016 Manualesadministrativos - 2 PDF

“Por una Libertad, Trabajo, Esfuerzo en Equipo Siempre Lucharé”
“ELABORACIÓN E IMPLEMENTACIÓN DE
MANUALES ADMINISTRATIVOS”
PROYECTO PARA OPTAR POR EL TÍTULO DE
LICENCIADO EN ADMINISTRACIÓN
PRESENTA: JUANA INÉS GONZÁLEZ TORRES
SAN LUIS POTOSI, S.L.P., ENERO DE 2011

Elaboración e Implementación de Manuales Administrativos Proyecto

INDICE
Página
1.- Introducción……………………………………………………………. 5
2.- Marco Teórico …………………………………………………………. 9
2.1 Modelo Sociotécnico……………………………………......... 9
2.2 Teoría Clásica de la Administración……………………….. 11
2..2.1 Planeación ……………………………………………. 12
2.2.2 Organización. …………………………………………. 12
2.3 Funciones, Actividades, Obligaciones y

Autoridad en la Organización. ……………………………… 14
2.3.1 Las Funciones ……………………………………….. 14
2.3.2 Las Actividades ………………………………………. 16
2.3.3 Las Obligaciones …………………………………….. 16
2.3.4 La Autoridad ………………………………………….. 17
2.4 Definición de Manual ……………………………………….. 18
2.5 Historia de los Manuales ……………………………………. 20
2.5.1 Objetivos de los Manuales …………………………. 20
2.5.2 Clasificación de los Manuales ……………………… 21
2.5.3 Ventajas del Manual ………………………………… 22
2.5.4 Desventajas del Manual ……………………………. 23
2.5.5 Elaboración de un Manual …………………………. 24
2.5.6 Contenido del Manual ……………………………….. 25
2


3.- Desarrollo del Proyecto ……………………………………………. 26
3.1 Descripción del problema …………………………………. 26
3.2 Lugar de aplicación del proyecto ……………………………. 27
3.3 Análisis para la detección del problema …………………… 29
Diagrama de Causa-Efecto …………………………………. 30
Análisis FODA ………………………………………………… 31
3.4 Resultados de la investigación …………………………….. 32
3.5 Propuesta de mejora ………………………………………… 33
4.- Conclusiones ………………………………………………………… 35
5.- Recomendaciones …………………………………………………… 37
Bibliografía ……………………………………………………………… 38
3


RESUMEN
La Universidad Marista de San Luis Potosí, es una institución educativa que forma
parte de la red de Universidades Maristas de todo el mundo. La oferta académica
de la Universidad Marista es de nivel medio superior y superior. Inicia sus labores
en esta ciudad en el año de 1993. En el transcurso de este tiempo ha ido en
aumento su oferta educativa, actualmente ofrece el Bachillerato general de tres
años, 11 licenciaturas enfocadas en el área Administrativa, Social y
Humanidades, Maestrías en Educación, Derecho y Finanzas, además cuenta con
el Doctorado en Educación.
La Universidad ha crecido considerablemente, prueba de ello es su deseo de

obtener la certificación como una institución de prestigio académico por parte de
FIMPES. Para obtener la mencionada certificación, la Universidad se somete a
inspección por parte del comité valuador. Es en este proceso cuando se detecta la
falta de Procedimientos institucionales y que por su importancia se ve la necesidad
de utilizar los Manuales, ya que éstos son una de las mejores herramientas para
administrar cualquier organización, en ellos se encuentran claramente detalladas
las actividades que deberá realizar el trabajador.
Posiblemente esta institución no cuente con Manuales porque en sus inicios no se

justificaba el uso de estos documentos. Por su constante evolución, esta
Universidad se ve en la necesidad de elaborar los diferentes Manuales
Administrativos con el fin de transmitir en forma completa y efectiva las
disposiciones que rigen en esta organización y se cumplan las metas establecidas.
4


1.- INTRODUCCIÓN
LA Universidad Marista de San Luis Potosí, es una institución privada que ofrece
los servicios de educación media superior y superior en esta ciudad. En el año de
1990, un grupo de egresados del Instituto Potosino Marista, puso las bases para
continuar con la obra Marista a nivel Universidad. El nombre oficial que adoptó fue
Universidad Champagnat y en mayo de 1993 se dio la autorización por parte del
gobierno del Estado para expedir títulos de bachillerato, licenciaturas, diplomados
y maestrías.
La Universidad Champagnat, en sus inicios prestó su servicio en diversos

edificios, desde el 2009 las actividades se llevan a cabo en el propio campus
ubicado al poniente de la ciudad.
Esta Institución cambió su nombre a Universidad Marista de San Luis Potosí como
parte del proceso de integración a la Red de Universidades Maristas en Enero de
2006.
La oferta educativa de la Universidad Marista es amplia, cuenta con Bachillerato

de tres años y licenciaturas del área Administrativa, Social y Humanidades, así
como Ingenierías; también cuenta con diez maestrías y un doctorado. Cada una
de las ofertas educativas cuentan con su respectivo registro oficial de validez
otorgado por la Secretaría de Educación del Gobierno del Estado.
El personal que labora en la Universidad Marista se compone de 50 trabajadores

administrativos y personal de apoyo, ampliándose con el personal docente.
5


La filosofía de la Universidad Marista de San Luis Potosí se rige por los

siguientes conceptos:
• Misión.- Es una comunidad educativa de inspiración católica y marista, que

forma integralmente a sus miembros, sintetizando fe, cultura y vida;
desarrolla a plenitud sus capacidades, principios y valores, para su propio
crecimiento y el de su comunidad; se basa en una actitud de servicio, y se
compromete con la sociedad para hacerla más humana y solidaria.
• Visión.- Ser distinguida y reconocida como una Universidad de inspiración

católica, que cumpla con su misión de formar integralmente a sus
egresados.
Desde el año 2000, fecha de mi ingreso a esta institución, se ha observado que

el personal del área de Administración-Contabilidad aparte de realizar las
funciones propias de su departamento, lleva a cabo actividades que corresponden
a la administración de Recursos Humanos.
Desde su fundación en el año de 1993, por tratarse de una institución que iniciaba
sus labores administrativas, la estructura de la Universidad se encontraba muy
reducida. Con el paso del tiempo, la Universidad Marista de San Luis Potosí ha
crecido considerablemente por consiguiente, volviéndose más compleja, y sin
embargo, continúa la misma plantilla del personal.
Las labores en el área Administración-Contabilidad de la Universidad Marista se

desarrollan en forma rutinaria, por lo que no se había presentado inconveniente
alguno. Sin embargo la Universidad en su deseo de mejorar y ser reconocida
como una institución de prestigio, actualmente se encuentra en proceso de
acreditación, por lo que recientemente se detectaron algunas anomalías, entre
éstas se encuentran: expedientes del personal y docentes incompletos así como
6


la falta de documentos oficiales y escritos que contengan los procedimientos de

esta institución. Esta observación se presentó al momento de recopilar la
información previa a la visita que se tendría por parte de la comisión valuadora
de la Federación de Instituciones Mexicanas Particulares de Educación Superior.
Una vez que se puso al descubierto estas anomalías surgen preguntas científicas
tales como:
¿Los trabajadores conocen los Procedimientos de las actividades que le son
encomendadas?
¿Existe comunicación entre los integrantes del departamento Administración-
Contabilidad?
¿Al momento de ingresar a la Universidad Marista de San Luis Potosí, el personal
administrativo recibe documentos con información respecto a esta Institución?
Se cree que la Organización es de vital importancia en cualquier empresa, ya que

