TALLER

SOLUCIÓN

ARCHIVO DOCUMENTAL

EDDY SANTIAGO ARDILA GUTIERRÉZ

GRADO 10-2

I.E SIMÓN BOLÍVAR

 TALLER SEMANA 1

1. ¿Qué es gestión documental?

2. ¿Qué importancia tiene la gestión documental para las empresas?

3. ¿Qué aportes hace la gestión documental a las empresas?

4. ¿Cómo se debe llevar la gestión documental en una empresa?

5. ¿Nombrar y explicar los beneficios que representa para empresa cuando se

aplica la gestión documental?

6. Hago o pego las infografías en el cuaderno (2)

7. Saco una conclusión de la importancia del tema.

RESPUESTAS:

1: La gestión documental es el conjunto de procesos que se enfocan en la

revisión, almacenamiento y recuperación de los documentos y de la información
de importancia que se manejan al interior de una empresa. Esto se lleva a cabo
por medio de la aplicación de normas técnicas que se caracterizan por su
practicidad al momento de llevar a cabo la administración de los archivos físicos y
electrónicos.

2: Es por ello que su correcta aplicación lleva a la empresa a mejorar y a optimizar

considerablemente todo lo concerniente al manejo de información de valor, lo que
ahorra tiempo, espacio y dinero.

3: Los aportes que hace la gestión documental para las empresas son los
siguientes:

• Revisión de información.

• Ahorro y eficiencia.

• Categorización de archivos.

• Eliminación de archivos que han perdido vigencia.

• Almacenamiento ordenado.

• Custodia de documentos.

4: Los equipos y el personal especializado llevan a cabo una revisión constante y

detallada de los documentos por medio de sistemas basados en normas que
permiten el orden jerárquico. Este orden puede ser ascendente o descendente, lo
que le permite al usuario reconocer, definir y buscar la información necesaria
dentro de la estructura pilar. Hay que tener en cuenta que esto coadyuva a la
consolidación de la eficacia y la eficiencia. Lo anterior se hace por medio de la
aplicación de administradores de archivos. Estos son softwares que administran y
proveen información de vitalidad al usuario casi que de inmediato. Su interfaz es
un puente entre las bases de datos y quienes desean buscar, crear o editar
información.

5: 1. Reducción de costos: La gestión documental reduce un 43% los costos

documentales, gracias a la correcta categorización de los archivos y a la
automatización de las tareas manuales.

2. Aumento de la eficacia: La automatización de los procesos lleva a una fácil

administración, migración y conversión de las bases de datos. Ahorrando tiempo
en la búsqueda o recuperación de los documentos. No solo ofrece un acceso total
a la información, también permite una óptima regulación.

3. Aumento de la productividad: Una buena conservación de los documentos

ayuda a centralizar, estandarizar y a compartir la información de manera rápida y
detallada. Esto contribuye a que las consultas que se generen alcancen niveles
óptimos de ahorro.

4. Uso eficiente de los recursos: Con la aplicación de un sistema de gestión

documental se reduce en un 50% los costos de copiado, uso del papel, fotocopias
e impresiones y demás elementos relacionados a dicho procesos. El aprender a
administrar los documentos, a ubicarlos y preservarlos maximiza la viabilidad
económica de la empresa y minimiza el impacto ambiental de la empresa.

5. Liberar espacio: La administración inteligente lleva a alcanzar estándares de

eficiencia. Uno de ellos es la optimización de los equipos y su capacidad. Esto se
traduce a menor espacio utilizado para archivar documentos, ya que no todo debe
almacenarse y no todo se almacena igual.

6. Fácil ubicación: Por medio de los administradores de archivos, se logra

categorizar correctamente los documentos de manera jerárquica. Dicha estructura
ayuda a la búsqueda eficaz y pronta de la información.

7. Administración de archivos: La administración adecuada permite a los

usuarios crear, archivar o modificar los archivos existentes, así como revisar las
propiedades de los mismos.

8. Inmediatez: Las automatizaciones de los procesos ayudan al usuario a enviar y

a compartir información o archivos rápidamente. Además, con el uso de metadatos
y software de administración se puede contribuir a un mejor acceso en línea que
intensifica la consolidación del trabajo colaborativo.

9. Seguridad en la información: La organización de la información contribuye a

su control y a su monitoreo constante en cuanto a las modificaciones o creaciones
de los archivos.

10. Preservación a través del tiempo: La digitalización de los documentos ayuda

a que estos se encuentren en mejores condiciones y que pueden sobrellevar el
paso del tiempo, pero esto no es exclusivo de los documentos electrónicos,
también se lleva a cabo con los archivos físicos, ya que su correcto manejo y uso
ayudan a que su conservación sea óptima.

6:

7: En conclusión la Gestión Documental se entiende como el conjunto de

tecnologías y técnicas utilizadas para gestionar los documentos de una empresa u
organización. La misión es administrar el flujo de estos documentos lo que dure su
ciclo de vida. Cabe destacar que ningún documento oficial puede ser desechado
ya que éstos son necesarios para auditorías y análisis de procesos de la empresa.
 TALLER SEMANA 2

Represento el tema la “GESTION DOCUMENTAL” a través de una de las

siguientes opciones, lo puedes hacer en una hoja de blog, en un octavo de
cartulina o puedes utilizar otro tipo de herramienta tecnológica que conozcas.
Como pixtón, Info.gram, Fotojet.

Elige solo una:

a. Infografía.

b. Comic

c. Historieta

d. Caricatura.

RESPUESTA: