Capitu_o II > GESTION DE UNIDADES Y SISTEMAS DE INFORMACION “Un sistema de bibliotecas bien articulado, integrado en los planes de educaci6n nacional y, en consecuencia, en los de desarrollo econémico y social, constituye una de las garantias de que las sumas invertidas en educaci6n e investigaci6n rendiran justos dividendos”. Carlos Victor Penna? Presentacion del tema Los planes de estudio son una representaci6n de los objetivos propuestos en un ambito de ensefianza para aprender y poder apli- car los diferentes conocimientos que integran una disciplina determinada. Cada afio de estudio abarca una serie de contenidos que en forma secuencial y correlativa se van abordando por medio de los programas de cada asignatura. En esta publicacién, luego de realizada la presentaci6n de la disciplina, se ha tomado la decisién de mostrar en primer término el contexto considerado ne- cesario para encarar la gestién de las unidades de informaci6n. Para ingresar en el tema se puntualizaran algunos conceptos que constituyen en si mismos 29. Carlos Victor Penna (1968). Cit. Cap. !50 InTRoDUCCION A LA BIBLIOTECOLOGIA el marco general que posibilitara abordar los préximos capitulos. En principio se consideré definir los conceptos involucrados en la eleccién del titulo de este tramo de la obra y que son los que en el lenguaje bibliotecolégico se utilizaran para tratar los conceptos de este trabajo. De la gestién El término proviene del latin gestio, que hace alusi6n a la acci6n y a la consecuencia de administrar 0 gestionar algo. Dicho asi, abarca diferentes conceptos como dirigir, ordenar u organizar una determinada cosa 0 situaci6n. Supone en cierta forma la acci6n y el efecto que se debe llevar a cabo para resolver un asunto o concretar un proyecto, en otros términos lo propuesto por la organizaci6n, producir o prestar un servicio. En algunos am- bitos se utiliza la palabra inglesa “management”, que incluso se ha adoptado enel manejo de la informacién, lo que implica efectividad y eficiencia en lacon- secuci6n de metas por medio del trabajo grupal. El concepto clasico esta rela- cionado con la satisfaccién de las diferentes necesidades humanas, entre las que se encuentran las econémicas y las formas de colaboraci6n para satisfacer esas necesidades. También se relaciona con la necesidad de la resolucién de problemas reales, no s6lo operacionales sino sobre la totalidad; es necesario observar los problemas y resolverlos de manera organizada. Peter Drucker2, en su libro The Practice of Management (1986), miré al management como un todo y traté de integrar la idea de negocio con lade direcci6n, con los trabaja- dores y con el resto de la sociedad. Por eso se dice que la gestién también se despliega en el contexto de otros conceptos como direccién y administraci6n, y como un conjunto de operaciones que deben ser desarrolladas en una orga- nizacion para asegurar su funcionamiento. Si se trasladan estos conceptos a la biblioteca se puede decir que esa ta- rea es realizada por el responsable de ésta y por el personal que tenga a su cargo alguna responsabilidad de decisién. De las unidades de informacién La palabra unidad permite nombrar a una determinada propiedad de las cosas que esta relacionada con la imposibilidad de dividirlas 0 separarlas sin alterar su esencia 0 integridad. También se debe considerar que cada unidad puede junto con otras unidades estar contenida o formar par- te de otra unidad mayor. 30. Peter Ferdinand Drucker (1909-2005). Abogado y tratadista austriaco, considerado el mayor fil6sofo de la administraci6n en el siglo XX.GESTION DE UNIDADES Y SISTEMAS DE INFORMACION 5a En cuanto a las unidades de informaci6n, esta concepci6n puede ser apli- cada a varias entidades y organizaciones dedicadas al flujo de la informacién, como las bibliotecas, los archivos, los museos, la prensa y cualquier otra ins- tituci6n o sector de la sociedad dedicado a organizar, preservar y difundir el conocimiento. Para el caso se tomé la definicién de Gonzalez Quesada, que las define como las “organizaciones dedicadas a la transmisién del conoci- miento registrado en documentos” y afirma que “las unidades de informacion gestionan el conocimiento mediante una serie de actividades documentales”. De