a medida que una institución va creciendo, la complejidad en la misma se amplia,
lo cual nos genera la necesidad de desarrollar una estructuración más específica.
Esta función nos permite llevar a cabo las actividades y delegar autoridad, por lo
que se establecen los niveles de jerarquías para realizar las actividades basadas
en los Procedimientos que rigen la institución y así cumplir las responsabilidades
encomendadas.
Derivado de la situación que se presenta en la institución, surge la necesidad de

una mejora organizacional por lo que se propone diseñar, así como la
implementación de Manuales Administrativos en los cuales se documenten los
lineamientos institucionales. Dejando como objetivo que queden debidamente
establecidos dichos lineamientos.
Estos documentos permiten formalizar la operación de la institución. Es de gran

relevancia que dichos Manuales contengan instrucciones precisas y claras de
7


modo que ayuden a resolver de manera rápida las malas interpretaciones, que no
existan dudas y que muestre a cada empleado su puesto dentro de la Universidad,
de tal forma que se puedan alcanzar los objetivos institucionales.
Por la importancia que merece la situación anteriormente señalada, y para

sustentar este proyecto se toman modelos Organizacionales-Administrativos como
son: el Modelo Socio-Técnico y la Teoría Clásica de la Administración por
apegarse a la problemática anteriormente descrita, se analizarán las diferencias
conceptuales de términos utilizados en la organización, enseguida pasaremos a
las diferentes definiciones del Concepto de Manual por parte de escritores
reconocidos, posteriormente hablaremos ampliamente sobre el punto central de
este proyecto, Los Manuales, entre otros puntos se verán los objetivos de los
Manuales, su clasificación, las ventajas y las desventajas, los pasos a seguir para
la elaboración de los Manuales y terminaremos con el contenido que debe tener
estos documentos, coadyuvando en la adecuada funcionalidad del área
Administración-Contabilidad.
8


2.- MARCO TEÓRICO.-
2.1 Modelo Sociotécnico.
El concepto de Sistema Sociotécnico surge de las investigaciones llevadas a cabo

en el Instituto Tavistock de Inglaterra en el año de 1951. Las obras publicadas en
el año de 1963 se deben a E.L. Trist y colaboradores y a A.K. Rice. Afirman que
toda Organización consta de una combinación de tecnología y de personas. Los
estudios realizados en ese Instituto condujeron a Trist y colaboradores a
conceptualizar la empresa como un Sistema Socio-Técnico abierto, constituido por
tres subsistemas principales:
Sistema Técnico o de tareas que incluye el flujo de trabajo, la tecnología

involucrada, los desempeños que la tarea exige y algunas otras variables
tecnológicas.
Sistema Gerencial o Administrativo, que implica la Estructura

Organizacional, las Políticas, los Procedimientos y las Reglas, el Sistema
de Recompensas y Castigos, el modo como se toman las Decisiones y
otros elementos proyectados para facilitar los Procesos Administrativos.
Sistema Social Humano o Personal –Cultural que se relaciona con la

Cultura Organizacional, con los valores y las normas y con la satisfacción
de las necesidades personales.
9


SistemaSociotécnico *
Sistema
Gerencial
Sistema Sistema
Social técnico
1
*Fuente: Donald Ralph Kingdom, Matrix Organization, Managing Information Technologies, Londres, Tavistock, 1973, p. 95
El enfoque de este Sistema concibe a la Organización como una combinación de

Tecnología y al mismo tiempo como Sistema Social por estar en permanente
interacción. Aquí lo primordial está en el hecho de que cualquier Sistema de
Producción necesita de una Organización Tecnológica (equipos y arreglos de
procesos) como de una Organización de Trabajo (personas que desempeñan las
labores).
El modelo de Sistema Abierto, definido inicialmente por Trist, considera que

cualquier organización toma elementos del ambiente (materias primas, dinero,
equipo, etc.) y los utiliza en ciertos procesos para luego exportar productos o
servicios que son el resultado de este desarrollo.
No se trata de ajustar a las personas a la tecnología, ni la tecnología a la gente, se

trata de lograr la organización entre ambos y llegar a la optimización de este
sistema.

1
Chiavenato Idalberto, Administración de Recursos Humanos, pág. 18, México, McGraw Hill, 2da.e., 1995
10


2.2 Teoría Clásica de la Administración.
Henri Fayol, es el creador de la teoría Clásica de la Administración, esta teoría se

parte del todo Organizacional y de su estructura para garantizar eficiencia en
todas las partes involucradas, tanto las áreas o departamentos como las personas
que ejecutan las tareas. Para Fayol las funciones del Administrador son
Planeación, Organización, Dirección y Control y forman el llamado Proceso
Operativo. Para la realización de este proyecto el enfoque está en las dos
primeras etapas del mencionado Proceso; la Planeación y la Organización.
11


2.2.1 Planeación
La Planeación consiste en “fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse,

estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones
para realizarlo y las determinaciones de tiempos y de números necesarios para su
realización”2
Se considera sumamente importante la Planeación en esta institución con el fin de

realizar oportuna y eficazmente los trabajos que son encomendados a cada
miembro de esta Universidad.
La Planeación cuenta con instrumentos como son los Manuales, Gráficas de

Gantt, Redes, Diagramas, Procesos, etc. Los principios de la Planeación son la
Precisión, la Flexibilidad y la Unidad, asimismo, tiene sus reglas como son los
Programas, los Presupuestos, las Políticas y los Procedimientos.
2.2.2 Organización
“Organización es la estructuración técnica de las relaciones que deben existir

entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos
de un organismo social, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los
planes y objetivos señalados”3

2
Reyes Ponce, Agustín, Administración de Empresas, pág.165, México, Limusa, 2002.
3
Idem pág 169
12


La Organización en la Universidad debe proyectarse para ayudar a lograr los
Objetivos de la institución, por lo limitado de los recursos habrá que utilizarlos de
tal forma que sean establecidos claramente los Objetivos y la asignación de las
responsabilidades de una manera adecuada.
Según L. F. Urwick (Elementos de la Administración, ed. Herrero, México, 1961)

estableció los principios básicos para el establecimiento de una correcta
Organización, mismos que a continuación se reproducen:
1. La Organización debe ser una expresión de los Objetivos.

2. La especialización individual y el desarrollo de funciones particulares deben
ser requeridas en lo posible.
3. La coordinación de personas y actividades y la unidad en el esfuerzo son
propósitos básicos de toda Organización.
4. La autoridad suprema debe descansar en la alta administración, con líneas
claras de autoridad para cada responsable dentro del Organismo.
5. La definición de cada puesto, sus diferencias, autoridad, responsabilidad y
relaciones, deben ser establecidas por escrito (Manual de Organización) y
puestas en conocimiento de todos los miembros del grupo.
6. La responsabilidad del superior en cuanto a la actuación de sus
subordinados es absoluta.
7. La autoridad debe tener una responsabilidad correspondiente.
8. Por lo que respecta a la capacidad de control, ninguna persona debe
supervisar más de cinco subordinados.
9. Es esencial que las distintas unidades de Organización se mantengan en
proporción a su autoridad y responsabilidad.
10. La Organización debe mantener una continuidad en su proceso y estudio y
en nuevas técnicas o aplicaciones.

