Administración de Compras e

Inventarios
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ADMINISTRACIÓN DE COMPRAS E INVENTARIOS

Sesión No. 9

Nombre: Compras

Contextualización

Existen tres tipos de compras: las compras nacionales, las de importación y las
electrónicas. En esta semana nos dedicaremos a revisar y analizar de manera
desglosada las características y procedimientos de las dos primeras, de tal
forma que podamos identificar la trascendencia y su impacto en las
organizaciones y en nuestro país.

De igual forma se analizarán las características, los procedimientos y los

requisitos de las compras nacionales y las de importación, valorando la
importancia de las mismas para la economía de nuestro país.
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Introducción al Tema

Las compras nacionales son aquellas que se efectúan dentro de las fronteras de
un país, apegadas a las leyes del mismo. Suceden cuando el encargado del
departamento de compras adquiere bienes, materiales o servicios dentro del
país. A éstas también se les conoce como compras domésticas.

El procedimiento de las compras nacionales se menciona a continuación:

• Establecer e informar los compromisos, el tipo de relación y los
intercambios que se manejarán entre el departamento de compras y el
proveedor.
• Por política será responsabilidad del comprador solicitar los materiales
con las mejores condiciones, la calidad apropiada, a buen costo y con los
mejores tiempos de entrega existentes en el mercado.
• Por último, elaborar una requisición u orden de compra, y en caso de que
el comprador requiera un material de emergencia deberá ser anotado en
la misma orden de compra para que ambas partes lo consideren.

La relación comprador – proveedor gira en torno a un factor determinante que es

la seguridad o certeza de que el producto o servicio será entregado con una
excelente calidad.
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Explicación
V.1 Compras nacionales
Sector gobierno
Dentro de este sector, las compras involucran directamente a: los gobiernos
federal, estatal, provincial, condados, municipios, sistemas escolares del
gobierno, bibliotecas públicas, universidades, colegios del gobierno, entre otros.
Los montos gastados por cualquier entidad deberán ser cuidados y merecen
especial atención, ya que en el caso de las compras estatales los fondos
provienen de los contribuyentes, derivados de los impuestos que pagan los
ciudadanos.

Por lo anterior, los fondos y gastos destinados de este sector se deberán erogar
de manera eficiente y apropiada para lograr obtener beneficios a favor de todos,
pero en la práctica en muchas ocasiones este objetivo no se logra. Lo más
importante es que en esencia, en el deber ser, las compras del gobierno no
deben aplazar las exigencias de lo requerido y se deben realizar con honradez.
Para elegir al proveedor adecuado, el gobierno lanza convocatorias que somete
a concurso para los licitantes interesados, en los cuales establece que las
muestras y cotizaciones serán evaluadas por un comité especial, el cual informa
si el proveedor es adecuado o no.
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V.2 Compras de importación

Las compras de importación son aquellas que se efectúan entre dos o más
países y se rigen por las leyes y estatutos de los involucrados, o bien de los
acuerdos, convenios o tratados que se hayan pactado, firmado y estipulado
entre países.

Las compras de importación presentan algunas implicaciones, que podemos

llamar como principales problemas y son los siguientes:
• Aspecto legal: en cada país el factor legal es diferente, por lo que tanto
el comprador como el vendedor deberán tener mucho cuidado al negociar
las órdenes de compra, así como al determinar cada una de las cláusulas
que deberán estar debidamente definidas y redactadas de forma clara en
el contrato.

• Estándares de calidad: cuando un comprador está acostumbrado a

recibir cierta calidad de los productos o servicios de sus proveedores
podría enfrentar algunos problemas al tratar con un proveedor extranjero
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que surta un material con mejor o peor calidad de la que se ha requerido.

Desafortunadamente la enorme distancia que existe entre ambas partes
hace que hasta la más sencilla falla de calidad sea un conflicto difícil de
resolver.

• Tiempos de entrega e inventarios: al adquirir o comprar productos de

importación los tiempos de entrega serán mucho más largos, por lo que el
comprador deberá protegerse de estas variantes inesperadas y manejar
altos inventarios.

