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Elaboracion de Documentos Profesionales V 4
Elaboracion de Documentos Profesionales V 4
UNIVERSIDAD DE CARTAGENA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS
ADMINISTRACIÓN INDUSTRIAL
CARTAGENA – Ver. 4 - AÑO 2013
GESTIÓN DE PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN
CONTENIDO
INTRODUCCIÓN ............................................................................................................ 3
INTRODUCCIÓN
Este documento se entrega como una guía para llevar a cabo documentos (libros,
artículos o informes) empleando las herramientas de Microsoft Word® y la aplicación
Mendeley®. Los temas tratados en esta guía son:
- Manejo de estilos
- Ilustraciones, tablas y ecuaciones
- Tablas de contenidos e índices de ilustraciones
- Referencia cruzada
- Notas y referencias de pies de página
- Manejo de fuentes bibliográficas
- Bibliografía del documento
- Inserción de índices
- Manejo de secciones y numeración de páginas
Este documento no reemplazará por ningún motivo a las normas ICONTEC para la
entrega de un documento definitivo, pero será de gran ayuda para facilitar las tareas
tediosas de numeración, navegación, citación y manejo general de un trabajo escrito.
1. MANEJO DE ESTILOS
Los estilos corresponden a la predeterminación del formato de los elementos que hacen
parte de un documento (texto normal, títulos, epígrafes o descripción, cita, entre otros).
Tal vez, el más importante de los estilos es aquel que representa el texto del cuerpo o
desarrollo del documento, denominado como “NORMAL”. En él se incluirán los ajustes
de fuente y formato que afectarán la mayor parte del documento.
Por otro lado, los títulos y subtítulos deberán ser enmarcados en un estilo tipo “TÍTULO”.
Esto facilita el manejo de documentos extensos a partir de la visualización en modo de
“MAPA DE DOCUMENTO” o “PANEL DE NAVEGACIÓN”.
Los títulos principales, se identifican en el documento cómo “TITULO 1”. Los subtítulos
ligados a los títulos principales (subtítulos) se demarcan como “TÍTULO 2” o “TÍTULO 3”,
dependiendo del número de cifras en su consecutivo, por ejemplo:
Recuerde trabajar los subtítulos hasta cuatro cifras, de ahí en adelante se recomienda
emplear viñetas.
Tabla 2). Luego podrá seleccionar cada título dispuesto en el documento, e identificarlo
como un elemento pulsando sobre el estilo correspondiente (puede suceder que la
numeración del título se elimine al momento de aplicar el estilo, para lo cual se
recomienda volverla a colocar o activar la opción “NUMERACIÓN” que se encuentra en
la ventana “MODIFICAR EL ESTILO” en el botón “FORMATO”).
Ilustración 5. Activación del Mapa del Documento en Microsoft Word 2010 y 2013
Podrá navegar en el documento pulsando sobre el título o subtítulo que desee ver en la
vista del “MAPA DEL DOCUMENTO”. Además, esta herramienta facilita la edición del
trabajo al presentar de forma real, la estructura o tabla de contenido del documento (ver
Ilustración 6 y 7).
Cabe resaltar, que en algunos casos podrán existir espacios o texto dentro del “MAPA
DEL DOCUMENTO”. Esto se debe a que fueron marcados de forma accidental con un
estilo tipo “TÍTULO”. Para corregir esto, solo se debe pulsar sobre el error directamente
en la vista “MAPA DEL DOCUMENTO”, para luego aplicar el estilo “NORMAL” o
“BORRAR FORMATO”.
2. ILUSTRACIONES Y TABLAS
Microsoft® Word posee aplicativos que permiten mantener un control sobre las
ilustraciones, tablas y demás elementos que se agreguen al documento. Esto evita la
tarea de recordar los consecutivos, sobretodo, en los casos que se emplean numerosas
ilustraciones y tablas.
Para mostrar las diferentes listas o tablas se procederá a pulsar sobre la opción
“INSERTAR TABLA DE ILUSTRACIONES”, marcando sobre la “ETIQUETA DE TÍTULO”
deseada: ilustración, tabla o ecuación (en Microsoft® Word 2007, 2010 y 2013 se
encuentra en la ficha “REFERENCIA”, mientras que en Microsoft® Word 97/2003 esta
opción está en el menú “INSERTAR” sobre la lista llamada “REFERENCIA”).
Ilustración 9. Creación de una tabla de ilustraciones en Microsoft Office 2007, 2010 y 2013
Al pulsar con el botón derecho del Mouse sobre una tabla, se podrá elegir entre
“ACTUALIZAR SOLO LOS NÚMEROS DE PÁGINA” o “ACTUALIZAR TODA LA TABLA”
(estructura) en la opción “ACTUALIZAR CAMPOS”.
4. REFERENCIA CRUZADA
Microsoft Word permite enlazar títulos, subtítulos, ilustraciones o tablas a los cuales se
les haya aplicado el estilo adecuado, dentro del desarrollo del documento. A
continuación, se mencionan algunos ejemplos de referencias cruzadas:
Ver ilustración 1.
Como se muestra en el anexo A…
Volver a la página 3.
En la Ilustración 1 se puede…
Como se observa en la Tabla 5…
Tabla 8. Ejemplo de creación de una referencia cruzada en Microsoft Word 2007, 2010 y 2013
Dentro del texto de un documento, ubique el cursor del mouse en la
posición donde desee insertar la referencia a uno de los elementos
(tablas, gráficos, ilustraciones, títulos, subtítulos). Por ejemplo, si se
quiere referenciar una tabla, se podría ubicar en una posición posterior a
las palabras: ver, se muestra, la siguiente, se indica. Luego, pulse en la
¿Cómo se hace en WORD 2007, 2010 y 2013?
