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Contenido
SESIÓN 5 .............................................................................................. 4
A. FUNCIÓN: BUSCAR ........................................................................................... 4
Forma vectorial ................................................................................................... 5
Forma de matriz .................................................................................................. 7
B. FUNCIÓN: BUSCARV ......................................................................................... 9
C. FUNCIÓN: BUSCARH ....................................................................................... 12
D. FUNCIÓN: Y ..................................................................................................... 15
E. FUNCIÓN: O .................................................................................................... 17
F. FUNCIÓN: SI .................................................................................................... 19
G. FUNCIÓN: CONTAR.SI .................................................................................... 22
H. FUNCIÓN: SUMAR.SI ....................................................................................... 23
I. FUNCIÓN: SI.CONJUNTO ............................................................................... 26
J. VALIDACIÓN DE DATOS (LISTA) .................................................................... 27
SESIÓN 6 ............................................................................................ 30
K. GRÁFICOS RECOMENDADOS EN EXCEL ..................................................... 30
L. CREACIÓN DE GRÁFICOS Y FORMA DE SELECCIONAR.............................. 31
Pasos para crear un gráfico ............................................................................ 31
Agregar una línea de tendencia ................................................................... 31
Añadir una serie de datos ............................................................................... 33
M. CAMBIAR LA APARIENCIA DE UN GRÁFICO ................................................ 35
Modificar el tamaño de un gráfico ................................................................ 37
Modificar la posición de un gráfico ............................................................... 38
N. MINIGRÁFICOS ............................................................................................... 38
Agregar un minigráfico .................................................................................... 39
Dar formato a un minigráfico .......................................................................... 40
SESIÓN 7 ............................................................................................ 43
O. CONFIGURACIÓN DE LA PAGINA................................................................. 43
Opciones de la pestaña página .................................................................... 43
Opciones de la pestaña márgenes ............................................................... 44
2
 Opciones de la pestaña encabezado y pie de página............................. 45
Opciones de la pestaña de hoja ................................................................... 46
SESIÓN 8 ............................................................................................ 49
P. IMÁGENES ....................................................................................................... 49
Insertar imágenes desde el dispositivo o en línea ........................................ 49
Insertar Iconos.................................................................................................... 50
Insertar Modelos 3D .......................................................................................... 51
Insertar SmartArt ................................................................................................ 52
Manipular imágenes......................................................................................... 52
Q. FORMAS ........................................................................................................... 54
Insertar Autoformas y dibujos .......................................................................... 54
Modificar dibujos ............................................................................................... 54
Añadir texto a un dibujo. ................................................................................. 55
Insertar WordArt ................................................................................................. 56
R. IMPRIMIR .......................................................................................................... 57
Repetir filas o columnas específicas en cada página impresora .............. 59

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 SESIÓN 5
A. FUNCIÓN: BUSCAR

Use BUSCAR, una de las funciones de búsqueda y referencia, cuando

necesite buscar en una sola fila o columna y encontrar un valor desde la
misma posición en una segunda fila o columna.

Por ejemplo, supongamos que sabe el número de pieza para una parte
automática, pero no sabe el precio. Puede utilizar la función BUSCAR para
devolver el precio en la celda H2 al introducir el número de la parte
automática en la celda H1.

Use la función BUSCAR para buscar una sola fila o columna. En el ejemplo
anterior, estamos buscando los precios en la columna D.

Sugerencias: Considere una de las funciones de búsqueda más

recientes, en función de la versión de Office que use.

 Use BUSCARV para buscar en una fila o columna, o para buscar

en varias filas y columnas (como una tabla). Es una versión
notablemente mejorada de BUSCAR. Vea este vídeo sobre
cómo usar BUSCARV.
 Si está usando Microsoft 365, use XLOOKUP : no solo es más
rápido, sino que también le permite buscar en cualquier
dirección (arriba, abajo, izquierda, derecha).

Hay dos formas de utilizar BUSCAR: forma vectorial y forma de matriz

 Forma vectorial: Utilice este

formulario de BUSCAR para buscar
una fila o una columna para un valor.
Use la forma vectorial cuando desee
especificar el rango que contiene los
valores que desea buscar. Por
ejemplo, si desea buscar un valor en
la columna A, baje hasta la fila 6.

4
  Forma de Matriz: recomendamos encarecidamente el uso
de BUSCARV o BUSCARH en lugar de la forma de matriz. Vea este
vídeo sobre el uso de BUSCARV. La forma de matriz se proporciona
por motivos de compatibilidad con otros programas para hojas de
cálculo, pero la funcionalidad es limitada.

Una matriz es una colección de valores en filas y columnas (como una

tabla) que desea buscar. Por ejemplo, si quiere buscar las columnas
A y B, baje hasta la fila 6. BUSCAR le devolverá la coincidencia más
cercana. Para usar la forma de matriz, los datos tienen que ordenarse.

Forma vectorial

La forma vectorial de BUSCAR busca en un rango de una fila o una columna

(denominado vector) un valor y devuelve un valor desde la misma posición
en un segundo rango.

Sintaxis

BUSCAR(valor_buscado, vector_de_comparación, [vector_resultado])

La sintaxis de la forma vectorial de la función BUSCAR tiene los

siguientes argumentos:

 valor_buscado Obligatorio. Es el valor que busca la

función BUSCAR en el primer vector. Valor_buscado puede ser
un número, texto, un valor lógico o un nombre de referencia
que se refiere a un valor.
 Vector_de_comparación Obligatorio. Es un rango que solo
contiene una fila o una columna. Los valores
del vector_de_comparación pueden ser texto, números o
valores lógicos.

Importante: Deben colocar los valores

del vector_de_comparación en orden ascendente: ..., -2, -1, 0,
5
 1, 2, ..., A-Z, FALSO, VERDADERO; de lo contrario, BUSCAR puede
devolver un valor incorrecto. El texto en mayúsculas y en
minúsculas es equivalente.

 vector_resultado Opcional. Rango que contiene solo una fila o

columna. El argumento vector_resultado debe tener el mismo
tamaño que valor_buscado Debe tener el mismo tamaño.

Observaciones

 Si la función BUSCAR no puede encontrar el valor_buscado, la

función muestra el valor mayor en vector_de_comparación,
que es menor o igual que el valor_buscado.
 Si el valor_buscado es menor que el menor valor
del vector_de_comparación, BUSCAR devuelve el valor de error
#N/A.

Ejemplos con vectores

Puede probar estos ejemplos en su propia hoja de cálculo de Excel

para obtener información sobre cómo funciona la función BUSCAR.
En el primer ejemplo, va a acabar con una hoja de cálculo que tiene
un aspecto similar a este:

1. Copie los datos de ejemplo en la tabla de arriba y péguelos en

una nueva hoja de cálculo de Excel.

6
 2. Luego, copie las fórmulas BUSCAR de la tabla siguiente en la
columna D de la hoja de cálculo.

3. Para que estas fórmulas muestren resultados, es posible que tenga

que seleccionarlas en la hoja de cálculo de Excel, presionar F2 y,
luego, presionar Entrar. Si lo considera necesario, ajuste los anchos
de columna para ver todos los datos.

Forma de matriz

Sugerencia: Recomendamos encarecidamente el uso de BUSCARH o

de BUSCARV en lugar de la forma de matriz. Vea este vídeo sobre BUSCARV;
encontrará diferentes ejemplos. La forma de matriz de BUSCAR se
proporciona por motivos de compatibilidad con otros programas para hojas
de cálculo, pero la funcionalidad es limitada.

La forma de matriz de BUSCAR busca el valor especificado en la primera fila

o columna de una matriz y devuelve un valor de la misma posición en la
última fila o columna de la matriz. Use esta forma de BUSCAR cuando los
valores que desea buscar están en la primera fila o columna de la matriz.

7
Sintaxis

BUSCAR(valor_buscado, matriz)

La sintaxis de la forma de matriz de la función BUSCAR tiene los

siguientes argumentos:

 Valor_buscado Obligatorio. Es un valor que busca la

función BUSCAR en una matriz. El
argumento valor_buscado puede ser un número, texto, un valor
lógico o un nombre de referencia que se refiere a un valor.
 Si BUSCAR no puede encontrar el valor de valor_buscado, usa
el mayor valor de la matriz que es menor o igual que
el valor_buscado.
 Si el valor de valor_buscado es menor que el menor valor de la
primera fila o columna (según las dimensiones de la
matriz), BUSCAR devuelve el valor de error #N/A.
 Matriz Obligatorio. Es el rango de celdas que contiene el texto,
los números o los valores lógicos que desea comparar con
valor_buscado.

