EN LA ETAPA DE PLANIFICACIÓN DE
UN PROYECTO, el estudiante logre la siguiente competencia específica:

 Determinar los elementos más importantes para un proceso de

interventoría y de auditoría durante la etapa de planificación de
un proyecto.

Resultados de aprendizaje:
o Identificar el rol del interventor durante la etapa de
planificación de un proyecto

o Conocer las implicaciones de la auditoria durante la

etapa de planificación de un proyecto.

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DE UN PROYECTO
 Contenidos Temáticos

El rol del interventor Auditoria durante la etapa

durante la etapa de de planificación de un
planificacion de un proyecto proyecto

Verificar la determinación de las partes interesadas

Validar y controlar el plan de dirección y toma de
decisiones durante el prouecto.
Validar la planificación objetivos, etapas, actividades,
tiempos, costos, presupuestos y recursos.
Validar la planificación de procedimientos.
Validar la planificación de cierre del proyecto.
en el proyecto.
Verificar la caracterización del contexto del proyecto
y determinación de impactos y riesgos.
Verificación de acciones para abordar riesgos y
oportunidades.
Verificar la planificación de la Gestion de calidad.
Validar la planificación de cambios en la planificación

Ilustración 1: Caracterización de la guía didáctica.

Fuente: Autor

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DE UN PROYECTO
 Tema 1
ELEMENTOS FUNDAMENTALES DE LA INTEVENTORIA DURANTE LA
ETAPA DE PLANIFICACION DE UN PROYECTO

De manera gráfica resumiremos las actividades fundamentales de un

proyecto que deben ser objeto de interventoría por un equipo técnico que
revise que el proceso de planificación es adecuado a los objetivos y alcances
del proyecto. Para esto nos apoyaremos en la Guía Técnica ISO 21500
también llamada Directrices para la Dirección y Gestión de Proyectos y en la
Guía para la Dirección de Proyectos: PMBOK

Identificar las partes interesadas.

Definir el alcance.
Crear la estructura de trabajo.
Definir las actividades.
Establecer el equipo de trabajo.
Estimar los recursos.
Definir la organización del proyecto.
Interventoría
Estimar la duración de las actividades.
Planificación
Estimar los costos.
Determinar el presupuesto.
Identificar los riesgos.
Planificar la calidad.
Planificar las adquisiciones.
Planificar los recursos humanos.
Planificar el conocimiento.
Planificar las comunicaciones. Proyecto

Grafica 2: actividades fundamentales de un proyecto que deben ser objeto de

interventoría

Fuente: Autor

1. Identificar las partes interesadas. La gestión de los interesados del

proyecto incluye los procesos necesarios para identificar a las personas,

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DE UN PROYECTO
 grupos u organizaciones que pueden afectar o ser afectados por el
proyecto, para analizar las expectativas de los interesados y su impacto
en el proyecto, y para desarrollar estrategias de gestión adecuadas a
fin de lograr la participación eficaz de los interesados en las decisiones
y en la ejecución del proyecto (Project Managemen Institute, 2013).
Determinar quiénes son las personas naturales o jurídicas interesados
en el proyecto, cuáles son sus intereses y expectativas, cuál va a ser su
nivel de participación en el proyecto, cómo resolver los conflictos de
interés, cómo determinar su nivel de satisfacción, son algunas de
preguntas que se deben resolver en este momento de la planificación.
La Guía para la Dirección de proyectos señala que la satisfacción de
los interesados debe gestionarse como uno de los objetivos
clave del proyecto (Project Managemen Institute, 2013). Las partes
interesadas en el proyecto suelen también denominarse stockholders y
comprenden personas y organizaciones como clientes, usuarios,
patrocinadores, la organización ejecutora, los trabajadores, el público,
el gobierno, entre otros. Los stockholders pueden afectar, verse
afectados o percibirse a sí mismos como afectados por una decisión,
actividad o resultado de un proyecto.

