Administración documental en el entorno laboral

Presentado por:
Oscar David Álvarez Niebles

Presentado a:
Carlos Pérez España

Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA)

Barranquilla- Atlántico
Evidencia 2: Informe administración documental
1. Recepción, registro y distribución de comunicaciones oficiales externas
recibidas
Recepción
El proceso de Recepción se desarrolla en la Ventanilla Única, la cual cumple con
la tarea de administrar las comunicaciones oficiales contribuyendo con la
normalización de los servicios de recepción, registro, radicación y distribución de
los documentos como parte integral del Programa de gestión Documental.
Apertura
Se procede a desempacar con mucho cuidado el documento para no dañarlo, se
revisa el sobre y verificar los anexos.
Una vez extraído el documento del sobre se lee con el fin de:
· Comprobar las fechas de elaboración y recibido.
· Revisar que este firmado, verificar anexos.
Registro y radicación
Después de recibir las Comunicaciones oficiales en Ventanilla Única, se ingresan
todas las comunicaciones producidas o recibidas, al Sistema SGD (sistema de
gestión documental de la empresa).
Se registran los siguientes datos:
· Fecha
· Nombre del Remitente
· Dirección, teléfono y correo electrónico
· Funcionario destinatario, Dependencia y si lleva copia a otra dependencia
· Asunto
Radicación e impresión de rótulo
Según ICONTEC, (2009) en la Guía técnica colombiana, el espacio para colocar el
sello radiador en la elaboración de cartas o de comunicaciones oficiales es en la
zona 3, que corresponde al extremo superior derecho del documento.
Al registrar las comunicaciones oficiales en el aplicativo SGD, se procede a
escanear el documento para grabarlo en la base de datos y al presionar el botón
de radicar, el aplicativo automáticamente asigna el número de radicación del
documento.
Enseguida se imprime el rótulo con el número de radicación asignado por el
aplicativo. Este rótulo identifica el documento dentro de la base de datos de la
Entidad, (SGD), se hace con el fin de velar por la transparencia de la actuación
administrativa asignada en estricto orden de recepción de los documentos.
Distribución o reparto:
El paso subsiguiente al de registro, es el de proceder a la distribución o reparto
hacia las oficinas que deben realizar el proceso de atención y trámite
correspondiente.
El funcionario de la Ventanilla Única recibe, clasifica las comunicaciones externas
en carpetas, por dependencias.
Relaciona estas comunicaciones en el formato Comunicaciones externas
recibidas. Hace entrega al mensajero interno, del documento y del formato, para
que proceda a su distribución.
El mensajero interno o patinador recoge la correspondencia en el casillero,
verificando que los datos de la planilla de relación de correspondencia coincidan
con la correspondencia física, organiza la correspondencia según el recorrido,
relaciona el formato “relación de copias” con las copias que debe entregar en el
recorrido, hace el recorrido.
El mensajero hace entrega de los documentos en las dependencias y hace firmar
el formato para verificación y control del recibido.
Comunicaciones oficiales externas
Si las comunicaciones oficiales se dirigen para entes externos se coloca sello a la
correspondencia para controlar la fecha de recibido encasilla la correspondencia
con el formato diligenciado según el servicio requerido donde corresponda
Se recoge la correspondencia y el formato en el casillero se verifica el aval del
envío por parte de la Unidad y la asociación del centro de costo (formato o correo
electrónico).
Se Diligencia Guía, se registra: Nombre, dirección, empresa, teléfono contenido,
Ciudad a la que va, tipo de servicio, Peso, volumen, forma de pago, Observación,
Centro de costo y departamento que envió. Llamar al Operador para programar
recogida de Correspondencia.

2. Comunicaciones oficiales vía Fax

Las comunicaciones recibidas y enviadas por este medio se tramitarán teniendo
en cuenta la información que forma parte integral de las series establecidas en las
tablas de retención documental, para su radicación en la Ventanilla Única.
Cuando se recibe un fax en la Ventanilla Única dirigido a un funcionario de la
Institución, se escanea, se imprime para garantizar su permanencia, durabilidad y
conservación y se continúa el procedimiento de registro y radicación, igual que
para las comunicaciones oficiales, posteriormente se distribuye a la Dependencia
respectiva.
3. Memorandos
Éste deberá enviarse a través del aplicativo SGD, sin necesidad de imprimirlo, a
menos que la dependencia destinataria exija el documento impreso para un
trámite legal o administrativo.
Después de enviado el documento por el aplicativo SGD, si es requerido en forma
física por el destinatario y para confirmar su recibo, se envía con el mensajero
interno junto con el formato Comunicaciones internas despachadas, relacionando
en el Asunto, el número de radicación generado por el SGD con el fin de tener la
evidencia de que envió el documento
El destinatario recibe el documento física o electrónicamente y debe firmar el
formato antes mencionado y devolverlo a la dependencia remisoria para
verificación y control del envío.
4. Peticiones quejas, reclamos

Las PQRSF deberán ser diligenciadas en lo posible en el formato diseñado para

tal efecto y deben contener la siguiente información.
· Nombre del funcionario o dependencia a la cual se dirige.
· Nombres completo del solicitante o su representante.
· Dirección o correo electrónico y teléfono a donde se debe dirigir la respuesta
del peticionario y/o apoderado.
· Los fundamentos de hecho o derecho de la PQRSF.
· La relación de los documentos que sustentan la PQRSF.
· La firma del peticionario y/o su apoderado.
Procedimiento:
· La Dependencia recibe el documento a través de la Ventanilla Única o de
otra dependencia.
· Todas las PQRSF –peticiones, quejas, reclamos, solicitudes y felicitaciones
– deben atenderse, en los términos definidos anteriormente.
· Si el documento amerita trámite o requiere respuesta, el jefe de la
dependencia entrega el documento al funcionario competente para que proceda
con las respectivas anotaciones de chequeo y control.
· El funcionario de la dependencia basado en el derecho de turno y los
tiempos de respuesta, analiza la solicitud, proyecta respuesta y entrega al jefe de
la dependencia para revisión, éste la revisa y procede a firmarla.
· Si la solicitud no es clara, se solicita ampliar o precisar la información.
· El auxiliar administrativo aplica el procedimiento para la distribución y envío
de documentos externos o internos según sea requerimiento.
· Terminado el trámite del proceso se archiva el documento en la serie
correspondiente.
5. Correo electrónico
La dependencia recibe de otras unidades administrativas solicitudes o
documentos, para su trámite, consulta o información, utilizando los diferentes
medios y soportes de la entidad. Como lo es el correo electrónico.
La receptora verifica, firmas, folios, copias, anexos, y todos aquellos datos que la
entidad haya regulado en procedimientos o reglamentos, se registra y radica en la
planilla de control de comunicaciones internas en el documento señalando datos
como el (nombre y código de la dependencia remitente, número de radicación,
fecha y hora de recibido, nombre del funcionario responsable del trámite, anexos y
tiempo de respuesta, si lo amerita), y adicionalmente aquella información que la
entidad haya regulado en procedimientos vigentes.
Se hace entrega de los documentos con sus respectivos anexos si los hay a la
dependencia destinataria. La dependencia destinataria recibe el documento,
verifica y da constancia de recibido.
Cibergrafía
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documental.html