PROCEDIMIENTOS MESA DE AYUDA CDA - SICOV - v2.4 - 24082018

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PROCEDIMIENTOS MESA DE
AYUDA PARA SOLICITUDES
CDA - SICOV
SICOV – Ci2 S.A.
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PROCESOS GENERALES DE UNA RTMyEC
Según la resolución 13830 de 2014 SICOV debe garantizar que TODA RTMyEC este soportada por:
- Proceso de verificación de la realización de las pruebas y expedición del certificado (FUR y Firma de FUR por parte del Director Tecnico)
- Proceso de verificación de la presencia del vehículo en las instalaciones del CDA a través de captura de imágenes y video “registro fílmico”.
- Proceso de Cruce de información por los entes involucrados para generación de un certificado valido (RUNT, SICOV y Superintendencia de
Puertos y Transporte).

Registro del Iniciar el PIN

Recepción y vehículo en el previo al inicio
Compra de
revisión de software del Asignar el de pruebas
PIN con el
INICIO documentos CDA (Datos Vehículo a (Verificar que
Aliado de
(Verificación del vehículo y Pista se encuentre
Recaudo
en RUNT) PIN asociado a iniciado en
la placa) Audiweb)
Segundo envió
Registro de la Revisión de Finalización de Inicio de
desde el
RTMyEC en la resultados de las pruebas pruebas
software del
plataforma la RTMyEC y RTMyEC y mecanizadas y
FIN CDA (Numero
RUNT e Firma de los reporte de de Emisión de
de Certificado
impresión del mismo en resultados a gases
y consecutivo
certificado FIRMAFUR SICOV contaminantes
RUNT)

Para la generación de un certificado validado por RUNT y consultado a SICOV se debe tener en cuenta:
En la plataforma RUNT se genera una FUPA la cual asigna un número de solicitud para hacer la carga de la RTMyEC.
Consulta de RUNT: Adaptación de Enseñanza, Id RUNT del CDA, Placa, Vehículo extranjero, Si aprobó, Fecha de realización de la prueba.
Validación SICOV: los valores de consulta de RUNT, FUR, Firma de FUR y Video asociado.
Respuestas:
- Si el vehículo aprobó la RTMyEC, el RUNT realiza una consulta a SICOV. En caso que los parámetros correspondan correctamente la respuesta de
SICOV a RUNT es “aprobada”, si alguno de los parámetros de consulta no coincide se da respuesta de “rechazada”.
- Si el vehículo reprobó la RTMyEC, no se realiza consulta de RUNT a SICOV y el RUNT genera directamente la respuesta.
NOTA:
El CDA puede realizar la certificación ante el RUNT solamente en el transcurso del día que se realiza la prueba. El sistema de consulta de RUNT
cuenta únicamente con restricción de fecha.

NORMATIVA
Las principales resoluciones y normas técnicas en las que SICOV toma referencia para dar respuesta a las
solicitudes realizadas por los CDA son las siguientes:
Norma Técnica Colombiana NTC
NTC 5375: Revisión Técnico-Mecánica y de Emisiones Contaminantes en vehículos automotores.
NTC 5385: Centros de diagnostico automotor, especificaciones del servicio.
NTC 4231: Procedimientos de evaluación y características de los equipos de flujo parcial necesarios para medir
las emisiones de humo generadas por las fuentes móviles accionadas con ciclo diésel.
NTC 4983: Calidad del aire. Evaluación de gases de escape de vehículos automotores que operan con ciclo
OTTO. Método de ensayo en marcha mínima (ralentí) y velocidad crucero, especificaciones para los equipos
empleados en esta evaluación.

NORMATIVA
NTC 5365: Calidad del aire. Evaluación de gases de escape de motocicletas, motociclos, moto triciclos,
motocarros y cuatrimotos, accionados tanto con gas o gasolina(motor de cuatro tiempos) como con mezcla
gasolina aceite (motor de dos tiempos). Método de ensayo en marcha mínima (ralentí) y especificaciones para
los equipos empleados en esta evaluación.
Resoluciones
Resolución 5111 de 2011: Por la cual se adopta el Formato Uniforme de Resultados (FUR) y el Certificado de la
Revisión Tecnicomecánica y de Emisiones Contaminantes para Vehículos Automotores en el Territorio
Nacional.
Resolución 22180 de 2017: Por la cual el CDA debe facilitar el acceso a su infraestructura tecnológica (base de
datos e inventario de equipos).