La forma de matriz de BUSCAR es muy similar a las

funciones BUSCARH y BUSCARV. La diferencia es
que BUSCARH busca el valor de valor_buscado en la primera
fila, BUSCARV busca en la primera columna y BUSCAR realiza la
búsqueda según las dimensiones de la matriz.

 Si la matriz cubre un área más ancha que alta (más columnas

que filas), BUSCAR busca el valor de valor_buscado en la
primera fila.
 Si una matriz es cuadrada o más alta que ancha (tiene más filas
que columnas), BUSCAR busca en la primera columna.
 Con las funciones BUSCARH y BUSCARV, puede especificar un
índice en vertical u horizontal, pero BUSCAR siempre selecciona
el último valor de la fila o columna.

Importante: Debe colocar los valores de la matriz en orden

ascendente: ..., -2, -1, 0, 1, 2, ..., A-Z, FALSO, VERDADERO; de lo
contrario, BUSCAR puede devolver un valor incorrecto. El texto en
mayúsculas y en minúsculas es equivalente.

8
B. FUNCIÓN: BUSCARV
Use BUSCARV cuando necesite buscar elementos en una tabla o en un
rango por fila. Por ejemplo, busque un precio de una parte de Automotive
por el número de pieza o busque un nombre de empleado basándose en
su identificador de empleado.
En su forma más simple, la función BUSCARV indica lo siguiente:
= BUSCARV (según lo que desee buscar, el número de columna del
rango que contiene el valor que se devolverá, devolverá una
coincidencia aproximada o exacta, indicada como 1/verdadero o
0/falso).
Sintaxis
BUSCARV (valor_buscado, matriz_buscar_en, indicador_columnas, [ordenado])

Por ejemplo:
= BUSCARV (A2, A10: C20, 2, VERDADERO)
= BUSCARV("López",B2:E7,2,FALSO)
= BUSCARV (a2, ' detalles del cliente '! A:F, 3, FALSO)

9
Hay cuatro partes de la información que necesita para crear la sintaxis
de BUSCARV:
1. El valor que desea buscar, también conocido como el valor de
búsqueda.
2. El rango donde se encuentra el valor de búsqueda. Recuerde
que el valor de búsqueda debe estar siempre en la primera
columna del rango para que BUSCARV funcione
correctamente. Por ejemplo, si el valor de la búsqueda está en
la celda C2, su rango debería empezar con C.
3. El número de columna del rango que contiene el valor
devuelto. Por ejemplo, si especifica B2: D11 como rango, debe
contar B como la primera columna, C como la segunda y así
sucesivamente.
4. Opcionalmente, puede especificar VERDADERO si desea una
coincidencia aproximada o FALSO si desea una coincidencia
exacta del valor devuelto. Si no especifica nada, el valor
predeterminado siempre será VERDADERO o la coincidencia
aproximada.

Ahora coloque todas las respuestas anteriores de la siguiente forma:

= BUSCARV (valor de búsqueda, rango que contiene el valor de
búsqueda, el número de columna del rango que contiene el valor
devuelto, la coincidencia aproximada (TRUE) o la coincidencia exacta
(falso)).

10
Ejemplos
Estos son algunos ejemplos de BUSCARV:
Ejemplo 1:

Ejemplo 2:

Ejemplo 3:

11
 Ejemplo 4:

Ejemplo 5:

C. FUNCIÓN: BUSCARH

Busca un valor en la fila superior de una tabla o una matriz de valores y

devuelve un valor en la misma columna de una fila especificada en la tabla
o matriz. Use BUSCARH cuando los valores de comparación se encuentren
12
en una fila en la parte superior de una tabla de datos y desee encontrar
información que se halle dentro de un número especificado de filas. Use
BUSCARV cuando los valores de comparación se encuentren en una
columna a la izquierda de los datos que desea encontrar.

La H de BUSCARH significa "Horizontal".

Sintaxis

BUSCARH(valor_buscado, matriz_buscar_en, indicador_filas, [ordenado])

La sintaxis de la función BUSCARH tiene los siguientes argumentos:

 Valor_buscado Obligatorio. Es el valor que se busca en la

primera fila de la tabla. Valor_buscado puede ser un valor, una
referencia o una cadena de texto.
 Matriz_buscar_en Obligatorio. Es una tabla de información en
la que se buscan los datos. Use una referencia a un rango o el
nombre de un rango.
 Los valores de la primera fila del argumento matriz_buscar_en
pueden ser texto, números o valores lógicos.
 Si ordenado es VERDADERO, los valores de la primera fila de
matriz_buscar_en deben colocarse en orden ascendente: ...-2,
-1, 0, 1, 2, ..., A-Z, FALSO, VERDADERO; de lo contrario, BUSCARH
puede devolver un valor incorrecto. Si ordenado es FALSO, no
es necesario ordenar matriz_buscar_en.
 Las mayúsculas y minúsculas del texto son equivalentes.
 Ordene los valores en orden ascendente, de izquierda a
derecha. Para obtener más información, vea Ordenar datos en
un rango o tabla.
 Indicador_filas Obligatorio. El número de fila en matriz_tabla
desde el cual se devolverá el valor coincidente. Un
indicador_filas de 1, devuelve el primer valor de la fila en
matriz_tabla, un indicador_filas de 2 devuelve el segundo valor
de la fila en matriz_tabla y así sucesivamente. Si indicador_filas
es menor que 1, BUSCARH devuelve el valor de error #¡VALOR!;
si indicador_filas es mayor que el número de filas en tabla_matriz
BUSCARH devuelve el valor de error #¡REF!. o #VALOR!.
 Ordenado Opcional. Es un valor lógico que especifica si
BUSCARH debe localizar una coincidencia exacta o
aproximada. Si lo omite o es VERDADERO, devolverá una
coincidencia aproximada. Es decir, si no encuentra ninguna
13
 coincidencia exacta, devolverá el siguiente valor mayor que
sea inferior a valor_buscado. Si es FALSO, BUSCARH encontrará
una coincidencia exacta. Si no encuentra ninguna, devolverá
el valor de error #N/A.

Observación

 Si BUSCARH no logra encontrar valor_buscado y ordenado es

VERDADERO, usa el mayor valor que sea menor que
valor_buscado.
 Si valor_buscado es menor que el menor valor de la primera fila
de matriz_buscar_en, BUSCARH devuelve el valor de error #N/A.
 Si ordenado es FALSO y valor_buscado es un valor de texto,
puede usar los caracteres comodín de signo de interrogación
(?) y asterisco (*) en el argumento valor_buscado. El signo de
interrogación corresponde a un solo carácter cualquiera y el
asterisco equivale a cualquier secuencia de caracteres. Para
buscar un signo de interrogación o un asterisco, escriba una
tilde (~) antes del carácter.

Ejemplo
Copie los datos de ejemplo en la tabla siguiente y péguelos en la
celda A1 de una hoja de cálculo nueva de Excel. Para que las
fórmulas muestren los resultados, selecciónelas, presione F2 y luego
ENTRAR. Si lo necesita, puede ajustar el ancho de las columnas para
ver todos los datos.
Ejes Cojinetes Pernos
4 4 9
5 7 10
6 8 11

14
D. FUNCIÓN: Y
Use la función Y, una de las funciones lógicas, para determinar si todas las
condiciones de una prueba son VERDADERAS.

a función Y devuelve VERDADERO si todos sus argumentos se evalúan como

VERDADERO y devuelve FALSO si uno o más argumentos se evalúan como
FALSO.

Un uso común de la función Y es expandir la utilidad de otras funciones que

realizan pruebas lógicas. Por ejemplo, la función SI realiza una prueba lógica
y, luego, devuelve un valor si la prueba se evalúa como VERDADERO y otro
valor si la prueba se evalúa como FALSO. Con la función Y como argumento
prueba lógica de la función SI, puede probar varias condiciones diferentes
en lugar de solo una.

