“SEGURIDAD COMPROMISO DE UNO, RESPONSABILIDAD DE Topas" _ | “*#Eo: SIG-PS 06 | SISTEMA INTEGRADO DE GESTION eee, Feohas 15.0248 PROCEDIMIENTO: CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS eee La impresién de este documento es una copia No Controlada, es responsabilidad del usuario verificar en la base de datos del sistema de gestién la versidn vigente. 1. OBJETIVO. Establecer las actividades a seguir para administrar y controlar la documentacién del Sistema Integrado de Gestién (SIG), incluyendo los documentos de procedencia externa y los registros de Catalina Huanca Sociedad Minera $.A.C I, ALCANCE Este procedimiento involucra a los documentos del SIG de Catalina Huanca Sociedad Minera S.A.C. Ill RESPONSABILIDADES El Coordinador General del Sistema Integrado de Gestion, es ef responsable de administrar y actualizar la plataforma documentaria tanto en forma fisica como electronica, IV. DEFINICION| Manual SIG: Documento que especifica la forma de administrar una organizacion de acuerdo a los requisitos de las normas [$014001:2004 y OHSAS18001:2007. Politica Integrada: Declaracién de compromisos y propésitos determinados por CATALINA HUANCA SAC. Procedimiento de Gestién: Aquel documento que est asoci requisitos de las Normas Internacionales de OHSAS 18001:2007 e ISO 14001 Esténdar: Modelo, pautas y patrones que contienen los pardmetros y los requisitos minimos aceptables de medida, cantidad, calidad, valor, peso y extensi6n establecidos por estudios experimentales, investigacién, legislacién vigente y/o resultados del avance tecnolégico, con los cuales es posible comparar las actividades de trabajo, desempefio y comportamiento industrial. Procedimiento Escrito de Trabajo Seguro: Descripcién especi una actividad o un proceso. ica para llevar a cabo fa Preparado por: Revisado por Revisado por ‘Aprobado por: —~ — lU | heS Lye. presentante de la Direccién | Representante de la Direccion | Gerente de Operaciones de Medio Ambiente dde Seguridad y Salud*SEGURIDAD COMPROMISO DE UNO, RESPONSABILIDAD DE TODOS | “Odio: SIG-PS -006 SISTEMA INTEGRADO DE GESTION aes Fecha: 1802-18 PROCEDIMIENTO: CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS eee Documento que detalla la forma de “eémo” desarrollar una actividad specifica en un proceso determinado, puede incluir grificos, esquemas, dibujos, fotografias, etc. Para ayudar a la comprensién del usuario. Formato: Es un documento en el que se consignarén datos como resultado de una verificacién o control, convirtiéndose de esa manera en un registro. Registro: Documento que presenta resultados obtenidos 0 proporciona evidencia de actividades desempefiadas, Copia No Controlada: Aquel documento que requiere ser validado en la base de datos del sistema para ver si se mantiene vigente, la persona que requiera imprimir este documento debe de asegurarse que se encuentre en la tiltima versién. Documento Externo: Son aquellos documentos que se emplean en los procesos del sistema, pero cuyo origen es externo, en esta categoria se considera por ejemplo a: las normas técnicas, manuales de equipos, Hojas de Seguridad (MSDS), ete. V. PROCESO 1 Solicitud de laboracién y/o Modificacién de documentos Cualquier persona que forma parte del sistema puede plantear la claboracién o modificacién de un documento, el mismo que seri solicitado al Coordinador General del Sistema de Gestion, a través de un correo electrénico, adjuntando un borrador del documento propuesto, El Coordinador General del Sistema de Gestién verificara el documento para su aprobacién 0 rechazo, en caso de aprobacién se procederi a la asignacién del cédigo correspondiente ¢ inclusién en el sistema de ser un documento nuevo, caso contrario se asignara el niimero de versién correspondiente. Si el documento no es aprobado, el Coordinador General del Sistema de Gestién remitird un correo explicando el motivo del rechazo. Para el caso de Estindares, PETS ¢ Instructivos el responsable de drea debe solicitar Ja revision del Gerente de Seguridad y Salud Ocupacional, luego esta documentacion serd entregada al Coordinador General del Sistema Integrado de gestion, quien validard el cumplimiento del documento y canalizaré la aprobacién por parte de la Gerencia de Operaciones. Todos los documentos aprobados y validados contaran con el sello de “Visto