7 PROCEDIMIENTOS Y REGISTROS

7.1 procedimientos de selección y control de proveedores

La selección de los proveedores la realiza el coordinador de Compras y

Almacén, el Coordinador de servicios generales, el coordinador de eventos
y el Jefe de Sistemas con base en criterios establecidos previamente. Este
debe seleccionar al proveedor una vez se recibe el formulario de Solicitud
de inscripción en el registro de proveedores. La selección se realiza en el
Formato de Selección de Proveedores, y si cumple con todos los requisitos
y pasa la calificación, ingresa al listado de proveedores Confiables de la
Entidad. Para realizar la selección se utilizan los siguientes criterios:

CRITERIOS PORCENTAJES
Antigüedad en el mercado 20%
calidad 30%
Ubicación del proveedor 25%
Servicio postventa 25%
total 100%

Antigüedad en el Mercado (20%)

Este criterio califica la experiencia y el tiempo de permanencia del

proveedor en el mercado. Si el proveedor conoce su mercado y las
necesidades de sus clientes, se adapta rápidamente a los cambios y busca la
mejora continua, puede permanecer por más tiempo en este.

Calidad (30%)

Este criterio califica la tenencia de un Sistema de Gestión de Calidad

(SGC) sobre el servicio que el proveedor ofrece y es objeto de evaluación.
Este sistema puede asegurar que las cosas funcionan bien y que el
proveedor puede responder rápidamente a los problemas que surjan. Un
SGC plenamente establecido, puede garantizar confianza, beneficio mutuo
y eficiencia a la hora de prestar un servicio.

Ubicación del Proveedor (25%)

Una de las políticas de compra de la Cámara de Comercio de Cartagena, es

adquirir productos y servicios preferiblemente de origen local. Este criterio
contribuye con el progreso de la región y con la creación de una ventaja
competitiva sostenible.

Postventa (25%)

Este criterio califica el servicio post-venta, la asesoría y la garantía que

ofrece el proveedor a la hora de suministrar un bien o servicio. Estos son
servicios complementarios que agregan valor al producto o servicio
adquirido.

7.2 procedimiento de capacitación del personal

El administrador de la empresa NAPEG PROCESES debe motivar e

incentivar a sus empleados a tomar la capacitación para tener un mayor
aprovechamiento de estas.

Todo personal que ingresa a trabajar en la empresa recibe una capacitación

en Manejo seguro de Alimentos si tiene el Carnet de Manipulador de
Alimentos no deberá recibir la capacitación.

El entrenamiento se realiza a todo el personal al momento de ingreso a la

planta como preparación para cumplir con sus tareas y el reentrenamiento
cuando se evidencie que el operario no cumple con lo establecido en los
procedimientos o se realicen cambios en los mismos.
 Se elabora una lista de empleados que trabajan en la empresa donde indica
apellido y nombre, fecha de ingreso, función, puesto que ocupa,
capacitaciones recibidas y fecha

LISTA DE CAPACITACION DE EMPLEADOS Y TRABAJADORES

EMPRESA NAPEG PROCESES
NOMBRE APELLIDO CODIGO FECHA CARGO CAPACITACION FECHA
DE RECIBIDA
INGRES
O

Los temas más comunes son:

 Enfermedades trasmitidas por los alimentos.

 Protección de los alimentos.
 Buenas prácticas en la higiene de los alimentos.
 Principios y control en la manipulación de alimentos.
 Higiene ambiental en la manipulación de los alimentos.
 Higiene personal y alimentos

7.3 procedimientos de materia prima, alimentos procesadores e

insumos

El personal encargado de la recepción de las frutas cítricas, debe tener

capacitación en higiene y manipulación de los alimentos; y conocer las
características físicas requeridas del cítrico que se esté recibiendo; con el
fin de poder realizar la evaluación sensorial y físico mediante métodos
 rápidos que le permitan decidir la aceptación o rechazo de las frutas. La
función y responsabilidades de los encargados de recibir las frutas son:

