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INS-002
Version 01
08/2016
1. OBJETIVO
Registrar en el sistema N4 la información enviada por el agente marítimo para el ingreso de los
contenedores que serán embarcados en cada nave. Además de, reportar el registro de estos.
2. ALCANCE
CARGO CONTROL
YARD PLANNER
3. BASE LEGAL
NO APLICA
4. DEFINICIONES
Booking: Reserva de un grupo de contenedores anunciados.
Container Announcement List: Lista de contenedores anunciados para ser embarcados
en una nave por arribar.
Container Load List: Lista de contenedores anunciados con peso certificado para ser
embarcados en una nave por arribar.
Estimated Time of Berth: Tiempo estimado de atraque de operaciones de una nave
específica.
Forecast: Documento que indica el puerto, la cantidad, el tamaño y el peso de los
contenedores que serán embarcados.
PRE – CAL: Lista preliminar de contenedores anunciados para ser embarcados en una
nave por arribar.
Stacking: Ventana de tiempo designada para ingreso de contenedores, de una nave
específica, al terminal portuario.
5. ABREVIATURAS
CAL :Container Announcement List
CLL: Container Load List
ETB :Estimated Time of Berth
PRE – CAL: Preliminary Container Announcement List
6. DESARROLLO
Para ello, envían un correo a la cuenta grupal de Planning adjuntando el formato PRECAL y la
copia en PDF del booking o bookings incluidos en el formato a registrar.
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Nota: El Cargo Control verifica que la información enviada de los contenedores en el PRECAL esté
direccionada al depósito 3014 ya que solo se registrarán los contenedores que estén direccionados
a este depósito. Si existen contenedores direccionados a otros depósitos, el Cargo Control
mandará un correo informativo al agente de aduana, para que solicite a su agente marítimo la
inclusión de dichos contenedores en el CAL consolidado de la nave.
De no cumplir con todos los requisitos, el cargo control se encuentra en la potestad de devolver el
formato y no registrar los contenedores hasta que la información sea incluida de manera correcta.
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Para verificar que los contenedores se encuentren previamente registrados, se pueden usar dos
opciones:
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Verificando el BOOKING:
Utilizando la opción BOOKINGS del N4 introducimos el número del booking para verificar si ya se
ha registrado anteriormente.
Una vez que se compruebe que no existe registro ni del contenedor ni del booking, se procede a la
creación en N4.
Para el registro de contenedores, primero se deberá registrar el Booking. Para esto, existen dos
formas de registro: de forma manual y de forma automática. En este punto se explicará el registro
manual.
Este método se utiliza para cargar pocos bookings, por lo general, uno o dos.
En la opción BOOKINGS del N4, utilizar la opción “+” para crear el booking y llenar los campos
marcados en la imagen.
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Paso seguido, en la parte inferior de la ventana ADD BOOKING, veremos la parte para BOOKING
ITEMS, en la cual daremos click en el símbolo “+” que se encuentra remarcado en la imagen para
registrar la cantidad de contenedores.
Se abrirá una ventana emergente, donde se deberán completar los campos remarcados y,
finalmente, se dará click en “save” y el booking habrá sido creado.
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Este método se utiliza para cargar muchos bookings, por lo general, tres o más.
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Para ello, se deberá copiar como valores los datos del formato PRECAL y poner el código de la
visita de la nave a registrar en el campo marcado.
Finalmente, se deberá dar click en el botón “Generar Booking”. Se abrirá una ventana para guardar
el archivo generado. Se deberá colocar el nombre: 02. BOOKING DATA y guardarlo en el desktop
en formato “Comma delimited”.
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Se abrirá una ventana emergente y se deberá buscar la opción “BOOKING LOAD” en EDI Session.
Luego, en EDI File, se deberá colocar la ruta donde se guardó el archivo. Adicionalmente, se
deberá activar el cuadro del campo “Post Inmediate”.
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Para confirmar que el archivo fue cargado correctamente, se deberá ir al campo BATCHES de N4 y
se deberá buscar por CREATOR (usuario de la persona que realizó el registro) si el booking cargó
de manera correcta (COMPLETE), con alarmas (WARNING) o con errores (ERRORS).
Una vez que el booking y/o bookings fueron registrados, se procede al registro de contenedores.
Se procede a realizar los mismos pasos que para el registro del booking automático:
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Para verificar que el CAL fue registrado correctamente, se deberá entrar al módulo BATCHES de
N4 y se deberá buscar por CREATOR (usuario de la persona que realizó el registro) si el PRECAL
cargó de manera correcta (COMPLETE), con alarmas (WARNING) o con errores (ERRORS). Si el
CAL cargó en estado COMPLETE o WARNING, los contenedores fueron registrados
correctamente. Sin embargo, si sale el estado ERRORS, se deberán registrar los errores para darle
solución y volver a cargar el archivo.