Sintaxis
Y(valor_lógico1, [valor_lógico2], ...)
La sintaxis de la función Y tiene los siguientes argumentos:

Comentarios

 Los argumentos deben evaluarse como valores lógicos, como

VERDADERO o FALSO, o bien deben ser matrices o referencias
que contengan valores lógicos.
 Si un argumento matricial o de referencia contiene texto o
celdas vacías, dichos valores se pasarán por alto.
 Si el rango especificado no contiene valores lógicos, la
función Y devuelve el #VALUE! #VALOR!.

15
Ejemplos

Aquí se muestran algunos ejemplos generales del uso de Y por sí

mismo y junto a la función SI.

Cálculo de bonificación

Aquí se muestra un escenario bastante común donde necesitamos

calcular si el personal de ventas puede optar a una bonificación
mediante SI e Y.

16
 =SI(Y(B14>=$B$7,C14>=$B$5),B14*$B$8,0): SI el valor de Ventas totales
es superior o igual (>=) al de Objetivo de las ventas, Y el valor de
Cuentas es Superior o Igual (>=) al de Objetivo de la cuenta, se
multiplicará el valor de Ventas totales por el % de Bonificación. Si no,
se devolverá el valor 0.

E. FUNCIÓN: O
Use la función O, una de las funciones lógicas, para determinar si algunas
condiciones de una prueba son VERDADERAS.

La función O devuelve VERDADERO si alguno de sus argumentos se evalúa

como VERDADERO, y devuelve FALSO si todos sus argumentos se evalúan
como FALSO.

Un uso común para la función O es expandir la utilidad de otras funciones

que realicen pruebas lógicas. Por ejemplo, la función SI realiza una prueba
lógica y, después, devuelve un valor si la prueba se evalúa en VERDADERO
y otro valor si la prueba se evalúa en FALSO. Mediante el uso de la
función O como la prueba lógica de la función SI puede probar distintas
condiciones en vez de solo una.

Sintaxis

O(valor_lógico1, [valor_lógico2], ...)

La sintaxis de la función O tiene los siguientes argumentos:

Observaciones

 Los argumentos deben evaluarse como valores lógicos, como

VERDADERO o FALSO, o bien en matrices o referencias que
contengan valores lógicos.
 Si un argumento matricial o de referencia contiene texto o
celdas vacías, dichos valores se pasarán por alto.
 Si el rango especificado no contiene valores
lógicos, O devuelve el #VALUE! valor de error #¡NUM!.

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  Puede usar una fórmula de matriz O para comprobar si un valor
aparece en una matriz. Para introducir una fórmula de matriz,
presione CTRL+MAYÚS+ENTRAR.

Ejemplos
Aquí se muestran algunos ejemplos generales del uso de O por sí
mismo y junto a la función SI.

Cálculo de la comisión de ventas

Aquí se muestra un escenario bastante común donde necesitamos
calcular si el personal de ventas está cualificado para recibir una
comisión mediante SI y O.

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 =SI(O(B14>=$B$4,C14>=$B$5),B14*$B$6,0): SI las ventas totales son
superiores o iguales (>=) al objetivo de las ventas, O las cuentas son
superiores o iguales (>=) al objetivo de la cuenta, entonces se multiplican las
ventas totales por el % de la comisión, de otro modo devuelve 0.

F. FUNCIÓN: SI

La función SI es una de las funciones más populares de Excel y le permite

realizar comparaciones lógicas entre un valor y un resultado que espera.
Por esto, una instrucción SI puede tener dos resultados. El primer resultado es
si la comparación es Verdadera y el segundo si la comparación es Falsa.
Por ejemplo, =SI(C2="Sí",1,2) dice: SI(C2 = Sí, entonces devolver un 1, en caso
contrario devolver un 2).

Sintaxis
Use la función SI, una de las funciones lógicas, para devolver un valor
si una condición es verdadera y otro si es falsa.
SI(prueba_lógica; valor_si_verdadero; [valor_si_falso])
Por ejemplo:
=SI(A2>B2,"Presupuesto excedido";"Correcto")
=SI(A2=B2,B4-A4,"")

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Ejemplos sencillos de SI

 =SI(C2="Sí",1,2)

En el ejemplo anterior, la celda D2 dice: SI(C2 = Sí, entonces

devolver un 1, en caso contrario devolver un 2)

 =SI(C2=1,"Sí","No")

En este ejemplo, la fórmula de la celda D2 dice: SI(C2 = 1,

entonces devolver Sí, en caso contrario devolver No) Como
puede ver, la función SI se puede usar para evaluar texto o
valores. También se puede usar para evaluar errores. No está
limitado exclusivamente a comprobar si un elemento es igual a
otro y devolver un único resultado, también puede usar
operadores matemáticos y realizar cálculos adicionales según
sus criterios. También se pueden anidar varias funciones SI para
realizar varias comparaciones.

20
 =SI(C2>B2,"Presupuesto excedido","Dentro de presupuesto")

En el ejemplo anterior, la función en D2 dice SI(C2 es mayor que

B2, devolver "Presupuesto excedido"; de lo contrario, devolver
"Dentro de presupuesto")

 =SI(C2>B2;C2-B2;0)

En la ilustración anterior, en lugar de devolver un resultado de

texto, vamos a devolver un cálculo matemático. La fórmula en
E2 dice lo siguiente: SI(la cantidad real es mayor que la
presupuestada, resta la cantidad presupuestada de la
cantidad real; en caso contrario, no se devuelve nada).

 =SI(E7="Sí";F5*0,0825;0)

En este ejemplo, la fórmula en F7 dice lo siguiente: SI(E7 = "Sí",

calcula la cantidad total con F5 * 8,25 %; en caso contrario, no
hay ningún impuesto sobre las ventas, por lo que se devuelve 0)

Nota: Si va a usar texto en fórmulas, tendrá que escribir el texto

entre comillas (por ejemplo, "Texto"). La única excepción es el
uso de VERDADERO o FALSO, que Excel entiende de forma
automática.

21
G. FUNCIÓN: CONTAR.SI

Use CONTAR.SI, una de las funciones estadísticas, para contar el número de

celdas que cumplen un criterio; por ejemplo, para contar el número de
veces que una ciudad determinada aparece en una lista de clientes.

Sintaxis
CONTAR.SI(rango;criterios)

En su forma más sencilla, CONTAR.SI indica lo siguiente:

 =CONTAR.SI(¿Dónde quiere realizar la búsqueda y qué quiere

buscar?)

Por ejemplo:

 =CONTAR.SI(A2:A5,"Londres")
 =CONTAR.SI(A2:A5;A4)

Ejemplos

Para usar estos ejemplos de Excel, copie los datos de la tabla de abajo
y péguelos en la celda A1 de una nueva hoja de cálculo.

Datos Datos
manzanas 32
naranjas 54
melocotones 75
manzanas 86
22
 Fórmula Descripción

=CONTAR.SI (A2:A5;"manzanas") Cuenta el número de celdas con manzanas entre las

celdas A2 y A5. El resultado es 2.

=CONTAR.SI (A2:A5;A4) Cuenta el número de celdas con melocotones, el

=CONTAR.SI (A2:A5,A2)+CONTAR.SI (A2:A5,A3)
=CONTAR.SI (B2:B5;">55")
=CONTAR.SI (B2:B5;"<>"&B4)
=CONTAR.SI (B2:B5;">=32")-CONTAR.SI (B2:B5;">85")
=CONTAR.SI (A2:A5,"*")
=CONTAR.SI (A2:A5,"?????es")
v alor de A4, entre las celdas A2 y A5. El resultado es 1.
Cuenta el número de manzanas, el v alor de A2, y de
naranjas, el v alor de A3, entre las celdas A2 y A5. El
resultado es 3. Esta fórmula usa CONTAR.SI dos v eces
para especificar v arios criterios, un criterio por
expresión. También puede utilizar la
función CONTAR.SI .CONJUNTO.
Cuenta el número de celdas con un v alor superior a
55 entre las celdas B2 y B5. El resultado es 2.
Cuenta el número de celdas con un v alor distinto de
75 entre las celdas B2 y B5. El símbolo de la "y" (&)
combina el operador de comparación "<>" (no es
igual a) y el v alor de B4 para leer
=CONTAR.SI (B2:B5,"<>75"). El resultado es 3.
Cuenta el número de celdas con un v alor superior o
Cuenta el número de celdas que contienen texto
entre las celdas A2 y A5. El carácter comodín * se usa
para reemplazar cualquier carácter. El resultado es 4.
Cuenta el número de celdas que tienen exactamente
7 caracteres y que terminan con las letras "es" entre
las celdas A2 y A5. El signo de interrogación (?) se usa
como carácter comodín para coincidir con
caracteres indiv iduales. El resultado es 2.

