Telecomunicaciones, Administració n de Redes de Computadores y

Ofimá tica

VENTAS VENTAS
Módulo: Análisis de Información VENDEDORES REGION 2010 2011
Vega Sur 90440 95440
En este módulo se verá la aplicación de herramientas
Ponce Norte 56700 50800
volcadas al análisis de información dentro de Excel.
Díaz Sur 50900 55900
Morales Sur 98000 90300
En primer lugar, con un ejemplo se aplicará el uso de los
Vega Norte 120400 109800
diferentes tipos de filtros que nos provee la herramienta.
Ponce Norte 45600 50600
Veamos el siguiente ejemplo:
Ponce Sur 67900 72900
En esta planilla aplicaremos el primer tipo de filtro, que Díaz Norte 97600 100700
será el Autofiltro y que nos permitirá aplicar filtros Díaz Sur 48700 53700
automáticos en la planilla de una forma muy sencilla. Vega Norte 76500 72900
Vega Norte 59800 64800
Para aplicarlo bastará con posicionarnos en cualquier Morales Sur 39800 34200
celda de nuestra base de datos y luego mediante el Morales Norte 92300 97300
menú de Datos – Filtro – Autofiltro comenzaremos la Ponce Norte 90100 95100
aplicación del mismo. Morales Norte 56900 53900
Morales Sur 67800 72800
Ponce Norte 60400 46700
Vega Norte 67500 72500
La planilla nos quedará de la siguiente manera:

Veamos en primer lugar, que cuando nosotros marcamos en el menú de datos – filtros – autofiltro, este actúa
como un subrayado, donde podemos tildar y destildar esta opción, en caso que queramos deja de utilizar el
Autofiltro en algún momento.
El autofiltro nos da esta opción del cuadro desplegable en el título de cada campo de la base de datos.
Bastará con pinchar en el cuadro desplegable para poder seleccionar el criterio a aplicar para filtrar la información
sobre dicho campo.

PEDRO ALBERTO ARIAS QUINTERO

Ing. de sistemas UMB - Especialista en telecomunicaciones UIS
Certificado Internacional MCP - MOS Master
Instructor Sena - Girón
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Por ejemplo, si en esta planilla yo quisiera solo ver las ventas del vendedor Díaz, solo seleccionaré Díaz en las
opciones del campo Vendedores, y esto me aplicará automáticamente el filtro con dicho criterio.

En el caso anterior el sistema en forma automática

oculta las filas del resto de vendedores y deja solo
visibles las ventas del vendedor seleccionado.
Podemos a su vez aplicar otro filtro en forma simultánea
sobre otro de los campos como por ejemplo el campo de
Región, solo bastará con seleccionar de dicho campo la opción de la región que necesitaremos visualizar y la
herramienta aplicará este filtro en forma totalmente dinámica.

QUITAR AUTOFILTROS – RESTABLECER BASE DE DATOS

En caso de que en algún momento, apliquemos varios filtros de acuerdo a varios campos y en algún momento
queramos quitar dicho filtro, existen dos opciones: podemos quitar el autofiltro directamente yendo al menú de
datos – filtros – autofiltro, o también mediante el menú de datos – filtros – mostrar todos (esto muestra
nuevamente todos los datos originales de la base de datos pero mantiene el autofiltro.

CRITERIOS PERSONALIZADOS

También muchas veces se puede dar el caso de que el criterio para filtrar la información no esté disponible en
forma directa sobre el campo que queramos filtrar, y por lo tanto, del cuadro desplegable recurrimos a la opción de
Personalizar, para este campo:

Cuando seleccionamos la opción Personalizar, podremos aplicar criterios un poco más avanzados para filtrar dicho
campo:

En este caso, como nos posicionamos sobre el campo Ventas 2010, y seleccionamos la opción de Personalizar, allí
podemos ver que en nuestro caso aplicamos dos criterios que señalan que el filtro será tomar únicamente Ventas
2010 con valores mayores o iguales a 80000 y menores o iguales a 100000.

PEDRO ALBERTO ARIAS QUINTERO

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Podemos ver a su vez que existen múltiples criterios que podemos aplicar sobre dicho campo.

Como se verá la plantilla luego de aplicar dicho filtro? La planilla luego de aplicar dicho filtro ser verá de la siguiente
manera:

USO DE SUBTOTALES
Un detalle sumamente importante a tomar en cuenta es el hecho de que si en dicha
planilla quisiéramos en algún momento obtener la suma de ventas del 2010 pero
únicamente de los datos visibles no podemos aplicar la función =SUMA (C2:C15),
puesto que tomaría todas las filas (tanto visibles como no visibles).

Para este tipo de casos aplicamos la función =SUBTOTALES (9;C2:C15)

Veamos en el ejemplo dado, los resultados de la función SUMA y SUBTOTALES

aplicados para dicho rango de celdas (C2:C15).

