1

2
 INTRODUCCIÓN

Los cambios acelerados en el ámbito laboral, donde el flujo de documentación requiere

exigencia y rapidez, requieren en la labor asistencial una preparación y desarrollo de
habilidades para la elaboración de los diferentes documentos comerciales que se
emanan en el cumplimiento de los objetivos de las empresas.

Es así como se pretende a través de esta herramienta, presentar de manera clara y

práctica los diferentes detalles y técnicas que se deben aplicar en la documentación,
donde su actualización permite estar a la vanguardia de las exigencias de un país en
desarrollo.

3
 ANEXO A
TRATAMIENTO, SALUDO Y DESPEDIDA

TRATAMIENTO

El tratamiento de cortesía
o título académico se escribe con mayúscula inicial.

EJEMPLO: -Señor
-Señora
-Doctor
-Doctora
-Ingeniero
-Ingeniera.

Para muchos cargos se presentan denominaciones femeninas y profesionales.

EJEMPLO: -Alcaldesa
-Asistente
-Consulesa
-Decana
Gerenta, entre otros.

Cuando cualquiera de estos títulos y cargos forman parte de un texto, se escriben con
minúscula, porque se convierten en sustantivos comunes.

EJEMPLO: -Vendrá la ingeniera Alicia Vargas

-El diseño de la presentación se encargará a la jefa de ventas.

SALUDO

Se utiliza después del título, para las damas, el nombre sencillo o compuesto, según
aparece en el destinatario, para los caballeros, los apellidos. Si el saludo es breve y
finaliza en dos puntos, se recomienda la despedida seguida de
coma; si el saludo es extenso, se recomiendo que la despedida
termine en punto.

EJEMPLO: -Apreciado señor Botero García:

-Respetada ingeniera Gloria María:
-Señora ministra:
-Cordial saludo, señor Martínez Orjuela:

En el caso de los memorandos y las circulares, en los cuales se

incluye el saludo.
EJEMPLO:
4
PARA MEMORANDOS:

-Con agrado la saludo e informo que

-Tengo el gusto de saludarla

-Con saludo cordial adjuntamos…

PARA CIRCULAR
-Con nuestro cordial saludo, les solicitamos…
-Cordial saludo señores y les comunicamos…
-Los saludamos y confirmamos que…
-El saludo como parte inicial del texto se escribe a dos interlineas libres después del
asunto.

EJEMPLO:

Tenemos el gusto de saludarla, ingeniera Lucia, y de acuerdo con

Con agrado lo saludamos, señor Suarez, y le comunicamos

Respetuosamente lo saludamos y confirmamos

Con nuestro cordial saludo, adjuntamos

DESPEDIDA

Expresión de cortesía que se presenta en dos alternativas. Existen despedidas breves

seguidas de una coma (,).

EJEMPLO: -

Atentamente,
-Cordialmente,
Sinceramente,
-Respetuosamente,

También se presentan despedidas con frase de cortesía terminada en punto (.).

EJEMPLO: -
Agradecemos su gentil colaboración.
-Nos despedimos atentamente y esperamos su respuesta antes
de cuatro días.

-Muchas gracias por su amabilidad y rápida acción.

5
 -Para nosotros es un gusto servirle.

-Hasta una nueva comunicación.

USO DE MAYÚSCULAS Y MINÚSCULAS

Los nombres propios de personas, lugares, organizaciones, nombres de cargos y

dependencias se escriben con mayúscula inicial.
En español se escriben con minúscula los días, los meses, los puntos cardinales y las
estaciones del año, excepto después de punto y al comienzo de párrafo.

ESCRITURAS DE FECHAS, HORA Y NUMEROS

FECHAS Y HORA AÑO

Al escribir el número de cuatro cifras que conforman los años no se separan ni con
punto ni espacio.