Cuidar su aseo personal uso obligatorio de elementos de protección

personal como ejemplo cofias, guantes y tapabocas antes, durante y
después de la recepción de las frutas.
Cuidar de la manipulación de las frutas durante la recepción, hasta
que llegue al lugar de almacenamiento correspondiente

FORMATO DE RECEPCION
EMPRESA AÑO
FECHA FRUTA CANT PROVEE. CATEG. EMAQUE ACEPTADO OBSE RESP
RV
MES DIA HORA EXTRA 1 2 JABA CAJA SI NO

7.4 procedimientos de mantenimiento y calibración de la maquinarias

y equipos

Se elabora de acuerdo a los equipos, utensilios en contacto con alimentos y

a las estructuras cuyo deterioro puede afectar la seguridad de los mismos
un plan de mantenimiento preventivo donde mencionan todos los equipos,
utensilios y estructuras, la frecuencia de mantenimiento preventivo, el
responsable

PLAN DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO

EMPRESA FECHA
ITEM FRECUENCIA RESPONSABLE OBSERVASIONES
MANTENIMIENTO
EQUIPOS

UTENSILIOS
También es necesario un cronograma anual de mantenimiento preventivo
que se realizara de acuerdo a las especificaciones técnicas del proveedor
del utensilio o equipo, donde se indica, nombre, actividad, fecha de último
mantenimiento y en qué momento se realiza del año

CRONOGRAMA ANUAL DE MANTENIMIENTO

EMPRESA AÑO
MES
EQUIPO ACTIVIDAD FECHA DE 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1 12
UTENSILIO ULTIMO 1
MANTENIMIENTO

7.5 procedimiento de calibración de las escalas de medición

7.6 procedimiento de control de producción

7.7 procedimiento de control de transporte de las materias primas y

productos terminados

7.8 procedimiento de control de productos no conformes

RESIDUO ORGÁNICO: todo desecho de origen biológico, que alguna vez

estuvo vivo o fue parte de un ser vivo, por ejemplo: hojas, ramas, cáscaras
y residuos de la fabricación de alimentos en el hogar.

LA MATERIA ORGÁNICA: Más de la mitad de la basura son restos de

comida. Esta materia constituye una fuente importante de abonos de alta
calidad. Esto es importante puesto que además de eliminar más de la mitad
de los residuos supone un importante aporte de nutrientes y fertilidad para
los cultivos evitando el uso de abonos químicos que producen
contaminación de las aguas.

RESIDUO INORGÁNICO: todo desecho de origen no biológico, de origen

industrial o de algún otro proceso no natural, por ejemplo: plástico, telas
sintéticas, etc.

7.9 procedimientos de atención y manejo de quejas

Es el responsable de recibir y de coordinar con las áreas involucradas o

responsables para verificar si procede o no con lo expuesto para dar
respuesta a todo tipo de quejas, reclamos, consultas o sugerencias
relacionadas con las actividades productos, servicios, desempeño social,
ambiental, productivo de NAPEG . De la misma manera es el responsable
de llevar el seguimiento y asegurarse que la respuesta llegue al solicitante
de manera oportuna

Tienen la responsabilidad de hacer llegar sus quejas, reclamos, consultas o

sugerencias a través de los medios de comunicación que proporciona la
organización de igual forma aplica en campo. Como son:

 Correo electrónico
 Por escrito
 Buzón de sugerencias
 Reuniones con el líder social de NAPEG PROCECES
 Vía teléfono (Sera utilizado exclusivamente para atender consultas
relacionadas al uso y manejo del buzón de quejas reclamos consultas
y sugerencias a todas las partes

INFORMACION DEL CLIENTE

NOMBRE DEL CLIENTE TELEFONO DEL CLIENTE.
 DIRECCION DEL CLIENTE.

NOMBRE DEL CONTACTO: CARGO DEL CONTACTO:

Nª DEL RUC DEL CLIENTE NUMERO DE FACTURA

Nª DEL PRODUCTO: DESCRIPCION DEL PRODUCTO:

INFORMACION DEL RECLAMO

FECHA DEL RECLAMO.

