Cali, 27 de junio de 2020

Documentación de un Sistema de Gestión de la Calidad – NTC ISO 9001

Stephania Ortiz Home
Informe AA1: Actividades desarrolladas en un proceso normal de compras

Para la adquisición de las materias primas con los qué una organización funciona, se debe
contar con una gestión adecuada para el proceso de compras, que funcione conforme a lo
establecido en la norma ISO 9001, ya que, el proceso de compras es una entrada más para
muchos de los procesos desarrollados en la organización, por lo que su correcta gestión es
fundamental para lograr los resultados esperados, en los ámbitos económicos, de calidad
del producto final y de satisfacción y confianza por parte de los clientes.
La norma internacional ISO 9001, establece los requisitos generales aplicables a
organizaciones de cualquier sector económico, que se deben cumplir para implantar y
certificar un sistema de gestión de calidad. Esta norma está estructurada en diez capítulos,
sin embargo, en el presente informe no se entrará en detalle en cada uno, sino únicamente
en el capítulo 8: “operación”, en el que se presentan los requisitos y control, con respecto a
los procesos operativos, que engloban el proceso comercial, de diseño, de compras,
producción y de prestación del servicio.
(https://hederaconsultores.blogspot.com/2016/03/iso-9001-version-2015-calidad.html).
Un proceso de compras debería abordar una serie de etapas, para lograr los mejores
resultados a la organización:

1. Identificar los productos críticos a comprar

Los productos críticos con aquellos que impactan directamente en el funcionamiento de la
empresa. Para definirlos, es fundamental tener una correcta documentación del mapa de
procesos, que ayuda a visualizar todos los procesos que existen en una empresa y la
interrelación que hay entre ellos. De esta manera, se puede determinar fácilmente cuales
son los productos de entrada, a que proceso corresponden, y sobre que producto final tienen
impacto directo o indirecto. Así, se puede diferenciar entre la criticidad de cada una de las
materias primas (alta – media – baja), para catalogarlas como producto crítico o no.

2. Definir especificaciones del producto a comprar:

Una vez determinados cuales son los productos críticos que deben adquirirse, se deben
evaluar las especificaciones de estos productos, acorde al proceso al que pertenecen dentro
de la organización. Así se determinan las cantidades requeridas y características cualitativas
o cuantitativas, que debe tener esta materia prima, según las características que se esperan
del producto final sobre el cual tienen un impacto directo o indirecto.
Para tener unas especificaciones claras, se debe contar con un documento de los objetivos
de calidad, que agrupe los resultados esperados con relación al cumplimiento de los
requisitos suscritos por la organización.

3. Planear las compras

Para planear las compras que deben realizarse, se debe contar con los estudios realizados
por la organización sobre la demanda de los productos o servicios que se ofrecen. Así, se
puede establecer las cantidades de materia prima que deben adquirirse y en que momento
deben adquirirse, para asegurar el cumplimiento de la demanda que exige el mercado
actualmente sobre el producto final.

4. Evaluar y seleccionar proveedores

Es fundamental realizar la evaluación de los proveedores disponibles, en función de su
capacidad para suministrar productos o servicios. Para ello, la organización debe tener
documentación sobre todos los proveedores, la cual hace parte de la documentación
correspondiente a la caracterización de procesos. En este, deben clasificarse los
proveedores en función del producto que brindan, y el impacto (o criticidad) que este
producto tiene sobre los procesos dentro de la organización. Deben tenerse además ciertos
criterios para agrupar los tipos de proveedores, ya sea por ubicación, certificaciones en sus
productos, calidad en sus productos, disponibilidad de sus productos en distintas
temporadas, etc. De esta manera, se facilita la elección del proveedor más conveniente
según el caso específico y según la temporada en la que se está realizando el proceso de
compras.

5. Realizar el trámite de compra

Una vez seleccionado el proveedor, se procede a realizar el trámite de compra, por el
departamento responsable. Para ello es importante llevar un registro de esta actividad,
incluyendo el producto solicitado, la persona encargada de la solicitud, tiempo esperado de
entrega, y así mismo, debe ser registrado el momento de llegada del producto, o en caso de
nunca recibirlo, registrar esto también.

6. Verificar el producto comprado

Al recibir el pedido solicitado, debe verificar, mediante los indicadores de calidad que
considere la organización, los aspectos que requiere el producto entregado por el proveedor.
Por ello, es importante tener registros de conformidad de los productos y servicios
solicitados con sus requisitos (inspecciones de calidad), incluyendo mediciones y análisis
de indicadores.
 7. Re-evaluar proveedores
Una vez seleccionado el proveedor, se debe evaluar cuidadosamente su desempeño,
desde la capacidad de respuesta del proveedor ante el pedido, tiempos de entrega,
calidad del producto final, entre otros aspectos que considere la organización. Para ello,
es necesario documentar registros de cada pedido, con su respectivo proveedor, y tener
indicadores sobre la calidad del producto final, para evaluar si se continua o no con
dicho proveedor.

8. Tomar acciones en el proceso de compra (correctivas, preventivas y mejora)

Finalmente, es necesario llevar un registro de indicadores de todo el proceso de compra,
incluyendo tiempos de entrega, cantidad entregada, presupuesto ejecutado, conformidad o
no conformidad del producto recibido, y evaluaciones de los proveedores utilizados. En
base a esto, se determina si el proceso de compra fue exitoso, y se puede continuar
operando de la misma manera, o si hay aspectos por mejorar, y proceder a realizar los
cambios en la etapa que los requiera.
En el siguiente cuadro, se resume la información documentada de origen interno y externo
que se requiere en cada etapa del proceso de compra.

Etapa Documentos de origen interno Documentos de origen

externo
Identificar los  Mapa de procesos  Manuales de
productos críticos a  Caracterización de los maquinaria.
comprar procesos.
 Inventarios de materia
prima.

Definir especificaciones  Mapa de procesos  Manuales de
del producto a comprar:  Caracterización de los maquinaria.
procesos.
 Registros de compras
anteriores.
Planear las compras  Caracterización proceso de  Requisitos legales,
compras según el proceso de
 Autorización del líder de compras a realizar.
proceso para realizar la
compra.
 Presupuesto de la
organización para destinar a
compras, mes a mes.
Evaluar y seleccionar  Listado maestro de  Catálogos de los
 proveedores proveedores diferentes proveedores.
 Listado de requerimientos
de la organización para la
selección de un proveedor.
 Formato para evaluar y
comparar los distintos
proveedores, basado en los
criterios que decida la
empresa.
 Registro de cotizaciones
realizadas.
Realizar el trámite de  Orden de compra
compra

Verificar el producto  Registro de recepción de  Documentos de otras

comprado materia prima. organizaciones
 Formato de conformidad de similares, para realizar
materia prima recibida. comparaciones.
 Indicadores de calidad de
materia prima recibida.
 Registros de inspecciones
de calidad
Re-evaluar proveedores  Formato de evaluación del  Catálogos de los
cumplimiento del proveedor proveedores
con los requerimientos del
pedido.
 Procedimiento de quejas y  Normas internacionales
Tomar acciones en el reclamos. o nacionales en caso de
proceso de compra requerir una devolución.
(correctivas,  Requisitos legales
preventivas y mejora)

REFERENCIAS
[1] Pagina web: https://ingenioempresa.com/compras-iso-9001/ (Consultado en: 27 de junio
de 2020)
[2] Página web: https://hederaconsultores.blogspot.com/2010/05/compras-segun-iso-
90012008.html (Consultado en: 27 de junio de 2020)
[3] Características y función de la información documentada Norma NTC ISO 9001
(SENA).