UNIDAD 1

Conceptos
Básicos

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La Organización

Desde los albores de la humanidad el hombre ha considerado que para satisfacer

necesidades de diversa índole no podía permanecer aislado de sus semejantes.

Como consecuencia de ello, los seres humanos decidieron agruparse para la

consecución de los más diversos fines.

Así nacieron las organizaciones y en la actualidad podemos decir que nuestra sociedad
es una sociedad organizacional; nacemos, nos educamos, trabajamos y hasta usamos
gran parte de nuestro tiempo libre dentro del marco de las organizaciones.

Un hospital, la escuela, la universidad, un club social y deportivo, un cine, un negocio

en el que somos propietarios o en el cual trabajamos como empleados son ejemplos de
organizaciones.

Las dificultades de la convivencia social han crecido por inmunerables causas y por
consiguiente también aumento el tamaño de las organizaciones, tornando más
problemática la dirección de las mismas.

Observando cualquier organización notaremos que en ellas existen:

- personas que la han creado

- fines que justifican su existencia

- recursos a ser empleados para la consecución de los fines

- el desarrollo de actividades necesarias para el logro de los fines, ejercidas por quienes
la han creado y/o terceros.

Habiendo caracterizado a las organizaciones de la manera precedente, podemos intentar

una definición: organización es el conjunto de personas que a través del desarrollo de
actividades persiguen fines determinados, utilizando para ello recursos materiales y
humanos.

La empresa

Nos vamos a referir ahora a una organización en particular, la empresa. La empresa se

ha convertido en una institución de fundamental importancia en el mundo

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contemporáneo comenzando su crecimiento ininterrumpido a partir de la Revolución
Industrial, con la transformación de las formas de producción.
Habiendo definido anteriormente las características generales de toda organización,
podemos adaptar las mismas para el caso particular de la empresa, diciendo que existen
en ella:

- personas que la crean aportando un capital (empresario)

- objetivo básico: obtener ganancias, es decir, incrementar la riqueza

- recursos materiales y humanos aplicados a lograr el objetivo básico

- el desarrollo de las actividades, fundamentalmente de índole económica

Debemos decir que el objetivo de incrementar la riqueza está presente en toda la

empresa, pera cada una de ellas en particular puede perseguir adicionalmente otros fines
(reconocimiento de la comunidad, etc.).

Es válido aclarar que si bien la contabilidad puede ser aplicada a todo tipo de
organizaciones, en este trabajo sólo será considerada para el caso de las empresas.

Administración: Conceptos básicos:

Una de las acepciones del vocablo administrar dice: “cuidar, regir, gobernar”.

La administración es una disciplina social que estudia el funcionamiento de las

organizaciones, estableciendo pautas para mejorar su rendimiento; cuando se administra
se intenta combinar de la mejor manera posible los recuersos humanos y materiales para
lograr los fines de la organización.

Para administrar una empresa deben cumplirse los siguientes procesos administrativos:
planeamiento, gestión y control.

Planear: significa en el presente lo que una empresa deberá ser o hacer en el futuro. Por
ejemplo, el plan establece como una de las metas específicas para alcanzar un
determinado nivel de utilidades, la reducción de los gastos de fabricación, indicando una
serie de medidas para arribar a esta meta.

Gestión: es el conjunto de acciones concentradas, actividades, operaciones, etc., que se

llevan a cabo para cumplir con lo establecido en el proceso de planeamiento. Por
ejemplo: se pone en práctica el plan para reducir los gastos de fabricación.

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Controlar: es comparar el planeamiento con la gestión, permitiendo efectuar los ajustes
necesarios al planeamiento o a la gestión, o a ambas a la vez. Siguiendo con el ejemplo
anterior: se efectúa la comparación entre el plan fijado y los resultados de la gestión,
observándose que no se logró reducir dichos gastos. El análisis de las desviaciones entre
lo planeado y la realidad puede arrojar las siguientes conclusiones:

a) Hubo fallas en el plan porque no es posible reducir los gastos sin afectar las
cantidades producidas, o las medidas dispuestas para lograr esta meta no fueron
adecuadas, o

b) Hubo fallas en la aplicación de dichas medidas, por ejemplo, por ineficiencia de

quienes tuvieron que ponerlas en práctica, o

c) Se dieron ambas causas en forma concurrente.