Ejemplo:
Año 2019
Año 2008
Año 1484

FECHAS COMPLETAS

Cuando se van a escribir dentro de un texto o documento las fechas completas, se

representa en orden de día, mes y año

Ejemplo:
1 de marzo de 1978
4 de agosto de 2019
9 de enero de 1914
12 de diciembre de 2019

FECHAS ABREVIADAS

Cuando se escribe una fecha de manera abreviada, se hará por orden de año, mes y
día. Esto con el fin de que el años indique en que siglo se realizó el documento.

El uso de las fechas abreviadas se limitan a varios aspectos ya sea para indicar el
momento en el cual se recibe un documento o también en formatos contables y
financieros.

6
Ejemplo:

2018-05-23
1914-05-18
2000-09-30
2019-12-04

HORA

Al escribir en un documento la hora se debe usar el sistema internacional de 24 horas y

después de las cifras la palabra horas.

Ejemplo:

De acuerdo a la invitación, la reunión dará inicio a las 13:00 horas

La hora del descanso es a las 10:30 horas
El refrigerio se sirve a las 24:00 horas

CANTIDADES EN LETRAS

Cuando sea necesario expresar cantidades en letras, se debe tener en cuenta que del
dieciséis al veintinueve, porque desde el treinta y uno son tres palabras las que se
emplean.

7
CANTIDADES QUE
REPRESENTAN DINERO

En este caso las unidades de mil

se separan con punto “.” Los
decimales se separan con coma
“,”

Ejemplo:
895.520,00
895,45

No es necesaria la palabra
pesos, en caso de documentos
jurídicos se escribe en números y después en letras.

CIFRAS EN DOCUMENTOS LEGALES

8
En este caso se deben escribir en número y
luego en letra y cifras, la cifra se debe expresar en
números y luego en letras entre paréntesis.

Ejemplo:

$1.500,80 (Un mil quinientos pesos con 80

centavos)

NÚMEROS TELEFÓNICOS

Cuando se escriban se separan por grupos y con espacios el indicativo debe ir en

paréntesis.

Ejemplo:

Teléfono: (83) 356 12 89

Celular: 323 456 54 87

DOCUMENTOS DE IDENTIFICACIÓN

Los números de los documentos de identificación se escriben separando las cifras en

números.

Cedula Extranjera: C.E. 33.248.456

Cedula de Ciudadanía: C.C. 22.568.456

GRADOS, PORCENTAJES Y PROPORCIONES.

Siempre se deben utilizar números aunque sean menores a 10.

Ejemplo: - 10° - 1:100 - 3% 3.3.4

UNIDADES DE MEDIDA

Al escribir un valor numérico se debe dejar un espacio para anotar el

Símbolo de unidad de medida, no deben ir totalmente pegados.
Luego del símbolo no debe escribirse ningún signo de puntuación salvo si es por regla
ortográfica, en este caso se deja un espacio el cual separe al símbolo del signo de
puntuación.

Ejemplo: 5 km, 2 cm, 3 mm, 10

PLEGADO DE DOCUMENTOS

9
Lo recomendado es no doblar los documentos, esto por presentación y para evitar que
el contenido del documento se borre con el paso del tiempo.
En caso de usar sobres se debe tener en cuenta el tipo de sobre que mejor viene para
el documento los cuales son Sobre rectangular, sobre con ventanilla sobre tamaño
carta u oficio.

SOBRE RECTANGULAR

El borde inferior de la hoja se lleva hasta 3 o 4 centímetros arriba de la mitad del papel,
se realiza el primer doblez y el borde superior de la hoja se lleva hacia abajo para hacer
un último doblez, luego de esto se introduce el documento en el sobre de forma que al
retirarlo quede en posición de lectura.

SOBRE CON VENTANILLA

Se hace de acuerdo con las dimensiones que utilice la organización prestando atención
a que se puedan leer todos los datos del destinatario.

DOCUMENTOS CON MÁS DE DOS FOLIOS

Cuando el documento contenga más de dos folios se recomienda no usar un sobre

rectangular, lo mejor e utilizar un sobre de carta u oficio, dependiendo de la cantidad de
folios y el tamaño de los documentos que se enviaran.