Ver Tabla 4
APELLIDOS, Nombres. Título del Documento. Editorial, Edición. País, año. Numero de página.
Existen dos formas de agregar una nota al pie de página: en la misma hoja donde se
hace referencia o al final del documento (como suele utilizarse en algunos papers).
Recuerde que la bibliografía citada en el desarrollo del documento será parte del listado
de referencias, por lo general ubicado al final del mismo.
RECUERDE: “Las citas y listas de referencias son necesarias para insertar un escrito en
el cuerpo de conocimiento que ya existe sobre el tema y aportar el trabajo que otros
investigadores hagan acerca de dicho tema”2
1Este es un ejemplo sencillo de emplear una notal al pie de página en MS® Word.
2OSSA PARRA, M. (2003). Pautas para citar textos y hacer listas de referencias según las normas de la
American Psycological Association (Segunda Edición ed.). Bogotá: Universidad Luís Amigó.
Microsoft® Word 2007, 2010 y 2013, cuentan además con algunas opciones de
navegación entre pies de páginas que facilitan su ubicación y control.
Ilustración 12. Opciones de navegación entre pies de páginas ofrecidas en Microsoft Word 2007, 2010 y 2013
Existen una variedad de normas internacionales para citar textos, como las normas
internacionales de la American Psychological Association (conocidas como normas
APA), Chicago, Harvard, Vancouver, muchas de ellas soportadas en las últimas
versiones de Office. Microsoft® Word, a partir de la versión 2007, cuenta dentro de sus
opciones la creación y manejo de bases de datos bibliográfica, con la cual podrá citar
fácilmente un documento (aplicando distintas normas) y crear automáticamente el listado
bibliográfico de las referencias citadas (que por lo general se encuentra al final del
documento). Esta herramienta sirve también para mantener un control de las fuentes
bibliográficas.
3 Ibíd. P13
Tabla 10. Administración de fuentes bibliográficas en Microsoft Word 2007, 2010 y 2013
Microsoft Word categoriza las fuentes en los siguientes tipos: libro,
sección de libros, artículos de revista, artículo de periódicos, actas de
conferencias, informe, sitio web, documentos de sitio web, medios
electrónicos, arte, grabación de sonido, representación, entrevista,
película, patente, caso judicial y varios; cada uno de los cuales con sus
¿Cómo se hace en WORD 2007, 2010 y 2013?
Luego aparecerá una ventana donde podrá seleccionar uno de los tipos
de fuentes disponibles, procediendo a llenar los campos con los datos.
Antes de citar un documento deberá cumplir con el registro del mismo, en la base de
datos de referencias bibliográficas (ver paso anterior). Microsoft Word® 2007, 2010 y
2013, manejan varios estilos de referenciación de documentos, siendo el más conocido
de ellos las normas APA.
Una vez completado el registro de la bibliografía, Microsoft® Word 2007, 2010 y 2013
permiten que usted pueda generar el listado de referencias bibliográficas
automáticamente en el documento. Esto se logra en la opción “INSERTAR
BIBLIOGRAFÍA”, que se encuentra en la ficha “REFERENCIAS”.
Tabla 12. Creación del listado bibliográfico en Microsoft Word® 2007, 2010 y 2013
Ubíquese en la ficha “REFERENCIA” y luego pulse en “BIBLIOGRAFÍA”.
¿Cómo se hace en WORD
2007, 2010 y 2013?
8. INSERCIÓN DE ÍNDICES
El índice se suele encontrar al final de los documentos o libros, y son una ayuda
fundamental para la localización de términos en textos extensos. En el siguiente
recuadro puede observar un ejemplo de un índice.
Hay que tener en cuenta que el índice está compuesto por una serie de palabras claves
del documento, organizados de forma alfabética, identificados con su(s)
correspondiente(s) número(s) de página(s) (ver Tabla 13).
Notará que al activar una “MARCA DE ENTREDA”, en el texto aparecerán una serie de
símbolos, los cuales normalmente se encuentran ocultos. Para volver a ocultar estos
símbolos (en especial el símbolo ¶, que indica el fin de un párrafo), pulse el botón
“MOSTRAR TODO”, que se encuentra en la ficha “INICIO”.
Tabla 13. Marcación de entradas para índices con MS Word® 2007 y 2010
Seleccione la palabra clave que aparecerá en el índice. Luego diríjase a
¿Cómo se hace en WORD
la ficha “REFERENCIAS” y pulse en “MARCAR ENTRADA”.
2007, 2010 y 2013?
Asegúrese que el pie de página de la sección de los preliminares no esté vinculado con
la sección de capítulos en el documento. En Microsoft Office ® 2007, 2010 y 2013, esta
operación se realiza fácilmente al editar el pie de página de la sección y desactivando la
vinculación al pulsar en el botón “VINCULAR AL ANTERIOR”, que se encuentra en la
ficha “DISEÑO DE PÁGINA”.
Para insertar el número de página, ubíquese en la página donde desee que aparezca la
numeración y diríjase a “INSERTAR· y luego haga clic en una de las opciones de “FINAL
DE PÁGINA” en “NÚMERO DE PÁGINA”.