Como puede advertirse el control no es un proceso administrativo que concluye el

mismo, sino que retroalimenta al sistema, el que funciona de una manera continua.

La contabilidad tiene una actuación preponderante en la tarea de recopilación de datos,

y el control para determinar si los resultados de las decisiones adoptadas satisfacen los
objetivos planeados.

También participa en la tarea de planificación, de la cual surgen estados contables

proyectados que sirven para cuantificar monetariamente los objetivos.

Una de las formas de control de obtención de objetivos consiste en comparar los estados
proyectados, con los que surgen del relevamiento de la situación real, una vez tomada la
decisión.

Las operaciones típicas que realiza una empresa son las siguientes:

- compras de bienes y servicios

- producción de bienes y/o servicios

- ventas de bienes y/o servicios

- cobranzas

- pagos

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Estas operaciones no son compartimientos estancos, tienen estrecha relación entre si: en
general, las compras se harán teniendo en cuenta las necesidades de producción; el
volumen de producción estará en función de las cantidades que se estime vender; las
cobranzas dependerán de las ventas, y los pagos de las compras de bienes y servicios.
Podemos observar que los procesos de planeamiento, gestión y control están presentes
en cada una de las operaciones antes mencionadas.

Ha llegado entonces el momento de referirnos a un aspecto fundamental que resulta

común a los tres procesos administrativos: la toma de decisiones. El proceso decisorio
puede ser dividido en las siguientes etapas:

1) Detectar la necesidad de tomar una decisión (captación del problema)

2) Formular el diagnóstico (definición del problema)

3) Recolección e interpretación de datos disponibles

4) Generar alternativas de solución al problema

5) Analizar y comparar las distintas alternativas entre si

6) Seleccionar aquella alternativa que se considere mejor para la solucionar el problema.

Esta es la etapa de decisión.

Decidir significa “tomar una determinación fija”, por lo tanto quedan excluídas las
restantes alternativas.

Es innegable que en todas las etapas del proceso decisorio la capacidad de quienes
tienen que decidir es muy importante; pero es evidente que aunque dicha capacidad este
presente, las decisiones serán equivocadas si los datos disponibles para solucionar un
problema son erróneos.

Aparece aquí un concepto clave: la información, que puede definirse como “todo
conocimiento bajo una forma comunicable”, necesario para tomar una decisión.

En esta definición se observa la relación entre dos conceptos: información y

comunicación, es decir, la información para que sirva al propósito de tomar decisiones
debe ser transmitida de manera eficaz.

Como síntesis de este apartado podemos expresar: en la administración de una empresa

se deben cumplir tres procesos administrativos (planeamiento, gestión, y control), estos
procesos están presentes en cada una de las operaciones típicas que desarrolla la
empresa y tienen un aspecto común: la toma de decisiones; para tomar decisiones es
necesario contar con información adecuada; podemos concluir que:

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 “LA INFORMACION ES LA BASE DE UNA BUENA ADMINISTRACION”

Sistemas de información:

El incesante crecimiento de las organizaciones y las dificultades para administrarlas ha

dado lugar a la aparición de diversas teorías de la organización que han pretendido
explicar este fenómeno y aportar ideas para mejorar su rendimiento.

Así, desde el principio de siglo, se han sucedido distintas corrientes de pensamiento: la

tradicional, la sicosocial y los enfoques modernos, entre los cuales la Teoría de Sistemas
ha revolucionado las ideas en administración durante las últimas décadas.

Un sistema puede ser definido como “un conjunto de elementos que interactúan entre si,
dentro de un esquema de orden para tender al logro de un objetivo”.