tal manera, y como el interés de esta publicacién esta dirigido al tra- bajo que se realiza en las bibliotecas, se suscribird el concepto a esta entidad que en principio tiene como objetivo general analizar, organizar, registrar, conservar, producir y difundir la informacién que se seleccione y adquiera por diferentes medios. La biblioteca tiene su fin Gltimo en el servicio que brinda a los usuarios cuando ofrece sus productos y recursos, cuando ase- sora en el acceso a la informaci6n, cuando garantiza la solucion de proble- mas frente a los cambios informativos que se producen en el interior 0 en el exterior de la institucién, o cuando a través del trabajo interdisciplinario y colaborativo identifica intereses y responsabilidades comunes. Para una descripcién mas completa sobre las bibliotecas se puede consultar el capi- tulo II del libro Competencias bibliotecarias y entorno laboral (Monfasani, 2014). Alli se hace una clasificacion de los diferentes tipos y se describen sus funciones, productos, servicios y tareas a realizar. “En la era de la economia del conocimiento, la biblioteca se con- vertird en tesoro del conocimiento humano, participaré en la in- novacién del conocimiento y serd un eslabén importante en la cadena de innovacién del conocimiento. En el Siglo XXI, la biblio- teca tendrd que hacer frente inevitablemente al nuevo tema de la gestion del conocimiento.” Tang Shan Hong3?, 2000 31. Alfons Gonzalez Quesada. Bibliotecario espafiol. Profesor titular de Documentacién en Univesitat Auténoma de Barcelona (UAB). 32. Tang Shan Hong. Bibliotecario chino. Dedicado a la gestién del conocimiento en bi- bliotecas.52 InrRopUCciON A LA BIBLIOTECOLOGIA Gestiébn en la biblioteca La quinta ley de Ranganathan* dice “La biblioteca es un organismo en cre- cimiento”, a lo que se agrega que debe adaptarse a los cambios para favorecer a los lectores y brindar mejor acceso a la informacién. Para cumplir con este objetivo es necesario que se lleve a cabo un proceso que debe involucrar a to- dos los sectores de la biblioteca. Este proceso estara integrado por diferentes pasos que incluyen: saber qué se quiere hacer, por qué se desea hacer, cémo hacerlo y cémo aplicarlo. La gesti6n bibliotecaria se aplica a cualquier tipo de biblioteca: nacional, universitaria, especializada, escolar, ptiblica; a centros y servicios de informa- cin y a otros entornos donde el profesional desempefie funciones de respon- sabilidad relacionadas con el flujo de la informacién. Debe seguirse un proceso ordenado que involucre la planificaci6n total de la entidad o de alguno de sus sectores, que a su vez se relacionan con el resto. Esto llevard a realizar una pla- nificacion ordenada de los pasos a seguir en cada caso; en la gesti6n administra- tiva, en el desarrollo de la coleccién, en los procesos técnicos, en los servicios, en la selecci6n del personal, en la eleccién y adecuaci6n de las instalaciones, en la adopcion de tecnologia, en la difusién de los recursos, en la formacién de los usuarios y en las relaciones inter y extra institucionales, entre otros ambitos. En la transmisién de estos conocimientos, Gémez Hernandez* (2002) aconseja que los alumnos obtengan los necesarios para aplicarlos en el traba- jo en la biblioteca, por lo tanto deben conocer: - Las etapas de la planificaci6n bibliotecaria y los elementos basicos de gestion. La organizaci6n del personal de la biblioteca. La distribucién del presupuesto. - El mobiliario e instalaciones de las bibliotecas. El proceso de selecci6n, formaci6n, desarrollo y conservacién de co- lecciones. La determinacién de los medios, gestién y nivel de tratamiento docu- mental adecuado de las colecciones. Las caracteristicas de los usuarios. 