PROCEDIMIENTOS SOLICITUDES CDA - SICOV
PROCEDIMIENTOS Y RECOMENDACIONES IMPORTANTES
- Antes de la venta de PIN y de ingresar a pista un vehículo, se debe validar que la información en el RUNT coincida con la tarjeta de propiedad, tenga el
SOAT vigente, no tenga registro de solicitudes en otro CDA, los documentos que se entregan en recepción correspondan al vehículo a realizar la RTMyEC y
estén en regla, el vehículo cuente con combustible suficiente para realizar las pruebas. Esto con el fin de evitar reprocesos que generan demoras en el CDA
y posible compra de un PIN nuevo.
- Es imperativo verificar que se inicie el PIN cuando el vehículo este próximo a ingresar a pista. En caso de que no esté iniciado el PIN, no existirá la evidencia
en SICOV del paso en pista del vehículo. Por lo tanto, se deberá asignar nuevamente el vehículo a pista, asegurando el inicio de PIN correctamente.
- Para reportar el FUR, el PIN se debe encontrar en estado UTILIZADO en la plataforma de AUDIWEB, de no ser así, se deberá cancelar la prueba e ingresar
nuevamente el vehículo a pista.
- Se recomienda realizar los procedimientos de pruebas correctamente y el uso adecuado de los equipos de medición, para el caso de las Motocicletas
utilizar el elevador de la pista, teniendo en cuenta lo informado en la normatividad vigente.
- Si durante el proceso de revisión se presenta o evidencia alguna condición que esta registrada en la normatividad vigente como causal de rechazo directo,
el inspector ingresará la respectiva observación al software de aplicación para que se genere automáticamente el informe de rechazo para el vehículo en
prueba.
- El director técnico debe verificar el FUR antes de firmar, se debe validar que tenga la información correcta y no corresponda a una prueba realizada con
anterioridad, especialmente cuando se trata de re inspecciones. Con esto se evitan procesos de corrección FUR o Re ingreso a pista, que producen demoras
y posiblemente tener que pasar nuevamente el vehículo por pista.

PROCEDIMIENTOS Y RECOMENDACIONES IMPORTANTES
- El reporte del FUR se debe realizar con un tiempo máximo de 4 horas. Esto incluye el procedimiento de soporte CORRECCION FUR. Si se reporta un FUR
después de este tiempo, se responderá con un mensaje de error (Se ha detectado que inician el PIN, y realizan varias pruebas sin reportar el resultado. En
algunos casos reportan solo cuando el vehículo ha sido Aprobado).
- Para realizar el reporte ante el RUNT, el FUR debe estar REPORTADO, FIRMADO en SICOV y que el vehículo haya pasado por pista el mismo día que se va a
realizar el reporte.
- Revisar la información ingresada en la plataforma de RUNT (HQ-RUNT) en el momento de emitir el certificado de la RTMyEC.
- La validación de la RTMyEC ante RUNT solo se puede realizar el mismo día que el vehículo realiza la prueba. Se recomienda realizarla una vez finaliza la
prueba y los procesos SICOV, con el fin que si se presenta una novedad, esta pueda ser atendida en forma adecuada.
- Los casos reportados tienen un tiempo de gestión, por esta razón se recomienda reportar la novedad en el momento que se presenta, con el fin que el área
de soporte de la mesa de ayuda cuente con tiempo suficiente de revisión del caso, para poder dar una respuesta satisfactoria a su solicitud. Con esto se
puede evitar los tiempos de espera de los clientes en el CDA.
- Si las solicitudes no cumplen con los parámetros establecidos, no se dará procedencia en la mesa de ayuda y se notificara por medio de correo electrónico
o vía telefónica.
- Cada PIN tiene una vigencia de 15 días calendario una vez es registrado e iniciado en la plataforma SICOV.
- Toda solicitud estará sujeta a validación SICOV.

ANULACIONES Y NOTAS CRÉDITO
Aliados de Recaudo:
SUPERGIROS S.A. - Procedimiento a realizar (Anulación)

COLPATRIA MULTIBANCA S.A. - Procedimiento a realizar (Nota Crédito)
El corte de dispersión con los aliados de recaudo es:
Semanal: desde el día lunes a las 00:00 horas hasta el día domingo a las 23:59 horas.
Fin de mes: Sin tener en cuenta el día de la semana que sea el último día del mes, se realizara el corte este día hasta las 23:59 horas.
SEMANA NORMAL
HORA 00:00 23:00
DIA LUNES MARTES MIÉRCOLES JUEVES VIERNES SÁBADO DOMINGO
CORTE
SEMANA CORTE FIN DE MES

