Semana 2

Certificación ambiental
en sustentabilidad
Lectura
Procesos de Certificación
y Auditores Ambientales

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reproducción total o parcial sin la autorización de cada autor.
2. Procesos de Certificación y Auditores Ambientales
En este apartado procederemos a revisar lo dictaminado dentro de las directrices de la
PROFEPA (de acuerdo con lo descrito en el documento: “Directrices del proceso de certi-
ficación ambiental” emitido en noviembre de 2015), en consideración a que, aún y cuando
la ISO 14000 es la norma ambiental reconocida por los organismos ISO, la aplicable den-
tro de nuestro territorio y además que adquiere aspectos punibles es la redactada por la
PROFEPA, de ahí que procederemos a equiparar elementos recomendados de la norma
ISO 14000 junto con los mandatorios de las directrices de la PROFEPA.

2.1 Planeación
El proceso de planeación debe considerar de acuerdo con lo definido en la ISO 14000
el siguiente diagrama:

Fig 1: Metodología para la implementa-

ción de un sistema de gestión ambien-
tal. Fuente: ISO14000 ver: 2004 pág. 7

En este caso podremos observar que para la implementación del sistema inicialmente se
tiene que definir la política ambiental –dentro de su alcance-, a la que se adherirá la orga-
nización, determinando la naturaleza, impacto de sus actividades en productos y servicios.

En específico la norma requiere que se considere en resumen los siguientes aspectos:

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 a) Naturaleza e impacto
b) Compromiso con la mejora continua y la prevención de la contaminación
c) Cumplimiento con los requisitos legales
d) Establecimiento de objetivos y metas ambientales
e) Mantenimiento documentado del sistema
f) Comunicación de la política
g) Disposición de la misma al público

Observemos que específicamente el inciso C) responde a la relación que debe existir en-
tre esta norma y las directrices de la PROFEPA, por su parte la norma nacional nos solicita
que las organizaciones deben establecer acciones para que se identifique y categoricen
los aspectos ambientales que puedan ser significativos.

De aquí que la PROFEPA correlaciona estas directrices con las determinadas por el Pro-
grama Nacional de Auditoría Ambiental (PNAA). Un aspecto interesante de este actuar
es el carácter voluntario promovido hacia las organizaciones.

A diferencia de la norma ISO 14000, la PROFEPA menciona las siguientes modalidades

de certificación (pág. 5):

1. PROFEPA-02-001, Obtención de un certificado ambiental, con sus modalida-

des:
A.- Auditoría Ambiental previa a la solicitud de certificado ambiental, sin plan
de acción;
B.- Auditoría ambiental posterior a la solicitud de certificado ambiental, sin plan
de acción, y
C.- Auditoría ambiental posterior a la solicitud de certificado ambiental, con
plan de acción.

2. PROFEPA-02-002, Solicitud para la renovación de un certificado ambiental,

con sus modalidades:
A.- Renovación por Informe de Diagnóstico Ambiental, y
B.- Renovación por Reporte de Desempeño Ambiental

Estas categorías no contemplan la movilidad de la obtención de certificado ya sea B o C

a certificado A por lo que dentro de la planeación debe observarse esta restricción.

Para la selección del alcance de certificación, es indispensable que la organización con-

sidere su situación actual y planifique los siguientes pasos a fin de ir enriqueciendo su
sistema, las directrices de la PROFEPA sugieren establecerlo ejemplificándolo de la si-
guiente manera:

3
Fig. 2: ejemplo de definición del alcance de la certificación. Fuente: Directrices para… (pág. 7)

Una vez observada estas restricciones habrá que pasar al proceso de planificación, una
manera adecuada de realizarla es iniciar con la implementación de los procedimientos
necesarios para:

a) Identificación de los aspectos ambientales sobre los que se pueda actuar e

influir
b) Determinar aquellos que tienen impacto ambiental significativo

Una vez realizado –y considerado lo requerido por la PROFEPA-, es conveniente iniciar

con la identificación de objetivos, metas y programas ambientales. Estos deben estar
estratificados tanto en niveles como con las funciones de desempeño dentro de la or-
ganización, además para alcanzar resultados idóneos, es indispensable observar los si-
guientes aspectos:

a) Asignación de responsabilidades, niveles y funciones para alcanzar los ob-

jetivos y metas
b) Los medios y plazos acordados para ello

En este punto es válido detenerse y recordar lo visto en materias relacionadas con pla-
neación estratégica, diseño de planes de negocios, análisis FODA u otras para que pueda
sustentarse de manera adecuada los procedimientos que la empresa acepte para que
pueda llevar a cabo la ejecución acertada del plan.