10
REFERENCIAS NORMATIVAS

Los siguientes documentos normativos referenciados

son indispensables para la aplicación de este
documento normativo. Para referencias fechadas, se
aplica únicamente la edición citada. Para referencias no
fechadas, se aplica la última edición del documento
normativo referenciado (incluida cualquier corrección).
NTC 1001, Papel, formatos. NTC 1075, Documentación.
Guía para la numeración de divisiones y subdivisiones en
documentos escritos. NTC 1486, Documentación.
Presentación de tesis, trabajos de grado y otros trabajos de investigación. NTC
4436, Información y documentación. Papel para documentos de archivo.
Requisitos para la permanencia y durabilidad. NTC 5613, Referencias bibliográficas.
Contenido forma y estructura.

TÉRMINOS Y DEFINICIONES
Para los propósitos de este documento normativo se aplican los siguientes
términos y definiciones.

Abreviatura. Representación de una palabra o grupo de palabras, obtenida por eliminación

de algunas de las letras, sílabas finales o centrales de su escritura completa, y que
siempre se cierra con un punto.

Acrónimo. Vocablo conformado por diferentes letras iniciales y no iniciales de

una razón social.
EJEMPLO CAFAM: Caja de Compensación Familiar.

Acta. Documento escrito que contiene lo sucedido, tratado y acordado en una

reunión o situación específica.

Anexo. Documento o elemento que se adjunta a la comunicación o al informe;

sirve para complementar y aclarar.

Asunto. Síntesis del contenido de la comunicación.

Bibliografía. Relación alfabética de fuentes documentales sobre una materia o

asunto determinado, registrados en cualquier soporte físico, consultadas por el
investigador para sustentar sus escritos.

Capítulo. División que se hace en los libros y en cualquier otro escrito para organizar y
facilitar la comprensión del texto.

Cargo. Nombre de la posición que ocupa la persona responsable de expedir el documento.

11
Carta. Comunicación escrita que se utiliza en las relaciones entre organizaciones
y personas naturales; igualmente, en las relaciones entre las organizaciones y sus
empleados. En algunas entidades se denomina oficio.

Certificado. Documento de carácter probatorio, público o privado, que asegura la

veracidad y la legalidad de un hecho o acto solemne.

Circular. Comunicación escrita de interés común, con el mismo contenido o texto,

dirigida un grupo específico de personas tanto interna como externamente.

Cita. Pasaje, párrafo o proposición que proviene de alguien diferente al autor del
informe, para apoyar o corroborar la propia idea o para compararla.

Código. Sistema convencional que identifica el departamento, el área o la sección

que produce el documento con sus respectivas series. Éste responde al sistema
de clasificación documental establecido en la entidad. Hace referencia a la
identificación numérica, alfabética, alfanumérica y otros, de la dependencia en
la organización, seguida de la serie documental, en caso de que exista.

NOTA Antes llamado también número, referencia o consecutivo.

Conclusiones. Juicio crítico y razonado del

análisis sobre los resultados del informe,
presentados de manera directa, clara, concisa y
lógica.

Constancia. Documento de carácter probatorio, que

no requiere solemnidad.

Contenido. En esta página se enuncian los

títulos de primero, segundo, tercer y cuarto
nivel y la relación de los materiales
complementarios del trabajo, en el mismo orden en que aparecen y los números
de las páginas donde se encuentran.

Convocatoria. Acuerdo de fecha, hora y lugar para la siguiente reunión.

Copia. Fiel reproducción del documento.

Cubierta. Parte exterior que cubre las hojas internas; suele reproducir los datos de
la portada.

Desarrollo. Descripción de los asuntos tratados en una reunión.

Despedida. Palabra o frase de cortesía con la cual se finaliza una comunicación.

Destinatario. Persona a quien va dirigida la comunicación.

12
Encabezado. Título de la comunicación que se realiza. Línea de identificación
para indicar la continuidad del documento.