Bueno” del Sistema Integrado de Gestién previa a la distribucién, Preparado por: Revisado por Revisado por: Yao | REL Representanté de la Direccién | Representante de la Direccién | Gerente de Operaciones de Medio Ambiente de Seguridad y Salud“SEGURIDAD COMPROMISO DE UNO, RESPONSABILIDAD DE TODOS” —_| “#iBo: SIG-PS -006 SISTEMA INTEGRADO DE GESTION ae. Fecha: 1802.48 PROCEDIMIENTO: CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS taal 5.2 Registro y Distribucién El Coordinador General del Sistema de Gestién registraré el documento aprobado, en el Listado Maestro de Control de Documentos y Registros SIG-R-021 Los documentos del SIG se encontraran disponibles tanto en forma electrénica como fisica, teniendo en cuenta lo siguiente: ~ La documentacién en forma electrénica se encontrara disponible en la red en version PDF, estando a cargo de su modificacién (en caso sea necesario) por el Coordinador del SIG. Los formatos que requieran ser Menados por los usuarios estarin en version EXCEL 0 WORD, segiin se requiera; los usuarios deben verificar la vigencia del formato. = La documentacién fisica (impresa) se considera documento No Controlado y el usuario debe verificar su vigencia en ef campo. En el caso de actualizacién de un documento del Sistema Integrado de Gestién, \a version obsoleta se archivard en forma electrénica y debe contar con el sello de “COPIA HISTORICA”. La organizacién establece que los documentos obsoletos del SIG serin almacenados como méximo un (01) aiio por consideraciones de comparacién con los documentos en version vigente. Aqueltos documentos que por requerimiento legal necesiten ser archivados, serdin almacenados por el tiempo que estipule la norma especifica. 5.3 Revision Periédica Todos los documentos del SIG, deberan ser revisados por lo menos 01 vez cada 02 afios © actualizados cada vez que se produzcan cambios en la normativa legal vigente, para asegurar la adecuacién dptima de las actividades, productos y/o servicios de la organizacién generando una nueva version, La revision y actualizacién de la informacion de los registros del sistema es responsabilidad del Coordinador General del Sistema de Gestion. La informacién de los registros que provienen de los controles operacionales estar bajo responsabilidad de cada area. 5.4 Control de Cambios en Documentos Los cambios en los documentos modificados se evidencian: ~ Al editarse un documento los cambios realizados se identificaran en letra negrita y ‘a hasta la siguiente versién, el detalle de los cambios se visualizara comparando la version vigente con la anterior (archivado de forma electrénica). ~En el caso de los formatos, la modificacién se evidencia por comparacién con la version anterior, Revisado por Revisado por ‘Aprobado oF i} do \/ ¢ = twine dt Sema | Rect a Discin | Represents da Dissin| Guede Oprcones de Medio Ambiente de Seguridad y Salud“SEGURIDAD COMPROMISO DE UNO, RESPONSABILIDAD DE TODOS” Calan SIG-PS 006 SISTEMA INTEGRADO DE GESTION Version: 03 PROCEDIMIENTO: CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS osha: 1802418 Pinas 477 5.5 Documentos de Origen Externo Los documentos de origen externo serin controlados por cada area a través de la Lista Maestra de Documentos Externos SIG-R-02: El responsable del area que emplea los documentos de origen externo es el encargado de asegurarse que los documentos sean los vig una vez al aio, Les documentos externos provenientes de entes, la verificacion se realizard por lo menos Normas Legales, Licencias, Permisos y Autorizaciones, no serdn considerados en el Listado Maestro de Documentos Externos SIG-R-022. 5.6 Estructura de la Documentacién: Estructura del Manual del SIG (MA) Cédigo, Versiin, Fecha (de Aprobacién), Pagina Contenido Introduccion Requisitos del Sistema Integrado de Gestion Preparado, Revisado, Revisado, Aprobado Estructura de los Procedimientos del Logo de la empresa Unidad Minera Titulo Codigo, Versién, Fecha (de Aprobacién), Pagina Objetivo Aleance Responsabili Definiciones Proceso Documentacién Asociada Preparado por, Revisado por, Revisado por, Aprobado por Estructura de los Estindares (ES) Logo de la empresa Unidad Minera Nombre Cédigo Fecha de elaboracién Versién: Pagina Objetivo Alcance Referencias legales y otras normas Especificaciones del esténdar Responsables ema (PS) lad Preparado por: Revisado por: Revisado por: ‘Aprobade-por Twn |e O|NY — del Sistema | Representante de la Direccién | Representante de la Direecién | Gerente de Operaciones de Medio Ambiente de Seguridad y Salud“SEGURIDAD COMPROMISO DE UNO, RESPONSABILIDAD DE ToDos” | “Odio: SIG-PS -006 SISTEMA INTEGRADO DE GESTION vonee Fecha: 18.0248 PROCEDIMIENTO: CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS ee Registros, controles y documentacién Frecuencia de inspeeciones Equipo de trabajo Revisién y mejoramiento continuo Preparado por, Revisado por, Revisado por, Aprobado por Fecha de elaboracion Fecha de aprobacién Estructura de la Politica (PO) Titulo Contenido Fecha de Aprobacién Firma de Aprobacién Cédigo y Version Estructura de los Procedimientos Eserito de Trabajo Seguro (PETS) Logo de la empresa Unidad Minera Nombre. Cédigo Area Version Pagina Personal Equipo de Proteceién Personal Equipo / Herramienta / Materiales Procedimiento Restricciones Preparado por, Revisado por. Revisado por, Aprobado por Fecha de elaboracién, Fecha de aprobacién Estructura de los Instructivos (IT) Logo de la Empresa Unidad Minera Titulo Cédigo, Versién de! documento, Fecha, Pagina. Proceso Objetivo Alcance Equipo / Herramientas a utilizar Consideraciones de Seguridad y Medio Ambiente (SSMA) Documentacién Asociada Preparado por, Revisado por, Revisado por, Aprobado por Fecha de aprobacién } Preparado por: Revisado por Revisado por “Aprobado poi , \ Coordiidor de Sistema | Representane de la Direeciin | Representante de la Direccién | Gerente d ‘de Medio Ambiente de Seguridad y Salud lnwt | EL?) \M / J le Operaciones“SEGURIDAD COMPROMISO DE UNO, RESPONSABILIDAD DE TODOS” _ | “®lis0: SIG-PS-006 SISTEMA INTEGRADO DE GESTION ee Fecha: 1802-18 PROCEDIMIENTO: CONTROL DE. DOCUMENTOS Y REGISTROS remo 5.7 Codific Estructura de los Registros (R) Los Registros del SIG, serin estructurados de acuerdo a las necesidades de cada Procedimiento del Sistema (PS), Estdndares (ES), Manuales (MN) e Instructivos (IT), considerando indispensablemente lo siguiente: Para la identificacién: Titulo, Cédigo, Version, Fecha, Pagina, En caso sea necesario por requerimiento legal, se aplicaran los registros dispuestos en dichas normativas, mn de la Documentacién El Coordinador del Sistema de Gestién asignari un codigo para cada documento aprobado de acuerdo a la siguiente estructura: XXX-MN/PO/ PS/ES/PE/IT/R-YYY Donde: XXX Nombre del frea que elaboro el documento; para Jos documentos especificos del Sistema Integrado de Gestién (utilizados por todas las reas) la codificacién sera SIG al inicio de la misma, MN/PO/PS/ES/PE/IT/R/PL —: Manual / Politica / Procedimiento del Sistema /Estindar / Procedimiento Escrito de Trabajo Seguro / Instructivo / Registro / Plan, segin el documento yyy : Numero Correlativo del documento por érea. GOP | Gerencia de Oneracion Lun _| Manual MIN | Mina | po_| Politica GEO | Geolosia ________| ps _| Procedimiento del Sistema de Gestion | Lr | Mantenimiento General FS Eta e ne a a | |-PLC | Planta Concentradora _____| PE _| Proce io Sezuro | SSO. -euridad y Salud Ocupacional R | Registro _ erent | ADM | Administracign __| yr | instructive | PL_| Planeamientoe Ingenieria | Pk | Plan | RRC. Relaciones Comunitarias |_AMB| Medio Ambient |LOG | Logistica |... — Lop | Costos v Presupuesto: Las empresas contratistas podrin aplicar su propia codificacién, Preparado por Revisado por Revisado por Aprobad por | ee ee“SEGURIDAD COMPROMISO DE UNO, RESPONSABILIDAD DE TODOS" SISTEMA INTEGRADO DE GESTION PROCEDIMIENTO: CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS Cisign: SIG-PS 006 Version: 03 Fecha: 18.0248 Paginas 777 5.8 Version de la Documentacion Se procedera a colocar un nimero correlativo de acuerdo a cada version del documento, considerando que un documento nuevo empieza con la versién cero, los documentos obsoletos se archivaran en documentos Hist6ricos, Ejemplo: Vei VI. | DOCUMENTACION ASOCIADA mn: 00, Versién: 01, Versién: 02, ete. 6.1 SIG-R-021 Listado Maestro de Control de Documentos y Registros Internos 6.2 SIG-R-022 Lista Maestra de Documentos Externos Preparado por: Revisado por - Coordinddor del Sistema | Representante de la Direccién de Medio Ambiente Revisado por Representante de la Direceién | Gerente de Operaciones de Seguridad y Salud