Es interesante hacer notar que el documento “Directrices del proceso de certificación

ambiental” establece de manera muy clara cómo se debe documentar cada paso del
proceso dentro de la plataforma de la página de la PROFEPA.

Finalmente es necesario establecer de manera clara los recursos así como su temporali-
dad para que el plan obtenga los resultados esperados.

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2.2 Ejecución
El sistema de gestión ambiental deberá observar diversos aspectos a fin de darle segui-
miento y continuidad al plan de gestión establecido en el apartado anterior, para ello es
adecuado revisar los siguientes aspectos:

a) Recursos, funciones, responsabilidad y autoridad:

Como habíamos aclarado anteriormente, dentro de la planeación de recursos es ade-
cuado asegurar su temporalidad y disposición no solamente para el establecimiento del
plan, sino además para su implementación, mantenimiento y mejora. Es adecuado en este
sentido incluir tanto a los recursos humanos como a los especialistas, la infraestructura,
los recursos financieros y tecnológicos.

Para alcanzar esta cota además es recomendable desde el principio comunicar las res-
ponsabilidades, autoridades e interrelaciones, asegurar su documentación y comunica-
ción.

Una de las mejoras de la versión ISO 14001 versión 2015 es que ahora la figura de repre-
sentante de la dirección no existe.

b) Competencia de personal:
esto es todos aquellos quienes estén involucrados en procesos o tareas que puedan
causar potenciales impactos ambientales significativos que ya estén previamente iden-
tificados. La definición de esta competencia tiene que estar en función de la formación,
educación, experiencia. El mantenimiento de la evidencia escrita en este caso es indis-
pensable.

Además, la identificación de las necesidades de capacitación en este sentido no deja de

ser un elemento digno a considerarse, el personal debe involucrarse en el entrenamiento
de aspectos relacionados con aspectos ambientales y también en el propio sistema de
gestión ambiental. La norma reconoce la importancia de lo anterior cuando dentro de su
catálogo de requisitos incluye lo siguiente (pag 6):

• Toma de conciencia de la importancia del cumplimiento con la política am-

biental, procedimientos y requisitos del sistema.
• Toma de conciencia de los aspectos ambientales significativos.
• Toma de conciencia de sus funciones y responsabilidades en aspectos rela-
cionados con el sistema de gestión ambiental.
• Toma de conciencia de las consecuencias potenciales en caso de desviacio-
nes al sistema.

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c) Comunicación:
en específico la norma internacional refiere que se deben observar procedimientos para:

• Fomentar la comunicación interna en todos los niveles y funciones.

• Recibir, documentar y responder a las comunicaciones externas.

Este apartado sufrió una modificación donde actualmente le da un énfasis superior a las
comunicaciones externas.

d) Documentación y control:
El mantenimiento de la evidencia escrita no sólo es un requerimiento que permite evaluar
la adquisición del certificado sino además permite la protección de la organización ante
eventos en conflicto determinados por la PROFEPA, en este sentido la norma solicita
varios aspectos a considerar:

• Documentación de políticas, objetivos, metas ambientales, el alcance del sis-

tema de gestión ambiental así como de sus elementos principales incluyendo
su interacción, los documentos y normas tanto de la ISO 14000 como aquellos
mandatorios y las acciones derivadas para su cumplimiento.

• Control de registros de las acciones generadas dentro del sistema de gestión

ambiental, entre ellas podremos mencionar: aprobación de documentos, revi-
sión, actualización, identificación de cambios, uso de versiones actualizadas,
legibilidad, identificación y uso. Identificación de documentos externos y la
prevención no intencionada del uso de documentos obsoletos.

e) Control operacional:
El establecimiento de criterios de aplicación es necesario para asegurar la operación del
sistema en cualquier momento, ya sea por movimientos de rotación de personal, infraes-
tructura o actualización. Debido a esto hay que observar lo siguiente (pág. 8):

• Inclusión de procedimientos que trabajen con el establecimiento, implemen-

tación y mantenimiento del sistema en caso de ausencias.
• Establecimiento de criterios operacionales.
• Establecimiento de implementación y mantenimiento de procedimientos re-
lacionados con aspectos ambientales significativos.
• Comunicación con proveedores y contratistas.

