Interventoría y Auditoría de

Proyectos
GUÍA DIDÁCTICA N°2
M2-DV31-GU01
MÓDULO 2:
DIPLOMADO EN INTERVENTORÍA Y AUDITORÍA DE PROYECTOS

© DERECHOS RESERVADOS - POLITÉCNICO DE COLOMBIA, 2018

Medellín, Colombia

Proceso: Gestión Académica

Realización del texto: Nelson Augusto Betancur García, Docente
Revisión del texto: Duber Castrillon, Asesor Gramatical
Diseño: Cristian Quintero, Diseñador Gráfico

Editado por el Politécnico de Colombia

DIPLOMADO EN INTERVENTORÍA Y AUDITORÍA DE PROYECTOS 2

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 Índice

Presentación ................................................................................................................................................. 4
Competencia específica ................................................................................................................................ 5
Contenidos temáticos ................................................................................................................................... 6
Tema 1 .......................................................................................................................................................... 7
Rol del interventor en la etapa inicial de un proyecto.................................................................................. 7
Tema 2 ........................................................................................................................................................ 13
Rol del Auditor durante la etapa inicial de un proyecto ............................................................................. 13
Aspectos clave............................................................................................................................................. 20
Referencias bibliográficas ........................................................................................................................... 21

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 Presentación

La participación del interventor debe estar prevista desde la etapa de inicio

del proyecto. El Grupo de Procesos de Inicio está compuesto por aquellos
procesos realizados para definir un nuevo proyecto o una nueva fase de un
proyecto existente al obtener la autorización para iniciar el proyecto o fase.
En esta etapa el interventor revisa el Acta de constitución del proyecto y
todo lo relacionado con las especificaciones del contrato. Por su parte, el
auditor revisará que la organización cumpla con los requisitos de legales
para desarrollar el proyecto, además revisa que la organización que
ejecutará el proyecto ha determinado cuáles son las expectativas de las
partes interesadas.

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 Competencia específica

Se espera que con los temas abordados en la Guía Didáctica N°2 del MÓDULO
2: INTERVENTORIA Y AUDITORIA EN LA FASE INICIAL DE UN PROYECTO, el
estudiante logre la siguiente competencia específica:

 Identificar el rol del interventor y del auditor durante la etapa

inicial de un proyecto.

Resultados de aprendizaje:
o Identificar el rol del interventor durante la etapa de
inicio de un proyecto

o Identificar el rol del auditor durante la etapa de

inicio del proyecto

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 Contenidos temáticos

2. Rol del auditor en la

1. Rol del interventor en la
etapa inicial de un proyecto.
etapa inicial de un
proyecto.

validar y controlar el alcance

del proyecto. Verificación de requicitos
legales ( licencias,
permisos, pólizas,
Validar acta de constitución sociedades, registros,
del proyecto.
seguridad social, ARL

Ilustración 1: Caracterización de la guía didáctica.

Fuente: Autor

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 Tema 1
Rol del interventor en la etapa inicial de un proyecto

Como lo señalamos en el módulo anterior los procesos de inicio son aquellos

dedicados a definir un nuevo proyecto o nueva fase de un proyecto existente
al obtener la autorización para iniciar el proyecto o fase (Project
Management Institute, Inc., 2013).

Ampliando un poco más este concepto es necesario destacar la importancia

de esta etapa del proyecto:

Dentro del ámbito de los

procesos de inicio es donde se
define el alcance inicial y se
comprometen los recursos
financieros iniciales. Además, se
identifican los interesados
internos y externos que van a
participar y ejercer alguna
influencia sobre el resultado
global del proyecto. Finalmente, si aún no hubiera sido nombrado,
se selecciona el director del proyecto. Esta información se registra
en el acta de constitución del proyecto y en el registro de
interesados. En el momento en que se aprueba el acta de
constitución del proyecto, éste se considera oficialmente
autorizado (Project Management Institute, Inc., 2013).