H. FUNCIÓN: SUMAR.SI

Use la función SUMAR.Si para sumar los valores de un intervalo que cumplen
los criterios especificados. Por ejemplo, supongamos que en una columna
que contiene números, desea sumar solo los valores mayores que 5. Puede
usar la fórmula siguiente: = SUMAR.Si (B2: B25, ">5")
Sintaxis

SUMAR.SI(rango, criterio, [rango_suma])

La sintaxis de la función SUMAR.SI tiene los argumentos siguientes:

 rango Obligatorio. El rango de celdas que se desea evaluar según los

criterios. Las celdas de cada rango deben ser números, nombres,
matrices o referencias que contengan números. Los valores en blanco y
de texto se ignoran. El rango seleccionado puede contener fechas en
formato estándar de Excel (a continuación se incluyen ejemplos).

23
 Criterio Obligatorio. Es el criterio en forma de número, expresión,
referencia de celda, texto o función que determina las celdas que va a
sumar. Se pueden incluir caracteres comodines: un signo de
interrogación (?) para hacer coincidir cualquier carácter individual, un
asterisco (*) para hacer coincidir cualquier secuencia de caracteres. Si
desea buscar un signo de interrogación o un asterisco real, escriba una
tilde (~) antes del carácter.

Por ejemplo, los criterios se pueden expresar como 32, ">32", B5, "3?",
"Apple *", "* ~?" o hoy ().

Importante: Cualquier criterio de texto o cualquier criterio que incluya los

símbolos lógicos o matemáticos debe estar entre comillas dobles ("). Si
el criterio es numérico, las comillas dobles no son necesarias.

 Rango_suma Opcional. Son las celdas reales que se sumarán, si es que

desea sumar celdas a las ya especificadas en el argumento rango. Si
omite el argumento rango_suma, Excel suma las celdas especificadas
en el argumento rango (las mismas celdas a las que se aplica el criterio).

Rango_suma debe tener el mismo tamaño y forma que rango. Si no es

así, el rendimiento puede verse afectado y la fórmula sumará un rango
de celdas que comienza con la primera celda de Rango_suma pero
tiene las mismas dimensiones que el rango. Por ejemplo:

interv alo Rango_suma Celdas sumadas reales

A1:A5 B1:B5 B1:B5
A1:A5 B1: K5 B1:B5

Ejemplos
Ejemplo-1
Copie los datos de ejemplo en la tabla siguiente y péguelos en la
celda A1 de una hoja de cálculo nueva de Excel. Para que las
fórmulas muestren los resultados, selecciónelas, presione F2 y luego
ENTRAR. Si lo necesita, puede ajustar los anchos de la columna para
ver todos los datos.
Valor de propiedad Comisión Datos
100.00 € 7.00 € 250.00 €
200.00 € 14.00 €
300.00 € 21.00 €
400.00 € 28.00 €

24
Ejemplo-2
Copie los datos de ejemplo en la tabla siguiente y péguelos en la
celda A1 de una hoja de cálculo nueva de Excel. Para que las
fórmulas muestren los resultados, selecciónelas, presione F2 y luego
ENTRAR. Si lo necesita, puede ajustar los anchos de la columna para
ver todos los datos.

25
I. FUNCIÓN: SI.CONJUNTO

La función SI.CONJUNTO comprueba si se cumplen una o varias condiciones

y devuelve un valor que corresponde a la primera condición VERDADERO.
SI.CONJUNTO puede sustituir a varias instrucciones SI.CONJUNTO anidadas y
es más fácil de leer con varias condiciones.
Sintaxis
SI.CONJUNTO(prueba_lógica1, valor_si_verdadero1, [prueba_lógica2,
valor_si_verdadero2], [prueba_lógica3, valor_si_verdadero3],...)

Ejemplo-1

La fórmula de las celdas A2: A6 es:

=SI.CONJUNTO(A2>89,"A",A2>79,"B",A2>69,"C",A2>59,"D",VERDADERO,"F")

Lo que dice SI (A2 es mayor que 89, a continuación, volver a "A", SI A2

es mayor que 79, a continuación, volver a "B" y así sucesivamente y
para todos los demás valores menores que 59, devolver una "F").
26
 Ejemplo-2

La fórmula en la celda G7 es:

=SI.CONJUNTO(F2=1,D2,F2=2,D3,F2=3,D4,F2=4,D5,F2=5,D6,F2=6,D7,F2=7,D8)

Lo que dice SI (el valor de la celda F2 es igual a 1, entonces devuelve

el valor de la celda D2, si el valor de la celda F2 es igual a 2, a
continuación, devuelve el valor de la celda D3, y así sucesivamente,
hasta que finalmente termina en el valor de la celda D8 si ninguna de
las demás condiciones se cumple).

J. VALIDACIÓN DE DATOS (LISTA)

Puede usar la validación de datos para restringir el tipo de datos o los valores
que los usuarios escriben en una celda. Uno de los usos más comunes de la
validación de datos es Crear una lista desplegable.

1. Seleccione las celdas para las que quiere crear una regla.
2. Seleccione datos >validación de datos.

27
3. En la pestaña Configuración, en Permitir, seleccione una
opción:
 Número entero : para restringir la celda para que acepte solo
números enteros.
 Decimal : para restringir la celda para que acepte solo números
decimales.
 Lista: para elegir datos de una lista desplegable.
 Fecha: para restringir la celda para que solo se acepten fechas.
 Tiempo : para restringir la celda para que solo acepte la hora.
 Longitud del texto: para restringir la longitud del texto.
 Personalizado: para fórmulas personalizadas.
4. En Datos, seleccione una condición:
 entre
 no entre
 igual que
 no es igual que
 mayor que
 menor que
 mayor o igual que
 menor o igual que
5. En la pestaña Configuración, en Permitir, seleccione una
opción:
6. Establezca los otros valores requeridos según su elección
para Permitir y Datos. Por ejemplo, si selecciona entre y, a
continuación, seleccione los valores mínimos: y máximo: de las
celdas.
7. Seleccione la casilla Omitir blancos para omitir los espacios en
blanco.
28
8. Si desea agregar un título y un mensaje para la regla,
seleccione la pestaña mensaje de entrada y, a continuación,
escriba un título y un mensaje de entrada.
9. Seleccione la casilla Mostrar mensaje de entrada al seleccionar
la celda para mostrar el mensaje cuando el usuario seleccione las
celdas seleccionadas o mantenga el mouse sobre estas.
10. Seleccione Aceptar.

Ahora, si el usuario intenta escribir un valor no válido, se mostrará el

mensaje emergente “Este valor no coincide con las restricciones de
validación de datos para esta celda”.

29
 SESIÓN 6
K. GRÁFICOS RECOMENDADOS EN EXCEL
Los gráficos le ayudan a que la audiencia visualice los datos de una forma
más efectiva. Obtenga información sobre cómo crear un gráfico y
agregar una línea de tendencia.
Un gráfico es la representación gráfica de los datos de una hoja de cálculo
y facilita su interpretación.
Vamos a ver en esta unidad, cómo crear gráficos a partir de unos datos
introducidos en una hoja de cálculo. La utilización de gráficos hace más
sencilla e inmediata la interpretación de los datos. A menudo un gráfico nos
dice mucho más que una serie de datos clasificados por filas y columnas.
Cuando se crea un gráfico en Excel, podemos optar por crearlo:
• Como gráfico incrustado: Insertar el gráfico en una hoja normal como
cualquier otro objeto.
• Como hoja de gráfico: Crear el gráfico en una hoja exclusiva para el
gráfico, en las hojas de gráfico no existen celdas ni ningún otro tipo
de objeto.
Para representar gráficos, Excel facilita la opción de gráficos recomendados

30
L. CREACIÓN DE GRÁFICOS Y FORMA DE SELECCIONAR

Pasos para crear un gráfico

1. Seleccione datos para el gráfico.

2. Seleccione Insertar > Gráficos recomendados.
3. Seleccione un gráfico en la pestaña Gráficos
recomendados para obtener una vista previa del gráfico.