Encabezamiento. Conjunto de palabras con que se inicia un documento, según el

tipo de comunicación. Palabras fijas que sirven de guía para establecer el inicio de
un documento.

Espacio. Distancia horizontal de la escritura, entre palabras o cifras, o ambas.

Esquema. Representación gráfica y simbólica de la distribución que deben tener

los textos de los documentos.

Estilo. Distribución de las diferentes líneas que conforman la comunicación.

Experiencia. Práctica que proporciona conocimiento, habilidad o competencia

para hacer algo.

Figura. Gráficos, dibujos, planos, fotografías, mapas, diagramas o esquemas.

Foliar.  Acción de numerar las hojas.

Folio. Hoja.

Fuente o tipo de letra. Tamaño de los

caracteres utilizados en la edición de un
documento.

Fuente bibliográfica. Lista de fuentes

consultadas que están relacionadas con
el tema.

Glosario. Lista alfabética de términos con sus

definiciones y explicaciones, necesarias para
la comprensión del documento.

Ilustración. Representación de un objeto. Tabla, figura u otro material gráfico que

aparece en el cuerpo del documento para ampliar, complementar y ejemplificar el
texto.

Índice. Lista opcional pormenorizada y especializada de los diversos términos

precisos (geográficos, onomásticos, autores, temas y otros) que se incluyen en el
documento, para facilitar su ubicación en el texto.

Informe. Documento que describe o da a conocer datos precisos sobre el estado

de cualquier actividad, estudio o proyecto, relativo a un caso concreto para
conocer resultados de procesos administrativos.

13
Interlínea. Distancia vertical entre dos renglones.

Interlínea libre. Renglón sin escritura.

Introducción. Escrito, como preámbulo, que expone brevemente el contenido, el

alcance y objetivos del informe extenso.

Líneas especiales. Línea de anexos, copia e identificación del transcriptor.

NOTA No están presentes en todos los documentos organizacionales.

Logotipo. Símbolo que identifica a la organización. Proyecta la imagen

corporativa y hace fácil la identificación de la entidad que genera o produce la
comunicación.

Márgenes. Distancia que queda en blanco en cada uno de los cuatro lados de una página
impresa.

Material complementario. Parte agregada o anexa a una obra que la complementa

directa o indirectamente; separada físicamente del documento que contiene la
parte principal de la misma y que, con frecuencia, es de naturaleza diferente de
ésta, por ejemplo: mapas, folletos, disquetes, casetes, videos, discos compactos,
libros de respuesta, diapositivas, planos entre
otros.

Membrete. Inscripción impresa del conjunto de

datos que identifican a una persona natural o
jurídica.

Memorando. Comunicación escrita que se

emplea en las organizaciones para tratar asuntos
internos.

Mensaje electrónico. Comunicación escrita,

a través de la Internet.

Modelo. Esquema de distribución de zonas que le permite a la organización la

diagramación de su papelería.

Nota de pie de página. Aclaración del autor del informe para ampliar o completar una idea
expresada en el texto.

Nivel. Ubicación, dentro de la jerarquía, de los elementos temáticos que

conforman un documento. También se refiere a cada uno de los numerales que
forman parte del documento.

Objetivo. Describe la finalidad del informe corto.

14
 Orden del día. . Relación de temas que se han
de tratar en una reunión.

Página. Cara de una hoja. Lo escrito o impreso

en una cara del papel.

Paginar.  Acción de numerar páginas.

Portada. Primera página del informe; contiene

los datos requeridos para la identificación del
documento.

Radicación. Procedimiento por medio del cual las entidades asignan un número
consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de
la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar el trámite y
cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley. Estos términos se
empiezan a contar a partir del día siguiente de radicado el documento.

Razón social. Nombre que identifica a una organización.

Recomendación. Formulación concisa de acciones necesarias, como resultado

directo delas conclusiones que se consideran alcanzadas.

Redactor. Persona que genera y plasma ideas en una comunicación.

Referencia bibliográfica. Conjunto de datos suficientemente precisos ordenados,

los cuales facilitan la identificación de una fuente documental o parte de ella.

