Implementar la Respuesta a

los Riesgos

© Instituto Europeo de Posgrado

1
 Implementar la Respuesta a los Riesgos
2

Índice

1 Introducción, Propósito y Objetivos .......................................................................................................... 3

2 Estructura del Proceso ..................................................................................................................................... 4
2.1 Entradas. ...................................................................................................................................................... 4
2.1.1 Plan para la Dirección del Proyecto. ............................................................................. 4
2.1.2 Documentos del proyecto. ................................................................................................. 4
2.1.3 Activos de procesos de la organización. .................................................................... 5
2.2 Herramientas y técnicas. .................................................................................................................... 5
2.2.1 Juicio de expertos. ................................................................................................................... 5
2.2.2 Habilidades interpersonales y de equipo. ................................................................. 5
2.2.3 Sistema de información para la dirección de proyectos (PMIS). .................. 5
2.3 Salidas al proceso. ................................................................................................................................. 5
2.3.1 Solicitudes de cambio. .......................................................................................................... 5
2.3.2 Actualizaciones a los documentos del proyecto.................................................. 6
2.4 Solución ....................................................................................................................................................... 7
3 Conclusiones .......................................................................................................................................................... 7

®
INSTITUTO EUROPEO DE POSGRADO
Nota Técnica preparada por el Instituto Europeo de Posgrado. Este contenido es propiedad del Instituto Europeo de Posgrado.
Su difusión, reproducción o uso total o parcial para cualquier otro propósito queda prohibida. Todos los derechos reservados.
 Implementar la Respuesta a los Riesgos
3

Objetivos
 Implementar las respuestas a los riesgos cuando sea necesario.

 Identificar el rol particular de dueño de los riesgos, responsables de implementar

las respuestas acordadas, si fuera necesario.

 Conocer que, como consecuencia de implementar las respuestas a los riesgos,

se puede necesitar solicitar cambios a algunos aspectos de la planificación.

1 Introducción, Propósito y Objetivos

Es el proceso que consiste en implementar los planes acordados de respuesta a los riesgos.
Asegurar que las respuestas planificadas son
implementadas realmente
El beneficio principal del proceso es que se asegura que las respuestas acordadas frente a
los riesgos se ejecuten realmente tal y como se planificaron.

La finalidad última del proceso es enfrentar la exposición al riesgo del proyecto en general,
minimizando las amenazas individuales y, por otro lado, maximizando las oportunidades
individuales del proyecto.

Aunque sea un proceso que se sitúa dentro del grupo de procesos de planificación, la
realidad es que se lleva a cabo a lo largo de todo el proyecto, ya que la gestión de riesgos
tiene lugar desde el inicio hasta el cierre del proyecto, existiendo riesgos emergentes en
cualquier momento del proyecto.

Es necesario asegurar que las respuestas acordadas frente a los riesgos sean ejecutadas
realmente. Resulta relativamente habitual que los equipos de proyectos dediquen gran
esfuerzo a la identificación y análisis de riesgos así como al desarrollo de respuestas pero,
posteriormente, no se toman medidas para gestionar el riesgo.

Se requiere proactividad para gestionar la exposición general al riesgo del proyecto y las
Los dueños de los riesgos tienen una
amenazas/oportunidades individuales pero sólo si los dueños de los riesgos aplican el
responsabilidad principal, aplicando el esfuerzo
necesario para implementar las respuestas. esfuerzo requerido para implementar las respuestas acordadas frente a los riesgos.

El objetivo principal de la gestión de riesgos va más allá de identificar, analizar y desarrollar

respuestas a los riesgos, si no actuar sobre los mismos. Eso significa que, una vez
identificadas las amenazas/oportunidades, hay que poner en marcha algún esfuerzo bien
para eliminar/mitigar unas bien para explotar/mejorar otras.

®
INSTITUTO EUROPEO DE POSGRADO
Nota Técnica preparada por el Instituto Europeo de Posgrado. Este contenido es propiedad del Instituto Europeo de Posgrado.
Su difusión, reproducción o uso total o parcial para cualquier otro propósito queda prohibida. Todos los derechos reservados.
 Implementar la Respuesta a los Riesgos
4

2 Estructura del Proceso

2.1 Entradas.

2.1.1 Plan para la Dirección del Proyecto.

De todo el contenido que incluye, principalmente se utiliza el Plan de Gestión de Riesgos, ya

Correcta identificación de roles y
que se enumeran los roles y las responsabilidades de los miembros del equipo del proyecto
responsabilidades en relación a la
implementación de las respuestas. así como de otros interesados en relación a la gestión de riesgos. Esta información se utiliza
para la asignación de los dueños para las respuestas acordadas frente a los riesgos.