• Comunicación: el idioma puede representar la barrera más grande para

lograr una buena negociación con un proveedor extranjero, ya que las
compras industriales necesitan un alto grado de lenguaje técnico y, por lo
tanto, es indispensable que ambas partes dominen el idioma.
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Conclusión

Recordemos que las compras nacionales se efectúan dentro de las fronteras de

un país, apegadas a sus leyes.

Mientras que las compras de importación se efectúan entre dos o más países y
se rigen por las leyes y estatutos de los involucrados; éstos teniendo siempre en
mente ciertas características, como es los aspectos legales, estándares de
calidad, tiempos de entrega, inventarios y estar seguro que se entienden en la
comunicación.

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Para aprender más

Compras nacionales.
Sector privado
El sector privado realiza sus compras con base en los programas de producción
o acción que han sido planeados y fijados en los presupuestos anuales. Cada
empresa privada lleva a cabo una planeación de gastos en la que se destinan
montos y niveles de producción a alcanzar durante un tiempo determinado.
El comprador privado considera y mantiene como información confidencial sus
fuentes de suministro, así como los montos a pagar a sus proveedores. La
mayoría de las empresas tienen necesidades y requerimientos de índole
especializada y sus volúmenes de compra tienden a ser elevados, dependiendo
de su giro.

Procedimientos y requisitos
Procedimientos del sector público
Las adquisiciones o compras gubernamentales, estatales y locales, siguen un
procedimiento bastante estandarizado y ya establecido. Cuando realizan
compras pequeñas o de emergencia se llegan a negociar vía telefónica,
contactado a uno o dos proveedores locales para realizar el suministro.
Cuando las compras son de mayor volumen o los servicios son mayores, en
general se pactan a través de contratos, los cuales se realizan después de
someterlos a concursos públicos (licitación comercial) y de solicitar ofertas
abiertas al público.
La concesión de un contrato suele llevarse a cabo en una reunión pública en la
que los proveedores y el sector público puedan negociar lo que se desea
comprar, de tal forma que todas las ofertas expuestas puedan ser cotizadas en
igualdad de términos y a través de la licitación abierta.
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Procedimiento del sector privado

Un procedimiento de compra por parte de las organizaciones o empresas
privadas deberá seguir los siguientes puntos básicos y fundamentales, que
incluso pueden aplicarse en cualquier sector:
1. Detección y definición de la necesidad, ya sea del producto o del servicio.
2. Descripción del requerimiento.
3. Selección del posible proveedor.
4. Definición y negociación del precio y la disponibilidad del producto o
servicio.
5. Colocación del pedido a través de una orden de compra.
6. Activación y seguimiento del pedido.
7. Revisión y recepción del pedido en el almacén.
8. Verificación de la factura.
9. Atender disconformidades de procesamiento y rechazos, en caso de
haberlos.
10. Cierre de los pedidos completados.
11. Mantenimiento de los registros y archivos dentro de la empresa.

Requisitos
Los requisitos para efectuar una compra dentro del gobierno, que básicamente
son los mismos para el sector privado, son:
• Certificar la continuidad de abastecimiento para satisfacer las
necesidades de servicio.
• Evitar la duplicación y el despilfarro.
• Mantener los estándares de calidad requeridos y exigidos en las compras
de bienes y servicios.
• Procurar un ambiente de colaboración entre ambas partes negociadoras.
• Obtener el máximo de ahorros y optimizar los recursos.
• Administrar adecuadamente la función y actividades de compras para
tener como resultado una eficiencia interna.
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• Generar las compras al precio más bajo y con buena calidad, así como
los requerimientos de funcionalidad y oportunidad de entrega.

Compras de Importación
Sistemas de pago
Las condiciones de pago deberán estar perfectamente negociadas antes de
llevar a cabo el pedido. En esta negociación se puede conseguir un plazo de
entrega mayor o un financiamiento conveniente. La obligación de cada parte es
negociar las condiciones de pago más óptimas posibles.
La forma en que puede ser pagado un proveedor es:
• A través de un cheque certificado.
• Por medio de una transferencia bancaria o vía electrónica a una cuenta
predeterminada.
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Tratados comerciales
En México, el 8 de noviembre de 1993, el Presidente de la República en curso
expidió un decreto publicado en el Diario Oficial de la Federación que validó el
Tratado de Libre Comercio de América del Norte (TLCAN), así como los
acuerdos de cooperación ambiental y laboral. La Cámara de Senadores dio su
voto favorable el 22 de noviembre de 1993.1

El Tratado de Libre Comercio de América del Norte (TLCAN) es el convenio más

importante de México, en materia de comercio, el cual compromete aspectos tan
importantes de la soberanía del país, como la petroquímica, las comunicaciones
y el sistema financiero.