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 De la claridad que tenga la
organización sobre la etapa de
inicio de un proyecto depende en
gran medida el éxito del mismo.
Sobre este aspecto la Guía Técnica
para la Dirección y Gestión de
proyectos señala: “La finalidad de
definir el alcance es lograr claridad
en el proyecto, incluyendo los
objetivos, entregables, requisitos y
límites, mediante la definición del
estado final del proyecto” (ICONTEC, 2012). Expresado de otra manera
equivale a preguntarse ¿qué es lo que queremos hacer? ¿Cuáles son
nuestros propósitos? ¿Cuáles son las características del producto o servicio?
¿Quiénes son las partes interesadas en el proyecto? ¿Cuánto cuesta?
¿Cuánto es el tiempo estimado del proyecto?

¿Qué hacer? ¿Para qué?

¿Cuáles son las
características? ¿Quiénes son Producto
Inicio Interventoría
los interesados? ¿Cuánto Servicio
cuesta? ¿Cuánto tiempo?

Ilustración 2. Caracterización inicio de la interventoría.

Fuente: Autor

La Guía para la Dirección de Proyectos destaca la importancia de dividir los

proyectos grandes en etapas o fases y desarrollar los procesos de inicio en
cada etapa:

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 Ejecutar los procesos de inicio en el comienzo de cada fase ayuda
a mantener el proyecto centrado en la necesidad de negocio que el
proyecto se comprometió a abordar. Se comprueban los criterios
de éxito y se revisan la influencia, las fuerzas impulsoras y los
objetivos de los interesados del proyecto. Se toma entonces una
decisión sobre la necesidad de continuar, posponer o suspender el
proyecto (Project Management Institute, Inc., 2013).

Estas decisiones se registran en un documento denominado Acta de

constitución del proyecto. En este sentido la Guía para la Dirección de
Proyectos s (Project Management Institute, Inc., 2013) señala:
El Acta de Constitución del Proyecto es un documento emitido por
el iniciador del proyecto o patrocinador, que autoriza formalmente
la existencia de un proyecto y confiere al director del proyecto la
autoridad para asignar los recursos de la organización a las
actividades del proyecto. Documenta las necesidades de negocio,
los supuestos, las restricciones, el conocimiento de las necesidades
y requisitos de alto nivel del cliente y el nuevo producto, servicio o
resultado que el proyecto debe proporcionar, como por ejemplo:

 El propósito o la justificación del proyecto.

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 • Los objetivos medibles del proyecto y los criterios de éxito
asociados.
• Los requisitos de alto nivel.
• Los supuestos y las restricciones.
• La descripción de alto nivel del proyecto y sus límites.
• Los riesgos de alto nivel.
• El resumen del cronograma de hitos.
• El resumen del presupuesto.
• La lista de interesados.
• Los requisitos de aprobación del proyecto (es decir, en qué
consiste el éxito del proyecto, quién decide si el proyecto tiene
éxito y quién firma la aprobación del proyecto).
• El director del proyecto asignado, su responsabilidad y su nivel de
autoridad.
• El nombre y el nivel de autoridad del patrocinador o de quienes
autorizan el acta de constitución del proyecto

Un aspecto importante dentro de los proceso de inicio de un proyecto es el

Plan estratégico. Sobre este aspecto la Guía para la Dirección de proyectos
expresa:
El plan estratégico documenta la
visión, metas y objetivos
estratégicos de la organización y
puede contener una declaración de
alto nivel de su misión. Todos los proyectos deben estar alineados
con el plan estratégico de la organización. La alineación con el plan
estratégico asegura que cada uno de los proyectos contribuye a
lograr los objetivos generales de la organización (Project
Management Institute, Inc., 2013).

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Otro aspecto importante que se debe considerar durante la etapa de inicio de
un proyecto son los acuerdos. Los acuerdos se establecen para definir las
intenciones iniciales de un proyecto y pueden adoptar diversas formas: cartas
de compromiso, acuerdo de voluntades, declaración de intenciones. Sin
embargo la manera formal para protocolizar un acuerdo es a través de la
firma de un contrato.

Otro aspecto importante a considerar antes de iniciar un proyecto son los

factores ambientales. La Guía para la Dirección de proyectos recomienda
tener en cuenta al menos los siguientes factores ambientales: estándares
nacionales e internacionales para el producto o servicio que ofrece el
proyecto, y estándares asociados a las condiciones ambientales para la
producción o prestación del servicio, cultura y estructura de la organización
que se requiere para el desarrollo del proyecto, condiciones del mercado del
producto o servicio (Project Management Institute, Inc., 2013).

