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INFORME DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA SUBPROCESO DE GESTION DE BIENES

Y SERVICIOS

BECKY HAWKINS HENRY

SORAIDA JANETH PEREZ MORENO
INGRID NATALIA ABRIL TORRES
NATALIA FERNANDEZ VERA

TUTOR
WILLIAM ALEXANDER MENDOZA GALVIS 

FUNDACION UNIVERSITARIA DEL AREA ANDINA

ADMINISTRACION DE EMPRESAS
2020
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SUBPROCESO GESTIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

INFORME FINAL DE AUDITORIA INTERNA

VIGENCIAS 2019 - 2020

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Bogota, 01 de abril de 2020

Doctor

GERBER BENAVIDES

Gerente Administrativo y Financiero

CMD SIPLAS S,A

Estimado Doctor:

Como Auditor Interno del IPS del Laboratorio CMD SIPLAS y dando cumplimiento al Plan

Anual de Auditoría Interna para el año 2020, me permito presentar el informe correspondiente a

la auditoría realizada al subproceso de gestión de Bienes y Servicios.Dicha auditoría fue

desarrollada dentro de los estándares generalmente aceptados de auditoría y siguiendo el

procedimiento de auditoria interna adoptado el cual se fundamenta en la Norma ISO 19011.

Los resultados incluidos en el presente informe, fueron comunicados oportunamente a los niveles

responsables de la ejecución del proceso, recibiendo de su parte los correspondientes planes de

acción para cada una de las debilidades identificadas.

Agradezco la colaboración recibida del personal del subproceso, para el desarrollo del trabajo.

Cualquier información adicional que requieran sobre el contenido de la presente comunicación,

con gusto le será suministrada

Atentamente,

ORIGINAL FIRMADO

SORAIDA JANETH PEREZ

Coordinador de Control Interno

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CONTENIDO

1.FECHA DE AUDITORIA INFORME ................................................................................. 5

2. OBJETIVO.............................................................................................................................. 5

3. ALCANCE............................................................................................................................... 5

4. PROCESO AUDITADO......................................................................................................... 5

5. HECHOS RELEVANTES ..................................................................................................... 5

6. METODOLOGÍA ................................................................................................................... 6

7. DESARROLLO DE LA AUDITORIA.................................................................................. 7

8.FORTALEZAS.........................................................................................................................14

9. DEBILIDADES O HALLAZGOS ....................................................................................... 15

10. RECOMENDACIONES...................................................................................................... 19

11. CONCLUSIONES ............................................................................................................... 20

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1. FECHA DE AUDITORIA E INFORME

FECHA DE LA AUDITORIA FECHA DE LA EMISIÓN DEL INFORME

24 de marzo de 2020 01 de abril de 2020

2. OBJETIVOS

 Determinar la conformidad del sistema de gestión con los requisitos de la norma de

sistema de gestión.
 Determinar la capacidad del sistema de gestión para asegurar el cumplimiento por la
organización de los requisitos legales, reglamentarios y contractuales aplicables al
alcance del sistema de gestión y a la norma de requisitos de gestión.
 Determinar la eficacia del sistema de gestión para asegurar razonablemente que la
organización puede lograr sus objetivos especificados
 Identificar áreas de potencial mejora en el sistema de gestión

3. ALCANCE

La Auditoria tiene como alcance la gestión de Bienes y Servicios de las vigencias 2019 y 2020.

4. PROCESO AUDITADO

Subproceso de gestión de Bienes y Servicios.

5. HECHOS RELEVANTES

CMD SIPLAS presta servicios de tercer nivel de complejidad a personas afiliadas, la oferta de

servicios asistenciales de laboratorio y terapia ocupacional, realiza a través de unidades

asistenciales que atienden en diferentes sedes en Bogota.

En la actualidad la población contratada con el laboratorio es de aproximadamente 6.000

usuarios.

La sede Administrativa de la institución se encuentra ubicada en Bogota sede chico y

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Tiene sedes en: el centro y modelia.

La Entidad en el momento de la ejecución del procedimiento auditor cuenta con una Técnica

Administrativa que lidera el subproceso de gestión de Bienes y Servicios.