Las bases de este tratado quedaron estipuladas durante el sexenio del Lic.
Miguel de la Madrid y su consolidación ocurrió en el año de 1993 cuando el Lic.
Carlos Salinas de Gortari era presidente de México.

El TLC tiene como objetivo primordial la libre vialidad de mercancías por los
territorios de los países que lo integran, a través de la disminución paulatina de
los impuestos arancelarios.

Los países participantes del TLC son México, Estados Unidos de América y
Canadá, por lo que fue necesario adecuar el marco legislativo existente para
ingresar al nuevo espacio económico.

México ha suscrito otros acuerdos con países como Chile, Venezuela y Costa
Rica.

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Comisión Económica para América Latina y el Caribe (cepal). Revista Naciones Unidas, 18 de
mayo de 1995
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Acuerdo General sobre Aranceles y Comercio (GATT)

Este acuerdo fue firmado por México durante el sexenio del Lic. Miguel de la
Madrid Hurtado. Se caracteriza por haber abierto las puertas del mercado
nacional a los capitales y productos extranjeros, ocasionando un enorme
crecimiento en las compras de importación, que como consecuencia al
disminuirse la carga arancelaria propiciada por la firma de este tratado los
artículos o las mercancías se volvieron más baratos que los fabricados en el
país, lo que condujo y provocó una saturación no calculada de bienes de
importación en el mercado interno y no siempre con la calidad adecuada.

El GATT nació en el año de 1947 con una participación inicial de 23 países. Su

objetivo es regular de manera equitativa las tarifas arancelarias entre las
naciones participantes, de tal forma que se trata de evitar la competencia
desleal.

Procedimientos y requisitos
Al comprar productos o servicios del extranjero se necesita analizar los distintos
canales de importación a elegir, los cuales dependerán del tamaño y capacidad
de la empresa, la naturaleza del negocio, la estructura financiera, los métodos y
las prácticas mercantiles.
El procedimiento para contratar directamente a un fabricante es:
• El comerciante importador contratará directamente al comprador
extranjero.
• La adquisición se realizará en el país extranjero.
• La entrega será en el puerto de entrada del país, para lo cual se requiere
de la factura.

Otro procedimiento de importación es a través de un corredor de importaciones,

quien actúa como intermediario entre el comprador y el vendedor. La ventaja de
este procedimiento es que el corredor puede revisar la mercancía y revisar junto
con el almacenista que se cumplan con los requisitos del contrato.
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Al tratar con un agente, comerciante o corredor-exportador extranjero, el

comprador contará con las siguientes ventajas:
• La clasificación de mercancías y su separación
• Almacenaje
• Guarda y reserva de espacio

En cuestión de documentación, los requisitos para la importación principalmente

son los permisos de importación, los cuales deben especificar la conversión de
la divisa autorizada, la mercancía, el importe, la forma de pago y el límite de
tiempo para el embarque o la llegada de la mercancía.
A estos permisos se les debe prestar atención especial para cumplir
adecuadamente con todo y así evitar multas, demoras o la revocación del
permiso ya otorgado.
Cada país tiene sus propios requisitos y la mayoría han impuesto ciertas
restricciones en cuanto al comercio exterior. Algunas de éstas son:
• Limitaciones para realizar cambios en las mercancías. Debido a que son
licencias autorizadas para comprar cantidades exactas en divisas
extranjeras.
• Tramitar un permiso previo para exportar mercancías de procedencia
extranjera, casi siempre de la misma clase y cantidad.
• Las tarifas aduanales limitan o restringen las importaciones extranjeras,
cobrando altos derechos de importación.