Finalmente la organización debe determinar antes de iniciar el proyecto

cuáles son los procesos que se requieren para la producción o prestación del
servicio, cuales son los procedimientos para desarrollar esos procesos, qué
información se requiere y dónde se registra.

El papel del interventor en esta etapa del proyecto consiste en revisar en

primer lugar que la organización tiene suficiente claridad sobre los procesos
de inicio que ha registrado en el acta de constitución del proyecto, en su
plan estratégico y en los contratos o acuerdos suscritos para desarrollar el
proyecto. En segundo lugar el interventor debe revisar que el proyecto
cumple con todos los requisitos legales y técnicos para su operación. En
tercer lugar, el interventor debe verificar que el proyecto cumple con los

DIPLOMADO EN INTERVENTORÍA Y AUDITORÍA DE PROYECTOS 11

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protocolos de seguridad y control de riesgos. Esto no significa de ninguna
manera que el riesgo no esté presente. Se trata más bien de reducir el
efecto negativo de la incertidumbre sobre el proyecto. En si se quiere,
pensar por anticipado que le puede pasar al proyecto si no tomamos las
medidas necesarias para evitar que el riesgo se materialice.

Este procedimiento debe ser replicado al inicio de cada etapa del proyecto.
De allí la importancia que la organización disponga de un equipo de control
del proyecto desde la etapa inicial. Esto ayudará a prevenir que se cometan
errores que pueden ser previsibles desde antes de iniciar la etapa de
planificación.

DIPLOMADO EN INTERVENTORÍA Y AUDITORÍA DE PROYECTOS 12

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 Tema 2
Rol del Auditor durante la etapa inicial de un proyecto

A diferencia de la interventoría la organización no está obligada a ejecutar

procesos de auditoría interna o externa. Sin embargo, las organizaciones
que han implementado Sistemas de Gestión de Calidad para sus productos o
servicios “deben llevar a cabo auditoría internas y externas a intervalos
planificados para determinar si dichos productos o servicios son conformes
con los requisitos propios de la organización y con los requisitos de la Norma
ISO 9001 y para determinar que el sistema de gestión se mantiene
eficazmente (Icontec Internacional, 2015).

Desde esta perspectiva la Norma ISO 9001:2015 señala que las

organizaciones que han implementado Sistemas de Gestión de Calidad
deben:

 Planificar, establecer, implementar y mantener uno o varios ciclos

de auditoría que incluyan la frecuencia, los métodos, las
responsabilidades, los requisitos de planificación y elaboración de
informes, los procesos involucrados, los cambios que afectan a la
organización y los resultados de las auditorías previas.

DIPLOMADO EN INTERVENTORÍA Y AUDITORÍA DE PROYECTOS 13

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  Definir los criterios y el alcance de la auditoría.
 Seleccionar los auditores y llevar a cabo las auditorías de manera
objetiva e imparcial.
 Asegurarse que los resultados de la auditoría se informen a la
dirección pertinente.
 Realizar las correcciones y tomar acciones correctivas sin demora
injustificada.
 Conservar información documentada de la implementación de la
auditoría y de sus resultados (Icontec Internacional, 2015)

Desde esta lógica, la revisión a través de la auditoría para mejorar del

producto o servicio que genera un proyecto, es importante que a la hora de
determinar el alcance de la auditoría se considere el ciclo completo del
proyecto.

Inicio

Cierre Auditoria Planificación

Ejecución

Ilustración 3. Ciclo de vida de un proyecto

Fuente: Autor

DIPLOMADO EN INTERVENTORÍA Y AUDITORÍA DE PROYECTOS 14

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En la etapa de inicio del proyecto el auditor debe verificar que la
organización cumple con los requisitos legales para su operación,
incluyendo los requisitos relacionados con la seguridad y adopción
de protocolos para la prevención de riesgos.

La Alcaldía de Medellín y la Cámara de Comercio de Medellín para Antioquia

publicaron la siguiente lista de chequeo para la constitución y
funcionamiento de empresas en Medellín el cual puede ser de mucha
utilidad al auditor en el momento de verificar el cumplimiento de los
requisitos de ley (Camara de Comercio de Medellín, 2010):

Trámites de formalización
a) Inscripción en el Registro Único Tributario y posterior
asignación del Número de Identificación Tributaria, NIT.
b) Inscripción en el registro público mercantil Cámara de
Comercio de Medellín para Antioquia.
c) Matrícula de Industria y Comercio Municipal-Subsecretaría de
rentas municipales.
d) Informar a la oficina de Planeación correspondiente el inicio de
las actividades.