Nota: Puede seleccionar los datos que quiera en el gráfico y presionar

ALT + F1 para crear un gráfico inmediatamente, pero es posible que
no sea el mejor gráfico para los datos. Si no ve un gráfico que le guste,
seleccione la pestaña Todos los gráficos para ver todos los tipos de
gráfico.

4. Seleccione un gráfico.
5. Seleccione Aceptar.

Agregar una línea de tendencia

1. Seleccione un gráfico.
2. Seleccione Diseño > Agregar elemento de gráfico.
3. Seleccione Tendencia y, después, seleccione el tipo de línea de
tendencia que quiera, como Lineal, Exponencial, Extrapolar
lineal o Media móvil.

Ejemplo

Realice una copia de estos datos en una hoja Excel y realice los siguientes
pasos:

Frecuencia
2
4
6
8
10

Es recomendable que tengas seleccionado el rango de celdas que

quieres que participen en el gráfico, de esta forma, Excel podrá
generarlo automáticamente. En caso contrario, el gráfico se mostrará
en blanco o no se creará debido a un tipo de error en los datos que
solicita.

31
Para insertar un gráfico tenemos varias opciones, pero siempre
utilizaremos la sección Gráficos que se encuentra en la pestaña
Insertar.

Como puedes ver existen diversos tipos de gráficos que Excel tiene en
Gráficos Recomendados a nuestra disposición.
También podemos seleccionar un gráfico distinto a insertar haciendo
clic en Todos los Gráficos y eligiendo el tipo que nos interese para que
se despliegue el listado de los que se encuentran disponibles.

32
 Aquí puedes ver listados todos los gráficos disponibles, selecciona uno
y pulsa Aceptar para empezar a crearlo.

Si seleccionaste un rango de celdas verás tu nuevo gráfico

inmediatamente y lo insertará en la hoja de cálculo con las
características predeterminadas del gráfico escogido. Si has decidido
probar suerte y no tenías celdas seleccionadas, deberás seguir
leyendo los siguientes apartados.

Añadir una serie de datos

Este paso es el más importante de todos ya que en él definiremos qué datos

queremos que aparezcan en el gráfico.
Una vez tengamos un gráfico sobre la hoja de cálculo, aparecerán
nuevas pestañas para mostrarnos nuevas opciones.
Si observamos la pestaña Diseño encontraremos dos opciones muy
útiles:

Primero nos fijaremos en el botón Seleccionar datos. Desde él se abre

el siguiente cuadro de diálogo:

33
Observa detenidamente el contenido de esta ventana. Como ya
hemos dicho es la más importante porque se encargará de generar
el gráfico.
Así pues, tenemos un campo llamado Rango de datos del gráfico
donde podremos seleccionar el rango de celdas que se tomarán en
cuenta para crearlo. En el caso de la imagen, las celdas que se
tomaron eran 5 y tenían los valores 2,4,6,8 y10.

Pulsa el botón y selecciona las celdas, automáticamente se

rellenará el campo de texto con el rango correcto.
Una vez hayamos acotado los datos que utilizaremos, Excel asociará
unos al eje horizontal (categorías) y otros al eje vertical (series).
Ten en cuenta que hay gráficos que necesitan más de dos series para
poder crearse (por ejemplo, los gráficos de superficie), y otros en
cambio, (como el que ves en la imagen) se bastan con uno solo.
Utiliza el botón Editar de las series para modificar el literal que se
muestra en la leyenda del gráfico.
Del mismo modo también podrás modificar el rango de celdas que
se incluirán tanto en las series como en las categorías.
Haciendo clic en el botón Cambiar fila/columna podremos permutar
los datos de las series y pasarlas a las categorías y viceversa. Este
botón actúa
del mismo modo que el que podemos encontrar en la banda de
opciones
Cambiar entre filas y columnas (pestaña Diseño).

34
 Si haces clic en el botón Celdas ocultas y vacías abrirás un pequeño
cuadro de diálogo desde donde podrás elegir qué hacer con las
celdas que no tengan datos o estén ocultas.

M.CAMBIAR LA APARIENCIA DE UN GRÁFICO

En la pestaña Diseño de Gráfico y Estilos de Diseño podrás encontrar todas

las opciones relativas al aspecto del gráfico.

Por ejemplo, podrás decidir qué ejes mostrar o si quieres incluir una
cuadrícula de fondo para poder leer mejor los resultados. Todo esto lo
encontraras en la sección Ejes:

35
Utiliza las opciones de la sección Etiquetas para establecer qué
literales de texto se mostrarán en el gráfico:

De todas formas, recuerda que puedes seleccionar las etiquetas

dentro del gráfico y arrastrarlas para colocarlas en la posición
deseada.
Desde esta sección también podrás configurar la Leyenda del
gráfico.
Finalmente destacaremos las opciones de la sección Estilos de Diseño
que te permitirán modificar color, formatos y el modo en el que se
integrará el gráfico en el cuadro de cálculo.

Para terminar de configurar tu gráfico puedes ir a la pestaña Formato,

donde encontrarás la sección Estilos de forma (que utilizaremos
también más adelante para enriquecer la visualización de los objetos
que insertemos).

36
 Estas opciones te permitirán aplicar diversos estilos sobre tus gráficos.

Para ello, simplemente selecciona el área completa del gráfico o de

uno de sus componentes (áreas, barras, leyenda...) y luego haz clic
en el estilo que más se ajuste a lo que buscas.

Si no quieres utilizar uno de los preestablecidos puedes utilizar las listas

Relleno de forma, Contorno de forma y Efectos de forma para
personalizar aún más el estilo del gráfico.

Modificar el tamaño de un gráfico

También puedes seleccionar un elemento del gráfico para

modificarlo.
Cuando tienes un elemento seleccionado aparecen diferentes tipos
de controles que explicaremos a continuación:

Los controles cuadrados establecen el ancho y largo del objeto, haz

clic sobre ellos y arrástralos para modificar sus
dimensiones.

Haciendo clic y arrastrando los controles circulares podrás

modificar su tamaño manteniendo el alto y ancho que hayas
establecido, de esta forma podrás escalar el objeto y hacerlo más
grande o pequeño.
Coloca el cursor sobre cualquier objeto seleccionado , cuando
tome esta forma podrás hacer clic y arrastrarlo a la posición deseada.

37
Modificar la posición de un gráfico

Excel te permite decidir la posición del gráfico en el documento.

Además de poder establecer su tamaño y moverlo por la hoja de
cálculo también podrás establecer su ubicación.
Para ello haz clic en el botón Mover gráfico que encontrarás en la
pestaña Diseño.

Se abrirá el siguiente cuadro de diálogo:

La primera opción Hoja nueva te permite establecer el gráfico como

una hoja nueva. Tendrás la ventaja de que no molestará en la hoja
de cálculo, pero no podrás contrastar los datos numéricos si la
mantienes en una hoja aparte. Depende del formato que quieras
utilizar.

Escribe un nombre en la caja de texto y pulsa Aceptar.

Utilizando la segunda opción, Objeto en, podremos mover el gráfico

a una hoja ya existente.

Si utilizas este método, el gráfico quedará flotante en la hoja y podrás

situarlo en la posición y con el tamaño que tú elijas.

N. MINIGRÁFICOS
Un minigráfico es un gráfico muy pequeño situado en una celda de hoja de
cálculo que proporciona una representación visual de datos. Use
minigráficos para reflejar las tendencias de una serie de valores, como
aumentos o reducciones periódicos y ciclos económicos, o para resaltar
valores mínimos y máximos. Coloque el minigráfico cerca de los datos
correspondientes para un mayor impacto visual.

38
Agregar un minigráfico

1. Seleccione una celda en blanco próxima a los datos que quiere

mostrar en un minigráfico.
2. En la pestaña Insertar del grupo Minigráficos, haga clic
en Línea, Columna o Pérdidas y ganancias.