33. Ranganathan. Cit. Cap. | 34. Gémez Hernandez (2002). Cit. Cap. |GESTION DE UNIDADES ¥ SISTEMAS DE INFORMACION 53 - Los modos de cooperacién bibliotecaria: préstamo interbiblioteca- rio, adquisicién cooperativa, establecimiento de redes y sistemas de bibliotecas. Estas premisas que fueron tomadas como base, pueden ser actualizadas con las siguientes: La distribuci6n y organizacién adecuada de las areas de trabajo. - Eltrabajo en equipo, mediante el cual las personas aportan experiencia, formacién, personalidad, aptitudes y actitudes diferentes. Las tecnologias de la informaci6n y la comunicacién que puedan ser de utilidad en los procesos y servicios. - Las nuevas estrategias para la formacién de usuarios acorde con sus necesidades. - Los métodos, recursos y herramientas que posibiliten ofrecer mejo- tes servicios. - Lapautas de evaluacién que permiten corregir y optimizar tareas para lograr calidad en el tratamiento de los recursos y en la prestaci6n de los servicios. En cuanto a la gestién administrativa de la biblioteca (Imagen 5), es inte- resante citar a Kamal Kumar Chaurasia, quien analiza esta tematica desde el punto de vista de la gestién del conocimiento. Imagen 5. Gestion administrativa de Kamal Chaurasia Minimizar la —— eee duplicacién esfuerzos x Valor de Intercambiar ae x Mejores conocimiento Conocimiento de Actic ; a practicas k administracién en hibliotecas Limitar ai Mejorar < iniciativas Innovar 35. Kamal Kumar Chaurasia. Bibliotecario indio, especialista en analisis de informacién y gestién del conocimiento.54 InTRODUCCION A LA BIBLIOTECOLOGIA La planificaci6n bibliotecaria Con el propésito de alcanzar y potenciar los recursos materiales, hu- manos y econémicos de la biblioteca y organizar sus servicios para que se adapten a las necesidades de los usuarios, es necesario realizar una plani- ficacién general o de un sector particular segtin sea el caso. Por una parte es inevitable analizar, interpretar, explicar y redefinir, y desde otro punto de vista es inevitable, si la biblioteca depende de una entidad mayor, tener en cuenta los objetivos institucionales para adecuar los requerimientos a esas necesidades. Es asi que la planificaci6n cumple un papel fundamen- tal para la toma de decisiones y para seguir el camino mas apropiado. Para ello se deben utilizar las herramientas mas convenientes y desarrollar las mejores acciones en ese contexto. El plan, término que proviene del vocablo latino planus, que se traduce como “plano”, desde la antigiiedad fue asignado a los edificios como el disefio y base de su construccién. En sentido moderno el plan es considerado como la intenci6n o el proyecto de realizar algo, con el objetivo de aplicar una accion y encaminarla hacia el logro previsto. Por ejemplo, un plan de estudios es un conjunto de contenidos distribuidos estructuralmente y en forma secuencial, que deben aprenderse para completar un ciclo y obtener un titulo. “Plan: documento que contempla en forma ordenada y coheren- te las metas, estrategias, politicas, directrices y tacticas en tiem- po y espacio, asi como los instrumentos, mecanismos y acciones que se utilizardn para llegar a los fines deseados. Un plan es un instrumento dindmico sujeto a modificaciones en sus componen- tes en funci6n de la evaluacién periédica de sus resultados.” Leonel Vidales Rubi?*, 2003 Los términos que suelen utilizarse en la elaboracién de un plan son: planeacién o planeamiento y planificaci6n, y sirve como instrumento para la mejora de decisiones futuras. La planificacién surge en las bibliotecas en el siglo XX, y se adopta paulatinamente debido al incremento de los re- cursos, a la generaciOn de nuevos servicios, la incorporacién de sistemas 36. Leonel Vidales Rubi. Mexiano. Contador ptiblico y licenciado en Administracién de Empre- sas. Facultad de Contaduria y Administraci6n de la Universidad Nacional Aut6noma de México.GESTION DE UNIDADES ¥ SISTEMAS DE INFORMACION 55 de informaci6n y el advenimiento de Internet, lo que trae consigo nuevas responsabilidades en todos los sectores. En palabras de Peter Drucker”, la planificaci6n estratégica reside en “las decisiones que se deben tomar hoy para conseguir lo que se espera mafiana”. Aqui se hard referencia a la planificacién estratégica con relacién a las biblio- tecas para describir el camino que se debe seguir para lograr de los objetivos propuestos. A modo de presentaci6n del planeamiento estratégico se muestran algu- nos de sus aspectos, y cuales son las preguntas que debemos formularnos para tomar las decisiones correctas: Misi6n (valores) {Qué somos? {Qué hacemos? ts ete sous repael Analisis interno {Qué podemos hacer? Vision {Qué queremos hacer en el futuro? Objetivos {Qué vamos a hacer para conseguirlo? Estrategias iCémo