Obsérvese la similitud existente entre el concepto de sistemas y las características de

una organización, en particular la empresa: una empresa es un conjunto de elementos
(recursos materiales y humanos), que interactúan entre si (a través de la comunicación y
de proceso físicos), dentro de un esquema de orden (el cual se establece en los procesos
de planeamiento, gestión y control), para lograr un objetivo básico (obtener ganancias).

La teoría de sistemas surge como consecuencia de la necesidad del hombre de reducir

su mundo complejo a entidades más fáciles de abarcar por su mente.

Este enfoque moderno considera a la organización como un sistema, que está incluido
en sistemas de orden superior (por ejemplo, el país), y a su vez constituído por gran
cantidad de sistemas interactuantes que no pueden ser analizados aisladamente.

De esta manera, una empresa vista como sistemas interactúa con el contexto o medio
ambiente en el cual se desenvuelve (por ejemplo, el sistema económico del país o,
ensanchando los limites, el sistema económico mundial).

A su vez, dicha empresa esta formada por varios sistemas menores; arbitrariamente
podemos dividir a una empresa comercial en los siguientes subsistemas: finanzas,
administración, compras y ventas; estos subsistemas se influyen recíprocamente y se
comunican a través del subsistema de informaciones. Podemos graficar esto así:

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 Contexto

Compras Empresas Ventas

Sistemas
de
Información

Administ. Finanzas

En el acápite anterior definimos a la información como el elemento fundamental para

tomar decisiones y por lo consiguiente para una buena administración.

No cabe duda entonces, que el sistema de informaciones para contribuir al logro de los
objetivos empresarios debe:

- facilitar la comunicación

- brindar información necesaria para decidir

- permitir un adecuado planeamiento y control

La empresa actúa en un medio ambiente del cual surgen datos e informaciones que
influyen sobre ella y además existen datos e informaciones generados dentro de la
misma.

Disposiciones legales, estadísticas e indicadores económicos (por ejemplo: tasas de

inflación y de interés, cotizaciones de divisas, precios de los insumos, avances
tecnológicos, niveles de remuneraciones del mercado, etc.) son ejemplos de
informaciones provenientes del medio ambiente.

Estadísticas de ventas (totales, por productos o por zonas geográficas), de gastos (totales
o por departamento), recursos disponibles a un momento dado, rotación del personal,
(informes sobre ausentismo laboral, etc.) son ejemplos de informaciones producidas
dentro de la empresa.

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Un sistema puede ser graficado así:

ENTRADA PROCESO SALIDA

El sistema de informaciones de una empresa se nutre de datos (entrada) originados en la

empresa y en su contexto; estos datos son procesados de alguna manera por el hombre o
a través de máquinas, obteniéndose como resultados (salida) informes que deben servir
para tomar decisiones.

Es muy común que algunos informes obtenidos no contribuyan a la finalidad del

proceso decisorio por distintas causas: no son revelantes, nadie los lee porque son
confusos o innecesariamente extensos, o porque llegan a destiempo; en estos casos es
válido decir que hay un informe pero no información. Por qué?. Porque solo se
transformará en información cuando quienes deciden adquieran un conocimiento sobre
la realidad o, dicho de otra manera, cuando sea interpretado en forma inteligente. Y
cuando ocurre esto?. En una de las etapas del proceso decisorio: interpretación de datos.

La información es un elemento esencial para la función de control ya que permite

conocer la marcha de la empresa, detectando las desviaciones entre los planes y la
realidad; con esta información y otros datos originados en el contexto, la dirección
superior tomará las medidas correctivas necesarias para encaminar la gestión hacia el
logro de los objetivos empresarios.

Para finalizar, hemos concebido este capítulo enfatizando en su contenido el papel

preponderante de la información en la administración de empresas, utilizando un
enfoque basado en el concepto de sistemas, porque consideramos que este es el camino
adecuado para una mejor comprensión de la función de la contabilidad y para llegar a
definirla, tareas que abordaremos en los próximos capítulos.