3. En el cuadro Rango de datos, escriba el rango de celdas que

contiene los datos que quiere mostrar en el minigráfico.

Por ejemplo, si los datos están en las celdas A, B, C y D de la fila

2, escriba A2:D2.

Si prefiere seleccionar el rango de celdas en la hoja de cálculo,

haga clic en para contraer temporalmente el cuadro de
diálogo, seleccione las celdas en la hoja de cálculo y luego
haga clic en para mostrar el cuadro de diálogo a pantalla
completa.

4. Haga clic en Aceptar.

Aparece Herramientas para minigráfico en la cinta. Use los

comandos de la pestaña Diseño para personalizar los
minigráficos.

Sugerencias

 Como los minigráficos están incrustados

en una celda, todo el texto que escriba
en la celda utiliza el minigráfico como
fondo, como se muestra en el siguiente ejemplo:

39
  Si selecciona una celda, siempre puede copiar un minigráfico
a otras celdas de una columna o fila más adelante arrastrando
o utilizando Rellenar hacia abajo (Ctrl+D).

Dar formato a un minigráfico

Después de crear los minigráficos puede cambiar su tipo, estilo y formato

cuando lo desee.

1. Seleccione los minigráficos que desea personalizar para que

muestren las Herramientas de minigráfico de la cinta.

2. En la pestaña Diseño, elija las opciones que quiera. Puede:

• Mostrar marcadores para que resalten valores individuales en
minigráficos de líneas.

• Cambiar el estilo o el formato de los minigráficos.

• Mostrar y cambiar configuración del eje.

40
 Si hace clic en la opción tipo de eje de fecha de esta lista
desplegable, Excel abrirá el cuadro de diálogo intervalo de
fechas de minigráfico . Desde aquí, puede seleccionar el
rango en el libro que contiene los valores de fecha que desea
para los datos de minigráfico.

Si hace clic en las opciones de valor personalizado de esta

lista desplegable, Excel abrirá el cuadro de
diálogo configuración del eje vertical del minigráfico . Desde
aquí, puede especificar el valor mínimo o máximo (según la
opción que haya seleccionado) para el eje vertical para los
datos de minigráfico. De forma predeterminada, Excel
determina cómo se muestran los datos del minigráfico, así
que con estas opciones puede controlar los valores mínimos
y máximos.

• Cambiar la forma de mostrar datos.

Si hace clic en la opción Editar datos de un solo

minigráfico de esta lista desplegable, Excel abrirá el cuadro
de diálogo Editar datos de minigráfico . Desde aquí, puede
seleccionar el rango en el libro que contiene los datos que
desea para los datos de minigráfico. Use esta opción si desea
cambiar solo un minigráfico.

41
Si hace clic en la opción oculto & celdas vacías de esta lista
desplegable, Excel abrirá el cuadro de diálogo configuración
de celdas ocultas y vacías . Use esta opción para cambiar la
forma en que Excel trata los valores ocultos y nulos de los
datos del minigráfico.

Puede elegir mostrar las celdas vacías como huecos, cero

o Conectar puntos de datos con línea.

Seleccione la opción Mostrar datos en filas y columnas

ocultas para que Excel incluya los datos en las filas y
columnas ocultas en los datos del minigráfico. Desactive esta
opción para que Excel omita los datos de las filas y columnas
ocultas.

42
 SESIÓN 7
O. CONFIGURACIÓN DE LA PAGINA

Use el cuadro de diálogo Configurar página para configurar las opciones

de diseño e impresión de una página.

Haga clic en la pestaña diseño de página y, a continuación, en el

grupo Configurar página , haga clic en el selector de cuadro de
diálogo .

Opciones de la pestaña página

Orientación Elija entre horizontal y vertical.

Escalado Amplía o reduce la hoja de cálculo o la selección al

imprimir para que quepa en el número de páginas especificado.

• Ajustar a Al seleccionar ajustar a, puede introducir un

porcentaje en el cuadro % de tamaño normal .

43
 • Ajustar a Al seleccionar ajustar a, puede escribir un número en
el cuadro páginas de ancho por y en el cuadro alto . Para
rellenar el ancho del papel y usar las páginas que sean
necesarias, escriba 1 en el cuadro páginas de ancho por y deje
el cuadro alto en blanco.

Tamaño de papel En este cuadro, haga clic en carta, oficiou

otras opciones de tamaño para indicar el tamaño que desea usar
para el documento o sobre impreso.

Calidad de impresión En este cuadro, haga clic en una

resolución para especificar la calidad de impresión de la hoja de
cálculo activa. Resolución es el número de puntos por pulgada
lineal (PPP) que aparecen en la página impresa. Una resolución
más alta produce una impresión de mejor calidad en impresoras
compatibles con la impresión de alta resolución.

Número de la primera página En este cuadro,

escriba automático para empezar a numerar páginas en "1" (si es
la primera página del trabajo de impresión) o en el siguiente
número secuencial (si no es la primera página del trabajo de
impresión). Escriba un número para especificar un número de
página inicial distinto de "1".

Opciones de la pestaña márgenes

Escriba la configuración de los márgenes y vea los resultados en el

cuadro vista previa .

• Arriba, abajo, izquierda, derecha Ajuste las medidas en los

cuadros superior, inferior, izquierdoy derecho para especificar
la distancia entre los datos y el borde de la página impresa.

• Encabezado o pie de página Escriba un número en el

cuadro encabezado o pie de página para ajustar la distancia
44
 entre el encabezado y la parte superior de la página o entre el
pie de página y la parte inferior de la página. La distancia debe
ser menor que la configuración de los márgenes para evitar que
el encabezado o pie de página se superponga a los datos.

Centrar en la página Centre los datos en la página dentro de los

márgenes activando la casilla de verificación verticalmente , la
casilla horizontalmente o ambas.

Opciones de la pestaña encabezado y pie de página

Encabezado Haga clic en un encabezado predefinido en el

cuadro encabezado o haga clic en personalizar
encabezado para crear un encabezado personalizado para la
hoja de cálculo que desee imprimir. El encabezado integrado se
copia en el cuadro de diálogo encabezado , en el que puede dar
formato o editar el encabezado seleccionado.

Pie de página Haga clic en un pie de página integrado en el

cuadro pie de página o haga clic en personalizar pie de página
para crear un pie de página personalizado para la hoja de
cálculo que desee imprimir. El pie de página integrado se copia
en el cuadro de diálogo pie de página , donde puede aplicar
formato o editar el pie de página seleccionado.

Páginas pares e impares diferentes Active la casilla páginas

pares e impares diferentes para especificar que los encabezados
y pies de página de las páginas impares deben ser diferentes de
los de las páginas pares.

Primera página diferente Active la casilla primera página

diferente para quitar los encabezados y pies de página de la

45
 primera página impresa o para crear encabezados y pies de
página personalizados. Para crear un encabezado o pie de
página personalizado para la primera página, Active esta casilla,
haga clic en personalizar encabezado o personalizar piede
página y, a continuación, en la pestaña primer encabezado de
página o pie de página de primera página , puede Agregar la
información de encabezado o pie de página que desee que
aparezca en la primera página.

Ajustar la escala con el documento Active la casilla de

verificación escala con el documento para especificar si los
encabezados y pies de página deben usar el mismo tamaño de
fuente y escala que la hoja de cálculo. Esta casilla está
seleccionada de forma predeterminada. Para que el tamaño de
la fuente y la escala de los encabezados o pies de página sean
independientes del escalado de la hoja de cálculo para crear
una presentación coherente en varias páginas, desactive esta
casilla.

Alinear con márgenes de página Active la casilla alinear con

márgenes de página para asegurarse de que el margen del
encabezado o pie de página está alineado con los márgenes
izquierdo y derecho de la hoja de cálculo. Esta casilla está
seleccionada de forma predeterminada. Para definir los
márgenes izquierdo y derecho de los encabezados y pies de
página en un valor específico distinto del de los márgenes de la
hoja de cálculo, desactive esta casilla.