Registro. Procedimiento por medio del cual las entidades ingresan en sus
sistemas de correspondencia, todas las comunicaciones producidas o recibidas,
registrando datos tales como: Nombre de la persona, entidad remitente o destinataria,
nombre o código de la(s) dependencia(s) competente(s), número de radicación,
nombre del funcionario responsable del trámite, anexos y tiempo de respuesta (si
lo amerita), entre otros.

Remitente. Nombre, apellidos y cargo del firmante.

Renglón. Serie de palabras o caracteres escritos en sentido horizontal.

Resumen ejecutivo. Exposición sucinta de un tema que debe quedar por escrito. Informe
breve que se limita a precisar el desarrollo de acciones ejecutivas.

Rúbrica. Rasgo o rasgos de figura determinada, que cada persona escribe como
parte dela firma, después de su nombre o título.

Saludo. Frase de cortesía con la cual se inicia la comunicación.

15
Sigla. Abreviatura conformada por las letras iniciales de cada palabra de una
razón social.

Sobre. Cubierta que guarda y protege un documento, para su entrega o envío.

Soporte. Medio físico para registrar información escrita, sonora,

visual, electromagnética; este material puede ser papel, metal, pergamino,
madera, filme, cinta magnética, disco óptico, entre otros.

Subdivisión. Cada parte en que se fracciona un capítulo. Corresponde a temas y

subtemas.

3.70 Tablas. Serie de números, valores, unidades y datos relacionados entre sí,
presentándose columnas para facilitar su interpretación. Representa información
cuantitativa en columnas.

3.71 Tabulado. Espacio determinado para escribir datos en columnas.

3.72 Tercio. Cada una de las tres partes en que se visualiza el sobre.

3.73 Texto. En las comunicaciones

organizacionales, es el contenido del mensaje.

3.74 Título. Palabra o frase con la cual el

autor denomina e identifica un documento o
cada uno de los temas, divisiones o
subdivisiones de un escrito o una publicación y
que a menudo (aunque no necesariamente) lo
distingue de otro documento.

3.75 Transcriptor. Persona responsable de

elaborar, digitar o transcribir la comunicación.

3.76 Viñeta. Símbolo que se coloca para separar series o párrafos que no están
numerados en un trabajo escrito.

3.77 Zona. Espacio predeterminado para ubicación de un conjunto de datos

impresos o escritos.

4. ASPECTOS GENERALES PARA LAS COMUNICACIONES

En caso de ser necesario, todos los documentos que se presentan en esta guía
pueden imprimirse por ambas caras de la hoja.

NOTA Con el fin de usar papel adecuado para la conservación

y   a r c h i v o d e   e s t e d o c u m e n t o ,   v é a n s e l a NTC 4436, el Artículo 9 del

16
Acuerdo 060 del Archivo General de la Nación (AGN) y el Anexo B informativo de
esta norma.

4.1 ZONAS

4.1.1 Zona 1

Espacio destinado para el membrete que incluye: razón social, sigla o acrónimo,
logotipo en caso de tenerlo y el Número de Identificación Tributaria (NIT). Se
recomienda usar las siguientes medidas: 14 cm. horizontales, desde el
borde izquierdo de la hoja y entre 3 cm y 4 cm verticales desde el borde
superior.

4.1.2 Zona 2

Espacio destinado para la impresión de dirección, apartado, correo electrónico,

sitio web, fax, teléfono, lugar de origen y país. Se recomienda usar las siguientes medidas:
entre 1,5 cm y 2 cm desde el borde inferior de la hoja y centrado.

4.1.3 Zona 3

 Espacio superior derecho destinado al registro y radicación del documento; es

complementaria de la zona 1.

4.2 MÁRGENES

Se recomiendan los siguientes márgenes. Superior entre 3 cm y 4 cm Inferior entre 2

cm y 3 cm Lateral izquierdo entre 3 cm y 4 cm Lateral derecho entre 2 cm y 3 cm
Si el documento se va a imprimir por ambas caras de la hoja, se recomienda que los márgenes
laterales sean simétricos a 3 cm.

