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APLICACIÓN DE TABLAS RETENCION DOCUMENTAL - ACTIVIDAD 2.docx Sena
APLICACIÓN DE TABLAS RETENCION DOCUMENTAL - ACTIVIDAD 2.docx Sena
UNIDAD 2
INSTRUCTOR
APRENDIZ
ARMENIA.QUINDIO
1
ENSAYO SOBRE LAS TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
INTRODUCCION
Las empresas deben contar con archivos organizados debido a esto se elaboran
Tablas de Retención Documental como lo expresa la Ley general de Archivos Ley 594
de 2000, en él se expone la necesidad de contar con archivos debidamente
organizados, de acuerdo con el ordenamiento que esta Ley establece y en
concordancia con las políticas de cada institución.
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¿Qué son Tablas de Retención Documental?
Son un listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se
les asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos,
en las fases del archivo: archivo de gestión, archivo central o archivo histórico.
Desde la creación del Archivo General de la nación por medio de la Ley 80 del 2 de
diciembre de 1989, se empieza a fijar políticas y expedir reglamentos necesarios para
la organización y la conservación de los documentos.
Todos los documentos poseen un valor que los identifica, dependiendo de la etapa del
ciclo vital en el que se encuentran. Los valores primarios que se dan en la primera y
segunda etapa del ciclo vital, mientras que los valores secundarios corresponden al
archivo histórico. De acuerdo con esta valoración se consideran las siguientes facetas
contenidas en los documentos:
Valor primario: Valor que tiene el documento ya sea, Administrativo, Legal, Fiscal,
Contable y Técnico.
Valor Legal: Aquel que tienen los documentos que sirven de testimonio ante la ley.
Valor Fiscal: La utilidad o aptitud que tienen los documentos para el Tesoro o
Hacienda Pública.
Valor Secundario: El valor que tienen los documentos para la Cultura, la Historia y la
Ciencia. Sirven de referencia para la elaboración o reconstrucción de cualquier
actividad de la administración; como fuente primaria para la historia y como testimonio
de la memoria colectiva. Son el Patrimonio Documental de la comunidad que los creó y
los utiliza.
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Otras normas que tienen relación con la elaboración y presentación de las tablas de
retención documental son:
Acuerdo No. 5 de 1997 “por el cual establecen los requisitos mínimos para las
personas naturales jurídicas de derechos privados, que presten los servicios de
organización de archivos, elaboración de tablas de retención, almacenamiento o
bodegaje de la documentación de las entidades públicas.
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Las diferentes entidades e instituciones se ven beneficiadas con la aplicación de
las tablas de retención documental porque;
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CONCLUSION
Para concluir debemos tener en cuenta que hay pasos a seguir muy metodológicos los
cuales deben ser precisos para la elaboración de las tablas de retención documental ya
sea para entidades privadas o públicas para dar cumplimiento a las respectivas leyes y
acuerdos.
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS
- https://sena.territorio.la/content/index.php/institucion/Complementaria/insti
tution/SENA/Finanzas/511300346/Contenido/OVA/d1_s2_MaterialF_2/tablas
_retencion_documental.pdf
- https://es.slideshare.net/victoramendez5/ensayo-trd-y-tvd
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