6. METODOLOGÍA

Se utilizó el método inductivo partiendo de los siguientes aspectos:

  Determinación de los procedimientos de auditoria

  Elaboración de papeles de trabajo

  Obtención y análisis de evidencias

  Revisión documental

  Revisión de procedimientos

  Observación directa

Lista de documentos revisados

Plan anual de adquisiciones vigencias 2019 y 2020

  Procedimiento de Bienes y servicios

  Procedimiento de compras

  Procedimiento de selección de proveedores

  Actas de reunión del comité de Bienes y servicios

 Cronograma de mantenimiento anual

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7. DESARROLLO DE LA AUDITORIA

Se revisó la caracterización existente del subproceso la cual se relaciona a continuación.

Caracterización del proceso:

OBJETIVO DEL PROCESO SEGUIMIENTO Y MEDICION DEL PROCESO

Garantizar oportunamente la disponibilidad y SGC_EFICACIA SGC_EFICIENCIA

control de los Bienes y Servicios requeridos,
asegurando el óptimo funcionamiento de la Oportunidad en el Cumplimiento Cumplimiento en la
organización bajo las normas legales en vigencia. de Requerimientos. Evaluación de Proveedores.

PERSONAL
RESPONSABL QUE ASPECTOS
E PARTICIPA RECURSOS RIESGOS AMBIENTALES

Consumo de recursos agua y

energía eléctrica.
Consumo de Energía (por el
uso de teléfono)
Consumo de Papel Ecológico
Generación de Residuos
Sólidos Reciclables (papel
cartón)
Intranet ( SIR) Generación de suministros de
Auxiliar de Biomecanico impresión usados
Correos electrónicos
Mantenimiento Físico Vertimientos domésticos en el
Director Advo y internos y externos.
Psicosocial alcantarillado
Financiero. Coordinador Eléctrico
Internet. Mantenimiento Interno:
Administrativo de Generación de residuos de
Bienes y pinturas y diluyentes
Fax.
Servicios Vertimiento de agua residual
Teléfono. mezclada con productos de
Alta Dirección limpieza
Ayudas Generación de material
Coordinación de partículado – polvo
audiovisuales.
Laboratorio Generación de humos de
soldadura.
Proveedores

Auxiliar de
Almacén

ENTRADAS
ACTIVIDADES DEL PROCESO SALIDAS
INTERACCION DEL PROCESO

PLANEAR: HACER: VERIFICAR: ACTUAR:

Procesos Solicitud de Identificar las Servicios de
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Gerenciales. compras de Programar las necesidades de Verificar los Acciones Mantenimient

Procesos Bienes y necesidades servicio y/o productos y/o Preventivas os
Operativos. Servicios. del cliente producto del servicios programados
Procesos de interno cliente interno contratados y ejecutados.
Soporte. Solicitud de (Mantenimien Acciones
Sedes de CMD Compras de tos de Control de los Selección y Correctivas a
SIPLAS. Insumos y/o Equipos e Activos Fijos + Evaluación de Servicios NO Entrega de
Reactivos. Infraestructur Control y Proveedores. Conformes. Insumos y
a). seguimiento Reactivos.
Reparaciones del Control del
Locativas. Mantener un Cronograma de producto y/o Revisión de Evaluación de
stock mínimo Mantenimiento servicio no Inventario proveedores.
Solicitudes de de inventario Control de conforme. mensual con
Mantenimiento. para la Contratos el fin de no
atención de Seguimiento a Control de presentar
pacientes en las solicitudes Tecnovigilancia. excesos.
el almacén. del SIR
Cotizaciones
de Servicios Revisar que los
y/o Repuestos pedidos se
realicen cada 10
Control de días con su
Serv. Públicos respectiva orden
Realizar comité de compra.
de compras de
insumos y
reactivos

REQUISITOS REQUISITOS
DOCUMENTOS REGISTROS LEGALES NORMATIVOS
ISO ISO OHSAS
Cronograma Anual de Registro de Salida e Ingreso Habilitación 2003 9001 14001 18001
Mantenimiento. de Activos fijos. de 2014.
Procedimiento de Administración de
Bienes y Servicios. Ordenes de compra.
Procedimiento de Requisitos Archivo en Excel del comité
Legales. de compras.
Procedimiento del SGSST. Registros de selección y
Procedimiento Integral de Gestión evaluación de proveedores.
Ambiental.
Contratos.