2. Definir el alcance. Como lo habíamos señalado en el módulo anterior

una de las actividades claves en el proyecto consiste en determinar con
claridad cuál es su alcance. Esto significa determinar cuáles son sus
objetivos, entregables, requisitos y límites (ICONTEC, 2012). El
equipo de interventoría debe revisar la planificación de los
objetivos, los productos entregables en cada etapa del
proyecto, los requisitos que debe cumplir y los límites. Es decir
aquello que forma parte del proyecto y también si es del caso

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DE UN PROYECTO
 determinar cuáles son las exclusiones. En resumen definir el alcance
consiste es el proceso de desarrollar una descripción detallada del
proyecto y del producto (Project Managemen Institute, 2013).

3. Crear la estructura de trabajo. La norma ISO 21500 señala que la

finalidad de crear la estructura de trabajo es proporcionar un marco
desagregado y jerárquico para la presentación del proyecto (ICONTEC,
2012). Cada etapa del proyecto debe ser planificada teniendo en
cuenta sus objetivos, entregables, requisitos y límites. Crear la
EDT/WBS es el proceso de subdividir los entregables del proyecto y el
trabajo del proyecto en componentes más pequeños y más fáciles de
manejar. El beneficio clave de este proceso es que proporciona
una visión estructurada de lo que se debe entregar (Project
Managemen Institute, 2013).

4. Definir las actividades. La finalidad de este proceso es identificar,

definir y documentar las actividades que deben ser incluidas en el
cronograma del proyecto (ICONTEC, 2012). En este proceso se
encuentran implícitas la definición y la planificación de las actividades
del cronograma de modo que se cumplan los objetivos del proyecto
(Project Managemen Institute, 2013). Definir las actividades es un
proceso que requiere mucho rigor y orden porque de su definición
depende el logro de los objetivos, costos, tiempos, recursos y
procedimientos necesarios para su desarrollo. Es muy importante
entonces que el equipo de interventoría revise con cuidado la
planificación de las actividades tratando de prever todos los riesgos que
pueden presentarse durante su ejecución y señalando alternativas para
contrarrestar los efectos negativos de los riesgos identificados.

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DE UN PROYECTO
 5. Establecer el equipo de trabajo. La NTC ISO 21500 señala que la
finalidad de establecer el equipo de trabajo es conseguir los recursos
humanos necesarios para completar el proyecto… Es importante
determinar cuándo, cómo y por cuánto tiempo serán vinculados al
proyecto, además del cumplimiento de todos los requisitos de ley para
su contratación (ICONTEC, 2012). Señala además esta norma que el
proyecto también debe establecer con claridad el sitio de trabajo, los
compromisos, roles y responsabilidades del equipo de trabajo,
(ICONTEC, 2012).

6. Estimar los recursos. Estimar los recursos de las actividades es el

proceso de estimar tipo y cantidades de materiales, personas, equipos
o suministros requeridos para llevar a cabo cada una de las
actividades. El beneficio clave de este proceso es que identifica el tipo,
cantidad y características de los recursos necesarios para completar la
actividad, lo que permite estimar el costo y la duración de manera más
precisa (Project Managemen Institute, 2013). En este mismo sentido la
NTC ISO 21500 señala que la finalidad de esta actividad es determinar
los recursos humanos, de infraestructura, equipos, materiales y
herramientas necesarios para el desarrollo del proyecto (ICONTEC,
2012). Conviene señalar que la estimación adecuada de los recursos es
directamente proporcional a la ejecución eficiente de las actividades. La
Guía para la Dirección de Proyectos señala que existe un estrecho
vínculo entre la estimación de los recursos y la estimación de los costos
del proyecto (Project Managemen Institute, 2013). Sobre este aspecto
volveremos más adelante.

El rol del equipo que realiza la interventoría consiste en

asegurar que los recursos para el desarrollo del proyecto han

DIPLOMADO EN INTERVENTORÍA Y AUDITORÍA DE PROYECTOS 10

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DE UN PROYECTO
 sido cuidadosamente planificados, identificar los riesgos y
determinar medidas preventivas para asegurar que los
recursos para el desarrollo del proyecto están disponibles en
los tiempos, cantidades y calidades requeridas.