TOMADO POR.

DETALLES DEL RECLAMO.

PRIMERA RESUESTA COMO ACCION CORRECTIVA

PRESUNTA CAUSA:

PERSONAS QUE APLICAN LA ACCION CORECTIVA

SEGUIMIENTO DE LA ACCION CORRECTIVA

PASOS PARA TENER EN CUENTA FIN DE EVITAR QUE SE REPITA EL PROBLEMA

FIRMA:

7.10 procedimiento de retiro del producto recolecta

La posibilidad de tener que retirar un producto del mercado debe ser

notificada a tiempo e investigada por un funcionario responsable que tenga
la autoridad de establecer la clase de retiro en esa situación determinada.
Cuando sea posible, se nombrará un Comité de Retiro.

El Comité de Retiro y su presidente se reunirán rápidamente cuando se

trate de una situación de Clase I, II o III.
Todas las informaciones recibidas y las comunicaciones difundidas sobre el
retiro deben ser aprobadas por el presidente del Comité de Retiro.

El jefe de producción debe proveer un registro completo y las muestras

correspondientes. La comunicación es tan importante en una situación de
retiro que los miembros del Comité de Retiro pueden necesitar dedicarse a
ella casi por completo en las fases iniciales de la emergencia. Una línea
telefónica reservada para informar a los clientes u otras personas puede
resultar necesaria.

La política y los procedimientos que se implementarán en caso de retiro de

productos deben revisarse cada año.

Podemos mencionar que los procedimientos de la clase de retiro de productos

son:

Retiro de Clase I - Situación de retiro que corresponde a una seria

emergencia concerniente a un producto que puede tener un efecto
inmediato o de largo plazo sobre la vida de los animales acuáticos o de los
consumidores humanos.

Retiro de Clase II - Situación de retiro prioritaria concerniente a un

producto que puede ser un potencial peligro para la vida o la salud humana
o animal.

Retiro de Clase III - Situación de retiro concerniente a un producto que no

comporta amenazas para la salud, pero que puede tener serias o extendidas
consecuencias en la relación con el cliente o en el prestigio de la empresa
ante la opinión pública.
Retiro externo - Retiro del mercado de un producto que haya sido
distribuido y que se encuentre más allá del control directo de la
organización del productor

Cuando se hace evidente la posibilidad de tener que retirar un producto,

hay que informar inmediatamente al director de producción y al director de
control de calidad.

El director de control de calidad debe asumir la responsabilidad de

investigar inmediatamente, utilizando todos los recursos de la compañía,
para determinar lo antes posible si se trata de una situación de retiro de
Clase I, II, III, o bien de una de menor importancia.

Si la conclusión del director de control de calidad es que se trata de un

retiro de Clase I, II o III, debe convocar inmediatamente el Comité de
Retiro. A partir de entonces el presidente del comité coordinará todas las
actividades de retiro, manteniendo informados al resto de los miembros.
Una situación menos prioritaria puede manejarse con los recursos de la
planta, sin convocar un comité.

El Comité de Retiro debería incluir personas expertas en las siguientes

áreas:

Reglamentación
Producción
Ventas
Control de calidad
Relaciones públicas
Asesoramiento legal
Compras
Nutrición
El Comité de Retiro debe determinar las mejores y más rápidas medidas
generales con que se encarará el retiro. Aunque cada situación será distinta,
pueden ser útiles las siguientes orientaciones generales:

