LISTA DE CHEQUEO:

PROCEDIMIENTO PARA
ENTREGA DE
DOCUMENTACIÓN EN
CUARENTENA

NOMBRE DEL PROGRAMA: ESPECIALIZACIÓN EN EDUCACIÓN E INTERVENCIÓN PARA

LA PRIMERA INFANCIA
CIUDAD DE GRADOS: BUCARAMANGA Y BOGOTÁ
FECHA DE GRADOS: 4 DE JULIO DE 2020
COORDINADOR DEL CAT:
CUMPLE
N° PROCEDIMIENTO INICIAL OBSERVACIONES
SI NO
Entrega de documentos por parte de la Unidad de Admisiones,
Registro y Control:
 Bases de Datos
1  Cédulas de Ciudadanía Escaneadas
 Diplomas
 Acta de Comité de Programa
 Registro de Diplomas      
Revisión de Acta de Comité de Programa con la base de datos
entregada por Unidad de Admisiones, Registro y Control para
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verificar que los estudiantes que están en el acta estén completos
en la base de datos
Revisión en el sistema de Academusoft a través de un muestreo de
3 algunos estudiantes para verificar que cumplan con los requisitos
Académicos como Financieros.
Revisión de diplomas y registros de diplomas con las Cédulas de
Ciudadanía y base de datos entregadas por la Unidad de
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Admisiones, Registro y Control de cada estudiante para corroborar
que la información este correcta.
Revisión de carnet entregados por la Oficina de Snies de cada
5 egresados, se verifica con las Cédulas de Ciudadanía y foto del
estudiante.
Coordinación con Asesor Administrativo para autorización de
6 ingreso a la Institución y realizar el proceso de impresión y
revisión de documentos de grado.      
7 Solicitud por correo electrónico de los porta diplomas y escudos al
Asesor Administrativo con copia a la Oficina de Almacén      
DOCUMENTOS A ENTREGAR Y ELABORAR POR PARTE SE SECRETARIA GENERAL

1 Diplomas (Revisión de información que contiene, firmas y sellos)      

2 Actas Individuales (Número invisible, firmas y sellos)      
3 Actas Generales (firmas y sellos)      
4 Certificados de Idoneidad (firmas y sellos)      
5 Registros de Diplomas (Número invisible, firmas y sellos)      
6 Resolución de Rectoría (elaboración y firmas)      
7 Recibido de Diplomas (elaboración de formato)      
8 Carnets (revisión con cédula de ciudadanía y base de datos)      
Carta para Coordinador CAT con copia al Coordinador Zonal y
9 Decanaturas (elaboración y firma)
10 Carta de Rectoría para Graduandos (elaboración e impresión)
11 Resoluciones de Rectoría para Delegación (elaboración y firmas)
PROCESOS ADICIONALES
1 Envió de la carta para el Coordinador de Asistencia a Tutorías
impresa con los documentos de grado.      

Envió de la carta para el Coordinador de CAT por correo

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electrónico, con copia al Profesional de Control Administrativo
Zonal y Decanaturas.      
3 Sacar copias de las actas individuales      
Colocar números invisibles a Actas Individuales y Registros de
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Diplomas      
Realizar la combinación de correspondencia para las cartas de
5
graduandos      
Colocar sellos a Diplomas, Actas Individuales, Actas Generales,
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Certificados de Idoneidad y Registro de Diplomas      
Coordinar con el mensajero de la Universidad el proceso de firmas
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correspondientes y si es el caso.      
Coordinar con los Decanos de las Facultades el préstamo de los
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sellos para los documentos de grado si es el caso.      
Coordinar con los Decanos y Padres el proceso de firmas de los
9 documentos si es el caso.      
Dejar en portería la caja completa de documentos de grado para
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que desde allí realicen su envió.      
Hacer seguimiento de la Guía de Envió de los diplomas y enviarla
11 al Coordinador de Asistencia a Tutorías y Profesional de Control
Administrativo Zonal para que desde allí hagan el seguimiento.      
Envió de correo electrónico a Recepción especificando los
paquetes que se dejen para envío y datos de envío del paquete para
que genere la guía y una vez se cuente con la guía por parte de
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Secretaria General se realizará él envió a los Coordinador de
Asistencia a Tutorías y Profesional de Control Administrativo
Zonal.      

Dejar en portería un listado de lo que contiene los paquetes para

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que el guarda de seguridad deje la observación en la minuta
     
 Seguimiento de la entrega de planillas de Recibidos de Diplomas y
14 carta de autorizaciones de envío de documento para llevar el
control.
Control de la devolución de Diplomas que no se hayan entregado a
los graduados, máximo se dará un tiempo estimado de 20 días
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después de la fecha de graduación, para que reposen en la Oficina
de Secretaria General y desde allí realizar el debido proceso.
Envío de Actas Generales y Resoluciones de Rectoría a las
16 Direcciones de Programas para el trámite de Tarjetas Hasta aquí
Profesionales

Elaborado por: Katherin Andrea Reyes Pinilla.