7. Definir la organización del proyecto. Señala la Norma ISO 21500

que la finalidad de definir la organización del proyecto es asegurar los
roles, responsabilidades y autoridad que deben asumir las personas
que participan en el proyecto (ICONTEC, 2012). Este aspecto está
relacionado con los niveles de liderazgo y la toma de decisiones en
la(as) organizaciones que participan directamente en el proyecto.
Definir con claridad estos roles, responsabilidades y niveles de
autoridad permite evitar contraordenes, choque de trenes, errores en
la toma de decisiones, ambigüedades e incertidumbre en las
actividades… y un sinnúmero de riesgos que pueden ser ocasionados
por la falta de planificación de este aspecto del proyecto.

8. Estimar la duración de las actividades. La finalidad es estimar

tiempo requerido para completar cada actividad del proyecto
(ICONTEC, 2012). Señala la NTC ISO 21500 que la estimación del
tiempo de las actividades puede variar durante el proceso de ejecución
del proyecto, ante lo cual es necesario introducir cambios que deben
ser revisados, aprobados y documentados (ICONTEC, 2012). La Guía
para la Dirección de proyectos advierte sobre el vínculo entre el tiempo
para el desarrollo de las actividades y los recursos necesarios y
disponibles (Project Managemen Institute, 2013). En la mayoría de
los proyectos se presentan contratiempos que retrasan el
desarrollo de las actividades, por lo tanto es muy importante
disponer de información técnica, juicios de expertos, estimación

DIPLOMADO EN INTERVENTORÍA Y AUDITORÍA DE PROYECTOS 11

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DE UN PROYECTO
 análoga u otras técnicas que permitan cerrar las brechas entre
la planificación y la ejecución del proyecto. Es muy importante
además señala esta Guía que durante el proceso de estimación del
tiempo de las actividades se maneje un rango de reserva de tiempo
para atender las contingencias del cronograma (Project Managemen
Institute, 2013). Sobre este aspecto es muy importante escuchar el
juicio técnico del equipo de interventoría.

9. Estimar los costos. Estimar los costos es el proceso que consiste en

desarrollar una estimación aproximada de los recursos monetarios
necesarios para completar las actividades del proyecto. El beneficio
clave de este proceso es que determina el monto de los costos
requerido para completar el trabajo del proyecto (Project Managemen
Institute, 2013). Señala además esta Guía que para lograr un costo
óptimo para el proyecto, se debe tener en cuenta el balance entre
costos y riesgos. Esto implica identificar todas las variables que
pueden afectar los costos del proyecto y tomar las medidas preventivas
para evitar que esto ocurra, y si llegase a ocurrir, disponer de acciones
que permitan reducir el impacto negativo sobre los costos del proyecto.
La Guía para la Dirección de proyectos advierte que la exactitud de la
estimación del costo de un proyecto aumenta conforme el proyecto
avanza a través de su ciclo de vida (Project Managemen Institute,
2013). De la misma manera la NTC 21500 señala que los proyectos
deben estimar una reserva para hacer frente a los riesgos. Esta reserva
debe estar claramente definida en la estimación de costos (ICONTEC,
2012). A la hora de estimar los costos del proyecto es necesario que se
identifique el mayor número de variables que pueden incidir en su
determinación y al igual que en todos los momentos de la planificación

DIPLOMADO EN INTERVENTORÍA Y AUDITORÍA DE PROYECTOS 12

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DE UN PROYECTO
 se identifiquen los riesgos y se tomen las medidas para su prevención o
corrección.

10. Determinar el presupuesto. Determinar el presupuesto es el

proceso que consiste en sumar los costos estimados de las actividades
individuales o paquetes de trabajo de cara a establecer una línea base
de costos autorizada. El beneficio clave de este proceso es que
determina la línea base de costos con respecto a la cual se puede
monitorear y controlar el desempeño del proyecto (Project Managemen
Institute, 2013). Como puede evidenciarse existe una estrecha relación
entre la estimación del costo de las actividades y el presupuesto, la
diferencia radica en que el presupuesto indica dónde y cuándo se
tendrán los costos y establece el medio para ser gestionados
(ICONTEC, 2012). En conclusión podemos afirmar que una buena
planificación financiera depende fundamentalmente el éxito del
proyecto. Uno de los elementos que hacen viable un proyecto es que
esté garantizada en un 100% su financiación. El papel de la
interventoría cosiste en identificar posibles errores en el
presupuesto y ofrecer alternativas viables para subsanarlas.

11. Identificar los riesgos. Este proceso consiste en determinar los

riesgos que pueden afectar al proyecto y documentar sus
características. El beneficio clave de este proceso es la documentación
de los riesgos existentes y el conocimiento y la capacidad que confiere
al equipo del proyecto para anticipar eventos (Project Managemen
Institute, 2013). Es necesario que el proyecto disponga de una matriz
de riesgos que le permita identificar cuáles son las situaciones que
podrían afectar de manera positiva o negativa el desarrollo del
proyecto en cada uno de sus componentes, cuáles serían las causas y

DIPLOMADO EN INTERVENTORÍA Y AUDITORÍA DE PROYECTOS 13

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DE UN PROYECTO
 consecuencias, cuál podría ser la probabilidad que el riesgo se
materialice y cuál sería su impacto sobre el desarrollo del proyecto. Es
fundamental que el proyecto prevea acciones para evitar que los
riesgos negativos se materialicen y para aprovechar las oportunidades
que favorezcan el desarrollo del proyecto. La planificación de riesgos
también debe prever qué hacer en el caso que un riesgo no pueda ser
evitado. Lo más saludable es planificar el proyecto con un pensamiento
basado en riesgos en cada una de sus etapas.

En este mismo sentido la Guía para la Gestión y Dirección de Proyectos

señala:

Los participantes en las actividades de identificación de riesgos

pueden incluir: el director del proyecto, los miembros del equipo
del proyecto, el equipo de gestión de riesgos (si está asignado),
clientes, expertos en la materia externos al equipo del proyecto,
usuarios finales, otros directores de proyecto, interesados y
expertos en gestión de riesgos. Si bien estas personas son a
menudo participantes clave en la identificación de riesgos, se
debería fomentar la identificación de riesgos potenciales por parte
de todo el personal del proyecto (Project Managemen Institute,
2013).

Se deduce entonces que la identificación de riesgos e incluso su

análisis y tratamiento es una actividad que requiere la
participación de las personas involucradas en el proyecto, pero
también es importante contar con la opinión de los expertos. Para
esto la Guía PMBOK pone a disposición varias técnicas: juicio de expertos,

DIPLOMADO EN INTERVENTORÍA Y AUDITORÍA DE PROYECTOS 14

| GUÍA DIDÁCTICA 3- AUDITORIA E INTERVENTORIA EN LA ETAPA DE PLANIFICACIÓN
DE UN PROYECTO
análisis documental, listas de verificación, análisis de supuestos, matriz
DOFA.

12. Planificar la calidad. La finalidad de planificar la calidad es

determinar los requisitos de calidad y las normas que serán aplicadas
al proyecto y a sus productos o servicios y determinar cómo se
cumplirán esos requisitos (ICONTEC, 2012). El beneficio clave de este
proceso es que proporciona guía y dirección sobre cómo se gestionará
y validará la calidad a lo largo del proyecto. La planificación de la
calidad debe realizarse en paralelo con los demás procesos de
planificación del proyecto. (Project Managemen Institute, 2013). Tanto
la interventoría como la auditoria deben revisar los procesos de calidad
del proyecto. Este proceso consiste básicamente con verificar
que las organizaciones encargadas de cada etapa del proyecto
cumplen con los requisitos establecidos y con los estándares de
calidad internacional para este tipo de productos o servicios.
Una herramienta muy utilizada para desarrollar estos procesos de
control son las listas de verificación. La Guía para la Dirección de
Proyectos la define como una herramienta estructurada, por lo general
específica de cada componente, que se utiliza para verificar que se
hayan llevado a cabo una serie de pasos necesarios para asegurar la
calidad (Project Managemen Institute, 2013). Sobre este aspecto
volveremos a referirnos sobre el control de la calidad.

13. Planificar las adquisiciones. Planificar las adquisiciones es el

proceso de documentar las decisiones de adquisiciones del proyecto,
especificar el enfoque e identificar a los proveedores potenciales. El
beneficio clave de este proceso es que determina si es preciso obtener
apoyo externo y, si fuera el caso, qué adquirir, de qué manera, en qué

DIPLOMADO EN INTERVENTORÍA Y AUDITORÍA DE PROYECTOS 15

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DE UN PROYECTO
 cantidad y cuándo hacerlo (Project Managemen Institute, 2013). De la
mano de la planificación de los insumos, tecnologías, equipos,
materiales… va la planificación y selección de proveedores y de los
medios para hacerlo. Sobre este aspecto señala la NTC 21500: la
selección de los proveedores debería llevarse a cabo, de acuerdo con
los criterios de evaluación elegidos (ICONTEC, 2012). Se desprende
entonces que el interventor debe revisar qué tipo de
adquisiciones es necesario realizar, en cuánta cantidad y cuál
es el procedimiento para hacerlo, además debe revisar cuáles
son los criterios para la selección de los proveedores.

14. Planificar los recursos humanos: La Guía para la Gestión y

Dirección de Proyectos destaca la importancia de planificar la gestión
de los recursos humanos, pues finalmente representan el capital más
importante del proyecto:

La planificación de los recursos humanos se utiliza para

determinar e identificar aquellos recursos humanos que
posean las habilidades requeridas para el éxito del proyecto.
El plan de gestión de los recursos humanos describe la
manera en que se tratarán y estructurarán, en el ámbito de
un proyecto, los roles y responsabilidades, las relaciones de
comunicación y la gestión de personal. También contiene el
plan para la gestión de personal, el cual incluye los
cronogramas para la adquisición y liberación del personal, la
identificación de necesidades de capacitación, las estrategias
para desarrollar el espíritu de equipo, los planes para los
programas de reconocimiento y recompensas, las
consideraciones relativas al cumplimiento, los asuntos

DIPLOMADO EN INTERVENTORÍA Y AUDITORÍA DE PROYECTOS 16

| GUÍA DIDÁCTICA 3- AUDITORIA E INTERVENTORIA EN LA ETAPA DE PLANIFICACIÓN
DE UN PROYECTO
 relativos a la seguridad y el impacto del plan para la gestión
de personal en la organización (Project Managemen Institute,
2013).

Se desprende luego que el plan para la gestión de los recursos humanos, al

igual que del plan para la gestión de los recursos financieros depende
básicamente el éxito del proyecto. De allí entonces la importancia que la
interventoría ponga especial interés sobre estos dos aspectos. Para esto
debe responder preguntas como las siguientes: ¿Cuántas personas se
requieren para desarrollar el proyecto en cada una de sus etapas?
¿Qué competencias deben tener esas personas? ¿Cuál será el tipo de
vinculación con la organización? ¿Por cuánto tiempo deben ser
contratadas? ¿Cuáles son los planes de la organización para su
cualificación y actualización? ¿De qué manera se resolverán los
conflictos y se conservará un clima laboral saludable? ¿Cuál es su
reglamento de trabajo?, entre otras preguntas que deben estar resueltas
antes de contratar el equipo de personas encargadas de desarrollar el
proyecto.

15. Planificar el conocimiento: La NTC ISO 9001 señala que la

organización debe determinar los conocimientos necesarios para la
operación de sus procesos y para lograr la conformidad de sus productos o
servicios (ICONTEC, 2015). En este sentido señala también esta norma que
los conocimientos deben mantenerse y ponerse a disposición de la
organización, además de determinar los mecanismos para actualizar el
conocimiento.

Sobre este aspecto conviene señalar que si bien existen fuentes externas
para acceder al conocimiento como las normas técnicas, experiencias,

DIPLOMADO EN INTERVENTORÍA Y AUDITORÍA DE PROYECTOS 17

| GUÍA DIDÁCTICA 3- AUDITORIA E INTERVENTORIA EN LA ETAPA DE PLANIFICACIÓN
DE UN PROYECTO
documentos, proveedores… también existen fuentes internas que son
igualmente importantes. En este caso, el conocimiento se encuentra en las
personas, sus lecciones aprendidas, sus éxitos y sus errores. Es muy
importante reflexionar sobre ese conocimiento porque de él depende en
gran medida el desarrollo del proyecto. ¿Qué estrategias tiene previstas
la organización para garantizar que todas las personas tienen el
conocimiento necesario y adecuado de acuerdo con las necesidades
y características del proyecto? Las organizaciones más eficientes han
dedicado tiempo y recursos para fortalecer todo el equipo humano porque
saben que de él depende no sólo el éxito de sus productos o servicios, sino
también el crecimiento de su organización.