En este aspecto en particular la PROFEPA hace mención del uso de formatos preesta-
blecidos mismos que deben llenarse de acuerdo con la directriz señalada, ejemplo de lo
anterior lo podemos ver a continuación:

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 Fig 3. Ejem-
plo de la
descripción
de activida-
des detalla-
das que tie-
nen que ser
declaradas
ante PRO-
FEPA. Fuen-
te: Directri-
c es par a…
pág 10.

Adicionalmente es necesario citar la regulación aplicable dentro de la auditoría, de aquí

que el conocimiento de las normas que puedan ser contempladas es necesario, la PRO-
FEPA requiere que su documentación se apegue al formato ejemplificado a continuación:

Fig. 4 Ejemplo de
citación de nor-
mas aplicables
dentro del catá-
logo de la PRO-
FEPA, fuente: Di-
rectrices para…
Pág.: 11.
2.3 Control
a) Seguimiento y medición: Como pudimos observar en la figura 1, una vez realizadas las
operaciones es indispensable mantener su estado actual de operación, este proceso de
control tiene que corresponderse con la verificación de la efectividad de las operaciones
relacionadas así como su impacto en los objetivos y metas trazados por el plan. Este
enfoque además contribuirá a alimentar al mismo sistema con datos que puedan ser uti-
lizados para formalizar planes de mejora, observaciones relacionadas con la prevención
y proactividad.

En este sentido primero tenemos que diseñar dentro del sistema un modelo de segui-
miento y medición de resultados, hay que establecer la temporalidad necesaria para
realizar dicho seguimiento y que además pueda regular las características propias de sus
operaciones a fin de establecer un impacto significativo en el medio ambiente.

Los principios que deben regir este modelo de seguimiento tienen en un inicio que estar
alineadas a la política ambiental así como lo declarado en la planeación de la ejecución
del sistema de gestión ambiental. Su constitución en cuanto a la programación, tempora-
lidad y uso de los equipos de medición y prueba tiene que obedecer de acuerdo con lo
establecido por la ley general sobre metrología y normalización con fecha de publicación
en el diario oficial de la federación el 18 de diciembre de 2015. En las lecturas comple-
mentarias pueden consultarla para mayor información

Este sistema deberá incluir –tal y como hemos hecho énfasis en el sub tema anterior-,
tanto la emisión de procedimientos como de documentos aplicables que además deben
contar con características que permitan la evaluación del desempeño, análisis de resul-
tados y elementos de control que puedan a su vez ser susceptibles de análisis.

Es necesario recordar que este análisis además deberá contener elementos que permitan
correlacionarla directamente con las metas y los objetivos predefinidos por la organiza-
ción.

Un punto especial en este apartado incluye el uso de los equipos de medición y prueba,
ya que en este caso es responsabilidad de la organización tanto la definición de los ins-
trumentos, su grado de incertidumbre, la capacitación en su manejo, uso, toma de datos
y acciones relacionadas, el proceso de calibración y verificación correlacionándolo con
la metodología de trazabilidad definida por la comisión nacional de normas así como el
mantenimiento y prevención de daños en dichos equipos.

b) Evaluación del cumplimiento legal: como hemos trabado hasta este momento, hemos
descubierto que la aplicación de un sistema de gestión ambiental aún y cuando pueda
tener como un aliciente especial la certificación ante el organismo internacional ISO, su fin

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primordial es cumplir con las directrices decretadas por la PROFEPA por lo que es en esta
fase la parte donde podremos corroborar la conformidad con los requisitos establecidos.

En este sentido, la norma nos hace referencia acerca de la importancia de evaluar el

cumplimiento de las acciones con lo establecido por nuestro organismo nacional. En
reconocimiento a ello, se nos solicita establecer procedimientos relacionados con la ge-
neración de periodos de evaluación del cumplimiento de nuestro sistema de gestión
ambiental con los requisitos legales aplicables. Este procedimiento además debe incluir
el registro de la actividad y la conservación del mismo para que pueda ser presentado
en caso de ser requerido.

