La importancia de la planificación y la

programación
Mientras el objetivo de la planificación es maximizar el valor del negocio, el de la programación es lograr la
mayor
eficiencia dentro de una organización. Ambas actividades son claves para lograr el éxito.
Si en más de alguna oportunidad, viendo una película, se encontró con el
protagonista salvando a su empresa de la quiebra simplemente por seguir su
instinto, sepa que es simplemente eso: una película. Y es que en el mundo de los
negocios se puede tener mucho instinto, pero en la mayoría de los casos las
decisiones importantes se toman en base a lo planificado y programado por la
organización.
Así, no es el instinto de los ejecutivos lo que va a definir el éxito o el fracaso de un
proyecto. Lo que definirá el futuro será contar con una buena planificación y una
buena programación.
Planificar y programar son dos funciones diferentes dentro de la organización y
complementarias entre sí. Esto último porque ambas tienen un mismo objetivo:
maximizar el valor del negocio, a través de la asignación de recursos y tiempos
precisos para cada proceso. Así, una correcta planificación y programación
aseguran el éxito del negocio.
Pero no hay que confundirse. Para lograr el éxito hay que estar consciente de que
hablamos de dos procesos diferentes y que cada uno está a cargo de la
organización de materias distintas. Y es que mientras la planificación permite lograr
la mejor secuencia de explotación de los recursos disponibles en una empresa de
materias primas, la programación va a propender a que operadores y maquinaria
logren la máxima eficiencia de producción.
En otras palabras, la planificación permite definir las secuencias o planes de producción óptimos y la
programación logra la
asignación eficiente de los recursos a las distintas actividades. Todo con el objetivo de lograr las metas y
optimizar
resultados.
El camino de la planificación
En esta estructura de planificaciones y programaciones podríamos ubicar en primer lugar a la planificación, ya
que ésta se
basa en la materialización de la estrategia global de la organización, llevando ese objetivo intangible a algo
real y concreto.
Mientras que la programación siempre se va a atener a lo planificado.
El objetivo principal del proceso de planificación es tener todo bajo control. Pero ¿cómo se logra eso en una
organización
donde las variables son múltiples? Básicamente reduciendo la incertidumbre respecto de todos los procesos al
mínimo,
para así minimizar al máximo los riesgos. Esto se obtiene a través de la definición de las consecuencias de
cada una de
las acciones administrativas.
Es decir, el control se logra no sólo a través del conocimiento de cada uno de los procesos de la organización,
sino que
además al tener claro cuál será el resultado de cada uno de ellos. Es decir, saber el tiempo que demora un
proceso
determinado, cuál es el producto que se obtiene de dicho proceso, cuánta mano de obra e insumos necesito
para ese
proceso, etc.
Además, la planificación no parte de la nada, sino que debe estar directamente relacionada con la estrategia
empresarial
de la organización. La planificación debe ser capaz de coordinar los esfuerzos y los recursos de la
organización en base a
la estrategia macro.
Así, un correcto plan se va a convertir en la locomotora que llevará a la empresa hacia el logro de las metas, a
través de la
dirección, el control y la organización de los procesos de la compañía.
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Pero en la organización, la planificación no sólo debe considerar los tiempos ideales de producción o los
resultados
esperados. También se debe establecer los rangos de errores que se pueden cometer y cómo se debe
reaccionar a ellos.
E incluso cómo enfrentar los factores externos que puedan afectar el correcto desempeño del plan.
Por ejemplo, cuando uno planifica un viaje no son solamente los recursos y esfuerzos propios los que van a
definirlo. El
clima, el horario de los vuelos, las tarifas según la temporada, entre otros, son factores externos que van a
afectar el
resultado del viaje. Si pagamos el crucero más caro de todos, con todos los servicios incluidos, pero un frente
de mal
tiempo retrasa a la nave en un puerto por la mitad de tiempo que dura el viaje, probablemente éste no va a ser
el mejor
viaje de nuestra vida. Y menos si tenemos una reunión planificada para el día de regreso.
Lo mismo sucede dentro de una organización. Allí, nuestros recursos y esfuerzos no son los únicos que
definen el
resultado de nuestros productos o servicios. Hay muchos otros factores, tanto internos como externos, que
van a afectar
los procesos. Por ello la planificación no se hace en un día para todo el año, sino que es un proceso continuo,
que debe
permitirnos ser capaces de reconocer los cambios del entorno de cada organización y adaptarnos a ellos.