NOTA: En computador se trabaja con páginas paralelas, convirtiéndose el

margen izquierdo en interno y el derecho en externo.
Cuando se usa papel sin membrete, se recomienda dejar un margen superior de
entre 3 cm y4 cm, que corresponde al encabezado (del procesador de texto o
computador). Este espacio es para la razón social de la organización a la cual pertenece el
documento que se va a generar. Así mismo, para el margen inferior se dejan
entre 2 cm y 3 cm, desde el borde inferior de la hoja. Este espacio es el pie de
página (dado también por el procesador de texto o computador) y se utiliza para
los datos de la zona 2. En el mismo sentido, en cuanto a los márgenes laterales
se recomienda que a la izquierda se dejen entre 3 cm y 4 cm y a la
derecha entre2 cm y 3 cm, dependiendo del tamaño de encabezado y pie de página. 

17
 ZONA 2

4.3 ESTILOS

Para efectos de la distribución del contenido de la comunicación, se tienen tres

estilos como alternativas: bloque extremo, bloque y semibloque.

4.3.1 Bloque extremo

Todas las líneas parten del margen izquierdo.

4.3.2 Bloque

Las líneas de código, lugar de origen, fecha de elaboración, firma

y cargo se escriben partiendo del centro del escrito hacia el margen
derecho.

4.3.3 Semibloque

Conservando la distribución del estilo bloque, el primer renglón de cada párrafo

tiene una sangría de 5 espacios a 10 espacios.

18
NOTA: Estos estilos se utilizan de acuerdo con los establecidos en los
procesadores de palabra.

4.4 FUENTE

 Se recomienda que toda comunicación se escriba en una fuente clara, agradable
a la vista del lector. La fuente debería ser homogénea, con el fin de no presentar
inconvenientes para su lectura, impresión, digitalización y microfilmación. Los
tamaños que se recomiendan están entre los 10 y 12, utilizados en los
procesadores de texto. Se sugiere no utilizar negrilla.

4.5 ELEMENTOS ESENCIALES DE LA DOCUMENTACIÓN ORGANIZACIONAL

4.5.1 Identificación de páginas subsiguientes

El encabezado y el número de página correspondiente son datos que permiten

identificar el documento a partir de la segunda página. Se recomienda ubicarlos en la parte
superior izquierda, a cero o una interlínea libre de la zona 1, debidamente
justificados y para continuar con el texto se dejan una o dos interlíneas libres.

Margen izquierdo Margen derecho

Ingeniero Luis Castañeda Londoño 2

Señora Claudia B. de Montoya 2009-10-24 2
Dr. Carlos Alberto Sandoval 41255 2
Productos y Servicios S.A. 2
DCE-412561 2

4.5.2 Código

Se recomienda escribirlo a 3 cm o 4 cm del borde superior, dejando de cero a una

interlínea libre cuando el papel tiene el logotipo o membrete, según el estilo.

La numeración e consecutiva según lo establece el Código de Comercio. Le

puede anteceder el código de dependencia, determinado por cada empresa en
particular. Se escribe de dos a tres líneas del margen superior (ZONA 1).

4.5.3 Lugar de origen y fecha de elaboración

Se aconseja escribir estos datos a una o dos interlíneas libres del código y en
forma completa en orden de: nombre del lugar de origen, día, mes (en minúscula)
y año (sin separarlo con punto), según el estilo.

19
Medellín, 18 de octubre de 2019

Bogotá, 3 de julio de 2019

4.5.4 Datos del destinatario

A partir del lugar de origen y la fecha de elaboración, se recomienda dejar de dos 
a tresinterlíneas libres, según la extensión de la comunicación. Estos datos
pueden ocupar varias líneas, según el tipo de documento.

4.5.4.1 Denominación o título académico

Se recomienda utilizar mayúscula inicial. Para escribir los nombres de las

denominaciones o títulos académicos.