11. La Organización tiene como objetivo estructurar el trabajo que desempeñan
las personas para que trabajen en grupos y se consigan los Objetivos de la
institución.
13


2.3 Funciones, Actividades, Obligaciones o Deberes, y Autoridad en la

Organización.
Se trata de conocer las diferencias conceptuales respecto a estos términos por ser
de gran utilidad y práctica así como su fácil aplicación, más adelante se hará uso
de las mismas.
2.3.1 Las Funciones
“Función, agrupamiento de las principales unidades de trabajo, es decir, la reunión

lógica y armónica de las actividades afines”.4
Son prácticamente la acción de la institución y representa los fines esenciales y

básicos para la existencia de la empresa.
A continuación se muestra un ejemplo de descripción de funciones. A través de

ellas la institución puede alcanzar sus planes y objetivos.

4
Rodríguez Valencia Joaquín, Cómo Elaborar y Usar los Manuales Administrativos, p.13, ECAFSA, 2000.
14


Modelo de Descripción de Funciones
Denominación de la Unidad Funciones que realiza

Administrativa
Unidad de organización y 1. Estudiar y analizar permanentemente la
métodos estructura organizacional y Procedimientos
de la Universidad.
2. Diagnosticar sobre métodos de operación
y los sistemas de información.
3. Diseñar los sistemas y Procedimientos
administrativos más eficientes.
4. Elaborar Manuales Administrativos que
incluyan todos los elementos necesarios
para que cada sistema aprobado y
observar que se apliquen las técnicas
Administrativas.
5. Prestar asesoría Administrativa a quien lo
solicite sobre interpretación y aplicación de
técnicas Administrativas.
6. Presentar a la Universidad en todos
aquellos asuntos relacionados con el
programa de reforma Administrativa
universitaria.
15


2.3.2 Las Actividades
Se define como “cantidad de trabajo específico que debe realizar una unidad o
una persona para que puedan realizar funciones” 5
Aquí trata de la importancia de llevar a cabo las actividades de los diferentes

departamentos en forma adecuada para poder alcanzar los planes y objetivos
de la institución.
2.3.3 Las Obligaciones o Deberes
Joaquín Valencia la define como “las actividades que tiene que realizar un
individuo debido al puesto que ocupa en la organización” 6
Claramente nos dice que una obligación es un trabajo o tarea encomendada que
se tiene que llevar a cabo y que recaen sobre el subordinado que obedece
órdenes.
Por lo tanto la responsabilidad no se puede delegar, el subordinado tiene la

obligación de cumplir con su responsabilidad.
Aquí se ve la importancia de definir las responsabilidades que cada individuo

tiene asignadas y que éstas queden por escrito principalmente en los Manuales
de Organización.

5
6
Idem pág. 15
16


2.3.4 La Autoridad
Es “el derecho que tiene una persona de exigir a otra que cumpla ciertos
deberes”7
En este concepto se trata del derecho de mandar a actuar, de tomar las

decisiones correctamente y hacer que se cumplan. La autoridad se detecta por los
niveles jerárquicos, partiendo del nivel inferior hasta llegar a la máxima autoridad.
Nos dice que la autoridad formal, está basada en el puesto a exigir a los
subordinados, y la autoridad informal proviene por ejemplo de asesores o líderes.

7
17


2.4 Definición de Manual
Un Manual “es de suyo empírico, variable y fácil de comprender: significa un

folleto, libro, carpeta, etc. en los que de una manera fácil de manejar (manuable)
se concentran en forma sistemática, una serie de elementos administrativos para
un fin concreto: orientar y uniformar la conducta que se presenta entre cada grupo
humano en la empresa” 8
Graham Kellog. “El Manual presenta sistemas y técnicas específicas. Señala el

Procedimiento a seguir para lograr el trabajo de todo el personal de oficina o de
cualquier otro grupo de trabajo que desempeña responsabilidades específicas. Un
Procedimiento por escrito significa establecer debidamente un método estándar
9
para ejecutar algún trabajo”.
Los Manuales “son documentos detallados que contienen en forma ordenada y

sistemática, información acerca de la organización de la empresa” 10
Martín Alvarez Torres, “Los Manuales son una de las herramientas más eficaces
para transmitir conocimientos y experiencias, porque ellos documentan la
tecnología acumulada hasta ese momento sobre un tema” 11
Continolo G. define al Manual como “Una expresión formal de todas las

informaciones e instrucciones necesarias para operar en un determinado sector;
es una guía que permite encaminar en la dirección adecuada los esfuerzos del
personal operativo”12

8
Reyes Ponce Agustín, Administración de Empresas, pág. 177, México, Limusa, 2002.
9
Gómez Ceja Guillermo, Planeación y Organización de Empresas, pág. 378, México, McGraw-Hill, 2004
Münch Galindo Lourdes, Fundamentos de Administración, pág. 135, México, Trillas, 2003
10
Alvarez Torres Martín G., Manual para elaborar Manuales de Políticas y Procedimientos, p 23, México, Panorama, 1996
11
Rodríguez Valencia Joaquín, Cómo elaborar y usar los manuales administrativos. p.55 ECAFSA, 2000
12
18


Para Terry G. R., un Manual es: “Un registro inscrito de información e

instrucciones que conciernen al empleado y pueden ser utilizados para orientar los
esfuerzos de un empleado en una empresa”.13
Según DuhaltKraus Miguel A., un Manual es “Un documento que contiene, en

forma ordenada y sistemática, información y/o instrucciones sobre historia,
organización, política y procedimiento de una empresa, que se consideran
necesarios para la mejor ejecución del trabajo”. 14
Con las definiciones que se mencionaron de los diferentes autores, se concluye

que la finalidad de los Manuales, es ayudar al personal para cumplir tanto con sus
deberes como con sus responsabilidades, por contener éstos las Políticas,
Procedimientos y Objetivos de la institución detallados en una forma sencilla para
su fácil aplicación.

Rodríguez Valencia Joaquín, Cómo elaborar y usar los manuales administrativos. p.55 ECAFSA, 2000
13
14
Idem
19


2.5 Historia de los Manuales
El uso de los Manuales, de que se tenga registro, data de los años de la Segunda
Guerra Mundial, en virtud de que en ésta se contaba con personal no capacitado
en estrategias de guerra y fue mediante los Manuales como se instruía a los
soldados en las actividades que deberían desarrollar en campaña.
Los primeros intentos de Manuales fueron en forma de Circulares, Memorándums

e Instrucciones internas, mediante los cuales se establecían las formas de operar
de un organismo, estos intentos de Manuales carecían de un perfil técnico, pero
establecieron la base para los Manuales Administrativos. Estos documentos son
una técnica relativamente nueva en nuestro país.
2.5.1 Objetivos de los Manuales.
El uso de estos documentos se crea inicialmente como un medio de

Comunicación y como una herramienta auxiliar de Organización, tienen el
propósito de indicar en forma sistemática la información administrativa. La
finalidad de éstos es cumplir con los siguientes objetivos.
• Instruir al personal acerca de aspectos tales como: Objetivos, Funciones,

Relaciones, Políticas, Procedimientos, Normas, etcétera.
• Precisar las funciones de cada área o departamento para deslindar

responsabilidades, evitar duplicidad y detectar omisiones.
• Coadyuvar a la correcta ejecución de las labores asignadas al personal y

propicia la uniformidad en el trabajo.
20


• Servir como medio de integración y orientación al personal de nuevo

ingreso y facilitar su incorporación a las diferentes funciones.
• Proporcionar información básica para la Planeación e Implantación de los