Funcionamiento y operación legal

a) Cumplir con las condiciones sanitarias descritas por la Ley 9a.

de 1979 y demás normas vigentes sobre la materia (todos los
establecimientos). En la Secretaría de Salud puede solicitar una
constancia sanitaria.

DIPLOMADO EN INTERVENTORÍA Y AUDITORÍA DE PROYECTOS 15

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b) Seguridad de establecimientos abiertos al público. En el
Cuerpo Oficial de Bomberos: solicitar visto bueno de
cumplimiento de las normas mínimas de seguridad.
c) Registro de los libros de comercio. En la Cámara de Comercio
de Medellín para Antioquia puede solicitar el registro de libros de
comercio y los correspondientes a actas, asambleas, accionistas,
entre otros.
d) Cumplir con las normas de usos del suelo. Secretaría de
Planeación.
e) Obtener el Registro Nacional de Turismo, RNT (sólo para
algunos establecimientos): Ministerio de Comercio, Industria y
Turismo.
f) Pago de derechos de autor (sólo para algunos
establecimientos). Ante la organización Sayco-Acinpro se solicita
el paz y salvo por derechos de autor.
g) Cumplimiento de obligaciones laborales y de seguridad social
con sus trabajadores.
Trámite de afiliación ante Empresas Promotoras de Salud (EPS);
Administradoras de
Riesgos Profesionales (ARP); Administradoras de Fondos de
Pensiones (AFP); SENA,
Cajas de Compensación Familiar e Instituto Colombiano de
Bienestar Familiar (ICBF).
h) Solicitud de autorización para numeración de Facturación –
DIAN.
i) Renovación anual de la matrícula mercantil: dentro de los tres
primeros meses de cada año debe hacerse ante la Cámara de
Comercio de Medellín para Antioquia.

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 j) Diligenciamiento y presentación de declaraciones tributarias: en
los plazos establecidos por la DIAN.
k) Declaración de industria y comercio: dentro de los cuatro
primeros meses del año ante la Subsecretaría de Rentas
Municipales.

Otros trámites complementarios

a) Registros y permisos sanitarios-INVIMA.

b) Registro de Marca: Superintendencia de Industria y Comercio
(SIC).
c) Licencias ambientales-Área Metropolitana.
d) Permiso de vertimientos-Área Metropolitana.

Finalmente la Guía NTC ISO 19011 señala dos responsabilidades del

auditor antes de iniciar una auditoría (ISO, 2012):

1. Establecer contacto inicial con el auditado: El contacto inicial

con el auditado para el desarrollo de la auditoría puede ser formal
o informal y debería hacerlo el líder del equipo auditor. Los
propósitos del contacto inicial son los siguientes:

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 Establecer comunicación con los representantes del auditado.
 Confirmar la autoridad para la realización de la auditoría.
 Proveer información sobre los objetivos, alcance y métodos de
auditoría, así como la composición del equipo auditor, incluyendo
los expertos técnicos.
 Solicitar acceso a documentos y registros relevantes para
propósitos de planeación.
 Determinar requisitos legales y contractuales aplicables y otros
requisitos relevantes a las actividades y productos del auditado.
 Confirmar el acuerdo del auditado en lo referente al grado de
divulgación y tratamiento de la información confidencial.
 Hacer arreglos para la auditoría, incluyendo la programación de
fechas.
 Determinar cualquier requisito específico de la locación en cuanto a
acceso, seguridad, salud y seguridad y otros.
 Llegar a acuerdos sobre la participación de observadores y la
necesidad de guías para el equipo auditor.
 Determinar cualquier área de interés o inquietud del auditado en
relación a la auditoría específica.

2. Determinación de la viabilidad de la auditoría: La viabilidad

de la auditoría debería ser determinada a fin de proveer una
confianza razonable de que los objetivos de auditoría pueden ser
alcanzados. La determinación de la viabilidad debería tener en
cuenta factores tales como la disponibilidad de lo siguiente:

 Información suficiente y apropiada para la planeación y realización

de la auditoría.