Así mismo, incluye los umbrales de riesgo para el proyecto en base al apetito al riesgo de
los interesados clave, los cuales definen el objetivo aceptable objetivo de la
implementación de las respuestas.

2.1.2 Documentos del proyecto.

Registro de lecciones aprendidas

Aquellas lecciones aprendidas obtenidas previamente en el proyecto en relación a la

implementación de las respuestas, pueden aplicarse a etapas posteriores del proyecto
para mejorar la efectividad del mismo.

Registro de riesgos
Incluye las respuestas acordadas frente a los riesgos para cada amenaza/oportunidad
individual y, además, el dueño designado para cada respuesta.
Informe de riesgos
Incluye una evaluación y seguimiento de la exposición general al riesgo del proyecto.
También incluye los principales riesgos individuales del proyecto.

®
INSTITUTO EUROPEO DE POSGRADO
Nota Técnica preparada por el Instituto Europeo de Posgrado. Este contenido es propiedad del Instituto Europeo de Posgrado.
Su difusión, reproducción o uso total o parcial para cualquier otro propósito queda prohibida. Todos los derechos reservados.

La influencia es la habilidad principal para
conseguir motivar a los responsables de
implementar una respuesta.
¡¡Atención¡¡ Implementar respuestas a los
riesgos puede generar solicitudes de cambio
con impacto en otras áreas del proyecto.
Implementar la Respuesta a los Riesgos
5
2.1.3 Activos de procesos de la organización.
Pueden utilizarse para este proceso, por ejemplo, el repositorio de lecciones aprendidas de
proyectos finalizados y similares al proyecto actual que puedan indicar la efectividad de
determinadas respuestas frente a los riesgos.
2.2 Herramientas y técnicas.
2.2.1 Juicio de expertos.
Pueden tenerse en cuenta la mayor pericia de individuos o grupos que aporten
conocimientos especializados en relación a la forma más adecuada para implementar las
respuestas frente a los riesgos.
2.2.2 Habilidades interpersonales y de equipo.
Entre todas las habilidades interpersonales que podrían utilizarse, resulta especialmente
recomendada la de influenciar. Algunas respuestas frente a riesgos pueden tener un dueño
que no pertenezca al equipo del proyecto, lo cual puede aumentar la capacidad de
influencia.
El director del proyecto o el rol responsable de facilitar el proceso de riesgo puede
necesitar influir para motivar a los dueños de los riesgos designados a tomar las medidas
acordadas cuando sean necesarias.
2.2.3 Sistema de información para la dirección de proyectos (PMIS).
Pueden incluir herramientas de software para programación, recursos y costos con la
finalidad de asegurar que existe una correcta integración entre los planes de respuesta
acordados y el resto de actividades del proyecto.
2.3 Salidas al proceso.
2.3.1 Solicitudes de cambio.
Implementa respuesta frente a los riesgos pude dar lugar a una solicitud de cambio que
puede afectar a las líneas base del proyecto como la del cronograma o la de costos, así
como a cualquier otro componente del plan para la dirección del proyecto. Todas las
solicitudes de cambio deben procesarse según el proceso formal establecido al efecto para
el proyecto.
®
INSTITUTO EUROPEO DE POSGRADO
Nota Técnica preparada por el Instituto Europeo de Posgrado. Este contenido es propiedad del Instituto Europeo de Posgrado.
Su difusión, reproducción o uso total o parcial para cualquier otro propósito queda prohibida. Todos los derechos reservados.
 Implementar la Respuesta a los Riesgos
6

2.3.2 Actualizaciones a los documentos del proyecto.

Registro de incidentes
Si durante el proceso de implementa la respuesta a los riesgos se identifica un incidente,
deberá ser registrado y solucionado
Registro de lecciones aprendidas

El registro puede actualizarse con información sobre las eventualidades surgidas durante el
proceso de implementar las respuestas y cómo podrían haberse evitado. También pueden
documentarse las respuestas que han funcionado adecuadamente.

Asignaciones del equipo del proyecto

Debe asignarse el recurso necesario a cada acción específica del plan de respuestas. Los
recursos deben ser suficientemente cualificados para implementar la acción que se ha
acordado, así como cualquier recursos técnico necesario.