lo vamos a hacer? Para planificar se deben seguir diferentes etapas segiin se aprecia en la Imagen 6, donde se explicita cada una de ellas, a efectos de posibilitar la mejo- ra de toda la biblioteca o de algiin sector en particular, dependiendo de dénde se aplique dicha planificaci6n. De tal manera queda establecido que aunque el plan general depende de la autoridad de mas alto nivel, los responsables de los diferentes sectores deben participar en él. 37- Peter Drucker. Cit. Cap. |.56 InTRODUCCION A LA BIBLIOTECOLOGIA Imagen 6. Etapas de la planificacion estratégica Etapa1 Andlisis y diagnéstico Etapa 7 de situacién Etapa 2 Evaluacién Misi6n y vision PLANIFICACION ESTRATEGICA Etapa 6 Seguimiento del plan Etapa3 Objetivos y propésitos Etapa 5 Plan: redaccién y accion Etapa4 Estrategias Etapa 4, Se realizara un analisis para conocer c6émo es la realidad, en qué si- tuaci6n se opera, para saber cémo se esta ubicado en la instituci6n. El diagnéstico posibilita establecer las condiciones actuales, cual es la situaci6n en el exterior y en el interior de la organizacién. En esta etapa se aplica el analisis DAFO, también conocido como FODA, que proviene de las siglas en inglés SWOT (Strengths, Weak- nesses, Opportunities y Threats), que permite conocer con que se cuenta, cuales son las Oportunidades y Amenazas que provienen del ambiente externo y cuales son las Dificultades y Fortalezas que se originan en el ambiente interno, que son las que ya se poseen y se deben modificar 0 potenciar. El analisis FODA es una herramienta que posibilita conocer y evaluar las condiciones de operaci6n reales de una organizacién de cualquier tipo y tama- fio, con el fin de proponer acciones y estrategias para su beneficio. Fortalezas. Son las caracteristicas positivas que se poseen y sirven para el logro de los objetivos, pueden usarse para aprovechar esas oportunidades y contrarrestar las amenazas. /Qué y cuanto se tiene? La oportunidad consiste en consolidar y utilizar esas fortalezas. Debilidades. Son las caracteristicas negativas que también se poseen y que traban el logro de los objetivos, que nos hacen vulnerables ante las amenazas. Qué es lo que falta? {Qué se debilita? Se disminuyen al contrarrestar amenazas.(GESTION DE UNIDADES Y SISTEMAS DE INFORMACION 57 Cualquiera de estas dos caracteristicas pueden ser modificadas. Intervie- nen aqui habilidades, aptitudes, recursos y procedimientos. Oportunidades. Son los factores externos positivos que se deben apro- vechar para lograr lo que nos hemos propuesto. Qué y quiénes favorecen la acclén? No son generadas por nosotros pero pueden ser aprovechadas para el logro de uno o mas objetivos. Amenazas. Son factores externos negativos que influyen sobre nosotros y que se deben contrarrestar. {Qué obstruye la accién? éQuiénes se oponen? Afectan el desempefio de la actividad, por eso deben minimizarse. Estos factores externos incluyen variables como la situacién econémica, los cambios politicos, la estructura social y cultural, las tendencias en el con- sumo, el mercado, etc. En la Imagen 7 se observan a modo de ejemplo, las variables y factores que podrian intervenir en un analisis FODA. Imagen 7. Cuadro andlisis FODA Fortalezas Debilidades Andlisis Capacidades diferentes Recursos y capacidades escasas Rent Ventajas naturales Resistencia al cambio Recursos superiores Problemas de motivacién del personal Oportunidades ‘Amenazas . Nuevas tecnologias Andlisis : a Altos riesgos Debilitamiento de competidores ED Posicionamiento estratégico een eae En base a este analisis se deberan implementar lineas de accién ante una situaci6n dada, las que a modo de ejemplo podrian ser: ¢ Disefar un plan estratégico para la biblioteca. Planificar y gestionar los servicios por objetivos de calidad. © Disefiar un programa de formaci6n de usuarios. ¢ Realizar estudios de satisfaccién de usuarios y focalizar sus necesida- des, presentes y futuras. © Disefiar programas interactivos que sirvan de soporte a la biblioteca virtual.58 InTRODUCCION A LA BIBLIOTECOLOGIA Fomentar el uso apropiado de los recursos y servicios. Seleccionar y gestionar los diferentes recursos de informaci6n. Crear nuevos servicios y/o mejorar los existentes. Aumentar el volumen de la colecci6n, su