Procedimientos institucionales.
Por lo anterior, se deduce que la importancia de los Manuales radica en las

grandes posibilidades que ofrecen al ayudar a institucionalizar y a establecer las
Normas institucionales asimismo, permiten delegar en forma efectiva, por
contener las instrucciones escritas; sin embargo, también tienen sus limitaciones,
entre las que se puede mencionar la elaboración en forma deficiente, y esto
causaría serios inconvenientes en el desarrollo de las operaciones; otra de sus
limitaciones es que si no se actualizan periódicamente pierden efectividad.
2.5.2 Clasificación de los Manuales.
Se considera que el propósito de elaborar los Manuales es cubrir las

necesidades de las instituciones, en ciertos casos sólo sirve a un objetivo y en
otros se logran varios objetivos. El uso de estos documentos se hace necesario
por la falta de Procedimientos Oficiales que exige hoy en día la Organización de
esta Universidad.
Asimismo se cree que al contar con los citados documentos los trabajadores
tendrán claro las labores que deberán realizar.
Los Manuales pueden ser de diferentes tipos y se clasifican de acuerdo a la

siguiente tabla.
21


CLASES DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
Incluyen al organismo en su conjunto. En este grupo de

Generales
manuales se clasifican los de:
Organización.
Procedimientos.
Políticas.
Contienen información de una unidad orgánica. En esta

Específicos
clasificación se incluyen los manuales de:
Reclutamiento.
Auditoría interna.
Políticas de personal.
Procedimientos de tesorería.
2.5.3 Ventajas del Manual
El uso de los Manuales mantiene informado al personal sobre los lineamientos

institucionales
Un Manual como todo documento al hacer buen uso de él tiene sus ventajas:
1. Logra y mantiene un sólido plan de organización.
2. Asegura que todos los interesados tengan una adecuada comprensión del
plan general y de sus propios papeles y relaciones pertinentes.
22


3. Facilita el estudio de los problemas de organización.
4. Sistematiza la iniciación, aprobación y publicación de las modificaciones

necesarias en la organización.
5. Sirve como una guía eficaz para la preparación clasificación y

compensación del personal clave.
6. Determina la responsabilidad de cada puesto de trabajo y su relación con

los demás de la organización.
7. Evita conflictos
8. Pone en claro las fuentes de aprobación y el grado de autoridad de los

diversos niveles.
9. La información sobre funciones y puestos suele servir como base para la

evaluación de puestos y como medio de comprobación del progreso de
cada uno.
10. Sirve como una guía en el adiestramiento de novatos.
2.5.4 Desventajas del Manual
Las desventajas que se tiene al hacer uso de los manuales se encuentran:
1. Muchas compañías consideran que son demasiado pequeñas para

necesitar un manual que describa asuntos que son conocidos por todos sus
integrantes.
2. Algunas consideran que es demasiado caro, limitativo y laborioso preparar

un manual y conservarlo al día.
3. Existe temor de que pueda conducir a una estricta reglamentación y rigidez.
23


2.5.5 Elaboración de un Manual.
No existe un modelo establecido para la elaboración de los Manuales, se cree

que el paso más importante para realizar un Manual es saber con precisión que
resultados se esperan al llevar a cabo este proceso. En la Universidad
Marista, el objetivo de contar con estos Manuales es establecer de manera clara y
correcta las diferentes actividades de los departamentos de esta institución, de tal
forma que se llegue a reducir los posibles errores; asimismo, se espera que
facilite la introducción de los trabajadores de nuevo ingreso.
Después de este primer paso, seguimos con la recopilación de la información

que se integrará en el Manual, en este punto se solicitará el apoyo a los diferentes
encargados de departamentos. Una vez que se tenga la información,
continuaremos con el procesamiento de los datos recabados para después dar
paso a la elaboración del diagrama de flujo.
La apariencia del Manual es importante, se considera que las páginas deben estar
escritas con letra grande y que tengan márgenes amplios, del formato depende
que se utilicen o no los Manuales. Una vez terminado el proyecto será necesaria
una reunión con las personas involucradas para una revisión final con el propósito
de verificar que la información sea fehaciente y poder turnarlo a las autoridades
correspondientes para su aprobación.
Una vez concluido el Manual, el siguiente paso es distribuirlo, se asigna a los

puestos, no a las personas, para un mejor control de estos Manuales lo indicado
es asignar un número a cada ejemplar y llevar un registro del nombre de la
persona que lo tiene en su poder.
Por último se recomienda mantener actualizados por medio de revisiones

periódicas, ya que si se vuelven obsoletos pierden su veracidad.
24


2.5.6 Contenido del Manual
Aspectos que debe incluir un Manual de Procedimientos:
1. Índice
2. Introducción.
o Objetivos del manual.
o Alcance
o Cómo usar el manual.
o Revisiones y recomendaciones
3. Organigrama
o Interpretación de la estructura orgánica.
4. Gráficas
o Diagramas de flujo
5. Descripción narrativa de los procedimientos
6. Formas empleadas
o Instructivo
Se pretende elaborar un Manual con las instrucciones precisas y oficiales de la

institución, permitiendo de este modo resolver de manera rápida las malas
interpretaciones, que muestre a cada empleado su puesto dentro de la
Universidad, indicando la manera para contribuir al logro de los objetivos
institucionales y facilite el entrenamiento del personal de nuevo ingreso, así como
la integración con sus nuevos compañeros de trabajo.
25


3.- DESARROLLO DEL PROYECTO
3.1 Descripción del problema
Desde la fecha de mi ingreso a la Universidad Marista de San Luis Potosí y en el

transcurso de ese tiempo, observo que el personal del área de Administración-
Contabilidad realiza las funciones propias de su departamento, más aparte
también labores que corresponden a la administración de Recursos Humanos;
no existen documentos oficiales que describa cada una de las actividades que
deba realizar el empleado, asimismo, el trabajador desconoce sus obligaciones y
por consiguiente ignora las prestaciones a que tiene derecho. Se cree que lo
anterior obedece a lo pequeño de nuestra plantilla del factor humano. Sin
embargo, la Universidad crece y con ello las labores administrativas también.
Todo marcha sin ningún contratiempo aparentemente, hasta que llega el

momento en que, por la presencia que tiene esta institución, la Universidad
Marista desea contar con una acreditación a nivel nacional, por lo que tramita esta
solicitud ante la Federación de Instituciones Mexicanas Particulares de Educación
Superior.
El comité valuador por parte de FIMPES asignado a la Universidad Marista

informa que llevará a cabo una inspección de campo en nuestras instalaciones por
lo que entre otras actividades programadas solicita al área de Administración-
Contabilidad la documentación física que ampara la información presentada con
anterioridad específicamente de este departamento. En esta parte del proceso es
cuando se detectan debilidades en nuestra institución. Este proyecto surge en
respuesta a una necesidad que se percibe actualmente en la Universidad Marista
de San Luis Potosí.
26