Facturas.

Registros de soporte de la
prestación del servicio.

Proceso: Soporte
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Políticas de operación

Ingresar todos los materiales o bienes que adquiere la Entidad por compras de bienes y

servicios de forma física a la bodega; Realizar su registro en el software, para su

posterior distribución en la sede principal y cliente interno,se verifica que el bien recibido

cumpla con las cantidades y especificaciones pactadas entre el proveedor y la compañía,

si supera mas de $500.000 pasa al comité de Bienes y Servicios para ser aprobada por el

Director administrativo de bienes y servicios y Gerencia General.

Todo requerimiento de insumos o bienes debe de estar diligenciando en el formato de

Pedido y autorizado por el coordinador del área, en donde se especifique clara y

detalladamente los elementos y el número de unidades requeridas de acuerdo con las

necesidades reales.

Realizar la custodia y trazabilidad de los egresos de los materiales o bienes que salen de

la

bodega de almacenamiento con destino a las áreas de CMD SIPLAS.

Diligenciar la Salida de los materiales o bienes de Almacén, por el sistema de

información, y

el documento será firmado simultáneamente a la entrega física del mismo por el

responsable

del área que realizo el pedido y el Auxiliar de compras como entrega a satisfacción por el

Almacén.

Para todo tipo de bien al momento de la entrega por parte del Auxiliar de activos Fijos, le

asignara el número de inventario según el consecutivo y diligenciando a su vez, el

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formato

“Acta de entrega de activos fijos” el cual será firmado por ambas partes como evidencia

de

recibo y entrega a satisfacción del bien y quien recibe lo hace con la responsabilidad de

su

cuidado y custodia.

En el caso de daño, pérdida o hurto de materiales o bienes en bodega (consumo,

devolutivos, intangibles y mercancías en existencia) como consecuencia de desastre

natural,

siniestro, o por fechas de vencimiento, etc., el responsable del Almacén registra en el

Sistema la Salida de los materiales o bienes de Almacén con base en el “formato Acta de

baja de activos” y sus correspondientes soportes.

Para la baja definitiva de un bien mueble del inventario deberá sujetarse a las

características y procedimiento establecido.

Para toda solicitud de servicios de Mantenimiento el área solicitante diligencia el formato que se

encuentra en la intranet a través del software integral de requerimientos (SIR), una vez subido el

requerimiento a la Coordinación Administrativa de Bienes y Servicios, el tiempo de respuesta a

las solicitudes será de acuerdo a la prioridad establecida por los indicadores de gestión de

calidad, todos los requerimientos deben quedar registrados por el Auxiliar de Mantenimiento en

el formato BYS-For-12-V1 Actividades Ejecutadas Semanalmente.

Trimestralmente se revisa el Cronograma Anual de Mantenimiento a cargo del Coordinador

Administrativo de Bienes y Servicios, para verificar el cumplimiento del mismo.

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Todas las cotizaciones de Servicios y/o Mantenimientos que sean superiores a $500.000 son

presentadas al Comité de Bienes y Servicios para su aprobación o autorizadas con la firma del

DAF y Gerencia.

Mantenimiento Preventivo y Correctivo Equipos de Laboratorio.

El Coordinador Administrativo de Bienes y Servicios será el responsable de revisar

trimestralmente las hojas de vida de los equipos en uso del laboratorio registrando su firma y

fecha de la revisión después de cada Mantenimiento

En Enero de cada año, se reúnen el Coordinador Administrativo de Bienes y Servicios, la

Coordinación del laboratorio y la Coordinación de Salud Ocupacional, para revisar el

Cronograma Anual de Mantenimiento preventivo de instrumentos y equipos de laboratorio y

registrarlo en acta debidamente firmada por los involucradas, según las hojas de vida

individuales, la intensidad de uso y de acuerdo a las recomendaciones de los fabricantes

consignadas en el manual de operaciones de cada uno de los equipos. En los casos que se

requiera participación de los representantes técnicos de las empresas distribuidoras de equipos,

se coordinara con ellos su asistencia enviando comunicado.

