Veolia Valle Acta de constitución del proyecto

Rev. 1.0 03/02/2020

Disminución y ajuste niveles de stock en repuestos del

almacena en la
empresa Veolia Valle

(DANSRA))

Acta de Constitución del Proyecto

(Project Charter)
Versión [1.0]
 

Historia de revisiones
Fecha Versión Descripción Autor
22/02/2020] [1.0] Version original Emmanuel Vasquez
       
       
       

Emmanuel Vasquez Caicedo

Santiago de Cali, 22 febrero de 2020

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1.- Información del proyecto.

Autoridad del Proyecto
La autoridad de este proyecto está a cargo de la empresa Veolia Valle, bajo estricta supervisión de
la coordinadora administrativa y financiera y el gerente general.

 Autorización

Esta Acta de Constitución del Proyecto disminución y ajuste de los niveles de stock para los
repuestos del almacén de la empresa Veolia Valle, ha sido iniciada bajo la supervisión y
aprobación de la gerencia general en conjunto con e área administrativa y financiera, lo anterior
para poder llevar a cabo la ejecución presupuestal que requiere el proyecto

 Gerente del Proyecto

El gerente del proyecto es el señor Emmanuel Vasquez Caicedo -Ingeniero industrial en formación,
es la persona encargada de que se ejecute el proyecto en las fechas pactadas y con la ejecución
presupuestal establecida; todo lo anterior bajo una total transparencia en la ejecución del proyecto

 Comité Directivo

SPONSOR: Gerente general- Julio Morra

Gerente del proyecto: Emmanuel Vasquez Caicedo

Jefe de mantenimiento: Julian Ruiz
Analista de sistemas: Mario Ruiz
Almacenista: Andres Salazar
Coordinadora financiera: Claudia Molina

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 Controles
Gerente del
proyecto

G e re n te
g e n e ra l
Coordinadora
financiera
Jefe
mantenimiento
Analista de
sistemas

Almacenista

Roles y Responsabilidades

SPONSOR-GERENTE GENERAL

OBJETIVOS DEL ROL: Es el patrocinador del proyecto como tal, pon ende el principal
interesado en que se ejecute y se cumpla el proyecto lográndose todos los objetivos
pactados por el Project team.

Responsabilidades:

1. Aprobaciones del Project charter

2. Aprobar el presupuesto
3. Aprobar la continuidad del proyecto
4. Aprobar el cierre del proyecto

Niveles de autoridad: Decide sobre todos los recuros financieros que se inyectaron en
el proyecto.

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Project manager: Emmanuel Vasquez

OBJETIVOS DEL ROL: Es el responsable de garantizar que el proyecto cumpla

su intención misional y sea exitoso.

Responsabilidades

1. Realizar el cronograma de actividades

2. Ejecutar el presupuesto según indicaciones de la coordinadora financiera
3. Velar por el cumplimiento del cronograma de actividades
4. Realizar los informes de avances del proyecto
5. Divulgar la información sobre el estado del proyecto a todo el Project team
6. Informar al gerente general cualquier anomalia en el proyecto
7. Velar por el buen ambiente laboral en el equipo

Project team

OBJETIVOS DEL ROL: Estos serán responsables de cumplir todas las actividades que se
programaron para cumplir el proyecto con éxito

RESPONSABILIDADES:

1. Apoyar las decisiones del director del proyecto

2. Realizar las actividades asignadas en el tiempo estipulado
3. Crear un buen clima laboral
4. Informar anomalías que se presenten durante la ejecución del proyecto

2.- Información del equipo.

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Propósito del Proyecto

El propósito principal es tener un optimo nivel de stock de inventarios en el almacen, el cual nos
permita tener unos mantenimientos proventivos justo a tiempo en el parque automotor, lo cual,
evidenciara un crecimiento en la satisfacción de los clientes

Necesidad de Negocio/Problema/Business Need/Problem:

El grupo Veolia contratos Valle del Cauca es una entidad privada dedicada a la prestación del
Servicio Público Domiciliario de Aseo en sus componentes de barrido y limpieza de vías y
áreas públicas, corte de césped y poda de árboles, recolección, transporte y disposición final
de residuos sólidos domiciliarios con tecnología apropiada y dando la mejor utilización social y
económica de los recursos disponibles.
Para prestar el servicio de recolección se cuenta con una flota de vehículos, estos requieren
de unos repuestos prioritarios que se deben tener en inventario para los mantenimientos
preventivos y correctivos del parque automotor.

Según el árbol del proyecto

En el almacén Veolia Valle no se analiza o lleva una trazabilidad en los consumos, lo que
directamente impacta negativamente en la ruptura de disponibilidad de insumos o repuestos
para el funcionamiento de la flota de vehículos, lo anterior es cohorte de la falta de planeación
para gestionar los recursos que permitan implementar un MRP bien sea en una plataforma de
Google u office ( mas bajo presupuesto) o un software de inventarios, que permita planear y
asignar unos stock mínimos e inventarios cíclicos para garantizar el saldo correcto de artículos
en el almacén.
Todas las deficiencias ya mencionadas causan un Deficiente nivel de stock de inventarios, lo
que tiene unos efectos negativos como lo son el incumplimiento en los mantenimientos
preventivos de la flota de vehículos lo que conlleva a tener retrasos en la operación y
directamente la insatisfacción del cliente.

Por otra parte, la falta de planificación causa unos sobre que emanan de las compras no
planificadas y que disminuyen notoriamente las ganancias de la organización.