3.2 Lugar de aplicación del proyecto.
El proyecto se diseña para ser utilizado en la Universidad Marista de San Luis

Potosí, ubicada en la avenida Marcelino Champagnat No. 305 del fraccionamiento
Villa Magna en esta ciudad. El planteamiento de este proyecto es
específicamente para la mejor ejecución del trabajo y a la vez apoyar la carga de
trabajo que existe actualmente en el área de Administración-Contabilidad, por lo
tanto, se trabajará en la Organización de la Normatividad de esta Universidad, el
llevar a cabo este proyecto se pretende obtener beneficios que se verán
reflejados en las diferentes áreas de esta institución.
La Organización es sumamente importante en cualquier empresa, ya que a

medida que una institución va creciendo, la complejidad en su estructura se
amplia, lo cual nos genera la necesidad de desarrollar una organización más
específica. La creación de la estructura tiene el fin de llevar a cabo funciones y
actividades y delegar autoridad, por lo que se establecen los niveles de jerarquías
para realizar las actividades basadas en las políticas y procedimientos que rigen
la institución y de este modo cumplir las responsabilidades específicas. Estas
especificaciones se pueden presentar a partir de un sinnúmero de métodos, uno
de ellos es el Manual
Se desarrollará este proyecto tomando como base la plantilla actual de

empleados, posteriormente se puede trabajar en la Planeación y creación del
área de Recursos Humanos. Desde sus inicios de actividades de escolaridad
formal, la Universidad cuenta con un registro de personal muy reducido; las
actividades se llevan a cabo, más sin embargo, esta institución a través de los
27


años ha crecido considerablemente por lo que se ha vuelto más compleja, por lo

que se cree, exista la posibilidad de ampliar la mencionada plantilla.
Actualmente laboramos 50 trabajadores entre directivos y personal administrativo.
El personal docente asciende a 150 maestros para atender a los alumnos de
Bachillerato, Licenciaturas, Maestrías y el Doctorado. Para conocer la estructura
de la institución se presenta el siguiente
Organigrama de la Universidad Marista de San Luis Potosí
SOCIEDAD
EDUCATIVA
CONSEJO
RECTOR
RECTORIA
VICE‐
RECTORIA
COMITÉ DIRECCION CENTRO DE DIRECCION

ACADEMICO ACADEMICA DIRECCION DE
POSGRADOS
INFORMACION
DOCUMENTAL ADMINISTRATIVA
CONTROL PROMOCIÓN COORDINACIONE PASTORAL SUPERINTENDENCIA CONTABILIDAD

ESCOLAR S ACADEMICAS INTERNA
DE POSGRADO
ACTIVIDADES
PSICOLOGIA DERECHO CULTURALES
MAESTRIA EN
EDUCACION
ARQUITECTURA E MERCADOTECNIA,
ADMINISTRACION,
INGENIERÍAS
CONTADURÌA PÚBLICA Y
MAESTRÍA EN
FINANZAS
FINANZAS
BACHILLERATO NEGOCIOS
INTERNACIONALES MAESTRIAS EN
DERECHO
IDIOMAS PROGRAMAS
INTERNACIONALES
28


3.3 Análisis para la detección del problema.
A raíz de esta visita y en base a la detección ocular respecto a las actividades del
personal del departamento de Administración-Contabilidad se lleva a cabo una
investigación en los archivos de la Universidad y no se encontró un sustento
escrito de los Procedimientos institucionales que se lleven a la práctica solo de
manera verbal, algunos otros solamente son documentos informales, por lo que
deberán formalizarse por escrito y otros si habrá que implementarlos; se buscará
el método más adecuado para la realización de las actividades que le son
encomendadas a los trabajadores, de tal forma que se cumplan los objetivos en
tiempo y forma por el personal administrativo . Por lo que se procede a utilizar la
herramienta del Dr. Ishikawa, el diagrama de Causa-Efecto, para encontrar las
posibles causas de la falta de Sistematización de las actividades que se realizan
en la citada área.
29


Diagrama de Causa – Efecto
Mediciones Material Personal
No se realizan Archivos Personal desconoce

evaluaciones al generales políticas y procedimientos
personal administrativo institucionales
No se dan cursos Expedientes del Malos hábitos

de inducción al personal laborales
personal administrativo incompletos
Carece de un
sistema
adecuado para
No se da la adecuada Falta de documentos
la
atención al Docente administrativos y
operativos Administración
Personal carente Falta actualizar

de capacitación tabuladores de
sueldos
No existe comunicación Falta completar ex
pedientes del per-
sonal de acuerdo a
políticas estable-
cidas
Entorno Métodos
La investigación que se realiza es una investigación documental complementada

con observación.
30


Asimismo y con el objeto de conocer la situación actual de la Universidad, se

lleva a cabo un análisis para lo cual se hizo uso de la herramienta FODA, método
simple y claro, pero preciso para la toma de decisiones
ANÁLISIS FODA
Fortalezas Oportunidades
• Sentimiento de pertenencia.
• Respeto y trato amable al recurso • Educación marista
humano. • Mayor interés por estudiar una
• Personal comprometido carrera profesional
• Posicionamiento en el sector • Que el nuevo campus sirva
educativo para una reingeniería
• Prestigio y ubicación a nivel institucional.
mundial
• Costos accesibles
Debilidades Amenazas
• No se le proporciona una inducción

al personal de nuevo ingreso. • Inestabilidad en la economía.
• Falta capacitación al recurso • Pérdida del poder adquisitivo
humano. de la población.
• Falta de comunicación interna • Presencia de otras
• Falta de documentos escritos con instituciones educativa
los procedimientos institucionales. • Apertura de nuevas
• Falta incentivos hacia el personal. Universidades
31


3.4 Resultados de la investigación.
De acuerdo a las investigaciones llevadas a cabo se procede a diagnosticar la

situación actual en el área de Administración-Contabilidad de la Universidad
Marista; para tal efecto se considera necesario conocer los pasos que lleva a
cabo el personal de este departamento en la realización de sus funciones. Es
importante señalar que algunos pasos son llevados a cabo de forma empírica y
algunas a veces se omiten, esto se debe principalmente a la falta de un Manual
con los Procedimientos Institucionales, asimismo a la falta de Inducción del
personal de nuevo ingreso lo que ha impedido que los trabajadores lleven a cabo
las tareas que les son asignadas en forma eficiente. Por tal motivo, se cree
necesario desarrollar una adecuada sistematización de las tareas administrativas
de los diferentes departamentos de esta institución, de tal forma que las
debilidades que presenta este departamento no sigan desarrollándose de la
misma manera, sino que se trabaje en ellas para convertirlas en una mejora
institucional.
Actualmente existen diferentes técnicas de sistematización, entre otras están los

Manuales, documento en el cual se indican en forma clara y sencilla las
actividades que deberá realizar el trabajador. De este modo se espera tener una
mejora institucional en cuanto a las actividades del mencionado departamento.
Los Manuales tienen el propósito de instruir al personal acerca de los
lineamientos, evitando en lo posible errores que pudiesen presentarse de tal
modo que se puedan lograr los objetivos de esta Universidad.
32


3.5 Propuesta de mejora.
Una vez obtenido los resultados tanto de observación como documental considero
que es de suma importancia hacer uso de los Manuales, por lo que propongo la
elaboración de dichos documentos, puesto que en ellos se detalla en forma
sistemática los diferentes Procedimientos que debe llevar a cabo el trabajador de
esta Universidad en los departamentos o secciones que prestan sus servicios y
con ello se logre una mayor eficiencia laboral.
Se trata de implementar un Manual con los Procedimientos que contenga

explícitamente los pasos y operaciones a seguir para realizar las diferentes
funciones de cada una de las áreas de esta Universidad Marista, de tal modo que
se encuentren debidamente organizadas y actualizadas dichas funciones.
Asimismo deberá ser elaborado en una forma clara y sencilla, de tal modo que
pueda ser interpretado por cualquier persona.
Los procedimientos “son aquellos planes que señalan la secuencia cronológica

más eficiente para obtener los mejores resultados en cada función concreta de
una empresa”15,son la guía detallada que muestra la secuencia y el orden a seguir
para la realización de una actividad dentro de la institución.
Existe gran diversidad de técnicas para realizar los planes, así como para
presentarlos y explicarlos, los más usados son:
• Manuales de políticas y procedimientos, departamentales, etc.