Se solicita al proveedor que ofrece los servicios técnicos el diligenciamiento del formato BYS-

For-1-V1 Mantenimiento Técnico de Equipos, cada vez que realice mantenimiento preventivo o

correctivo de cualquier equipo.

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Entregar a las Coordinaciones del Laboratorio, Salud Ocupacional y al responsable de cada

sección del laboratorio, el Cronograma anual de Mantenimiento para anexar en cada hoja de vida

de los equipos.

 En la Coordinación del Laboratorio debe haber una copia del Cronograma Anual de

mantenimiento preventivo correspondiente para facilitar el control de su estricto

cumplimiento.

 Cuando un equipo ò instrumento presenta un daño, la persona encargada de la sección

solicita el mantenimiento diligenciando el formato que se encuentra en la intranet a través del

software integral de requerimientos (SIR) una vez realizada la solicitud, la Coordinación

Administrativa de Bienes y Servicios deberá programar la visita del técnico respectivo. Sí el

reporte técnico informa un daño irreparable considerándolo fuera de servicio o daño total del

equipo, debe quedar registrado en el formato BYS-For-1-V1 Visita de Mantenimiento

Técnico de Equipos, el Coordinador Administrativo de Bienes y Servicios debe proceder a

realizar el acta de baja del Equipo.

 Cuando se trata de Equipos que no son de propiedad de SIPLAS S.A. y que han sido

consignados por el proveedor en calidad de "Comodato", la Coordinación del Laboratorio

será la responsable del seguimiento de los Mantenimientos y revisión de las hojas de vida de

los equipos en uso del laboratorio registrando su firma y fecha de la revisión después de cada
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Mantenimiento, en caso de que el proveedor considere necesario retirar algún Equipo de la

institución por Mantenimiento y/o reposición se debe diligenciar el formato BYS-For-14-V1

Salida e Ingreso de Equipos, el cual será autorizado por el Coordinador Administrativo de

Bienes y Servicios verificando la aprobación del Jefe de proceso. Después del retiro se

realizara la observación en el Cronograma de Mantenimiento aclarando el motivo del retiro

del Equipo.

 Se hacen los ajustes de mantenimientos y manejo de equipos basados en el programa de

Tecno vigilancia como cumplimiento a la reglamentación vigente, se utilizara el formato

BYS-For-9-V1 Especificaciones Técnicas para Equipos.

La información de manejó de Equipos y dispositivos médicos se encuentra en el manual de

Tecno vigilancia. BYS-Man-1-V1.

Calibraciones de los equipos.

Se ejecutaran las calibraciones de los equipos según la programación suministrada por el

proveedor del servicio de mantenimiento, la metodología Semestral o Anual de la calibración

que se encuentra adjunta con cada certificado de la calibración.

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8. FORTALEZAS

 Se aprecia la disposición para el control y el mejoramiento continuo de los actores del

subproceso.

 Se observan que los líderes del subproceso establecen canales de comunicación

idóneos y efectivos para la selección y evaluación de los proveedores para la realización de

actividades de garantía, calidad y demás.

 Se realizan las acciones de mejoramiento ejecutadas en la auditoria 2019, y

procedimientos de auto evaluación y auto control.

 Durante la ejecución del procedimiento de auditoria se observó el mejoramiento

en la
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organización.

 Se observa que la líder del subproceso ha documentado un listado maestro de

Calibración de equipos de laboratorio.

9. DEBILIDADES O HALLAZGOS

DENCIA CMD SIPLAS

DIRECCIÓN SISTEMA GESTIÓN
INTEGRAL
LISTA DE CHEQUEO
SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL
AUDITORIAS
PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA
INTERNA
SGI-For-125-V1

DESCRIPCION DEL
REQUISITO PREGUNTA EVIDENCIA C NC OBS P T
HALLAZGO

4.4.6; 4.4.6. - Como asegura la No se evidencia El proceso de Bienes y

Control identificación y diligenciamiento del formatos servicios no determina aquellas
operacional control de los ATS -Análisis de Trabajo operaciones y actividades
Peligros, Riesgos seguro SGI-For-57, establecido asociadas con los peligros
y aspectos en el procedimiento de identificados y aspectos
ambientales Contratistas SGI-Prc-13-V2, X X ambientales en donde la
asociados a las como control para la implementación de controles es
actividades identificación de riesgos y necesaria para gestionar los
realizadas por los aspectos ambientales asociados riesgos y aspectos ambientales
proveedores y a la actividad limpieza de caja significativos como se
contratistas a su de inspección, realizada por el encuentra establecido en el
cargo? Proveedor FUMIGACIONES Procedimiento SGI-Prc-13-V2.
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Incumpliendo el númeral 4.4.6

Control Operacional, literal c,
CAS CONTROL LTDA el día de la NTC OHSAS 18001:2007
29 de Julio de 2016 y el númeral 4.4.6. Control
Operacional, literal c, de la
Norma ISO 14001:2004.

El proceso de Bienes y
Servicios no da cumplimiento a
Como es el los controles operacionales
No se evidencia planilla de
procedimiento implementados por la
seguridad social (ARL)
para la selección organización en el
correspondiente al mes de mayo
de proveedores? Procedimiento SGI-Prc-13-V2
del Ingeniero Oscar Ramirez de
Verificación de para aquellas operaciones y
la empresa Biomedic, mes en el
hojas de vida de actividades relacionados con
4.4.6. Control cual estuvo en las instalaciones
los proveedores X X los contratistas y visitantes en
Operacional de SIPLAS realizando
que realizan el lugar de trabajo en las cuales
mantenimiento preventivo de
mantenimiento es necesario gestionar los
los equipos biomédicos, y quien
biomédico riesgos de Seguridad y Salud
firmo el informe N°0569
(calibraciones) y en el trabajo. Incumpliendo lo
Equipo Cámara de Extracción
de infraestructura, establecido en el númeral
de Química Especial.
fumigación. 4.4.6. Control Operacional
literal c de la norma OSHAS
18001:2007.

Se cuenta con una lista de

chequeo para la evaluación de
proveedores en la cual se
tienen en cuenta los criterios de
SST y medio ambiente.
Cuales son los
Evidenciado en la evaluación
criterios de
del proveedor Microscopios y
Seguridad y Salud
equipos especiales realizada en
4.4.6. - 4.4.6. en el trabajo y
el mes de Julio, en la cual se
Control Medio Ambiente
evaluaron algunos criterios de
Operacional definidos en la
SST y medio ambiente, los
(Bienes y contratación de
cuales fueron tenidos en cuenta
servicios) servicios y en la
en la calificación final del
selección y
proveedor la cual del 93%, sin
evaluación de
embargo, estos criterios no se
proveedores.
encuentran especificados en el
procedimiento SELECCIÓN Y
EVALUACIÓN DE
PROVEEDORES BYS-Prc-4-
V2.
Se evidencia la
implementación de controles
operacionales necesarios para
la gestión de riesgos de SST y
aspectos ambientales asociados
a los servicios comprados por
la organización, sin embargo,
estos criterios no se encuentran
completamente definidos en el
X
Procedimiento SELECCIÓN
Y EVALUACIÓN DE
PROVEEDORES BYS-Prc-4-
V2 , con lo cual se podría llegar
a incumplir lo establecido en el
númeral 4.4.6. Control
Operacional de las normas ISO
14001:2004 y OSHAS
18001:2007, Literales c y b.

4.4.1. Se encuentran No se evidencia en el formato La organización no define

X X funciones, rendición de cuentas
Recursos, establecidas las de descripción del cargo del
funciones, funciones, auxiliar de mantenimiento las y asigna responsabilidades

responsabilidades,
rendición de
responsabilid cuentas y funciones, responsabilidades y
ad, rendición autoridad frente al rendición de cuentas propias
de cuentas y Sistema de gestión frente al sistema de gestión
autoridad integral para el integral.
cargo auxiliar de
mantenimiento
Conoce los riesgos No se evidencia capacitación en
a los cuales se riesgo químico para el auxiliar
6.2.2; 4.4.2.; encuentra de mantenimiento, ya que en el
4.4.2.- expuesto (Auxiliar sitio de almacenamiento de los
Competencia, de almacén y productos usados en las
formación y mantenimiento)los actividades de mto se
toma de aspectos encuentran recipientes sin
conciencia ambientales rotular, sin pictogramas y sin
asociados a sus matriz de compatibilidad para el
actividades?. almacenamiento.
Se realiza evaluación de
proveedores anual, se evidencia
ultima evaluación de
proveedores realizada en el mes
de septiembre de 2015. No se
7.4.1. Evaluación de
evidencia retroalimentación de
Compras Proveedores y
la evaluación realizada en el
(ALMACEN retroalimentación
2015 al proveedor de insumos
) de la calificación.
DORAL MEDICA, para el cual
se obtuvo una calificación de
76%, siendo esta la más baja
entre los proveedores
evaluados.
8.4. Análisis Los indicadores Se evidencian los tres
de datos cuentan con indicadores del proceso
análisis, metas diligenciados hasta el mes de
establecidas y Julio con metas establecidas y
cumplimiento de el respectivo análisis. El
las mismas. indicador oportunidad en el
cumplimiento de
requerimientos se encuentra en
zona de exceso desde el mes
marzo con una meta del 95%.
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frente al sistema de gestión de
SST con el fin de asegurar que
las personas en el lugar de
trabajo asuman responsabilidad
por los aspectos de SST, medio
ambiente y el cumplimiento de
los requisitos legales
aplicables. Incumpliendo lo
establecido en el númeral 4.4.1.
Recursos, funciones,
responsabilidad, rendición de
cuentas y autoridad de la norma
ISO 18001:2007.
La organización no identifica
las necesidades de formación
de las personas que están bajo
su control ejecutando tareas
que puedan tener impacto sobre
X X
la SST. Incumpliendo lo
establecido en el númeral 4.4.2.
Competencia, formación y
toma de conciencia de la norma
OSHAS 18001:2007
El subproceso de almacén no
establece mecanismos para la
retroalimentación a los
proveedores de los resultados
obtenidos en el proceso de
evaluación. Incumpliendo lo
X X establecido en el procedimiento
interno SELECCIÓN Y
EVALUACIÓN DE
PROVEEDORES-BYS-Prc-4-
V2 y en el númeral 7.4.1.
Proceso de Compras de la
norma ISO 9001:2008.
X Se evidencia zona de exceso
para el indicador oportunidad
en el cumplimiento de
requerimientos desde el mes
marzo con lo cual se podría
llegar a incumplir el númeral
8.4. Análisis de datos de la
norma ISO9001:2008 que
establece que la organización
debe determinar, recopilar y
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analizar los datos apropiados

para demostrar la idoneidad y
eficacia del Sistema de Gestión
y evaluar donde puede
realizarse la mejora continua.

No se evidencia oportunidad de
mejora en el mes de Enero para
Se establece
el Indicador Oportunidad en el
8.5.1. Mejora oportunidades de
cumplimiento de
continua mejora con los
requerimientos, para el cual se
indicadores
obtuvo un valor de 92,5% con
una meta establecida de 95%.
El proceso de bienes y
servicios no mejora
continuamente la eficacia del
Sistema de gestión mediante el
X X
análisis de datos.Incumpliendo
lo establecido en el númeral
8.5.1 Mejora Continua de la
norma ISO 9001:2008.