Opciones de la pestaña de hoja

46
Área de impresión Haga clic en el cuadro área de
impresión para seleccionar un rango de hoja de cálculo para
imprimir y, a continuación, arrastre por las áreas de la hoja de
cálculo que desee imprimir. El botón contraer diálogo en el
extremo derecho de este cuadro mueve temporalmente el
cuadro de diálogo para que pueda especificar el rango
seleccionando celdas de la hoja de cálculo. Cuando termine,
puede hacer clic en el botón de nuevo para mostrar el cuadro de
diálogo completo.

Títulos de impresión Seleccione una opción en Imprimir

títulos para imprimir las mismas filas o columnas como títulos en
todas las páginas de una hoja de cálculo impresa.
Seleccione repetir filas en la parte superior si desea que las filas
específicas sean el título horizontal de cada página.
Seleccione repetir columnas a la izquierda si desea títulos
verticales en cada página. A continuación, en la hoja de cálculo,
seleccione una o varias celdas de las filas o columnas de título que
desee. El botón contraer diálogo en el extremo derecho de este
cuadro mueve temporalmente el cuadro de diálogo para que
pueda especificar el rango seleccionando celdas de la hoja de
cálculo. Cuando termine, puede hacer clic en el botón de nuevo
para mostrar el cuadro de diálogo completo.

Imprimir Especifica lo que se imprime en la hoja de cálculo, si la

copia impresa está en color o en blanco y negro, y cuál es la
calidad de impresión.

 Líneas de la cuadrícula Active la casilla líneas de división para

incluir las líneas de cuadrícula de la hoja de cálculo en la copia
impresa. Las líneas de la cuadrícula no se imprimen de forma
predeterminada, independientemente de si se muestran en la
hoja de cálculo o no.

 Blanco y negro Active la casilla blanco y negro cuando use

una impresora de color, pero solo quiere usar blanco y negro al
imprimir. Esta opción está desactivada de forma
predeterminada. No es necesario que la seleccione cuando
use una impresora que imprima únicamente en blanco y negro.

 Calidad de borrador Seleccione la casilla calidad de

borrador para imprimir más rápido usando menos calidad de
impresión cuando la impresora que use tenga un modo de
calidad de borrador. Esta opción no surte efecto cuando la
impresora no tiene ningún modo de calidad de borrador.

47
 Encabezados de fila y columna Active la casilla encabezados
de fila y columna para incluir estos títulos en la copia impresa.

 Comentarios y notas En este cuadro, seleccione la ubicación

donde quiere que se muestren las anotaciones que ha
agregado a las celdas de la hoja de cálculo. Seleccione al final
de la hoja para combinar todas las anotaciones e imprimirlas
juntas en una página que se agrega al final de la copia impresa.
Seleccione como se muestra en la hoja para imprimir las
anotaciones en su ubicación original en la hoja de cálculo. Las
anotaciones no se incluyen automáticamente en la copia
impresa porque ninguna está seleccionada de forma
predeterminada.

 Errores de celda como En este cuadro, seleccione cómo

desea que se muestren en la copia impresa los errores de celda
que aparecen en la hoja de cálculo. De forma
predeterminada, los errores se muestran tal y como aparecen,
pero no se pueden mostrar seleccionando <>en blanco , se
muestran como un guión doble seleccionándolo o se muestran
cómo #N/A.

Orden de las páginas Haga clic en hacia abajo, después, en

hacia abajo o hacia abajo, a continuación, hacia abajo para
controlar el orden en que se numeran e imprimen los datos
cuando no caben en una página. La imagen de ejemplo muestra
una vista previa de la dirección que imprimirá el documento al
elegir una de estas opciones.

48
 SESIÓN 8
P. IMÁGENES
Una vez tengamos nuestro libro definido, podemos mejorarlo incluyendo
elementos gráficos, podemos añadir títulos WordArt, imágenes, fotografías,
autoformas, etc...
Los distintos elementos gráficos (imágenes o dibujos) que se pueden insertar
en Excel son:
Imágenes desde archivo, Imágenes prediseñadas, pertenecientes a una
galería que tiene Excel, Autoformas, es decir, líneas, rectángulos, elipses, etc,
para diseñar nuestros propios dibujos, SmartArt, varias plantillas para crear
organigramas, Íconos y Modelos 3D disponibles de una galería que se
pueden personalizar con diversas opciones y Captura para recortar un
determinado espacio de pantalla.

Sobre las imágenes y los dibujos pueden realizarse multitud de operaciones,

como mover, copiar, cambiar el tamaño, variar la intensidad, etc. Para ello
disponemos de varias barras de herramientas que iremos viendo,
fundamentalmente las pestañas de Diseño y Formato que vimos para los
gráficos.
Con todos estos elementos no hay excusa para no diseñar hojas de cálculo
con una componente gráfica atractiva.

Insertar imágenes desde el dispositivo o en línea

Para insertar una imagen desde el Dispositivo o en Línea debemos seguir los
siguientes pasos:
• Hacer clic sobre la opción Insertar y
luego sobre el botón Ilustraciones,
luego clic sobre el botón Imágenes.
Nos aparece dos opciones a elegir:
-Desde el dispositivo o en línea

49
 • Al hacer clic sobre Este dispositivo, nos dará la opción de elegir
la imagen desde nuestra computadora de tal manera que
podremos elegir el origen del archivo.

• Al hacer clic sobre Imágenes en línea, nos dará la opción de

elegir imágenes de cualquier categoría o buscar desde internet
de tal manera que podremos elegir cualquier imagen que
necesitemos.

Insertar Iconos
Esta herramienta nos permite insertar íconos que cumple la función de
comunicar de forma visual con símbolos.
Para insertar íconos seguimos los siguientes pasos:
1. Hacer clic sobre la opción Insertar y luego sobre el botón
Ilustraciones, luego clic sobre el botón Iconos.

50
 2. En la siguiente tabla elegir el ícono de interés según las
categorías mostradas, y hacer clic en Insertar.

Insertar Modelos 3D
Esta herramienta nos permite insertar imágenes 3D que cumple la función
de comunicar de forma visual con rotaciones en 3D.
Para insertar Modelos 3D seguimos los siguientes pasos:
1. Hacer clic sobre la opción Insertar y luego sobre el botón
Ilustraciones, luego clic sobre el botón Modelos 3D.

2. En la siguiente tabla elegir el Modelo 3D de interés según las

categorías mostradas.

51
 3. Después de elegir la categoría, seleccionar el Modelo 3D luego
clic en Insertar.

Insertar SmartArt

Para insertar Modelos SmartArt seguimos los siguientes pasos:

1. Hacer clic sobre la opción Insertar y luego sobre el botón

Ilustraciones, luego clic sobre el botón SmartArt.
2. Dentro de la ventana SmartArt elegir un tipo de gráfico y
Aceptar.

Manipular imágenes

De forma general para manipular cualquier objeto (imagen, dibujo,

SmartArt, etc.) insertado en nuestra hoja de cálculo, deberemos seguir los
mismos pasos:
Para mover un objeto tenemos que seleccionarlo haciendo clic sobre él,
una vez seleccionado aparecerá enmarcado en unos puntos, los
controladores de tamaño. Si posicionamos el puntero del ratón sobre el
objeto, cambiará de aspecto a una flecha parecida a esta , sólo tienes
52
que arrastrar la imagen sin soltar el botón del ratón hasta llegar a la posición
deseada.
Para modificar su tamaño, situar el cursor en las esquinas del objeto y
cuando cambie de forma a una doble flecha, hacer clic y arrastrarlo para
conseguir el nuevo tamaño.
Para cambiar otras propiedades del objeto deberemos utilizar las opciones
definidas para ese objeto y que iremos viendo a lo largo del tema.
Para manipular una imagen podemos utilizar la pestaña Formato.

Mediante la barra de imagen se pueden realizar las siguientes funciones y

modificaciones sobre la imagen:

Permite cambiar la imagen existente por otra almacenada en

disco.
Control del Brillo y Contraste de la imagen.

Permite hacer volver a la imagen a su estado original, antes de

que le hubiésemos aplicado ningún cambio.

Hace que la imagen se comprima, ocupando mucho menos

espacio en el documento de Excel. Si ejecutas esta opción es
posible que no puedas volver al estado original. Además, la
imagen puede perder resolución.
Puedes recortar la imagen utilizando esta herramienta,
simplemente selecciona el área (rectangular) de la imagen que
quieras mantener, el resto de desechará.