• Diagramas de flujo.
• Gráficas de Gantt

15
Reyes Ponce Agustín, Administración de Empresas, p.172, Limusa, 2002
33


Con la creación de estos documentos se reforzarán los conocimientos,

destrezas y habilidades de los empleados y se logrará un nivel óptimo en sus
labores cotidianas. Igualmente, los Procedimientos quedarán de manera oficial
bien definidos, evitando así improvisaciones, confusiones o malas
interpretaciones.
No existe un lineamiento general que nos indique cómo presupuestar la

elaboración de un Manual, dentro de los gastos está el papel para la impresión de
este documento y el toner de la impresora. No se considera un costo extra para el
pago del personal, puesto que el trabajador percibe un ingreso fijo por sus
servicios profesionales, el desarrollo de los Manuales se llevará a cabo por los
mismos trabajadores de esta Institución dentro del horario de oficina que tienen
establecido.
Como se mencionó anteriormente, la Universidad ha crecido considerablemente,

desafortunadamente, la plantilla de personal sigue siendo el mismo por lo que el
personal de Administración-Contabilidad no cuenta con el tiempo necesario para
la elaboración de estos Manuales, además no se cuenta con presupuesto para
contratar los servicios de consultoría para la realización de estos documentos.
Se requiere en el menor tiempo posible tener en práctica la utilización de los

Manuales, por lo que un grupo de personas, entre ellas me encuentro, nos
dedicaremos completamente a la elaboración de los mismos.
Se propone un modelo de Manual de Políticas y Procedimientos para esta

institución. Por motivos de confidencialidad se omite.
34


4.- CONCLUSIONES.
Al finalizar el presente trabajo se mencionan las siguientes conclusiones:
Primeramente, por encontrarnos en el proceso de acreditación ante la FIMPES, y

debido a la visita que tendremos por parte del comité evaluador, se manifiestan
algunas fallas administrativas y omisión de documentos en los expedientes del
personal tanto del docente como del administrativo, razón por la cual se lleva a
cabo un análisis con el fin de detectar las posibles causas de esta situación.
Como se comento anteriormente, la detección llevada a cabo es principalmente

ocular y se complementa con documentos que están plenamente identificados,
esto es, referente a las actividades del personal del departamento de
Administración-Contabilidad.
Para tal efecto, realizamos una investigación en los archivos de la Universidad de

tal forma que se espera encontrar documentos escritos de los Procedimientos
institucionales que se lleven a la práctica, al no obtener estos documentos se
procede a utilizar la herramienta de Ishikawa, el diagrama de Causa-Efecto,
método en el cual se encuentran las posibles causas de la falta de Sistematización
de las actividades que se realizan en la citada área.
Asimismo, se elaboró un análisis FODA, mismo que fue de gran utilidad para
conocer los puntos fuertes de la Universidad, también se logro detectar los puntos
débiles que se traducen en obstáculos y que afectan para llegar a la meta de
esta institución.
Este proyecto de investigación está sustentado en dos modelos

Organizacionales–Administrativos; el Modelo Socio-Técnico de E.L. Trist y
colaboradores, por considerar a la organización que está formada por el factor
Humano, Social y Técnico; y en la Teoría Clásica de la Administración del
35


Ingeniero Henry Fayol por considerar que los Procedimientos Administrativos eran
documentos que toda empresa debía contar para tener una buena dirección,
puesto que permitían el diagnóstico y la solución de gran cantidad de dificultades
que se presentaban en las organizaciones anteriores.
Se concluye la importancia de poder contar con Manuales en el cual se

encuentren detalladas las instrucciones de cada una de las actividades a realizar
por los trabajadores de los diferentes departamentos, de tal modo que no exista
confusión o duda en el desempeño de sus funciones y se pueda lograr el éxito
institucional.
En la actualidad el uso de los Manuales es de suma importancia para administrar

una empresa de forma ordenada
36


5.- RECOMENDACIONES.
En base a los resultados que arroja nuestra investigación, se recomienda hacer

uso de los Manuales Administrativos, ya que en éstos quedan estandarizadas las
actividades de dicho departamento y los trabajadores pueden orientarse y llevar a
cabo en una forma segura y sencilla dichos procedimientos.
La elaboración del Manual nos permitió establecer los Procedimientos a seguir,

de tal modo que sea de gran utilidad para el personal y también para los
empleados de nuevo ingreso. Para tal efecto, se deberá actualizar periódicamente
con el objeto de hacer los ajustes correspondientes para su mejor aplicación
37


BIBLIOGRAFIA
Arias Galicia Fernando, Administración de Recursos Humanos para el Alto

Desempeño, México, Trillas, Quinta Ed. 1999
Alvarez Torres Martín G. Manual para elaborar Manuales de Políticas y

Procedimientos, México, Panorama, 1996.
Chiavenato Idalberto. Introducción a la Teoría General de la Administración, Mc

Graww Hill, Tercera Ed., 1992
Chiavenato Idalberto. Administración de recursos humanos, Mc Graww Hill,

Segunda Ed., 1995.
Chiavenato Idalberto, Iniciación a la Organización y Técnica Comercial, Mc

Graww Hill, México, 1993.
Gómez Ceja Guillermo. Planeación y Organización de Empresas.- México,

McGraw Hill, 2004.
Münch Galindo Lourdes, Fundamentos de Administración, México, Trillas, 2003
Reyes Ponce Agustín, Administración de Empresas, México, Limusa, 2002.
Rodríguez Valencia Joaquín. Cómo elaborar y usar manuales administrativos.

ECAFSA, 2000.
38


UNIVERSIDAD MARISTA DE SAN LUIS POTOSI
NOMBRE DEL DOCUMENTO
MANUAL DE POLÍTICAS Y
PROCEDIMIENTOS
AUTORIZACIÓN
APROBÓ
Dr. Fernando Ávila Lomelí

Rector
ELABORÓ
C. Juana Inés González Torres.