16. Planificar las comunicaciones: La finalidad de planificar las

comunicaciones es determinar las necesidades de información y de
comunicación de las partes interesadas en el proyecto (ICONTEC, 2015). El
plan de comunicaciones debe responder entre otras a las siguientes
preguntas: ¿Qué comunicar? ¿Quién comunica y a quién? ¿Cuándo
comunicar? ¿Cómo hacerlo y por qué medio? ¿Cómo saber que la
comunicación ha sido eficaz? Otro aspecto importante es asegurar que la
información esté disponible, actualizada y en un lenguaje accesible a las
personas. También es necesario prever los mecanismos para asegurar que
las personas de la organización tienen acceso a la información necesaria y
que la comprenden.

Sobre este aspecto la Guía para la Dirección de Proyectos señala: Una

comunicación eficaz significa que la información se suministra en el formato
adecuado, en el momento preciso, a la audiencia correcta y con el impacto
deseado. Una comunicación eficiente implica proporcionar exclusivamente la
información necesaria (Project Managemen Institute, 2013). Muchas

DIPLOMADO EN INTERVENTORÍA Y AUDITORÍA DE PROYECTOS 18

| GUÍA DIDÁCTICA 3- AUDITORIA E INTERVENTORIA EN LA ETAPA DE PLANIFICACIÓN
DE UN PROYECTO
organizaciones han identificado fallas en los sistemas de comunicación e
información. Esto obedece en algunas ocasiones a la falta de planificación y
en otras a la poca importancia que se le otorga a este aspecto que es
fundamental para la gestión del talento humano: ¿Cómo leen y que leen las
personas dentro de la organización? ¿Qué escriben y cómo escriben? ¿Qué
escuchan y cómo expresan lo que piensan y lo que sienten? Las personas
necesitamos entrenamiento para mejorar los procesos de comunicación. El
equipo de interventoría además de ocuparse de los asuntos técnicos
y financieros del proyecto debe prestar especial interés a la gestión
del desarrollo humano en la organización que ejecuta el proyecto.

Tema 2
LA AUDITORIA DURANTE LA ETAPA DE PLANIFICACIÓN DEL
PROYECTO

Recordemos que un sistema de gestión de calidad se construye a través del

ciclo PHVA. Esto significa que tanto el sistema de gestión de calidad en
general, como las auditorías deben ser planificadas, ejecutadas, verificadas
y ajustadas durante el proceso. Es un proceso cíclico, abierto y flexible.
Cada etapa, cada proceso y cada actividad del proyecto deben recorrer el
camino de la mejora
Planear
continua.

Ajustar Mejora Hacer

Verifica
r

Grafico 3: Ciclo PHVA y Gestión de la calidad

Fuente: Autor

DIPLOMADO EN INTERVENTORÍA Y AUDITORÍA DE PROYECTOS 19

| GUÍA DIDÁCTICA 3- AUDITORIA E INTERVENTORIA EN LA ETAPA DE PLANIFICACIÓN
DE UN PROYECTO
Con relación a la planificación del proyecto el ciclo de auditoría, bien sea
interna o externa se debe verificar que cada una de las etapas y
componentes del proyecto han sido rigurosamente planificados y
que en la medida de lo posible dicha planeación es desarrollada.
Deberá también identificar qué cambios o ajustes se han realizado a los
planes que han sido trazados y cuáles son los motivos que justifican dichos
cambios. Este proceso de mejora de la planificación es muy importante con
relación a la calidad del proyecto.

Por su parte la auditoría como parte del Sistema de Gestión de Calidad

también debe implementar el ciclo PHVA.