Dentro de los factores externos que puedan afectar el correcto funcionamiento de nuestra planificación y que
podrían
poner en juego el logro de los objetivos de la empresa se encuentran:
1. Los eventos inesperados
2. La resistencia psicológica al cambio de los miembros de la organización
3. La información insuficiente para implementar la planificación
4. La escasez de habilidades para hacer uso de los métodos de planificación
5. Los altos costos que estos planes puedan tener.
Por ejemplo, dentro de una empresa forestal, no sólo se debe tener planificados y estipulados los procesos en
base a la
normalidad en el ambiente. Esta también debe considerar cómo reaccionar a la inclemencias del clima o frente
a un
incendio.
De esta forma, una correcta planificación le va a permitir a la organización tres cosas fundamentales:
1. La obtención de los recursos y su correcta utilización para lograr los objetivos.
2. Que los miembros de la organización tomen las decisiones y desempeñen sus actividades en forma
coherente con
el objetivo principal.
3. Tener bajo control el logro de los objetivos de la organización.
Planificación estratégica y planificación operacional
De acuerdo al autor del libro Administración (1996), James Stoner, quien define la planificación como el
proceso de
establecer metas y la elección de los medios para alcanzarlas, existen dos tipos de planificación: la
planificación
estratégica y la planificación operativa.
a) Planificación Estratégica: consiste en el diseño de un plan para satisfacer las metas generales de una
empresa. Su
horizonte de tiempo es de largo plazo y su alcance es global, ya que visualiza a la organización como un todo.
El resultado
de la planificación estratégica es un plan integrado que relaciona las ventajas estratégicas de una organización
con los
desafíos del ambiente. Es la respuesta de la organización a su entorno en el transcurso del tiempo.
b) Planificación Operativa: corresponde a la aplicación de los planes estratégicos en el quehacer diario de la
organización. Puede estar definido en términos de corto, mediano o largo plazo, dependiendo de para qué
objetivo se está
desarrollando un plan específico.
Un ejemplo claro de la planificación operativa puede ser el plan de explotación de una empresa forestal (ver
recuadro).
Aquí, la planificación operativa no sólo estará enfocada en la explotación anual programada. También estará
presente en
la construcción de caminos y plataformas que permita la explotación de bosques en tres años más y también
en la
reposición del bosque a través de un plan de siembra, que permita la reposición del bosque en un horizonte de
10 años.
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Así, la planificación da origen a subconjunto de planes, tanto operacionales como estratégicos, en las
diferentes áreas de
la compañía, como producción, mantenimiento, marketing, ventas, entre otras.
La importancia de la programación
Así como la planificación es importante dentro de la organización, la programación cumple su parte, siendo su
principal
objetivo el lograr un movimiento uniforme y rítmico de los productos a través de las diferentes etapas de
producción.
Puede asimilarse a la figura del director de orquesta de todos los procesos, que finalmente permiten obtener
como
resultado los productos y las cantidades esperadas en el tiempo determinado por la planificación.
La programación es un proceso de identificación, organización y ordenamiento en secuencia lógica, de cada
una de las
actividades que componen un programa o plan de producción.
Todo esto, además, debe cumplir con tiempos adecuados, ya sea de corto, mediano o largo plazo, que
permitan cumplir
con los plazos dados por la planificación para lograr los objetivos de la organización. Esto implica asignar
tiempos
responsables de ejecución y comprobación de recursos para cada una de las actividades, para así mantener
una
secuencia lógica y ordenada de los procesos dependientes entre si.
Y para lograr esta coordinación y ritmo, y además cumplir con los plazos se deben tomar en cuenta por lo
menos tres
variables principales al momento de programar:
a) Actividades necesarias para el desarrollo de un plan determinado
b) Tiempo que debe tardar el desarrollo de cada una de estas actividades para cumplir con los tiempos.
c) Responsables de cada actividad.
Volviendo al ejemplo de la empresa forestal, si ésta tiene como plan la construcción de un nuevo camino
principal dentro
de uno de sus bosques en un horizonte de 30 meses, variables como el tiempo que demora una máquina
limpiadora de
corteza en el aserradero de la forestal en procesar un árbol (2 minutos) van a definir el cumplimiento de ese
plan. Para eso
es necesario programar o reprogramar cada uno de los procesos a los objetivos fijados.
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Así, todos los indicadores de gestión (el conocimiento de los procesos, los rendimientos de los equipos o
maquinarias y
toda la información relativa al desempeño de los procesos) se transforman en los input clave de la
programación. Y es que
a partir del conocimiento de estas variables, la programación de operaciones considera una serie de acciones
que deben
ser ejecutadas y que en su conjunto aportan a cumplir con el resultado final esperado.
Con la lista completa de las diferentes actividades a realizar para cumplir con lo planificado, así como la
enumeración de
las tareas específicas de cada área, se organizan las actividades por sección de trabajo y se ordenan en una
secuencia
lógica, estableciendo interdependencias y simultaneidades. Es decir, se dice qué actividad se desarrollará en
primer lugar,
cuál en segundo etc. Además, se dispone cuáles de las actividades se pueden desarrollar al mismo tiempo, y
cuáles
actividades necesitan del resultado de otra para realizarse.