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ARBOL DE CAUSAS Y EFECTOS

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Solución Propuesta:

  ALTERNATIVA 1 ALTERNATIVA 2

TIEMPO 1 MES 3 MESES

COSTOS $ 10.000.000 $ 3.000.000

FACILIDAD DE IMPLEMENTACION ALTA COMPLEJA

CANTIDAD DE PERSONAS REQUERIDAS 2 6

TIEMPO EN OBTENER RESULTADOS INMEDIATO MEDIANO PLAZO

Se escogerá la alternativa 2 debido al presupuesto con el que cuenta la organización para

ejecutar el proyecto de manera inmediata y generando una cultura autónoma que permita
potencializar los procedimientos y procesos en la cadena de abastecimiento.

La alternativa escogida no requiere de una tecnología de avanzada, lo que permite que con el
talento humano que se tiene en el Project team, se pueda ejecutar sin tener que pagar
sueldos aparte de los que se les tienen asignados al personal para realizar sus labores
cotidianas.

Objetivos del Proyecto:

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Objetivos del Proyecto

1. Analizar el historial de consumos de cada uno de los repuestos del almacén

2. Planear fechas y recursos para realizar los inventarios cíclicos y fiscales.
3. Realizar un presupuesto para obtener los recursos e implementar un MRP.
4. Asignar stocks mínimos que aseguren la disponibilidad de repuestos de alta rotación.
.
ARBOL DE OBJETIVOS

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Consistencia/Alineamiento con el Plan Estratégico de la Organización

Las alternativas de solución para este proyecto, sus objetivos trazados y metas hacen parte del
plan organizacional, el cual hace énfasis prioritario y tiene la imperiosa necesidad de satisfacer las
necesidades de los clientes, generar rentabilidad a todas las partes interesadas.

Visión

Ser aliado estratégico de nuestros clientes; aportando soluciones sostenibles e innovadoras

contribuyendo al acceso, la preservación y la renovación de los recursos, generando rentabilidad a
todas nuestras partes interesadas.

Metas de la Organización Objetivos del Proyecto

Ser reconocidos en Colombia por prestar
servicios de recolección de residuos y sus
complementarios con la mayor calidad.
Asignarle un stock mínimo, punto de reorden
y lead time a cada uno de los repuestos,
priorizando los más críticos y de consumo
continuo. Con este se tendrá la disponibilidad
de los repuestos para tener vehículos
operando continuamente y prestar un
excelente servicio.

Promover un enfoque ecoamigable en todas Reabastecerse solamente de lo necesario

nuestras actividades para conservar la para evitar producción de insumos o
biodiversidad. repuestos por parte de los proveedores que
generen sobre consumo de los recursos
naturales.

3.- Información del alcance.

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Alcance del Proyecto

El propósito principal es presentar una propuesta para ajustar los niveles de inventario de alta
rotación y disminuir el inventario de repuestos de baja rotación; teniendo en cuenta que la
disponibilidad de estos repuestos es indispensable para que la flota de vehículos pueda prestar el
servicio de recolección de residuos de una manera óptima y productiva, para realizar esto se tiene
lo siguiente:

DIAGRAMA DE GANTT

Cronograma de Hitos

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Hitos del proyecto (entregables)

Programación
estimada
Disminución y ajuste niveles de stock en repuestos del almacena en la
Fecha meta
empresa Veolia Valle (MM/DD/YYYY)

1ER HITO ANALISIS DEL PROBLEMA 01/02/2020-

15/02/2020
1. 2DO HITO REALIZAR INVENTARIO FISICO 15/02/2020-
15/03/2020
2. 3 HITO INFORME ROTACION DE ARTICULOS 15/03/2020-
15/04/2020
3. 4 HITO ESTRUCTURACION FISICA DEL ALMACEN 15/04/2020-
30/04/2020
5 HITO Gestionar venta de artículos obsoletos o deba rotación 30/04/2020-
08/04/2020

Supuestos de la Organización y Ambientales

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[Los supuestos o suposiciones son factores que, para los propósitos de la planeación, se
consideran verdaderos, reales o ciertos, sin necesidad de contar con evidencias o demostración.
Los equipos del proyecto frecuentemente identifican, documentan y validan las premisas o
suposiciones como parte de su proceso de planeación.]

Restricciones de la Organización y Ambientales

[En esta sección se relacionarán las restricciones o limitaciones aplicable, ya sea interna o
externamente al proyecto, que afectará el rendimiento del proyecto o de un proceso. ]

Factores Críticos de Éxito

[Provea una lista de por lo menos cinco (5) factores críticos de éxito. Los factores críticos de éxito
son resultados que deben ser alcanzados para que el proyecto sea considerado un éxito. Estas
factores deben correlacionarse con los Objetivos del Proyecto descritos en una sección arriba.]
1.
2.
3.
4.

Nota 1: Los proyectos están llenos de incertidumbre. De tal manera, es aconsejable, como parte de
esta Acta de Constitución, desarrollar una evaluación inicial de riesgo para identificar, cuantificar, y
establecer respuestas de mitigación para eventos de alto riesgo que podrían afectar de manera
adversa el resultado del proyecto.

El desarrollo del plan de gestión del proyecto será resultado de esta Acta de Constitución del
Proyecto:
 Desarrollar un plan de medición de desempeño del proyecto para medir el desempeño
contra estos objetivos.
 Proveer un reporte de desempeño del proyecto para documentar los resultados

SPONSOR QUE AUTORIZA EL PROYECTO.

NOMBRE EMPRESA CARGO

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Firmas
Nombre del proyecto Software para la gestión de pacientes en un hospital público
Gerente del proyecto Alejandro Córdoba
Yo he revisado la información contenida en esta Acta de constitución y estoy de acuerdo.
Nombre Rol Firma Fecha

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