 Determinar los códigos de identificación y las fechas de manufactura

del lote del producto sospechoso.
 Establecer dónde se encuentra en ese momento el lote completo del
producto. En otras palabras, ¿cuál es el estado del alimento acuícola
en cuestión?
 Avisar inmediatamente a todos los sitios a donde se ha expedido el
producto. Ordenar un «alto a las ventas». Si el producto ya ha
llegado a manos de los consumidores, contactar a los vendedores y/o
distribuidores y pedirles que preparen una lista de todos los clientes
que han recibido el producto.
 Procurar que el Comité de Retiro emita instrucciones acerca de cómo
manejar los contactos externos de la compañía, con clientes, agentes,
concesionarios, medios de comunicación, etc.
 Decidir si se informará a los medios de comunicación. Si es así,
poner el asunto en manos del departamento de relaciones públicas o
quien designe su responsable.
 Definir si es necesario informar inmediatamente a los organismos
gubernamentales. Esta medida puede ayudar, pero también puede
empeorar las cosas si los oficiales se convencen de que se ha
intentado ocultar el hecho.
 Nombrar a una persona que tome y conserve notas precisas acerca de
la mercadería producida, expedida, más tarde retirada y al fin
eliminada. Un registro de las acciones de retiro con su fecha y hora
también puede ser necesario como cobertura legal.
  Asegurarse de que las muestras tomadas sean adecuadamente
identificadas y custodiadas; refrigerarlas si necesario, para prevenir
su descomposición. Si fuera indicado hacer un análisis de la muestra,
proceder enseguida, conservando siempre una copia de cada lote de
muestras analizado.
 Mantener informados al Comité de Retiro, al director de la planta, a
cada cliente y a los medios de comunicación si corresponde, de
modo que los hechos no sean reemplazados por informaciones
imprecisas o que puedan resultar mal interpretadas

COMITÉ DE RETIRO NOMBRE TELEFONO

PARTICULAR
PRESIDENTE
REGLAMENTACION
PRODUCCION
VENTAS
CONTROL DE
CALIDAD
RELACIONES
PUBLICAS
ASESORAMIENTO
LEGAL
COMPRAS
NUTRICION

LISTA SUGERIDA PARA RETIRAR PRODUCTOS

LISTA SI NO COMENTARIOS
1¿Se ha puesto en actividad el Comité de
Retiro?
2. ¿Se ha identificado el producto
sospechoso?
3. ¿Se han determinado el código y la
fecha de identificación
¿Se ha establecido dónde se encuentra la
totalidad del producto?
5¿Se ha avisado a todos los receptores?
6¿Se ha expedido el producto a los
consumidores?
7 ¿Se ha avisado a los consumidores?
8 Si es el caso, ¿se ha avisado a los
medios?
9 ¿Se ha avisado a un departamento
gubernamental?
1. ¿Se han guardado los siguientes
documentos?
10.1 Registros del lote del producto
10.2
10.3 registro de expedición
10.4 registro de los ingredientes
10.5 registro de producto a granel
10.6 registro etiquetado
10.7 actas del comité de retiro
11  ¿Se han recibido las muestras y se
las ha identificado y preservado con
propiedad?
1 ¿están bien guardada las muestras?
13  ¿Se han analizado las muestras
sospechosas de ser el origen o la causa
del incidente?

7.11 procedimiento de trazabilidad rastreabilidad

Es fundamental para garantizar la protección de la salud al consumidor a

través de la obtención de alimentos seguros y de buena calidad higiénico
sanitaria, siendo una exigencia por parte del consumidor y la
administración. Su importancia radica que si ocurre una incidencia, la
empresa tiene la capacidad de identificar y localizar sus productos,
retirándolos rápida y selectivamente del mercado, permitiendo además
alertar las empresas que pudiesen estar afectadas, logrando tomar las
medidas correctivas que se consideren oportunas.