PEDRO ALBERTO ARIAS QUINTERO

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NOTA: También podríamos haber utilizado el botón Σ

Dicho botón aplica automáticamente la función correcta según encuentre celdas ocultas o no en ese rango
(aplica función SUMA en caso de que no existan filas ocultas, y aplica en forma predeterminada
SUBTOTALES cuando encuentra filas ocultas en el rango).

El autofiltro también nos permite filtros personalizados en el caso de columnas con datos tipo TEXTO, por
ejemplo si yo quisiera obtener los datos de ventas de aquellos vendedores cuyo apellido termine con letra
S.

En dicho ejemplo se aplica sobre el campo Vendedores, el criterio de personalización y luego el filtro que determina
que dicho campo muestre únicamente registros que termina con letra s.

Hay una limitación en la aplicación del autofiltro y es, justamente la consigna para pasar al siguiente tema. No
podemos mediante el autofiltro aplicar criterios que comparen campos por ejemplo, en el siguiente caso, vamos a
aplicar un filtro que nos exponga únicamente las ventas del 20010 superiores a las del 2011.

Eso lo lograremos con el Filtro Avanzado:

FILTROS AVANZADOS

PEDRO ALBERTO ARIAS QUINTERO

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Recordemos que para poder aplicar el filtro avanzado

debemos hacerlo sin tener la opción de autofiltro
encendido. Por lo tanto si tenemos el autofiltro,
debemos apagarlo yendo a Datos –Filtro – Autofiltro.
Para aplicar el filtro avanzado vamos a Datos – Filtro –
Filtro Avanzado.

Veamos que como criterios aplicamos la comparación

entre la celda C2 y D2, donde solo colocamos la fórmula
=C2>D2

En el cuadro que nos aparece cuando aplicamos el filtro:

Como Rango de la lista: A1:D19 (marcamos la base de
datos completa) Rango de Criterios: F7:F7 (marcamos las
dos celdas, el título del criterio, y la celda que contiene
el criterio propiamente dicho) Veamos que en dicho
cuadro en este caso aplicamos la opción que aparece por defecto que es:

Filtrar la lista sin moverla a otro lugar, ya que lo que queríamos era aplicar el filtro directamente en la base de atos.
En la siguiente pantalla se expone como el filtro aplica dicho criterio directo sobre la base de
datos:

En el caso de querer aplicar filtros en forma simultánea, tendremos que armar dichos criterios en la misma línea. En
el siguiente ejemplo veremos la aplicación de un filtro donde vemos las ventas 2010 superiores a las del 2011, pero
solo de la Región Sur, veamos no solo la aplicación del filtro, sino el armado de dichos criterios:

PEDRO ALBERTO ARIAS QUINTERO

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Aquí veamos que como Rango de Criterios marcamos F6:G7, ya que los criterios en este caso son 2, uno que aplica
sobre el campo Región, donde se extrae solo datos que coincidan con Región SUR, y por otro lado, el siguiente
criterio (le dimos un título arbitrario, en este caso “Criterio”), donde hicimos la comparación de uno de los registros
de ventas 2010 contra un dato de ventas 2011.

Así nos quedarían los datos filtrados, de ventas de Región SUR, donde las Ventas 2010 superan a las del 2011

Veamos que sucede si los criterios son los mismos pero no respetamos el tema de que sean en la misma línea:

Aquí se puede ver que aplicamos un filtro donde la Región es SUR, pero no hace al mismo tiempo comparativo de
ventas entre el año 2010 y 2011, mientras que para el resto de ventas de otras Regiones SÍ aplica el criterio de
comparar las ventas 2010, y que dichas ventas sean superiores a las del año 2011.
Podemos seguir aplicando criterios, pero siempre que apliquemos varios criterios, tienen que estar armados
diferenciando los campos de la base de datos, pero también en el mismo orden que aparecen dichos campos en la
base de datos.

PEDRO ALBERTO ARIAS QUINTERO

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FILTROS CON EXTRACCION DE DATOS A UNA SUB-BASE

Veamos ahora en un ejemplo donde apliquemos este mismo filtro pero con una extracción de una sub base de
datos para no modificar la base original:

En la pantalla que nos aparece en este caso marcamos la opción de Copiar a otro lugar, y nuevamente en:
Rango de la lista: A1:D19 (nuevamente marcamos toda la base de datos) Rango de criterios: F6:G8 (aquí marcamos
todos los criterios, en este caso los dos criterios) Copiar a: Aquí marcamos una celda cualquiera vacía ya que a
partir de ahí se va a generar la sub base de datos con los datos que cumplan con los criterios pautados.

Si en dicho ejemplo planteamos que la sub base de datos solo obtenga los campos de Vendedores, Ventas 2010 y
Ventas 2011 excluyendo la Región, deberíamos armar a priori los títulos de los campos que van a formar dicha sub
base de datos:

Marcamos en el cuadro, en el renglón Copiar a: F11:H11 (celdas donde se encuentran los títulos de la sub base de
datos que se va a armar con los datos filtrados) A continuación vemos el resultado final de dicho filtro:

PEDRO ALBERTO ARIAS QUINTERO

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