Registro de riesgos
Puede actualizarse para reflejar cambios en las respuestas a los riesgos acordadas para los
riesgos individuales del proyecto
Informe de riesgos
Puede actualizarse para reflejar cualquier cambio en la respuesta a los riesgos que se han
acordado para la exposición general al riesgo del proyecto.

Ejemplo

En un proyecto se ha llevado a cabo una correcta gestión de los riesgos, dedicando el

esfuerzo requerido para identificar los riesgos y documentarlos en el registro, analizar la
probabilidad e impacto y priorizarlos, desarrollar respuestas acordadas y un control
periódico que está siendo eficiente hasta la fecha.

A mitad de la ejecución del proyecto, sucede un riesgo desconocido que, como tal, no
estaba identificado en el registro de riesgos y, por tanto, no se había analizado ni tenía una
respuesta planificada específica para hacerle frente.

Al ser un riesgo desconocido, para solucionar las consecuencias generadas por el

problema, el director del proyecto tiene que implementar una respuesta provisional o
solución temporal, que es una respuesta no planificada.

¿Qué cambios habría que llevar a cabo en el proyecto como consecuencia de implementar
una respuesta provisional?

®
INSTITUTO EUROPEO DE POSGRADO
Nota Técnica preparada por el Instituto Europeo de Posgrado. Este contenido es propiedad del Instituto Europeo de Posgrado.
Su difusión, reproducción o uso total o parcial para cualquier otro propósito queda prohibida. Todos los derechos reservados.
 Implementar la Respuesta a los Riesgos
7

2.4 Solución

Aunque el ejemplo no aporta mucha información, sí pueden sacarse las siguientes

conclusiones:

1. Durante la planificación, debió calcularse una reserva de gestión, que es una

cantidad de tiempo y costo (sobre todo de costo), que sirve para responder a riesgos
desconocidos.

2. La reserva de gestión de costo es gestionada por el Patrocinador, por lo que si el

Director del Proyecto la necesite, tiene que solicitar la cantidad que necesite.

3. La reserva de gestión debe incorporarse a la línea base de costos, por lo que hay
que solicitar un cambio a la misma.

4. Será necesario implementar alguna respuesta no planificada, por lo que será

necesario incluir en el cronograma actividades nuevas para actuar sobre las
consecuencias del problema ocurrido. Por tanto, hay que solicitar un cambio al
cronograma del proyecto.

5. Será necesario asignar recursos a las nuevas actividades, tanto humanos como
materiales. Por tanto, hay que solicitar un cambio para requerir más recursos
humanos/materiales o, si no existieran o no estuvieran disponibles, adquirirlos
externamente.

6. Al incorporar nuevos recursos humanos al proyecto, será necesario solicitar un

cambio a la Matriz de Asignación de Responsabilidades, para incluir los nuevos roles
y sus responsabilidades asociadas.

7. Al incorporar nuevos recursos humanos al proyecto, será necesario solicitar cambios

al plan de gestión de comunicaciones, ya que nuevos miembros del equipo suponen
nuevos canales de comunicación que hay que documentar.

Los anteriores son algunos cambios que habría que solicitar al proyecto como
consecuencia de implementar una respuesta provisional a un riesgo desconocido, aunque
sin pretender ser una lista cerrada ni exhaustiva.

3 Conclusiones

 No sirve de nada planificar y desarrollar respuestas frente a los riesgos si

después o no se implementar realmente o se hace de forma incorrecta.

®
INSTITUTO EUROPEO DE POSGRADO
Nota Técnica preparada por el Instituto Europeo de Posgrado. Este contenido es propiedad del Instituto Europeo de Posgrado.
Su difusión, reproducción o uso total o parcial para cualquier otro propósito queda prohibida. Todos los derechos reservados.
 Implementar la Respuesta a los Riesgos
8

 Los dueños de las respuestas deben estar cualificados para implementar una
respuesta e informados adecuadamente sobre los riesgos que deben hacer
frente.

 En ocasiones, implementar respuestas a los riesgos supone efectuar cambios en

el proyecto.

®
INSTITUTO EUROPEO DE POSGRADO
Nota Técnica preparada por el Instituto Europeo de Posgrado. Este contenido es propiedad del Instituto Europeo de Posgrado.
Su difusión, reproducción o uso total o parcial para cualquier otro propósito queda prohibida. Todos los derechos reservados.