 Importancia para los consumidores: Al ver que en los productos

que adquieren tienen información relativa al origen, inocuidad,
caducidad; aumenta su confianza en ellos, y por tanto,
indirectamente en el centro de distribución y los proveedores. Ofrece
seguridad alimentaria por medio del historial del producto. Ante
cualquier problema, las medidas que se tomarán serán rápidas y
eficaces.
 Importancia para la administración: El sistema de trazabilidad
facilita las labores de inspección y control oficial en las empresas y
mejora las relaciones con el empresario. Pero la administración tiene
obligaciones o responsabilidades en cuanto a la creación de
normativas que permitan alcanzar el mayor nivel posible de
seguridad para los alimentos, adecuadas a las exigencias del
mercado; otra función es elaborar documentos que sirvan de
orientación o de guía a las empresas a la hora de implementar este
programa.
 Importancia para las empresas: Radica en que todos los productos
que suministren y lleguen a manos del consumidor presenten
garantía de salubridad, que satisface así un mercado cada vez más
exigente. La implementación de un sistema de trazabilidad permite a
la empresa:
 La identificación y localización de los productos o materias
primas a lo largo de la cadena productiva.
  Una mejora en el control de los procesos de producción, así
como en la gestión de la empresa y de sus procesos, como por
ejemplo, en el control de los stocks en el almacén (rotación,
qué productos hay en almacén, cuánto tiempo llevan en él,
saber si esta prevista su expedición). Esto es posible gracias a
la información generada por el sistema, facilitada en muchos
casos por la aplicación de nuevas tecnologías.
 Facilita la resolución de las reclamaciones de los clientes.
 Favorece el crecimiento de la empresa en el mercado, pues la
garantía de calidad para sus productos supone tener
implantado un sistema de trazabilidad, permite incrementar
las ventas, obtener contratos con grandes clientes y entrar en
mercados de otros países.

Para que la implementación y gestión de la trazabilidad sea

adecuada y el sistema funcione correctamente, es fundamental la
correcta identificación de los productos y cómo se agrupan,
haciéndose en función de las actividades que se lleven a cabo en
dicha empresa. Para dar solución a este punto las empresas ponen
diversas formas de identificación que emplearán en función de
cuál es el destinatario del producto, la fase de procesado en la
que se encuentra o sí se trata de una agrupación de productos.
Las formas más usadas para la identificación son:

o La etiqueta
o El código de barras
o El lote

Razones para la implementación del programa de trazabilidad:

Razones de Calidad:
  Mejora de control y cuidado de los productos.
 Devolución de la información a productores
 Identificación de lotes, monitorización y mejora de proceso
productivo.
Razones de Seguridad Alimentaria:
 Identificación rápida de orígenes y causas de problemas
alimentarios.
 Localización e inmovilización de productos en la cadena de
suministro, control y retirada de productos.
 Mejora del control de alimentos, y eliminación mezclas
indiscriminadas de ingredientes o procesos.
Razones de logística:
 Recopilación de información para la gestión y optimización de
la cadena.
 Racionalización de los procesos relacionados con los flujos
logísticos. Razones comerciales y de marketing:
 Proporcionar a los consumidores información de mayor
detalle sobre las características de los productos.
 Facilitar elecciones por razones personales.

Etapas de producción donde se puede aplicar la trazabilidad

 Trazabilidad hacía atrás: Se refiere a la recepción de productos –

materias primas-. Actualmente estos registros son la clave necesaria
para que pueda seguirse el movimiento de los productos hacia su
origen, esto es, desde cualquier punto a su etapa anterior. La
trazabilidad de la cadena puede quebrarse por completo si no se
dispone de unos buenos registros cuando se reciben los productos.
  Trazabilidad de proceso (interna): Se trata de relacionar los
productos que se han recibido en la empresa, las operaciones o
procesos que éstos han seguido (equipos, líneas, cámaras, mezclado,
división, etc.) dentro de la misma y los productos finales que salen
de ella. Esta parte del sistema relativo al proceso interno al que es
sometido el producto dentro de cada empresa puede ayudar en la
gestión del riesgo y aportar beneficios para la empresa y para los
proveedores.
 Trazabilidad hacia delante: Qué y a quién se entregan los
productos. A partir de este punto los productos quedan fuera del
control de la empresa. Cuando los productos se despachan, los
registros deben servir como vínculo con el sistema de trazabilidad de
los clientes. Sin un adecuado sistema de registros de los productos
entregados, la trazabilidad de la cadena agroalimentaria podría
quebrarse completamente.

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