Trámites, tarifas y documentación aduanal

Los trámites para la compra de artículos o mercancías de importación
generalmente se realizan antes de recibir los artículos para evitar sanciones por
no cumplir con los requisitos y tener todos los documentos para poder introducir
la compra del extranjero al país.
Por lo anterior, al solicitar un pedido será necesario especificar los documentos
que se requerirán, así como el número de copias, y saber a dónde se deben de
enviar.
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Los documentos que usualmente se tramitan son los siguientes:

• Aceptación y conocimiento del embarque: este documento sirve para
que la compañía de navegación acepte el embarque y se entere de que la
mercancía estará como libre de carga abordo. Este documento informa
sobre la cantidad, la descripción y las marcas de las mercancías que se
van a transportar.
• Certificado de origen: consiste en una declaración de entrada en la
aduana del país importador, que autentifica el origen de la mercancía.
• Certificado de peso: define con precisión el peso de la mercancía por
medio de un pesador de la oficina del gobierno o del particular. Esto con
la finalidad de precisar y dar fe de la cantidad exacta embarcada.
• Certificado de análisis: se utiliza para la mercancía que requiere de una
revisión química o de otra naturaleza.
• Certificado de inspección: sirve para identificar el material exacto
embarcado.
• Póliza o certificado de seguro: tiene la función de cubrir los riesgos que
conlleve la transacción y traslado de la mercancía bajo los términos
convenidos entre el comprador y el vendedor. Amparan las cargas en los
barcos trasatlánticos y embarques nacionales de cabotaje, de una a otra
costa.
• Cartas de crédito: es el medio por el cual se estipula por escrito el
financiamiento y los pagos de importaciones acordados y negociados
entre el comprador y el vendedor. Estas cartas son emitidas por los
bancos que intervienen en el Comercio Internacional, pudiendo ser
revocables e irrevocables.
En cuanto a las tarifas, todos los paquetes que entran al país deben pasar por
Aduana y están sujetos al pago de impuestos dependiendo del tipo de
mercancía.
La tarifa del Manejo Aduanal se cobra de acuerdo al valor cif (Concepto Base
Imponible) del paquete.
Valor cif = Valor de la factura del paquete + Costo del transporte + Seguro
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La documentación es un requisito para las importaciones. Ésta se compone de:

• Factura comercial, cuando así lo establezca la ley debe incluir una Visa
Consular.
• Lista de empaque
• Conocimiento del embarque
• Permisos y certificados, cuando se requieran, siendo los más comunes
los de la Secretaría de Comercio, la Secretaría de Agricultura y
Ganadería, la Secretaría de Salubridad y Asistencia y la Defensa
Nacional.

Sistemas de transporte
Generalmente, los medios de transporte o traslado que se utilizan para la
importación son por las vías: marítima, aérea, o bien, terrestre:, en la que
comprende el ferroviario y carretero.
Depende de los negociadores elegir el medio de transporte para la importación.
De acuerdo con la Confederación de Cámaras Industriales de los Estados
Unidos Mexicanos (CONCAMIN), en México la carga se mueve
mayoritariamente vía terrestre, destacando el transporte carretero con un 59%.

Sistemas de pago
El pago de aranceles (denominado también coeficiente impositivo efectivo) para
importar mercancías o productos se deberá realizar en la Tesorería de la
Federación, la cual dispone de un sistema de pago electrónico a través de su
sitio web o de manera física, se puede realizar la operación en la Secretaría de
Hacienda y Crédito Público, como pago de impuestos.
El trámite de importación ante Aduana la realiza el propio importador cuando el
valor de la mercancía no sea mayor a $ 2,000 dólares. En caso de que se trate
de un monto mayor el trámite, se deberá realizar a través de un agente o
agencia de aduana.
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Actividad de Aprendizaje

Ahora que ya pudiste revisar el material de esta sesión y con la finalidad de

reforzar tus conocimientos, deberás realizar un resumen en un documento de
Word, el cual debe tener una extensión de una cuartilla, la finalidad es que
puedas plasmar los conocimientos adquiridos, por lo que no es conveniente
copiar y pegar el contenido aquí narrado, trata de narrar con tus propias palabras
los temas de esta sesión, al finalizar súbelo a la plataforma.
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Referencias

• Cruz, L. (1999). Compras, principios generales. México: Compañía

Editorial Continental.

• Del Río, C. (2002). Adquisiciones y abastecimientos. México: Thomson.

• Mercado, S. (1996). Compras, principios y aplicaciones. México: Limusa.