Noviembre de 2010
39


MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE LA

UNIVERSIDAD MARISTA DE SAN LUIS POTOSÍ

1.- ORGANIZACION DEL MANUAL
a) OBJETIVO
Comunicar en forma general a todo el personal que presta sus servicios en esta
institución educativa los Objetivos, Políticas y Procedimientos de Recursos
Humanos, para lo cual se establece la siguiente:
b) POLÍTICA
Las únicas personas que pueden dictar, cancelar, corregir o adicionar

Objetivos, Políticas y Procedimientos del Área de Recursos Humanos son:
En forma general, el Rector y Consejo Rector, y en particular, el Director
Administrativo, a través de su Departamento de Recursos Humanos.
Cuando el Directivo de un Área o Departamento desee adicionar o

modificar alguna Política, deberá comunicarlo por escrito al Rector,
anexando la Política sugerida en el formato establecido en este Manual, y
justificando la razón de su petición.
El Rector, en coordinación con el Director Administrativo, la analizará, y

decidirá su aprobación, o no, informando de ello al Directivo
correspondiente.
Este Manual se ha organizado tomando como base los principales campos del
Área de Recursos Humanos, y su contenido por capítulos se detalla a
continuación:
40


Capítulo I Empleo Detalle de los pasos para la
requisición, el reclutamiento,
selección, contratación, así
como los procedimientos de
admisión
Capítulo II Sueldos y Salarios Se indica lo referente a

sistema de pagos, días y
lugares, así como las formas
de evaluar el desempeño del
personal.
Capítulo III Prestaciones y Detalle de las prestaciones a

que tiene derecho el
beneficios
personal administrativo, así
como los días de descanso
obligatorios y festivos.
Capítulo IV Relaciones Contiene todo lo referente a

la formación del expediente
laborales
del empleado, tipos de
contratos y reglamento
interior de trabajo.
Capítulo V Seguridad e Comprende los exámenes

médicos al personal, así
Higiene
como el pago de
incapacidades.
Capítulo VI Capacitación y Se desglosa los programas

de capacitación para el
Desarrollo
personal administrativo, así
como para el docente.
Asimismo comprende la
inducción al personal de
nuevo ingreso.
Capítulo VII Movilidad y Se establecen los

procedimientos al darse la
Separación
promoción y la separación
de la institución, por cada
una de las diferentes causas,
así como lo correspondiente
al pago de finiquitos.
41


Capítulo VIII Políticas Visitas, uso de aparatos de
telefonía de la institución,
generales
etc.
2.- MANTENIMIENTO DEL MANUAL
La Dirección Administrativa, a través de su Área de Recursos Humanos, tiene la

obligación de editar, actualizar, distribuir, y vigilar que se cumplan los Objetivos,
Políticas y Procedimientos; y los Directivos que tienen copia del Manual, adicionar
y/o sustituir los Instructivos, así como observar que éstos se cumplan.
3.- POSEEDORES DEL MANUAL
a) OBJETIVO
Que el personal esté enterado, y observe las Políticas, y Procedimientos que la

Universidad Marista de San Luis dicte en el área de Recursos Humanos.
b) POLÍTICA
Que los Directores de Área tengan copia del presente Manual de Políticas y
Procedimientos, siendo su obligación hacerlo del conocimiento del personal que a ellos
reporta, de acuerdo a los lineamientos de cada instructivo.
4.- IDENTIFICACIÓN DE LOS POSEEDORES DE LOS MANUALES
Núm. de Puesto Nombre

Manual
01 Rector Dr. Fernando Ávila Lomelí
02 Vicerrector Mtro. Alejandro Torres Padilla
03 Director Académico Mtro. René Ramón Rousset A.
04 Director Administrativo Mtra. Ma. Consuelo Ávila Ortega
05 Director de Posgrado Mtra. Ma. Isabel Villarreal Guzmán
42


I.- “EMPLEO”
PROCEDIMIENTO SOBRE RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN
1.- OBJETIVO.
Reclutar y seleccionar el personal idóneo que cubra los puestos vacantes con el
perfil indicado en la descripción de puestos correspondiente
2.- POLÍTICAS
2.1.- Corresponde al área de recursos humanos y al directivo responsable del

área en que se presente la vacante, la vigilancia y autorización de la correcta
selección de candidatos, bajo los lineamientos y condiciones establecidas en
este Manual
2.2.- Toda contratación de personal deberá ser solicitada al área de recursos

humanos mediante Requisición de Personal (Anexo 1), debidamente
autorizada por el responsable del área y por el Rector.
2.3.- Todas las áreas de la Universidad deberán contar con su plantilla de

personal claramente definida y autorizada por el Rector. Sólo se podrá
contratar personal adicional mediante autorización expresa del Rector.
2.4.- Se dará preferencia para ocupar cualquier vacante al personal de la

Universidad, quedando su aceptación para cubrir ésta vacante, sujeta a lo
establecido en las “Políticas Generales sobre Sistema de Admisión,
Promoción y Retiro de Personal”.
2.5.- Sin excepción, para llevar a cabo una contratación, todos los candidatos
deberán realizar los exámenes psicométricos y/o de conocimientos que la
Universidad determine, cuyos resultados serán considerados para la decisión
de contratar.
43


2.6.- Solamente podrá reingresar a la Institución el personal cuyos antecedentes

laborales hayan sido satisfactorios.
2.7.- La información sobre los aspirantes y prospectos es de carácter confidencial,

y de uso exclusivo para los involucrados. Los resultados del proceso de
selección serán proporcionados por el responsable del área de recursos
humanos al responsable del área respectiva, vía reporte, conteniendo las
observaciones necesarias para facilitar las decisiones correspondientes.
3.- PROCEDIMIENTO
3.1.- Al existir una vacante, el jefe inmediato elabora la Requisición de Personal

(Ver Anexo 1), y recaba las firmas del Director del Área respectiva, así como del
Rector. No procederá para iniciar el reclutamiento, ninguna solicitud verbal.
3.2.- El responsable del área de recursos humanos, mediante entrevista con el

Jefe solicitante, definirá el perfil y características del puesto.
3.3.- Para el reclutamiento y selección de personal docente, se estará a lo

dispuesto en los puntos 3.6 y 3.7 de “Admisión de Personal”
3.4.- Cuando se trate de personal administrativo, en primera instancia, el

responsable del área de recursos humanos buscará candidatos internos a la
organización, comparando el inventario de recursos humanos contra el perfil
señalado.
3.5. - Si existen candidatos internos, le serán propuestos al solicitante para que

haga la elección. El responsable del área de recursos humanos coordinará
estos movimientos con los jefes involucrados, quedando todo este proceso
por escrito, haciendo constar también los movimientos salariales.
3.6.- Si no existen candidatos internos, o no es elegido alguno de ellos, el

responsable del área de recursos humanos utilizará las fuentes adecuadas
para abastecerse de candidatos, pudiendo publicar anuncios de prensa, de
acuerdo al presupuesto autorizado.
44


3.7.- El responsable del área de recursos humanos envía solicitudes de empleo

y/o currículo al jefe solicitante para su análisis
Si alguna de ellas resulta de su interés, programará una primer entrevista, y

de acuerdo a resultados, citará a el (los) candidato(s) a los exámenes
psicométricos y de conocimientos que la Institución determine para el puesto.
3.8.- Una vez evaluados los resultados de los exámenes (si hubiesen sido
requeridos), si el resultado es positivo, se pide al Jefe solicitante decida entre
varios candidatos si los hay, formando la solicitud de empleo de aceptación, e
indicando la fecha de ingreso.
3.9.- La solicitud y exámenes se regresará al responsable del área de recursos

humanos, para su archivo en el expediente correspondiente.
Los resultados y solicitudes de los candidatos rechazados se archivarán

también en el departamento de recursos humanos.
3.10.- El responsable del área de recursos humanos informa al candidato los

documentos que debe presentar para su contratación; programa el examen
médico, y elabora solicitud de investigación socioeconómica. Asimismo, da a
conocer al candidato el programa de prestaciones y beneficios.
3.10.1. En el caso del personal de medio tiempo y tiempo completo su

expediente se integrará por:
a) Requisición de personal llena y debidamente autorizada

b) Solicitud de empleo y/o currículo
c) Resultados de exámenes psicométricos y/o de conocimientos
d) Acta de nacimiento
e) Credencial o alta al IMSS
f) Comprobantes de estudios
g) Cuatro fotografías a color tamaño infantil
h) Constancia(s) de Trabajo(s) anteriores, indicando sueldo, puesto y periodo
laborado
i) Constancia de ingresos y retenciones del año a la fecha, y de no contar
con ella, carta de liberación de responsabilidad para la Institución.
j) Carta de no antecedentes penales
k) Carta de aprobación por el médico que la Universidad determine.
45