No se evidencia el
cumplimiento de unos de los
planes de acción (Programar
capacitación de metrología con
ente de formación externa al
coordinador de Bienes y
Servicios, con el fin de obtener
Verificación de
la formación y competencia La organización no implementa
acciones
para la recepción de los las acciones necesarias para
correctivas
certificados de calibración de eliminar las causas de las no
8.5.2, 4.5.3 auditoria 2015 e
los equipos de laboratorio) conformidades con objeto de
Acción ICONTEC. X X
establecidos para la No prevenir que vuelvan a ocurrir.
Correctiva Certificaciones del
Conformidad ID 1274 originada Incumpliendo el númeral
gestor que realizan
de la auditoria realizada en el 8.5.2.Acción Correctiva de la
la recolección de
mes de Noviembre por parte del norma ISO 9001:2008.
los escombros.
ente certificador ICONTEC, la
capacitación se tiene
programada para el mes de
septiembre según mensajes de
correo enviados por la
Coordinadora de Talento
Humano

Habilitación Permitame ver la Se evidencia ultima revisión del X Se da cumplimiento a lo

última verificación mes de julio / 2016.Se establecido Se da cumplimiento
de alertas de evidencia formato diligenciado a lo establecido en el Manual
tecnovigilancia. Y de VERIFICACION DE de Tecnoviligancia BYS-Man-
el registro de ALERTAS DE 1-V3, y, en la resolución 2003
tecnovigilancia de TECNOVIGILANCIA BYS- de 2014, en la cual se definen
almacén. For-37-V1. Se evidencia los procedimientos y
pantallazos de las alertas del condiciones de inscripción de
mes de julio de algunos los prestadores de servicios de
productos que podrían en algún salud y de habilitación de
momento solicitarse en CMD servicios de salud.
 19

SIPLAS.

N C: Conforme
SORAIDA JANETH
FIRMA DEL AUDITOR: O
PEREZ
MNC: No conforme
E
GELBER BENAVIDES P: Propio del proceso
N
C
L
FIRMA DEL A
AUDITADO: T
U
R
A T: Transversal al proceso

10. RECOMENDACIONES

Se aprecia que la líder de Bienes y servicios tiene un cronograma definido para calibraciones de

equipos biomedicos, sin embargo no hay alertas, o mecanismos por parte del laboratorio para el

control de calibraciones de los equipos pequeños como termometros o termohigrometros, se

recomienda que todas las actuaciones sean documentadas y pueden ser evidenciadas.

Algunas políticas de operación no se encuentran documentadas como el seguimiento de algunos

proveedores y adoptadas por la compañía,se recomienda desarrollar políticas de operación

relacionadas con proveedores.

Es recomendable que los procedimientos del subproceso de gestión de Bienes y Servicios se

actualicen y socialicen como por ejemplo el tratamiento de escombros en la compañía, y generar

la acción correctiva correspondiente en la ultima visita del ICONTEC..

Se recomienda que en las actualizaciones de procedimientos del subproceso se justifiquen de

 20

forma adecuada .

Es recomendable que las políticas de operación propuestas por la líder del subproceso de

gestión de compras sean aprobadas por la Gerencia de la Entidad y en las difusiones se cite

el número de acto administrativo.

Es fundamental que los procedimientos actualizados contemplen los formatos e instrumentos

suficientes para registrar las actuaciones del subproceso.Es recomendable que las contingencias

del subproceso se consignen en un plan debidamente estructurado.

10. CONCLUSIONES

Como resultado de la auditoria interna adelantada, conceptúa que la gestión del subproceso

Bienes y servicios es aceptable. Desde la perspectiva del sistema de control interno, se

aprecia la ejecución de controles que no son resultado de un análisis técnico de administración de

riesgos.

El responsable del proceso deben planear y ejecutar las acciones de mejoramiento

necesarias para subsanar las debilidades encontradas en el procedimiento auditor, las

acciones de mejoramiento deben ser coordinadas por el responsable del proceso.

Miembros del Equipo auditor y firma

 21

ORIGINAL FIRMADO ORIGINAL FIRMADO

SORAIDA JANETH PEREZ

ORIGINAL FIRMADO ORIGINAL FIRMADO

Bibliografía

 Cartilla eje 4, Fundación Universitaria del área andina

 https://www.synlab.co/