acceso y la difusion de los recursos. Ampliar el horario de apertura de la biblioteca. Establecer canales de comunicacién sistematica con los usuarios. Realizar difusi6n adecuada de los servicios y actividades. Realizar estudios comparativos con otras Bibliotecas. Fomentar la participaci6n del personal en la definicin de objetivos. Etapa 2. Se deben revisar la misién y la visién teniendo en cuenta la co- munidad a la que sirve. Estas posibilitaran desarrollar conductas proactivas, creativas e innovadoras para hacer frente a los desafios. La Etapa 1 posibilita, por medio de las oportunidades y amenazas, co- nocer si son alcanzables, tanto la misién y la vision, como los objetivos, y si se deben redefinir. Misién, Se cita una definicién elaborada por Ivan Thompson** en el sitio promonegocios.net, que realiza un anilisis en base a las definiciones extraidas de las siguientes fuentes: American Marketing Asociation (http: //www.marke- tingpower.com), Diccionario de Marketing (editado por Cultural) y el dicciona- rio de la Real Academia Espafiola (http://www.rae.es), entre otros. “La mision es el motivo, proposito, fin o raz6n de ser de la exis- tencia de una empresa u organizacién porque define: 1) lo que pre- tende cumplir en su entorno o sistema social en el que actiia, 2) lo que pretende hacer, y 3) para quién lo va a hacer; y es influenciada en momentos concretos por algunos elementos como: la historia de la organizacién, las preferencias de la gerencia y/o de los propietarios, los factores externos o del entorno, los recursos disponibles, y sus ca- pacidades distintivas.” Ejemplos de misi6n en diferentes tipos de biblioteca: © Biblioteca nacional. “Preservar la memoria edita del pais en cualquier tipo de soporte permanente de informacién, para el legado a las ge- 38. Ivan Thompson. Especialista y escritor de temas relacionados con el marketing.GESTION DE UNIDADES ¥ SISTEMAS DE INFORMACION 59 neraciones futuras y para el acceso presencial y remoto de usuarios en general y de investigadores en especial” (Rapetti>*, 2010). Biblioteca universitaria. “Consiste en ser una herramienta de apoyo a la ensefianza de grado, a la educacién continua de postgrado, y al desa- rrollo de la investigacién y la extensién” (Estandares UBA, 2013, p. 18). Biblioteca escolar. “..ofrece servicios de aprendizaje, libros y otros recursos que permiten a todos los miembros de la comunidad escolar forjarse un pensamiento critico y utilizar eficazmente la informacién en cualquier formato y medio de comunicaci6n” (IFLA/Unesco, 1999). Biblioteca especializada. Propone reunir sistematicamente todo el ma- terial bibliografico relativo a un tema especifico y hacerlo accesible a los usuarios que pertenecen a la instituci6n para que puedan desarrollar adecuadamente sus estudios e investigaciones. Biblioteca ptiblica. “...provee las condiciones bdsicas para el aprendiza- Je duradero, su desarrollo cultural y la toma de decisiones independien- tes de individuos y grupos sociales” (Unesco, 1994). Biblioteca popular. “...tendran como misi6n canalizar los esfuerzos de la comunidad tendientes a garantizar el ejercicio del derecho a la informa- ci6n, fomentar la lectura y demds técnicas aptas para la investigacién, la consulta y la recreacién y promover la creacién y difusi6n de la cultura y la educaci6n permanente del pueblo” (Conabip, 1986). Vision. Indica de alguna manera a donde se dirige la empresa a largo plazo yen que se debera convertir teniendo en cuenta los factores que la rodean y el impacto que producen ciertos aspectos como las tecnologias, el mercado, las necesidades y expectativas de los clientes, entre otros. Muestra la situaci6n futura que se desea alcanzar, es como ver mas alla en tiempo y espacio. Ejemplos de visi6n en algunas bibliotecas: © Biblioteca nacional. “Constituirse en una institucién moderna y dindmica, depositaria de la produccién documental bibliogrdfica argentina y transfor- marse en rectora en cuanto a la definici6n de politicas bibliotecolégicas a ni- vel nacional, con una fuerte presencia a nivel internacional.” (Rapetti, 2010). Biblioteca universitaria. Constituirse en una instituci6n que, a través de sus acervos bibliograficos y servicios, cumpla permanentemente con un papel activo fundamental en la materializaci6n de la vocaci6n académi- ca de la comunidad universitaria. 