DIPLOMADO EN INTERVENTORÍA Y AUDITORÍA DE PROYECTOS 18

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 Cooperación adecuada por parte del auditado.
 Tiempo y recursos adecuados para la realización de la auditoría.

En otras palabras es importante que los ciclos de auditoría exploren desde la

etapa de inicio hasta la etapa de cierre del proyecto con el fin de determinar
la capacidad de la organización para cumplir con los requisitos de calidad del
proyecto.

Recursos disponibles para el aprendizaje

Te recomendamos

Si quieres saber cuáles son los alcances del seguimiento de

un proyecto te sugerimos la lectura del documento de apoyo
denominado alcances al seguimiento. Disponible en el
Campus Virtual en documento pdf. Tambie te recomendamos
la lectura del documento de apoyo lineas de base: alcance,
tiempo y costes, tambien disponible en el campus virtual.

Ejercicio

Despues de revisar el contenido de la guia didactica

donde identificaste el rol del interventor y el auditor de un
proyecto, te invitamos a construir una actividad
didactica ya sea un esquema o sopa de letras con
las palabras claves del rol del interventor y el
auditor de un proyecto en su fase de inicio. Animate
a realizar un buen trabajo. No es necesario enviar este
producto al docente.

DIPLOMADO EN INTERVENTORÍA Y AUDITORÍA DE PROYECTOS 19

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 Aspectos clave

El papel del interventor en la etapa inicial del proyecto consiste en revisar en

primer lugar que la organización tiene suficiente claridad sobre los procesos
de inicio que ha registrado en el acta de constitución del proyecto, en su
plan estratégico y en los contratos o acuerdos suscritos para desarrollar el
proyecto. En segundo lugar el interventor debe revisar que el proyecto
cumple con todos los requisitos legales y técnicos para su operación. En
tercer lugar, el interventor debe verificar que el proyecto cumple con los
protocolos de seguridad y control de riesgos.

En la etapa de inicio del proyecto el auditor, además de verificar que la

organización ha determinado el ciclo PHVA del proyecto para garantizar su
calidad, el auditor debe verificar que la organización cumple con los
requisitos legales para su operación, incluyendo los requisitos relacionados
con la seguridad y adopción de protocolos para la prevención de riesgos. El
cumplimiento de los requisitos legales es de suma importancia para la
operación del proyecto y por lo tanto debe ser objeto de verificación por
parte de la interventoría y de la auditoría en caso que la organización
determine hacer procesos de auditoría.

Finalmente recordemos que una obligación de la organización responsable

del proyecto adelantar procesos de interventoría, pero la organización no
está obligada a contratar procesos de auditoría.

DIPLOMADO EN INTERVENTORÍA Y AUDITORÍA DE PROYECTOS 20

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 Referencias bibliográficas

Camara de Comercio de Medellín. (Julio de 2010).

http://www.camaramedellin.com.co. Recuperado el 2 de Septiembre
de 2017, de
http://www.camaramedellin.com.co/site/Portals/0/Documentos/2011/t
ramites_constituci%C3%B3n_empresas.pdf

Edward, F. R. (1984). Strategic Management. New York: Cambridge

University.

ICONTEC. (2012). Directrices para la Direccón y Gestión de Proyectos: GTC

ISO 21500 . Bogotá: Icontec.

Icontec Internacional. (2015). NTC ISO 9001:2015. Bogotá: Icontec.

ISO. (2012). NTC ISO 19011 Directrices para la auditoría de Sistemas de

Gestión. Suiza: ISO Internacional.

Project Management Institute, Inc. (2013). Fundamentos para la Dirección

de Proyectos. Newtown Square, Pensilvania: Project Management
Institute, Inc.

DIPLOMADO EN INTERVENTORÍA Y AUDITORÍA DE PROYECTOS 21

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Esta guía fue elaborada para ser utilizada con fines didácticos como
material de consulta de los participantes en el Diplomado Virtual en
Interventoría y Auditoría de Proyectos del Politécnico de Colombia, y
solo podrá ser reproducida con esos fines. Por lo tanto, se agradece a
los usuarios referirla en los escritos donde se utilice la información
que aquí se presenta.

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Medellín, Colombia

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