Te permite girar la imagen o voltearla horizontal o

verticalmente.

Permite elegir entre los diferentes bordes para la

imagen.

Estilos de imagen. Permite aplicar un estilo rápido a

la imagen para hacerla más atractiva.

Puedes aplicar diferentes estilos (muchos de ellos en

3 dimensiones) a tu imagen utilizando este menú de
configuración.

53
Q. FORMAS

Insertar Autoformas y dibujos

Excel dispone de herramientas que nos permiten realizar nuestros propios
dibujos.
Si no eres muy hábil dibujando con el ratón, no te preocupes, mediante las
Formas dispondrás de multitud de formas listas para usar que te permitirán
realizar esquemas, diagramas de flujo, y otros muchos gráficos.
Y si te gusta realizar tus propios dibujos también
dispones de rectas, curvas ajustables y dibujo a
mano alzada para que tu imaginación se ponga
a trabajar.
Al hacer clic en el menú Insertar, Luego en
Ilustraciones y seleccionar Formas; aparecerá el
listado de todas las formas disponibles en el
programa.
Selecciona la que más te guste y haz clic sobre
ella, enseguida podrás volver a la hoja de
cálculo y establecer el tamaño que tendrá la
forma.
Para ello haz clic en una zona de la hoja y sin
soltar el ratón arrástralo hasta ocupar toda la
zona que quieres que tome la forma.
Modificar dibujos
Los gráficos y autoformas, admiten multitud de
modificaciones como giros y cambios de tamaño y
proporciones. Para modificar un gráfico lo primero que hay
que hacer es seleccionarlo, para ello hacer clic sobre él y
aparecerán unos puntos de control a su alrededor.

Para modificar el tamaño, situar el cursor en los puntos de control

y, cuando cambie de forma a una doble flecha, hacer clic y
arrastrarlo para conseguir el nuevo tamaño. Aquí vemos el
resultado de arrastrar hacia la derecha.
Para mantener la proporción mantener pulsada la tecla
MAYÚSCULAS mientras se arrastra desde una de las esquinas.
Como se puede ver en esta imagen que se ha hecho un poco
más grande que la original.

54
Algunos gráficos también tienen un rombo amarillo que sirve
para distorsionar o cambiar la forma del gráfico. En este caso
un triángulo isósceles se ha convertido en escaleno.
Para girar el gráfico, seleccionarlo y hacer clic sobre el círculo
verde que vemos en la parte superior central de la imagen, y
mover el ratón para hacer girar el objeto, para acabar el
proceso dejamos de presionar el ratón.
También se pueden cambiar los colores de las líneas, el color de relleno,
añadir efectos de sombra y 3D. Estas modificaciones se pueden realizar a
partir de la pestaña Formato.
Con estos iconos de la barra de dibujo se pueden realizar muchas de las
acciones que ya vimos para las imágenes, además de estilos rápidos y de
forma.

En esta imagen se ha aplicado color verde degradado de

fondo, color azul del contorno, grosor de 3 ptos. y tipo de
contorno discontinuo.

Añadir texto a un dibujo.

Se puede añadir texto a un dibujo mediante el botón Cuadro de texto

de la pestaña Formato, deberemos hacer clic y arrastrar para dibujar el
cuadro de texto en la zona en la que queremos insertar el texto, y a
continuación insertar el texto.
Otra forma más cómoda de añadir texto en el interior de
un gráfico es haciendo clic en el gráfico con el botón
derecho del ratón, para que aparezca el menú contextual,
elegir la opción Editar texto y automáticamente nos creará
el cuadro de texto ajustándolo al espacio disponible en el
gráfico.
Aquí tienes un ejemplo de un dibujo con texto.

55
Insertar WordArt
Mediante WordArt se pueden crear títulos y rótulos dentro de nuestra hoja
de cálculo. Sólo tenemos que introducir o seleccionar el texto al que
queremos aplicarle un estilo de WordArt y automáticamente Word creará
un objeto gráfico WordArt.

Una vez hemos aplicado WordArt a un texto, dejamos de tener texto y

pasamos a tener un gráfico, esto quiere decir que, por ejemplo, el
corrector ortográfico no detectará un error en un texto WordArt, y también
que el texto WordArt seguirá las reglas de alineación de los gráficos.

Para iniciar WordArt hacemos clic en el botón Insertar, luego Texto y

seguido elegir WordArt.

Al hacer clic sobre el icono aparecerá un listado con la Galería de WordArt

como la que vemos aquí. Haciendo clic seleccionaremos el tipo de letra
que más nos guste.

A continuación, se mostrará el texto en la hoja de cálculo dispuesto para

ser modificado.

Si hemos seleccionado texto previamente no será necesario teclearlo ya

que aparecerá ya escrito.

También podemos elegir la fuente, el tamaño y el estilo del texto desde las
pestañas Inicio y Formato.

56
R. IMPRIMIR
Una vez nuestra hoja esté preparada para imprimir, es aconsejable
guardarla, y después, seguir los siguientes pasos:
Hacer clic sobre la opción Archivo luego seleccionar Imprimir.
Se abrirá un cuadro de diálogo desde donde podremos cambiar alguna
opción de impresión como puede ser la impresora donde queremos que
imprima o el número de copias deseadas.

En el recuadro Impresora, aparecerá el nombre de la impresora que

tenemos instalada en nuestra computadora.

En caso de desear cambiarla, hacer clic sobre la flecha derecha del

Nombre: para elegir otra impresora de la lista desplegable que se abrirá.

57
En la opción Propiedades de Impresora podremos cambiar algunas
características de la impresora.

En la sección Configuración se puede elegir las opciones de impresión de la

página y más opciones avanzadas en el cuadro de Configurar página.

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Repetir filas o columnas específicas en cada página impresora

Si una hoja de cálculo abarca más de una página impresa, puede etiquetar
datos por agregar encabezados de fila y columna que desee que aparezca
en cada página impresa. Estas etiquetas son también conocido como títulos
de impresión.

Siga estos pasos para agregar títulos de impresión a una hoja de

cálculo:
1. En la hoja de cálculo que desea imprimir, en la ficha Disposición
de página, haga clic en Imprimir títulos, en el grupo Configurar
página.

Nota: El comando Imprimir títulos aparecerá atenuado si se encuentra en

modo de edición, si se selecciona un gráfico en la misma hoja de cálculo de
celda, o si no tiene instalada una impresora. Para obtener más información
acerca de cómo instalar a una impresora, vea Buscar e instalar los
controladores de impresora de Windows Vista. Tenga en cuenta que
Microsoft ha dejado de soporte técnico para Windows XP; Busque sitio Web
del fabricante de su impresora compatibilidad con controladores continuo.

2. En la pestaña de hoja, bajo Imprimir títulos, realice una, o

ambas, de las siguientes acciones:

 En el cuadro Repetir filas en extremo superior, especifique la

referencia de las filas que contienen los rótulos de columna.
 En el cuadro izquierda Repetir columnas a, escriba la referencia
de las columnas que contienen los rótulos de fila.

Por ejemplo, si desea imprimir etiquetas de columna en la parte

superior de cada página impresa, puede escribir $1: $1 en el
cuadro Repetir filas en extremo superior.

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Sugerencia: Puede hacer clic en los botones de Ventana emergente de
contraer en el extremo derecho de los cuadros Repetir filas en extremo
superior y Repetir izquierda columnas a y, a continuación, seleccione el título
filas o columnas que desea repetir en la hoja de cálculo. Cuando termine de
seleccionar las columnas o filas de título, haga clic en el botón Contraer
diálogo nuevamente para volver al cuadro de diálogo.

Nota: Si tiene más de una hoja seleccionada, los cuadros de la izquierda Repetir
columnas a y Repetir filas en extremo superior no están disponibles en el cuadro
de diálogo Configurar página. Para cancelar una selección de varias hojas de
cálculo, haga clic en cualquier hoja no seleccionada. Si no hay ninguna hoja
no seleccionada está visible, haga clic en la pestaña de una hoja seleccionada
y, a continuación, haga clic en Desagrupar hojas en el menú contextual.

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