3.10.2.- En el caso del personal docente de nuevo ingreso, el expediente se

formará con la siguiente documentación:
a) Requisición de personal
b) Currículo
c) Constancia de empleos anteriores
d) Constancias de estudios y cursos de actualización
e) Acta de nacimiento
f) Cuatro fotografías a color tamaño infantil
g) Nombre, domicilio fiscal, R.F.C., CURP
h) Copia de la papelería turnada al banco para el trámite de su tarjeta de
pago.
3.11.- El responsable del área de recursos humanos revisa que la

documentación del candidato esté completa para pasarlo a contratación. Si
falta algún documento no podrá continuar.
3.12.- Durante el periodo de prueba, el responsable del área de recursos

humanos hará los trámites para realizar la investigación socioeconómica y
completar el expediente del nuevo empleado.
46


FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO DE RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN
Recursos Humanos Área solicitante Coordinador de Carrera
INICIA
Vacante Elabora
formato de
requisición
Define perfil y
características
del puesto
Busca
candidatos
Existen
candidatos No
internos
Utiliza fuentes
de
Si contratación
Docente hace
presentación de
Envío de Selecciona
una clase
prospectos candidatos
A
47


FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO DE RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN
Recursos Humanos Área solicitante Coordinador de Carrera
A
Se programa Selecciona
entrevista con el candidatos
dd
Se aplican
exámenes Solicitud y
exámenes
Se solicita
documentación
Contratación
FIN
48


ANEXO 1
REQUISICION DE PERSONAL
DATOS DEL PUESTO:
NOMBRE DEL PUESTO: DEPARTAMENTO O ÁREA: CONTRATO:
Medio Tiempo
( )
Tiempo Completo
( )
Hora-Clase
( )
DURACIÓN DEL CONTRATO: PUESTO: SUELDO:
Nuevo ( )
Tiempo u obra determinada ( ) Vacante ( ) De $
De_______________________
_________________________ Ocurrida el________________ A $
Tiempo Indeterminado ( )
No. personas que coordinará: Horario de trabajo: Otros:

49


REQUISITOS DEL CANDIDATO:
ESCOLARIDAD: EXPERIENCIA EN: CONOCIMIENTOS

ADICIONALES:
Tiempo:___________________
EDAD: ESTADO CIVIL: SEXO:
De: Soltero ( ) Masculino ( )
A: Casado ( ) Femenino ( )
Enviar al Candidato con:
Fecha en que se cubrió la

vacante:
Jefe Solicitante Autorización Rector
Persona que la cubrió:
Director de Área Recursos Humanos
*Original: Expediente del Trabajador Contratado
*1ª. Copia: Responsable del Reclutamiento y Selección
*2ª. Copia: Departamento solicitante
50

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“Por una Libertad, Trabajo, Esfuerzo en Equipo Siempre Lucharé”

PROYECTO PARA OPTAR POR EL TÍTULO DE

PRESENTA: JUANA INÉS GONZÁLEZ TORRES

SAN LUIS POTOSI, S.L.P., ENERO DE 2011

2.- Marco Teórico …………………………………………………………. 9

2.1 Modelo Sociotécnico……………………………………......... 9

2.2 Teoría Clásica de la Administración……………………….. 11

2..2.1 Planeación ……………………………………………. 12

2.2.2 Organización. …………………………………………. 12

2.3 Funciones, Actividades, Obligaciones y

3.- Desarrollo del Proyecto ……………………………………………. 26

3.1 Descripción del problema …………………………………. 26

3.2 Lugar de aplicación del proyecto ……………………………. 27

3.3 Análisis para la detección del problema …………………… 29

Diagrama de Causa-Efecto …………………………………. 30

Análisis FODA ………………………………………………… 31

3.4 Resultados de la investigación …………………………….. 32

3.5 Propuesta de mejora ………………………………………… 33

4.- Conclusiones ………………………………………………………… 35

5.- Recomendaciones …………………………………………………… 37

La Universidad ha crecido considerablemente, prueba de ello es su deseo de

Posiblemente esta institución no cuente con Manuales porque en sus inicios no se

La Universidad Champagnat, en sus inicios prestó su servicio en diversos

La oferta educativa de la Universidad Marista es amplia, cuenta con Bachillerato

El personal que labora en la Universidad Marista se compone de 50 trabajadores

La filosofía de la Universidad Marista de San Luis Potosí se rige por los

• Misión.- Es una comunidad educativa de inspiración católica y marista, que

• Visión.- Ser distinguida y reconocida como una Universidad de inspiración

Desde el año 2000, fecha de mi ingreso a esta institución, se ha observado que

Las labores en el área Administración-Contabilidad de la Universidad Marista se

la falta de documentos oficiales y escritos que contengan los procedimientos de

Se cree que la Organización es de vital importancia en cualquier empresa, ya que

Derivado de la situación que se presenta en la institución, surge la necesidad de

Estos documentos permiten formalizar la operación de la institución. Es de gran

Por la importancia que merece la situación anteriormente señalada, y para

2.- MARCO TEÓRICO.-

2.1 Modelo Sociotécnico.

El concepto de Sistema Sociotécnico surge de las investigaciones llevadas a cabo

 Sistema Técnico o de tareas que incluye el flujo de trabajo, la tecnología

 Sistema Gerencial o Administrativo, que implica la Estructura

 Sistema Social Humano o Personal –Cultural que se relaciona con la

El enfoque de este Sistema concibe a la Organización como una combinación de

El modelo de Sistema Abierto, definido inicialmente por Trist, considera que

No se trata de ajustar a las personas a la tecnología, ni la tecnología a la gente, se

2.2 Teoría Clásica de la Administración.

Henri Fayol, es el creador de la teoría Clásica de la Administración, esta teoría se

La Planeación consiste en “fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse,

Se considera sumamente importante la Planeación en esta institución con el fin de

La Planeación cuenta con instrumentos como son los Manuales, Gráficas de

“Organización es la estructuración técnica de las relaciones que deben existir

Según L. F. Urwick (Elementos de la Administración, ed. Herrero, México, 1961)

1. La Organización debe ser una expresión de los Objetivos.

en nuevas técnicas o aplicaciones.

2.3 Funciones, Actividades, Obligaciones o Deberes, y Autoridad en la

2.3.1 Las Funciones

“Función, agrupamiento de las principales unidades de trabajo, es decir, la reunión

Son prácticamente la acción de la institución y representa los fines esenciales y

A continuación se muestra un ejemplo de descripción de funciones. A través de

Modelo de Descripción de Funciones

Denominación de la Unidad Funciones que realiza

2.3.2 Las Actividades

Aquí trata de la importancia de llevar a cabo las actividades de los diferentes

2.3.3 Las Obligaciones o Deberes

Sistema Técnico o de tareas que incluye el flujo de trabajo, la tecnología

Sistema Gerencial o Administrativo, que implica la Estructura

Sistema Social Humano o Personal –Cultural que se relaciona con la