Una vez confirmado el registro, se deberá dar respuesta al agente de aduanas confirmando la
creación de los contenedores en el sistema.
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El Cargo Control recibe el CAL inicial con el Forecast por parte del agente marítimo.
Luego, procede a verificar el servicio de la nave en N4, para poder guardar el CAL inicial en la
carpeta de la nave en OPS_PLANNERS.
El cargo control guarda el CAL recibido según el formato establecido en la siguiente ruta:
OPS_PLANNERS/PLANNING/07.VISITA DE NAVES/AÑO/SERVICIO/MFTO – NOMBRE DE
NAVE/CARGO CONTROLLER/EMBARQUE.
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Al momento de guardar el CAL inicial, el nombre del archivo deberá empezar con la fecha y hora
actual en el formato DDHHMM. Por ejemplo, si el archivo fue recibido el día 14 de agosto a las
12:13horas, el nombre del documento deberá empezar con “210417 CAL DE EMBARQUE – MN –
NRO. VIAJE”.
Una vez guardado el documento, se procede con el registro del CAL en N4. Para ello, se deberá
limpiar la data del CAL fijándose que este sin espacios en blanco, la data de los puertos esté
estandarizada (5 dígitos) y que los IMO incluyan el UN respectivo.
Después, se procederá a hacer una revisión en N4 para ver si alguno de los contenedores
incluidos en el CAL ya se encuentran registrados. Para ello, se deberá seleccionar los
contenedores de la celda CONTAINER del CAL inicial.
Si la ventana “UNITS: MY LIST” tuviera contenedores listados, primero, se deberán borrar dichos
contenedores. Para ello, se deberán seleccionar todos los contenedores. Luego, una vez
seleccionados, dar click en DISPLAY/REMOVE SELECTED.
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Y una vez que la pantalla se encuentre limpia, se puede pegar la información previamente copiada.
Para agregar los contenedores del CAL, se debe dar click en DISPLAY/ADD...
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Luego, revisaremos los estados de los contenedores registrados en N4. Los estados se encuentran
en las columnas V-STATE y T-STATE, los cuales deberán ser ordenados por orden ascendente.
Una vez que los contenedores se encuentren ordenados por el V-STATE y el T-STATE se deberán
revisar los siguientes estados:
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En la ventana de RECTIFY UNITS, editamos las celdas de TRANSIT STATE y VISIT STATE.Dar click en
SAVE.
Si el POD registrado no coincide con el del CAL, filtramos por UNIT NBR y al costado de esta opción
tipeamos el contenedor para buscarlo en el sistema.
Después, hacer click derecho en la fila del contenedor para seleccionar UPDATE/ROUTING.
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En el Routing abierto podremos editar los puertos, tal y como se muestra en la imagen.
Por último, dar click en SAVE para guardar los cambios.
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- Contenedores no registrados
En los últimos registros de la ventana UNITS: MY LIST encontraremos los contenedores en estado
DEPARTED.
Copiar todos los contenedores que se encuentren en UNITS: MY LIST que estén en estado
DEPARTED y pegarlos al costado de las celdas del CAL.
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Los contenedores duplicados estarán resaltados en rojo y serán aquellos que no se encuentran
registrados en N4.
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Luego, realizaremos un Filtro por color para seleccionar solo los contenedores que no se
encuentran registrados (en rojo).
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Y, una vez que filtremos la data, se procederá a copiar y pegar la información (como valores) en el
Formato Excel “BOOKING AND CAL GENERATOR”.
Paso seguido, se deberá actualizar el manifiesto o código de visita para la nave a registrar.
Se abrirá un documento Excel nuevo, el cual deberá ser guardado en formato “comma delimited –
csv”.
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Para cargar el Booking en N4. Con CTRL+O, buscar la opción “Edi Load”.
En EDI LOAD, seleccionar BOOKING_LOAD (BOOKING) en EDI SESSION y en EDI FILE poner la ruta
del archivo que se buscará con la opción BROWSE.
No olvidar de hacer check en POST INMEDIATE.
Por último, hacer click en LOAD.
Cuando el archivo termine de cargar, saldrá el siguiente mensaje: EDI JOB COMPLETED.
Corroborar los datos del puerto (POD) y el destino del CAL inicial que coincidan con los
contenedores ya registrados en el N4.
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En el N4 no estará la columna del destino, así que se agregará dicha columna nombrándola DEST .
V-STATE:
T-STATE:
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Luego, verificaremos si los Booking han sido registrados en N4, utilizando la opción BOOKINGS.
En la opción VESSEL VISITS debemos de buscar la nave respectiva del CAL recibido para poder
copiar posteriormente el manifiesto de esta en la opción UNITS.
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Seleccionamos toda la información del CAL REPORT y la exportamos a una hoja de Excel
utilizando la opción DISPLAY/EXPORT TO EXCEL.