Sobre este aspecto la NTC ISO 19011 señala:

El programa de auditoría debe incluir la formación y los recursos

necesarios para organizar y llevar a cabo las auditorías de forma
eficaz y eficiente dentro de los períodos especificados y también
puede incluir lo siguiente:

 Objetivos del programa de auditoría y auditorías

individuales.
 Alcance, número, tipos, duración, ubicaciones, calendario
de las auditorías.
 Procedimientos del programa de auditorías.
 Criterios de auditoría.
 Métodos de auditoría.
 Selección del equipo de los auditores.
 Recursos necesarios, incluyendo viajes y alojamiento.

DIPLOMADO EN INTERVENTORÍA Y AUDITORÍA DE PROYECTOS 20

| GUÍA DIDÁCTICA 3- AUDITORIA E INTERVENTORIA EN LA ETAPA DE PLANIFICACIÓN
DE UN PROYECTO
  Procesos para tratar la confidencialidad, la seguridad de
la información, la salud y la seguridad de los auditores
(ICONTEC, 2012).

Con relación a los objetivos esta NTC señala que a través de la auditoría
pueden lograrse diversos propósitos o enfocar la auditoría en uno o alguno
de ellos:

 Prioridades de la dirección.
 Propósitos comerciales o de negocio.
 Características de proyectos, productos o servicios.
 Requisitos del sistema de gestión.
 Requisitos legales y contractuales y otros requisitos con los que
la organización está comprometida.
 Evaluación de los proveedores.
 Necesidades y expectativas de las partes interesadas.
 Nivel de desempeño del auditado como se refleja en
ocurrencias, quejas y reclamos de los clientes.
 Riesgos para el auditado.
 Resultados de auditorías previas.
 Nivel de madurez de un sistema de gestión de calidad
(ICONTEC, 2012).

Con relación al procedimiento para llevar a cabo un proceso de auditoría la

NTC 19011 señala que la persona responsable de la planificación debe
determinar:

DIPLOMADO EN INTERVENTORÍA Y AUDITORÍA DE PROYECTOS 21

| GUÍA DIDÁCTICA 3- AUDITORIA E INTERVENTORIA EN LA ETAPA DE PLANIFICACIÓN
DE UN PROYECTO
  Planificación y elaboración de calendarios y determinación de
riesgos para la auditoría. Estos riesgos pueden ser entre otros:
errores en la planificación, tiempos, recursos, competencias,
tecnologías, comunicación…
 Procedimiento para mantener la seguridad y confidencialidad
de la información.
 Equipo de auditores y asignación de roles y responsabilidades.
 Procedimiento para determinar muestreos apropiados.
 Procedimiento para el seguimiento de la auditoría, si es
necesario.
 Procedimiento para la comunicación con la dirección de la
organización.
 Procedimiento para registrar la información.
 Procedimiento para corregir riesgos y mejorar la auditoría.
 Procedimiento para la evaluación de la auditoría y de los
auditores.

Establecer los criterios corresponde a determinar cuáles son los requisitos,

procedimientos y políticas utilizadas como referencia para comparar las
evidencias de la auditoría (ICONTEC, 2012). Los requisitos pueden ser de
orden legal, contractual y técnico. Los requisitos legales corresponden al
marco normativo que regula la prestación de un servicio o la fabricación de
un producto. Los requisitos contractuales corresponden al cumplimento de
los acuerdos entre las partes interesadas y la organización que desarrolla el
proyecto. Los requisitos técnicos corresponden a la verificación de los
estándares nacionales o internacionales e incluso al cumplimiento de los
términos de referencia para la prestación de un servicio. En este caso puede
ser necesario el acompañamiento de un auditor técnico o de un experto.

DIPLOMADO EN INTERVENTORÍA Y AUDITORÍA DE PROYECTOS 22

| GUÍA DIDÁCTICA 3- AUDITORIA E INTERVENTORIA EN LA ETAPA DE PLANIFICACIÓN
DE UN PROYECTO
En síntesis la planificación de la auditoría debe responder a las siguientes
preguntas:

¿Qué voy a auditar? ¿Para qué? ¿Cuándo?

¿Quién? ¿Cómo? ¿Qué necesito? ¿Qué
riesgos se me pueden presentar? ¿Cómo
los voy a resolver?

Grafico 4. Interrogantes en la planeación de la auditoria.