39. Elsa Rapetti. Bibliotecaria argentina. Directora técnica bibliotecoldgica de la Biblioteca Nacional de la RepGblica Argentina.60 InTRODUCCION A LA BIBLIOTECOLOGIA * Biblioteca escolar. Ser un modelo de biblioteca moderna conforme a la época actual que provea a los estudiantes de todo soporte que le permita ingresar en forma adecuada a la lectura, realizar las investiga- ciones de todo el plantel escolar, estimular y fomentar la excelencia en la ensefianza y servir al fortalecimiento de los planes de estudio. ° Biblioteca especializada. Ser una biblioteca lider e innovadora en la oferta de servicios de informacién a la comunidad, que satisfaga las ne- cesidades de sus usuarios. © Biblioteca ptiblica / popular. Ser el centro local de informacién, brindan- do toda clase de conocimiento e informacién disponible a sus usuarios. Etapa 3. Aqui se estableceran los objetivos estratégicos que posibilitaran llegar a la meta deseada. Los objetivos deben ser: Alcanzables. Comprensibles. Cuantificados 0 expresados en cifras. Estar ubicados en un horizonte temporal. Deben derivarse de las estrategias de la institucion. No deben ser abstractos. Deben tener la capacidad de transformarse en tareas especificas. Deben posibilitar la concentraci6n de recursos y esfuerzo. - Deben ser miltiples. Pueden clasificarse en tres tipos: © Objetivos a largo plazo (estratégicos). Generalmente se redactan para cumplirse en un periodo aproximado de tres a cinco afios. © Objetivos de mediano plazo (tacticos). Se establecen para un perfodo de uno a tres.afios y se redactan en funcidn de los objetivos estratégicos. * Objetivos a corto plazo (operacionales). Se trabajan a través de opera- ciones, generalmente en un lapso de no mas de un aiio, y se establecen en funcién de los objetivos tacticos. Etapa q. Para el desarrollo del plan, se deben aplicar ciertas estrategias que respondan a las necesidades previstas. Estrategia proviene del griego stratos (ejército), y agein (conducir, guiar). Se puede dar en distintos contextos. Las estrategias se consideran métodos de pensamiento que organizan, clasifican, jerarquizan y valoran los datos de la realidad, de acuerdo con la dinamica cambiante de las circunstancias. Son los calculos que se hacen paraGESTION DE UNIDADES Y SISTEMAS DE INFORMACION 61 hacer viable el plan, y responde al conjunto de acciones planificadas sistema- ticamente que se llevan a cabo para lograr el fin propuesto. Es conveniente seguir ciertos pasos o pautas para obtener los mayores beneficios. Se dan algunos ejemplos de estrategias pensadas en funcién de los usuarios, que deben ir unidas al cémo se hard, cuanto tiempo llevar, y qué costos tendra: Adopcién de tecnologia para atender los diferentes procesos técnicos y servicios. Aplicaci6n de ciertas técnicas que ayuden a mejorar el proceso electré- nico de datos. - Adecuacién de ciertos sectores del edificio para mejorarlos y adaptarlos a las necesidades. Organizaci6n de la coleccién en cémodos espacios para agilizar la consulta. Creaci6n de nuevos servicios para atender las demandas. Cualquier otra estrategia que sea necesaria para llevar a cabo el plan. Etapa 5. Una vez establecidas las estrategias se debe comenzar con la redac- ci6n propiamente dicha y la ejecuci6n del plan, mediante acciones que conduciran ala meta propuesta. En esta etapa se asignaran diferentes recursos (humanos, ma- teriales, econémicos, tecnolégicos, entre otros) y se definiran los modos de actuar. Redacci6n del plan. Se plasman en el plan la misi6n, la visi6n, la intencién de la organizaci6n, las unidades estratégicas, el objetivo general y los objetivos espe- cificos, y cémo se gestionaran a corto mediano y largo plazo. Esto quiere decir que para llevarlo a cabo se estableceran ciertas pautas, asi como acciones concretas. Detallar las tareas u operaciones que se deben encarar. Responsabilizar a las personas involucradas en la ejecucién del plan, tanto los responsables maximos como los que colaboran, asesoran 0 tienen alguna tarea especifica. Detallar los instrumentos que se vayan a utilizar. Establecer cémo se realizara: modos, técnicas, métodos, etc. Fijar