GESTIÓN DE TECNOLOGÍAS DE LA GESTIÓN DE LA INFRAESTRUCTURA Y

INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES SERVICIOS TECNOLÓGICOS

GESTIÓN RED SOCIAL INVIMA TALK
Código: TIC-GTI-PR011 Versión: 01 Fecha de Emisión: 13/02/2018 Página 1 de 7

1. OBJETIVO

Generar un espacio de participación colaborativa interna de carácter institucional al alcance de todos los
funcionarios/contratistas promoviendo el diálogo abierto en espacios virtuales seguros de encuentro y comunicación
abierta, como red social dentro del entorno laboral en tiempo real desde cualquier oficina o ciudad, para participar en
proyectos, proponer soluciones, recopilar comentarios, publicar procedimientos y comunicaciones institucionales,
compartir conocimiento y lograr metas u objetivos comunes, en cumplimiento de las políticas, estrategias y acciones del
Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos - INVIMA, de acuerdo con el Sistema Integrado de Gestión
de Calidad.

2. ALCANCE

Este procedimiento inicia con el registro como nuevo usuario, continua con la configuración del perfil y creación de
grupos, eventos, temas y termina con el uso adecuado de la aplicación en la participación y comentarios de acuerdo con
las políticas de seguridad, privacidad, uso de información, cortesía y buenos modales de comunicación digital,
preservando la imagen y los valores institucionales.

3. DEFINICIONES

INVIMA TALK: Red social para los funcionarios /contratistas del Invima

USUARIO: El funcionario/contratista se registrará en la red social con el correo institucional cuyo dominio es
@invima.gov.co

GRUPOS: Conjunto de funcionarios, oficinas, áreas del instituto que tienen una característica o participan de un proyecto
común. Los grupos pueden ser creados de manera abierta o privada según su necesidad.

EVENTOS: Acontecimiento o actividad de interés general para toda la comunidad Invima

TEMAS: Espacios para generar conversaciones, publicar documentos, compartir contenido de interés y expresar
opiniones frente a diversos tópicos.

PARTICIPANTES: Integrantes, funcionarios/contratistas, registrados en la aplicación

CONFIGURACIÓN: Opción que permite la organización del perfil de usuario dentro de la aplicación, cambio de
contraseña, forma de recibir las notificaciones por correo electrónico y conocer los términos y condiciones de uso.

4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA:

Ver Matriz de Requisitos Legales y Otros

Ver Requisitos Normas del Sistema de Gestión Integrado

5. CONTENIDO O DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO

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ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABL

E

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Registrar Cada funcionario/contratista que desee registrarse en la red social debe ingresar a Dependencias
la siguiente dirección electrónica: del Invima

talk.invima.gov.co

El sistema abrirá con una pantalla de Bienvenida que contiene el botón “Regístrate”
para iniciar sesión como usuario nuevo

Ingresar Para ingresar a la aplicación cuando el usuario ya está creado se debe: Usuario

 En la barra de menú y dar clic en Iniciar Sesión

El sistema solicitará el usuario y la clave de ingreso y una vez diligenciado el

usuario podrá iniciar su actividad en la red social corporativa.

Crear usuario Al dar clic en el botón “Regístrate” en la pantalla de Bienvenida el usuario deberá: Usuario
nuevo
 Diligenciar la dirección de correo electrónico institucional: no se permiten
correos electrónicos personales
 Diligenciar nombre de usuario: se sugiere que sea el usuario de red
institucional o un nombre de fácil recordación que no contenga caracteres
especiales ni espacios
 Leer completamente y Aceptar los términos y condiciones de uso
 Resolver la pregunta de seguridad (CAPTCHA) que valida el ingreso de
usuarios
 Dar clic en el botón “Crear nueva cuenta”

Para completar el registro en la Red Social el usuario recibirá en su correo

electrónico un mensaje de confirmación y deberá seguir las instrucciones que en él
se indican.

Configurar Una vez que el usuario ha confirmado el registro en la aplicación desde el enlace Usuario
cuenta enviado al correo electrónico, el sistema presenta la opción “Configurar cuenta”
donde el usuario puede realizar las siguientes acciones:

 Cambio de Contraseña: Se requiere la contraseña actual para aplicar el

cambio de la contraseña, se diligencian los campos requeridos de
dirección de correo electrónico y nombre de usuario
La nueva contraseña debe cumplir con las políticas de seguridad de
contraseña y deberá contener mínimo 8 caracteres
 Configurar notificaciones o Avisos por Correo electrónico: por default se
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encuentra en -Ninguno-, el usuario podrá elegir recibir notificaciones por

correo electrónico de manera “Inmediatamente, Diariamente,
Semanalmente” de acuerdo con el seguimiento que quiera hacer a la
actividad de usuario
 Cancelar cuenta: Opción que bloqueará su usuario dentro de la Red
Social, la cancelación no es reversible y para crear un nuevo usuario
deberá solicitar el desbloqueo de su usuario con el Grupo de Soporte
Tecnológico. Para completar la opción de cancelar cuenta el usuario
recibirá en su correo electrónico un mensaje de confirmación y deberá
seguir las instrucciones que en el se indican.
 Guardar: guarda los cambios a las nuevas configuraciones

Editar perfil En esta opción de datos sugeridos (no requeridos) el usuario podrá: Usuario
 Diligenciar nombre, apellido
 Seleccionar una imagen para el perfil de imagen: Se sugiere una foto tipo
documento del funcionario, cuidando el lenguaje facial y presentación
personal.
 Seleccionar una imagen para imagen de portada: Esta imagen debe
corresponder con los valores corporativos.
 Diligenciar cargo y oficina, número de teléfono, ciudad.

Crear nuevo El usuario que ha iniciado sesión encontrará en la barra de menú un ícono Usuario
contenido donde podrá seleccionar la creación de nuevo contenido: nuevo grupo, nuevo
evento, nuevo tema.

Nuevo grupo La opción de nuevo grupo permite al usuario crear un grupo con las siguientes Usuario
condiciones:
 Grupo cerrado: Los usuarios solo pueden unirse por invitación y todo el
contenido de este grupo se mantendrá oculto para los que no son
miembros
 Grupo abierto: Los usuarios pueden unirse sin aprobación y todo el
contenido agregado en este grupo será visible para todos los miembros de
la comunidad.
Estas opciones son excluyentes y no podrá cambiarse la configuración una vez
seleccionado el tipo de grupo, el usuario podrá configurar el Grupo de la siguiente
manera:
 Diligenciar título (requerido): nombre del grupo
 Diligenciar descripción: breve reseña del objetivo o características del
grupo
 Seleccionar imagen de grupo
 Diligenciar datos de ubicación (sugeridos): ubicación, país, dirección,
ciudad, departamento, código postal
 Dar clic en botón guardar: guardar configuración

Nuevo evento La opción de nuevo evento permite al usuario crear una actividad de la siguiente Usuario
manera:
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 Diligenciar título (requerido): nombre del evento

 Seleccionar imagen del evento
 Seleccionar grupo y visibilidad: a quien va dirigido y podrá participar del
evento
 Definir fecha y hora de inicio y de finalización del evento
 Definir ubicación del evento
 Diligenciar descripción: breve reseña del objetivo o características del
evento
 Añadir archivos
 Configurar las opciones de comentarios
 Vista previa
 Dar clic en botón guardar: guardar configuración

Nuevo tema La opción de nuevo tema permite al usuario participar de la siguiente manera: Usuario
 Seleccionar el tipo de tema o contenido: blog, foro, noticias
 Diligenciar título (requerido): nombre del tema
 Seleccionar imagen del tema
 Seleccionar grupo y visibilidad: a quien va dirigido y quien podrá participar
del tema
 Diligenciar descripción: breve reseña del objetivo o características del
evento
 Añadir archivos
 Seleccionar la opción de comentarios: abierto o cerrado
 Dar clic en botón guardar: guardar configuración

Consultar Al dar clic sobre la opción de eventos en la barra de menú el usuario podrá Usuario
eventos observar todos los eventos que están programados, puede aplicar filtros para
encontrar: próximos eventos o eventos que han comenzado o están terminados.