HORA 00:00 23:00 00:00 23:00
DIA LUNES MARTES MIÉRCOLES JUEVES VIERNES SÁBADO DOMINGO
CORTE FIN DE MES PRIMER DIA MES
PRIMER CORTE DE LA SEMANA SEGUNDO CORTE DE LA SEMANA

ANULACIONES Y NOTAS CRÉDITO
- La solicitud se debe realizar indicando en el asunto ANULACION PIN/NOTA CRÉDITO #PIN y PLACA, en el contenido el motivo de solicitud #PIN y
PLACA. Para el caso puntual de nota crédito se debe adjuntar el formato entregado por Ci2 al CDA.
- Las solicitudes de Anulación o Nota Crédito de PIN deben ser realizadas dentro de las fechas de corte de dispersión.
- Las solicitudes de Anulación de PIN por Caducidad de Año se deben realizar dentro de la semana de compra del nuevo PIN, aplicando la misma
restricción de corte de dispersión. En el asunto indicar ANULACION PIN POR CADUCIDAD #PIN y PLACA, en el contenido el motivo de solicitud
#PIN nuevo, #PIN caducidad y PLACA. (Aplica solo para el aliado de recaudo SUPERGIROS S.A.)
- En caso de no realizar la solicitud de acuerdo a los parámetros anteriores (información incompleta, formatos mal diligenciados y fuera de las
fechas de corte semanas o meses anteriores), la solicitud no será procedente. Se recomienda realizar la solicitud de ANULACION PIN/NOTA
CRÉDITO el mismo día que se presenta la novedad.

ABORTO DE PRUEBA
- Toda solicitud de aborto de prueba se debe realizar por medio de un ticket a la mesa de ayuda el mismo día de inicio de PIN.
- La solicitud se debe realizar indicando en el asunto ABORTO DE PRUEBA #PIN y PLACA. En el contenido de la solicitud se debe indicar las causas
detalladas y claras del aborto, nombre y numero de teléfono móvil de la persona de contacto.
- Una vez el CDA realiza la solicitud de aborto de prueba a la mesa de ayuda por medio de un ticket y se valida si es procedente, se notificará
respuesta del ticket por medio de correo electrónico y este se dejará en estado de trámite. El CDA se comunicará vía telefónica con mesa de
ayuda en el momento que el vehículo se encuentre nuevamente en el CDA para realizar la activación del PIN y se ejecute nuevamente la prueba.
- Solo aplica para casos en los cuales se inicio el PIN y no se ha realizado reporte y firma del FUR a SICOV.
- Se puede realizar un aborto por inspección y un aborto por re inspección, siempre y cuando no tenga registrado un reingreso a pista en SICOV.
- Si la primera inspección o la re inspección tiene registrado un re ingreso a pista, posterior a este procedimiento ya no será procedente ningún
aborto de prueba.

ABORTO DE PRUEBA
- No será procedente ninguna solicitud de aborto de prueba, cuando el pin asociado a una placa cuente con un FUR reportado a SICOV.
- Una vez iniciado el pin por primera vez para la inspección, el proceso de aborto debe ser realizado antes de 15 días calendario.
- Si la solicitud de aborto se realiza para una re inspección, esta solo aplica dentro de los 15 días después iniciado el pin por primera vez para la
inspección.
- Si se realiza un proceso de aborto de prueba para la primera inspeccion, se deben realizar todas la pruebas nuevamente a partir del momento
que se activa el PIN por parte de SICOV, NO reportar revisiones realizadas previamente, ya que con esto no queda registro del paso del vehículo
por pista.
- Para los casos en que se inicia el pin por primera vez para la inspección y se evidencia que no se pueda ejecutar el proceso de aborto de prueba
dentro de los siguientes 15 días, ya sea por problemas del cliente o del CDA, se recomienda que se solicite la Anulación del PIN (Ver Anulaciones
y Notas Crédito). SI PASAN LOS 15 DÍAS Y EL VEHÍCULO NO HA REGRESADO A REALIZAR LAS PRUEBAS, se deberá comprar un nuevo PIN. Es
importante ser muy claro con el cliente e informar sobre estos tiempos.

ABORTO DE PRUEBA
Casos en los que es procedente el aborto de prueba:
- Si por error se inicia el pin ya sea por fallas en el software o por equivocación del operador y no se encuentra ninguna prueba asociada al
vehículo.
- Cuando el vehículo no realiza ninguna prueba o no ingresa a pista, por novedades encontradas antes de realizar la prueba o por motivos
asociados al cliente.
- En el caso que el vehículo presenta algún inconveniente técnico o falla que no permita finalizar las pruebas y cuya falla no esté asociada a un
causal de rechazo directa de la prueba (Defectos tipo A o Defectos asociados a la prueba de emisiones de gases contaminantes).
- Cuando se presentan inconvenientes técnicos en el CDA (ejemplo fallas de energía) los cuales no permitan realizar la prueba al vehículo.
- Cuando se presenta inconvenientes con equipos de medición, lo cual no permite finalizar la prueba, se debe adjuntar una carta con membrete
del CDA, con el aval y firma del director técnico indicando detalladamente el inconveniente o falla del equipo de medición.
- Si la razón es por pruebas mal realizadas y estas afectan el resultado (errores de digitación, errores en manipulación de equipos de medición)
detectadas antes de finalizar las pruebas, se debe adjuntar una carta con membrete del CDA, con el aval y firma del director técnico indicando
detalladamente el proceso que se realizó de forma errónea.

ABORTO DE PRUEBA
REVISIÓN NORMAL
DÍA 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15
INSPECCIÓN
PERIODO PARA RE INSPECCIÓN
REVISIÓN ABORTO PRIMERA INSPECCIÓN

DÍA 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15
INSPECCIÓN
ABORTO INSPECCION
REVISIÓN ABORTO RE INSPECCIÓN

DÍA 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15
INSPECCIÓN
RE INSPECCIÓN
ABORTO RE INSPECCION

RE INGRESO A PISTA
- Toda solicitud de re ingreso a pista se debe realizar por medio de un ticket a la mesa de ayuda el mismo día de inicio de PIN.
- La solicitud se debe realizar indicando en el asunto REINGRESO A PISTA #PIN y PLACA. En el contenido de la solicitud se debe indicar
detalladamente la razón por la cual el vehículo debe INGRESAR A PISTA NUEVAMENTE, nombre y numero de teléfono móvil de la persona de
contacto.
- Una vez el CDA realiza la solicitud de reingreso a pista a la mesa de ayuda por medio de un ticket y se valida si es procedente, se notificará
respuesta del ticket por medio de correo electrónico y este se dejará en estado de trámite. El CDA se comunicará vía telefónica con mesa de
ayuda en el momento que el vehículo se encuentre nuevamente en el CDA para realizar la activación del PIN y se ejecuten nuevamente las
prueba.
- Solo aplica para casos en los que el FUR ha sido reportado y firmado en SICOV.
- Solo se puede realizar un re ingreso a pista por PIN.
- Solo se puede realizar re ingreso a pista si la RTMyEC no ha sido certificada ante RUNT.
- Estas solicitudes solo aplican dentro de los 15 días después iniciado el pin por primera vez para la inspección. No será procedente un re ingreso a
pista si ha superado los 15 días, para este caso se deberá comprar un nuevo PIN.

RE INGRESO A PISTA
Casos en los que es procedente el re ingreso a pista:
Cuando el Vehículo sale APROBADO.
- Una vez finalizado todo el proceso de RTMyEC con resultado aprobado, reportado y firmado el FUR en SICOV y se encuentra alguna novedad o
falla en la plataforma que impide validar los resultados en RUNT. (Se debe validar primero con mesa de ayuda vía telefónica antes de generar el
caso)
- Cuando finalizado todo el proceso de RTMyEC donde ya se encuentra reportado y firmado el FUR en SICOV y se evidencia error de digitación
para: Tipo de servicio, modelo, tipo de combustible, tipo de motor y tipo de vehículo (estos datos afectan los resultados de la revisión).
- Para casos en los cuales no se encuentra vigente el SOAT.
- Si el vehículo tiene registro en otro CDA y no se han cumplido con los 3 días de bloqueo que presenta ante RUNT.
Cuando el Vehículo sale RECHAZADO.
- Cuando se presenta apelación por parte del cliente con inconformidad de los resultados, se debe adjuntar el documento de reclamación
radicado por el cliente y una carta con membrete del CDA, con el aval y firma del director técnico aceptando dicha apelación.
- Si la razón es por pruebas mal realizadas y estas afectan el resultado (error del operador o falla en el equipo de medición), se debe adjuntar una
carta con membrete del CDA, con el aval y firma del director técnico indicando detalladamente el proceso que se realizó de forma errónea.
CORRECCIÓN FUR
- Toda solicitud de corrección FUR se debe realizar por medio de un ticket a la mesa de ayuda el mismo día del inicio de PIN y sin superar la
restricción de 4 horas para reportar FUR.
- La solicitud se debe realizar indicando en el asunto CORRECCION FUR #PIN y PLACA. En el contenido de la solicitud se debe indicar
detalladamente la razón por la cual se requiere de la corrección del FUR, numero de teléfono, nombre de la persona de contacto y se debe
adjuntar el FUR corregido.
- Una vez el CDA realiza la solicitud de corrección FUR a la mesa de ayuda por medio de un ticket y se valida que este es procedente, se notificará
respuesta del ticket por medio de correo electrónico, donde se indicará la activación del PIN para realizar la carga del FUR corregido. Se
recomienda que el CDA se comunique vía telefónica con mesa de ayuda en el momento de realizar este procedimiento.
- Solo se puede realizar una corrección FUR por PIN.
- Aplica para casos en los que el FUR ha sido reportado y firmado en SICOV.
- Solo se puede realizar la Corrección FUR si la RTMyEC no ha sido certificada ante RUNT.
- Para casos en que se presenta error de digitación para Tipo de servicio, modelo, tipo de combustible, tipo de motor y tipo de vehículo, no es
procedente la corrección FUR (Ver Reingreso a pista).

CORRECCIÓN FUR
Casos en los que es procedente la corrección FUR:
- Este procedimiento sólo aplica para corregir datos básicos del vehículo, no aplica para los datos que comprometan los resultados de las pruebas
mecanizadas y visuales.
- Corrección de fotos.
- Cuando se evidencia un resultado reprobado y los defectos Tipo A o Tipo B no generan que la prueba sea reprobada.

TIEMPOS DE ATENCIÓN A CASOS
- Los casos de aborto y reingreso a pista tienen un tiempo de gestión de 30 a 60 minutos una vez que se confirma vía telefónica que el vehículo se
encuentra en el CDA.
- Los procesos administrativos (notas crédito, anulaciones, creación de usuarios o modificación, etc.) tienen un tiempo de gestión de 24 horas o
según la prioridad del mismo.
- Los casos de soporte técnico (problemas en canales de comunicación, inconvenientes en sistemas de integración, fallas en equipos de SICOV en
el CDA, visitas técnicas por solicitudes del CDA) varían según la prioridad y dificultad del caso.

RESTRICCIONES EN TIEMPOS DE ATENCIÓN A CASOS
Los procesos de Aborto de prueba, Re ingreso a pista y corrección FUR, se encuentran en seguimiento constante, debido a que se evidencia con
mucha frecuencia que estos procesos son utilizados en forma incorrecta, ejemplos más frecuentes:
- Evitar reportar una prueba cuando el vehículo sale rechazado.
- Evitar reportar un vehículo que durante la prueba presenta un defecto tipo A o un defecto causante de rechazo directo de la prueba.
- No se realiza la revisión previa de la documentación del vehículo y esta presentaba inconvenientes.
- No se realiza el reporte de FUR dentro de los tiempos establecidos, por múltiples causas.
- Se reportan pruebas realizas con anterioridad a la activación del PIN por parte de SICOV.
- Inicio, reporte y firma de FUR en menos de un minuto (este procedimiento genera inconvenientes en los registros de paso de vehículo por pista).
Cuando se evidencia que se realizan estos procedimientos de forma incorrecta y comprometan la integridad de la información de la RTMyEC, el CDA
entrara en seguimiento permanente de cada caso reportado, donde se verificara si la información reportada para el caso es correcta y por medio de
la tabla de Auditorias en la Base de Datos de CDA, apoyo de los video generados y otros mecanismos de control, se validara la procedencia para el
caso.
Para este seguimiento los tiempos de gestión pueden oscilar entre uno (1) y tres (3) días según sea el caso.

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El corte de dispersión con los aliados de recaudo es:

SEMANA CORTE FIN DE MES

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REVISIÓN ABORTO PRIMERA INSPECCIÓN

REVISIÓN ABORTO RE INSPECCIÓN

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Cuando el Vehículo sale APROBADO.

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Cuando el Vehículo sale RECHAZADO.

- Solo se puede realizar una corrección FUR por PIN.

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Casos en los que es procedente la corrección FUR:

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- Evitar reportar una prueba cuando el vehículo sale rechazado.

- No se realiza la revisión previa de la documentación del vehículo y esta presentaba inconvenientes.

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