Se establecen entonces las fechas de inicio y términos de cada actividad, las cuales quedan con una
asignación de tiempo
conocida.
De esta manera la programación de operaciones permite predecir donde podrían estar las pérdidas de tiempo
o las
sobrecargas entre los centros de producción o procesos. Así, por ejemplo no habrá trabajadores o maquinaria
con tiempos
de ocio. Estos pasos permitirán cumplir con los plazos de entrega establecidos y tener un óptimo uso de los
recursos.
Otra ventaja de la programación es que permite el control diario y periódico de las tareas y la correcta toma de
decisiones.
Ésta última tarea está en manos de los responsables de las diferentes operaciones: ellos deciden cuándo
reprogramar las
tareas, cuándo asignar más recursos o cuándo cambiar prioridades, en la medida en que los procesos se vean
afectados
por diversas alteraciones, como el atraso en la llegada de materiales, el desempeño o capacidad del personal,
o una
disminución de la capacidad de producción de la maquinaria o de los sistemas de producción. Son ellos los
que deben
reaccionar frente a los problemas que puedan afectar las metas establecidas.
Por ejemplo, la decisión de adquirir cuchillas de menor calidad, que cortan menos árboles por unidad, tendrá
como
consecuencia un mayor recambio de estas piezas y un rendimiento menor de la máquina. Por ende, se
produciría un
atraso en la tasa de tala diaria, lo que finalmente se expresaría gráficamente al no alcanzarse la tala del área
programada
para una fecha específica.
Métodos para programar
Saber exactamente los tiempos de cada uno de los procesos, o cuánto necesitamos que produzca una
máquina en
específico para cumplir con el plan final, no es tan sencillo. Por esto es que existen diferentes mecanismo para
poder
establecer todas estas variables y objetivos, entre las que se encuentran la Carta Gantt, el método PERT y el
método
CPM, entre otras.
a) Método PERT (Program Evaluation and Review Technique)
El sistema PERT, cuya sigla en español significa Evaluación de Programa y Técnica de Revisión, no nació en
una
empresa o escuela de negocios. Por el contrario, fue desarrollado por las Fuerzas Armadas de Estados
Unidos en 1957
para controlar los tiempos de ejecución de las diferentes actividades que componían sus proyectos. Es un
método
probabilístico, que tiene como premisa el que la variable tiempo de ejecución de una actividad es
desconocida. Así,
establece tres datos estimativos de tiempo: el más probable, el optimista y el pesimista.
Considerando esto, el método PERT suma todos los tiempos esperados de cada una de las actividades que
componen un
proyecto y con eso calcula el tiempo de finalización de dicho plan u proyecto. Además, este método asume
que cada una
de las actividades que componen el plan es independiente de las demás y cuenta con un tiempo propio.
Tomando nuevamente como ejemplo una empresa forestal, si a ésta le aplicamos el sistema PERT para
estimar el tiempo
que demorará un paño en ponerse a producir, se deberán considerar los tiempos que demore en realizarse
toda la
infraestructura necesaria para que comience a producir madera. Entre ellos, el tiempo de ejecución de un
camino de 8
metros, la construcción del camino hacia la primera plataforma programada para producción y el tiempo de
construcción
de la plataforma.
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b) Método CPM (Critical Path Method)
Su traducción al español es Método de Trayecto Crítico y fue desarrollado también en Estados Unidos en
1957, encargado
por la compañía Dupont y Remington Rand. El CPM plantea como premisas que los tiempos de las
actividades se
conocen y se pueden variar cambiando el nivel de los recursos utilizados, y tiene como objetivo principal
controlar y
optimizar los costos dentro de la operación. Esto se realiza mediante la planificación correcta de las
actividades que
componen un proyecto.
Las actividades son consideradas independientes, continuas y con un orden cronológico. Así, mediante el
CPM se
establecen tiempos normales y acelerados para cada actividad, los cuáles estarán determinados por la
cantidad de
recursos necesarios para lograr dicho ritmo.
Este método enfatiza el control y seguimiento de cada una de las actividades. Así, ante la aparición de
retrasos, se
realizan esfuerzos para lograr recuperar el tiempo. Estos esfuerzos, por lo general, consisten en el incremento
de recursos
o el adelantamiento de actividades, que permitan volver a estar en línea con la programación.
Por ejemplo, en el caso que el camino de 8 metros del paño de la forestal estuviera retrasado en algunos días,
las
medidas que se implementarían bajo el método CPM serían aumentar las cuadrillas de trabajadores,
incorporar horas
extras para alcanzar los plazos.