Fuente: Autor

Recursos disponibles para el aprendizaje

Para desarrollar las habilidades y destrezas necesarias en

cada competencia, es muy importante que tengas acceso
a los recursos didácticos adecuados.

Entonces, si quieres ampliar la información que hemos

presentado aquí, te sugerimos revisar los Vídeos
denominados 1. Interventoria: Aspectos Legales 1 , 2.
Planeación de la Interventoria. 3. Planeación de la
Auditoria. (Todos disponibles en el campus virtual)

Te recomendamos

Si quieres saber cuáles son algunos aspectos importantes de

la calidad, las comunicaciones, los riesgos y las adquisiciones
e interesados del proyecto, te sugerimos la lectura del
documento de apoyo denominado “Calidad,
Comunicaciones, Riesgos, Adquisiciones e
interesados”. Disponible en el Campus Virtual.
Asi mismo te invito a conocer algunos aspectos importantes
para que el seguimiento y control del proyecto sea efectivo,

DIPLOMADO EN INTERVENTORÍA Y AUDITORÍA DE PROYECTOS 23

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DE UN PROYECTO
 el tiempo y el rigor empleados para llevar a cabo la
planificación del mismo, deben ser proporcionales a la
envergadura y riesgo del proyecto.” A través de la lectura
del documentos “Estructura de desglose del trabajo
(EDT)” Disponible en el campus.

Ejercicio

Ahora que has revisado algunos conceptos importantes y

necesarios en la etapa de planeación de la interventoria y
la auditoria y que conoces sus alcance, te invitamos a
construir mapa comparativo, en el cual puedas hacer
un paralelo entre los aspectos más destacados de la
interventoria y la auditoria en la etapa de planificación de
un proyecto, especialmente en la documentación legal
requerida, la matriz podria ser:

Interventoria Auditoria

partir de los conceptos facilitados en esta guía y que son

fortalecidos con los recursos disponibles para el
aprendizaje.. ¡Inténtalo!  No es necesrio enviar este
producto al docente.

Aspectos clave

Son varios los aspectos fundamentales que debe revisar el interventor

durante la etapa de planificación del proyecto: identificar las partes
interesadas, definir el alcance, crear la estructura de trabajo, definir las
actividades, establecer el equipo de trabajo, estimar los recursos, definir la
organización del proyecto, estimar la duración de las actividades, estimar los
costos, determinar el presupuesto, identificar los riesgos, planificar la
calidad, planificar las adquisiciones, planificar los recursos humanos,
planificar el conocimiento, planificar las comunicaciones.

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DE UN PROYECTO
El equipo de interventoría además de ocuparse de los asuntos técnicos y
financieros del proyecto debe prestar especial interés a la gestión del
desarrollo humano en la organización que ejecuta el proyecto.

Con relación a la planificación del proyecto el ciclo de auditoría, bien sea

interna o externa se debe verificar que cada una de las etapas y
componentes del proyecto han sido rigurosamente planificados de tal modo
que le permitan asegurar la calidad.

Por su parte la auditoría como proceso del Sistema de Gestión de Calidad

también debe implementar el ciclo PHVA. Esto significa que uno de los
factores de éxito de la auditoria radica en la planificación y control de
riesgos para el desarrollo de la auditoría.

Referencias bibliográficas

ICONTEC. (2012). GUIA TECNICA COLOMBIANA GTC-ISO 21500. Bogotá:

ICONTEC.

ICONTEC. (2012). NTC 19011 DIRECTRICES PARA LA AUDITORIA DE LOS

SISTEMAS DE GESTION. Bogotá: ICONTEC.

ICONTEC. (2015). NTC ISO 9001. Bogotá: ICONTEC.

Project Management Institute. (2013). Guía de los Fundamentos para la

Dirección de Proyectos. Newtown Square, Pensilvania: Project
Management Institute.

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DE UN PROYECTO
 Esta guía fue elaborada para ser utilizada con fines didácticos como
material de consulta de los participantes en el Diplomado Virtual en
Interventoría y Auditoría de Proyectos del Politécnico de Colombia, y
solo podrá ser reproducida con esos fines. Por lo tanto, se agradece a
los usuarios referirla en los escritos donde se utilice la información
que aquí se presenta.

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Medellín, Colombia

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