Por ejemplo en el caso del tratamiento de los desechos sólidos, nuestro sistema tiene que
prevenir (tal y como lo vimos en el sub tema 2.1), de acuerdo con su impacto ambiental
el análisis de nuestros desechos y probablemente en función del mismo separar por una
parte aquellos que no son considerados como peligrosos de los que sí lo son. Una vez es-
tablecidos los desechos peligrosos hay que establecer tanto su mecanismo de contención
de acuerdo con su clasificación así como los de entrega a los proveedores de manejos
de residuos peligrosos. La documentación correcta de este proceso y su demostración
tanto a la PROFEPA como a los procesos de auditoría ambiental favorecerá la emisión de
un certificado de cumplimiento.

En el caso de que la PROFEPA requiera la elaboración de procedimientos alternativos, el

sistema de gestión ambiental debe considerarlo para que pueda ser incluido sin que por
ello contravenga el diseño del sistema de gestión ambiental.

c) Determinación de la no conformidad y acciones correctivas: Es justo reconocer que

aún y cuando los sistemas se desarrollan pensando en que deben cumplir para el obje-
tivo previamente previsto, su aplicación nos ofrece oportunidades de detección de no
conformidades.

El análisis de los resultados no conformes nos da pie a evitar la recurrencia, para ello es
altamente recomendable atender la falla con un equipo multidisciplinario que, además
de determinar las causas raíz del problema, también sugieran y documenten acciones
para eliminar la fuente.

Esto evidentemente debe formar parte de una metodología propuesta por la organización,
en este sentido es necesario establecer un procedimiento que dictamine el tratamiento
de las no conformidades, tanto de aquellas que ya hayan sido detectadas como las po-
tenciales.

La identificación de las no conformidades en la operación puede ser consecuencia de

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una medición de un equipo o por la detección de la desviación dentro de los manuales
operativos de nuestro sistema. Aquí cabe entonces determinar la metodología que nos
lleve a acciones de contención que pueda mitigar el impacto ambiental detectado.

Existen varias herramientas que nos pueden ayudar a reconocer la causa raíz de la no
conformidad: desde los 5 porqués hasta el diagrama de Ishikawa, el uso de datos gra-
ficados como puede ser el diagrama de Pareto, el histograma de frecuencia, la lista de
verificación etc. Son algunos ejemplos de ello. Lo importante es que dentro de la me-
todología declarada por la organización, el personal conozca el uso y aplicación de las
mismas a fin de tratarlos adecuadamente y promover la resolución y eliminación de la
causa raíz de la no conformidad.

El registro de lo anterior nos llevará a tomar dos caminos especiales:

• La documentación de la causa raíz así como su subsecuente plan de acción

e implementación de la misma en el procedimiento del equipo afectado
• La documentación de la causa raíz y su posible aparición en equipos o pro-
cesos similares, esto con la intención de actuar de manera proactiva y evitar la
aparición del mismo evento en una instalación distinta.

Además, es necesario evaluar el desempeño de la acción correctiva, este proceso de

evaluación debe considerar tanto la temporalidad de la misma como la definición de au-
toridades, responsabilidades e interrelaciones, la asignación de recursos y la medición
de la efectividad de la acción en su conjunto.

Tal y como mencionábamos es un requerimiento la documentación de los cambios ge-

nerados como consecuencia del plan de acción, es común que cuando el resultado ha
sido positivo, no se comunique la modificación a la operación a los otros departamentos.
Por eso se sugiere que, una vez validada la efectividad de la acción, inmediatamente se
afecten todos los documentos que estén implicados dentro del sistema, se retiren los
obsoletos y se comunique al personal involucrado.

En el caso de la PROFEPA, la documentación del plan de acción que en particular es de-

rivado de una auditoría ambiental, podrá ser formalizado en un documento denominado
“Convenio de Concertación”, mismo que se deberá generar e introducir al sistema. En
este sentido es indispensable observar la participación del área jurídica de la empresa.

La misma PROFEPA determina una serie de requisitos mismos que se pueden consultar
en la página 12 de las directrices.

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2.4 Selección del auditor
Las auditorías internas son el mecanismo más efectivo para determinar la salud del siste-
ma de gestión ambiental, es un ejercicio que, a manera de exploración médica, permite
identificar tanto los aspectos que no están siendo respetados por el sistema como los
potenciales de falla, de ahí la importancia de su ejecución.

La norma ISO 14000 hace una especial referencia para la aplicación de este ejercicio,
inicia mencionando que la organización debe asegurarse de la planificación de la misma
en intervalos que estén predeterminados tratando de encontrar lo siguiente:

• ¿El sistema es conforme con las disposiciones planificadas para la gestión am-
biental? La respuesta a esta pregunta debe observar tanto el cumplimiento del
catálogo de requisitos de la norma ISO 14000 como los requisitos específicos
del sector ya sean determinados por la PROFEPA, SEMARNAT o los que sean
de referencia.