Consultar Al dar clic sobre la opción de temas en la barra de menú el usuario podrá consultar Usuario
temas todos los temas en los que puede participar, puede aplicar filtros para tipo de tema:
todos, blog, foros, noticias.

Consultar Al dar clic sobre la opción de grupos en la Barra de Menú el usuario podrá observar Usuario
grupos los grupos en los cuales participa, puede aplicar filtros para definir tipos de grupo:
todos, abierto, público, cerrado.

Participantes Al dar clic en la opción participantes el usuario podrá consultar los integrantes de la Usuario
Red Social y obtener datos de contacto de su perfil.

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Denunciar Al dar clic en la opción de denunciar contenido malicioso (fake news, contenido mal Usuario
contenido intencionado) el usuario podrá enviar una denuncia.
malicioso

Buscar El usuario podrá realizar una búsqueda por palabra clave, nombre de grupo, de Usuario
tema, de evento, nombre de usuario.

Participar Comentar, proponer, crear grupos, temas, eventos y expresar opiniones en la red Usuario
social del instituto siempre conservando la etiqueta de uso, es decir unas reglas
mínimas de comportamiento que harán que el objetivo de esta herramienta se
conserve.
Se sugiere:
 Cuidar el vocabulario y la ortografía
 Evitar escribir en mayúsculas sostenidas
 Verificar las imágenes y archivos que van a ser cargados
 No fomentar noticias falsas, ni mentiras
 Hablar internamente (por inbox) temas personales
 No compartir cadenas de carácter político, religioso o de otra índole
 Respetar a la comunidad en general
 Denunciar comentarios maliciosos o uso indebido de la plataforma
 No usar este medio como canal de quejas o reclamos ante la entidad
 Seguir los conductos regulares para solicitar tareas con índole laboral.

Usar Los “Emoticones” son imágenes de expresiones y emociones que otorgan a la Usuario
“Emoticones” comunicación un estilo particular, se sugiere moderar su uso y verificar que no
estén fuera de contexto en una conversación o publicación.

Mención a Controlar y hacer uso correcto de las etiquetas a los participantes de la red. Con el
compañeros uso del símbolo @ se podrá nombrar a una persona en algún comentario.

Beneficios de Invima Talk:

 Implementar una cultura de comunicación más abierta entre todos los miembros de la comunidad Invima.

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 Es un nuevo canal interno corporativo que ofrece espacios de conversación, colaboración, innovación, gestión del
conocimiento.
 Favorecer la participación y el trabajo colaborativo de todos los servidores públicos del Invima que se encuentran en
diferentes ciudades u oficinas, en tiempo real.
 Facilitar las relaciones entre los servidores públicos mejorando el clima organizacional, evitando todo tipo de barreras
tanto culturales como físicas.
 Mejorar la comunicación manteniendo a todos informados, alineados y en cumplimiento de la misión institucional.
 Reunir a los servidores públicos del Invima en torno a un tema institucional, intereses o áreas de práctica comunes.
 Fomentar la colaboración y el apoyo mutuo entre los funcionarios del Invima.
 Compartir información institucional, colaborar en documentos, ver noticias institucionales, crear y administrar
eventos, conformar grupos de trabajo virtuales.

6. TIEMPO MÁXIMO DEL PROCEDIMIENTO

N/A
7. PUNTO DE CONTROL

CONTROL
MÉTODO DE CONTROL RESPONSABLE FRECUENCIA EVIDENCIA
Aceptar El usuario se hace responsable Dependencias del Permanentemente El usuario quedará
Términos y del contenido Instituto registrado cada vez
Condiciones que emite un
de uso mensaje

8. REGISTROS O DOCUMENTOS ASOCIADOS

Política de Uso de Red social Invima TALK

Términos y condiciones de Uso

9. ANEXOS

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