Copiar las celdas del Excel importado en la primera hoja del Master Match N4
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Finalmente, se deberá enviar correo informativo al agente marítimo confirmando el registro del CAL
inicial e indicando el inicio de Stacking, ETB y Cut Off de la nave según INS 001 – CARGAR
FORECAST E INFORMAR EL INICIO DE STACKING.
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Match CAL N4
Recibimos el CAL por parte del agente marítimo y seleccionamos todas las celdas de este.
Revisar toda la data de dicho CAL reemplazando los espacios por guiones; revisar que los puertos,
IMO y UN estén estandarizados.
Luego, copiaremos las celdas del CAL revisado.
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Se procederá a copiar la segunda hoja del ‘Match CAL N4’ (N4), en esta hoja se registran los datos
de los contenedores a embarcar que nos arroja el sistema N4.
Para obtener dichos datos debemos seguir los siguientes pasos:
Primero:
Utilizaremos la opción VESSEL VISITS para obtener el manifiesto de la nave.
En la ventana VESSEL VISITS, buscaremos la visita de la nave a la que pertenece el CAL recibido por
el agente marítimo para poder copiar posteriormente el manifiesto de esta en la opción UNITS.
Segundo:
Utilizaremos la opción UNITS para obtener el CAL REPORT ( Comparación CAL vs N4).
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Seleccionamos toda la información del CAL REPORT y la exportamos a una hoja de Excel
utilizando la opción DISPLAY/EXPORT TO EXCEL.
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Seleccionar toda la data exportada para copiarla en la segunda hoja del ‘Match CAL N4’ (N4)
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Tercero:
Utilizaremos la hoja RESUMEN del ‘Match CAL N4’ para ver los contenedores del CAL recibido que
no están registrados en el sistema N4.Además, observaremos los cambios que se deben de realizar
en el sistema para que coincida con la lista de contenedores para embarque enviado por el agente
marítimo.
Hacer click en ACTUALIZAR DATA.
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Utilizaremos la opción UNITS MY LIST para registrar los contenedores faltantes, del CAL recibido al
N4.
En la ventana de UNITS MY LIST hacemos click en DISPLAY y ADD… para copiar los contenedores
no registrados del ‘Match CAL N4’.
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Nos fijaremos en el T – State.Si en caso salga T – State: Yard, hacer click derecho en la fila del
contenedor con dicho estado y dar UPDATE/ROUTING para editar el estado.
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(explicar estados)
Luego, se hace una revisión de los puertos y manifiestos procurando que estos sean los
correspondientes a los indicados en el CAL. Si en caso, no están registrados como debe ser
cambiaremos los manifiestos y/o puertos.
Hacer click derecho en la celda, UPDATE y ROUTING.
Editar los campos señalados en la siguiente imagen según corresponda y dar click en SAVE.
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Copiar los contenedores del CAL que no estén registrados hasta la celda OB del ‘Booking and
CAL Generator’ y editar el manifiesto correspondiente de la nave.
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En la ventana BATCHES del N4 presionar CTRL + O para poder subir el EDI LOAD.
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Volver al archivo MASTER MATCH y damos clic en el botón GENERAR CAL HEADER.
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6.2.2 CLL
El archivo CLL debe ser enviado por el agente marítimo hasta 8 horas antes del ETB.
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Añadir el LLOYD IDENTITY en el campo con el mismo nombre .La información del LLOYD IDENTITY
lo encontraremos en N4.
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Encontramos la visita y le damos click derecho para luego usar la opción EDIT y poder sacar la
información del LLOYDS IDENTITY de la nave.
Copiar el LLOYDS IDENTITY encontrado en el CLL .Verificar que no hayan espacios en blanco, estos
se reemplazarán por guiones.
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Subir el archivo CLL al N4 .El N4 debe estar en modo ADMINISTRATION y presionamos CTRL + O.
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En la opción EDI SESSION pondremos CLL_LOAD_VGM (LOADLIST) y en EDI FILE, el archivo CLL
guardado en la carpeta: OPS_PLANNERS\PLANNING\07. VISITA DE
NAVES\AÑO\SERVICIO\NAVE\CARGO CONTROLLER\EMBARQUE\CLL.
No olvidar de hacer check en POST IMMEDIATE.Dar click en LOAD.
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Asegurar que la información del CAL/CLL este actualizada en el N4 y dar clic en el botón GENERAR
LISTADO.
Seleccionar CAL/CLL, según el archivo que queramos usar como base para comparar.
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CAL/CLL
LISTADO DE INGRESADOS
LISTADO NO INGRESADOS
BLOQUEADOS
(screenshot de correo)
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7. REGISTROS
Código Nombre Generador Archivador Forma de Tiempo de Disposición
archivo archivo final
8. REFERENCIAS
NINGUNA
9. ANEXOS
NINGUNO
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