• ¿Se han implementado adecuadamente y el sistema se mantiene? En este

sentido a observación completa del sistema de gestión ambiental debe cubrir
no solamente lo declarado en los procedimientos e instructivos de referencia,
debe correlacionarse aquello con los registros que documentan la evidencia de
la efectividad de la aplicación de dichos procedimientos y registros así como
también la interacción que existe entre autoridades, responsabilidades e inte-
rrelaciones de personal para evidenciar el nivel de cumplimiento.

• ¿Se proporciona información a la dirección sobre los resultados de las au-

ditorías? Esta pregunta no sólo hace referencia a la posterior comunicación
de resultados a la alta dirección sino que, además atendiendo a la figura 1, se
requiere que se desprendan acciones correctivas, preventivas y de mejora. No
resulta suficiente la información de los resultados, en este caso, hay que eviden-
ciar liderazgo directivo bajo el esquema de compromiso con la sustentabilidad
ambiental.

Además se requiere que la ejecución de auditorías esté estratificada, en función de las

áreas que adquieren mayor importancia y el resultado de las auditorías previas, con la
atención a que aquellas áreas que hayan salido peor evaluadas deban ser nuevamente
analizadas con la intención de demostrar su evolución.

Esto nos lleva a que es indispensable dar a conocer la determinación de los criterios de
auditoría, documentar su alcance, frecuencia y métodos.

Capítulo especial lo adquiere la selección del equipo auditor: en general la norma ISO

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14000 sólo limita su determinación a características de objetividad e imparcialidad, sin
embargo es necesario considerar que deben estar previamente certificados por un orga-
nismo superior –como por ejemplo la organización ISO- ya que de lo contrario estaríamos
demostrando una no conformidad con el sub tema 2.2

En el caso específico de las directrices de la PROFEPA, esta determina de manera muy

particular el perfil operativo del auditor del sistema de gestión ambiental, a continuación
se transcribe los requerimientos mismos que están tomados en la pag. 15:

6.1.5 “Para el caso de la materia de energía…”.- El Auditor Coordinador o el auditor es-

pecialista en riesgo, podrán apoyarse de especialistas para fortalecer la verificación, sin
necesidad de documentar la experiencia con la que cuentan porque el dictamen en la
materia lo firma el Auditor Coordinador o el Auditor Especialista en Riesgo.

Aquí estamos observando una característica propia del sector y que está alineada a los
requerimientos específicos en el caso del sector energético.

6.3.2.4. “Experiencia profesional…”.- Esta debe ser de 4 años, no necesariamente con-

tinuos.

Aquí hay que tener cuidado ya que hay sectores que sí requieren certificación como por
ejemplo el energético y otros que no.

6.3.3 “Para gestión ambiental, los especialistas deben demostrar:”.- Los requisitos que
se mencionan para especialistas o el Auditor Coordinador, solamente aplicarán cuando
se evalúe el NDA2.

La demostración tal y como ya percibimos en los apartados anteriores corresponde a la

documentación adecuadamente llenada y enviada a la plataforma.

6.4.1.2 El personal en entrenamiento o capacitación… “Puede participar en la verifica-

ción en una relación 1 a 1 con respecto del auditor que lo entrena.”.- Su inclusión estará
en función de las materias a evaluar de acuerdo a las actividades de la empresa.

Este personal además debe documentar su participación a fin de cubrir requerimientos

de experiencia como por ejemplo lo solicita el 6.3.2.4

6.5.1.7 “Informar a la Procuraduría, por lo menos, 3 días hábiles antes, del inicio de
los trabajos en campo…”.- Se entiende que si el auditor y la empresa están de acuerdo
en algún día, en especial para la realización de la auditoría y si así lo convienen, no hay
problema alguno, siempre y cuando se respeten los tiempos del Reglamento y sea en

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días y horas hábiles.

La solicitud del certificado considerará los tiempos que establece el Reglamento para la
emisión y atención de prevenciones por parte de PROFEPA y la Empresa respectivamente.
En caso de reprogramar o cancelar los trabajos de campo, el auditor ambiental deberá
de informar a la PROFEPA de manera inmediata.

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