los fines concretos de cada tarea. Determinar los tiempos de ejecucién de cada tarea y el orden cronolégi- co de cada una. Para la implementaci6n del plan estratégico se debe conocer ademas cua- tes seran los costos que posibilitaran ponerlo en acci6n y con qué presupuesto interno o externo se cuenta.62 InTRODUCCION A LA BIBLIOTECOLOGIA Acci6n. En la ejecucién del plan se seguira un proceso; es lo que denomi- na puesta en marcha. Se utilizaran aqui los medios y recursos de los que se dispone y se incorporaran otros que permitiran sobre la base de diferentes subprogramas desarrollar nuevos servicios, disefiar nuevos procedimientos o adquirir tecnologia. En toda esta etapa no se debe olvidar la capacitacién del personal para asegurar el éxito del plan. Esta etapa esta orientada a la acci6n y. por lo tanto surgen cambios orga- nizativos en la biblioteca, en los procedimientos y en el personal que segura- mente también afectara a los usuarios. Etapa 6. Se realiza un seguimiento durante todo el proceso para contro- lar el desarrollo efectivo del plan, y esto ademas, posibilita, de ser necesario, efectuar correcciones para mejorarlo. De esta forma se compara la situacién real con los objetivos que se habian fijado; como resultado de tal comparacién, cabe la posibilidad de tener que realizar operaciones de correccién para poder alcanzarlos o modificarlos. En esta etapa es cuando surgen cambios en la direccién del plan que ayu- daran a que continde vigente. Etapa 7. Se hara una evaluacién para medir los resultados, verificar que se hayan cumplido los objetivos y se haya llegado a lo propuesto. Esta es la etapa que introduce el tema de la calidad, ya que al evaluar las acciones y los servicios, se puede observar si se ha logrado adecuarlos a las necesidades previstas. Se trata de alcanzar la calidad deseada y ajustar los procesos para que continuar en ese camino. En opinion de Gémez Hernandez (2002), las ventajas de implantar siste- mas de calidad son que mejoran el conocimiento de los clientes, las relaciones con los usuarios, la imagen de la biblioteca, la calidad en los productos y ser- vicios, y la calidad de informaci6n. Esto posibilita mejorar la comunicacion yla calidad de los recursos humanos, pues se forma y comunica mas. Gomez Her- nandez dice que también mejora la competitividad de la biblioteca, sus pres- taciones; y se reducen costes de producci6n y fallos. Asimismo, el control de calidad disminuye el ntimero de quejas, facilita el crecimiento de la biblioteca, la obtencién de recursos, y dinamiza y posibilita la integraci6n del personal. Como todo emprendimiento, el planeamiento cuenta con ventajas y des- ventajas (Imagen 8), tal como lo expresa Cagnolis (1996, v. 1, p. 20). 40. G6mez Hernandez (2002). Cit. Cap. | 4a. Roberto Cagnoli. Bibliotecario argentino. Especialista en administracién bibliotecaria, Director de la Biblioteca de la Universidad de Palermo.GESTION DE UNIDADES Y SISTEMAS DE INFORMACION 63 Imagen 8. Ventajas y desventajas del planeamiento Ventajas Desventajas Enfoca la atencién sobre los objetivos. La informacién puede ser incorrecta, Provee la base para que la gente trabaje como Es dificil predecir cambios en el futuro, un equipo. Los objetivos pueden no tener buena coordina- La organizacién esta forzada a adaptarse a su cién entre los departamentos. entorno. La gente puede atarse demasiado a lo planeado Ayuda a anticipar problemas, yesto puede reducir su habilidad y deseo para Provee direccién y coordinacién de las activi- maniobrar cuando sea necesario, dades. Ayuda a que la funcién de control sea més facil, Provee opciones a posibles desviaciones del plan. Facilita una mejor asignacién de recursos. En definitiva el plan no es mas que un proyecto que se debe disefiar con Principio y fin bien especificados. Por eso se dice que la gestién requiere del Sesarrollo de habilidades técnicas y de la gestion de estrategias diferentes. De tal manera que el alcanzar la meta y los objetivos se encuentre dentro de las mitantes propuestas. Debe existir también liderazgo por parte de los respon- Sables de la planificacién, que ejerzan directivas con el fin de fijar una meta y conseguir que la mayor parte de las Personas deseen y trabajen por alcanzarla.