 Tratamiento o título académico, con mayúscula inicial. Ejemplo:

Señor
Señora
Doctor
Doctora
Licenciado
Licenciada
Ingeniero
Ingeniera
Contador
Contadora

4.5.4.2 Nombre del destinatario

Se sugiere escribirlo con mayúscula fija; de preferencia se escriben los dos

apellidos.

Señor
LUIS CARLOS CASTAÑEDA LONDOÑO

4.5.4.3 Cargo

Se aconseja escribirlo con mayúscula inicial. Los nombres de cargos muy

extensos se pueden distribuir en dos líneas para guardar proporción visual con
los otros datos.

Jefe de Producción
Gerente General

20
Los nombres de cargos demasiado extensos, pueden repartirse en dos líneas para
guardar armonía con los datos restantes. No se efectúa separación silábica.
Ejemplo:

Señor
EDUARDO SUÁREZ SOTO
Jefe de Mercadeo de
Operaciones Nacionales

 Empresa. Se anota en la línea siguiente al cargo, con la denominación más

ampliamente conocida, es decir, razón social, sigla o acrónimo, así:

En caso de nombre completo, la escritura se efectúa en mayúscula inicial y

respetando las denominaciones Ltda., S.A. y otras que pueda contener la razón
social.

Las siglas compuestas por las letras iniciales de cada palabra de la razón social,
se escriben en mayúscula sostenida con punto o no, según lo haya registrado la
institución. Ejemplos:

A.J.P. (Alberto Jiménez Pino)

BCH (Banco Central Hipotecario)

Los acrónimos conformados por varias letras extractadas del nombre completo de
la razón social, se escriben con mayúscula inicial. Si se desea destacar el
acrónimo, puede digitarse en mayúscula sostenida. Ejemplos:

SENA o Sena
(Servicio Nacional de Aprendizaje)

ICONTEC o Icontec
(Instituto Colombiano de Norma Técnica y Certificación)

 Dirección o apartado. Se utiliza una de las dos. En la carta se escribe la misma

dirección que se registra en el sobre, se dejan, dos espacios a máquina o cuatro
en el computador, entre el número de la calle y el de la puerta o se emplea
opcionalmente la abreviatura de (No.). No se abrevian las palabras calle, carrera,
avenida y demás. Ejemplo:
Señor
Germán Cifuentes Ceballos
Jefe de Servicio de Información
Manufacturas Restrepo Ltda.
Carrera 65 135-85

Nota: como señala el ejemplo los primeros dígitos de la placa de la puerta (135)
corresponde a la calle; los siguientes, en este caso (85) se refiere a la distancia
en metros de la esquina a la puerta estos últimos se unen con guion (-). El

21
apartado se anota como un sólo número. En este caso no se escribe la dirección.
Ejemplo:

Ingeniero
JOSÉ MIGUEL CANTILLO VALENCIA
Jefe de Proyectos
Construcciones Ltda.
Apartado 50943

 Nombre de la ciudad. Se identifica la ciudad por su nombre aun tratándose de

correspondencia local. Ejemplo para destino local:

Bogotá, 20 de octubre de 2009

Doctor
Guillermo García Muñoz
Director Talento Humano
Universidad de Desarrollo Tecnológico
Calle 57 No. 43-19
Bogotá D.C.

Nota: D.C. se escribe solamente en los datos del destinatario, se omite en la

fecha.

Ejemplo para destinatario en otra ciudad:

Medellín, 8 de junio de 2009

Ingeniera
BEATRIZ ELENA CAICEDO V.
Gerenta General
Universidad Central
Carrera 26 63-32
Cali, Valle

 País. Si la carta va dirigida al exterior, se anota el nombre del país en la misma

línea de la ciudad o en la línea siguiente, dependiendo de la extensión de los
datos. Ejemplos:

Señor Señor
MICHEL MAURIAC Andrés Urresta R.
Président Directeur Général Director Administrativo
AMSDE La Nacional de Seguros
26 avenue de Verdun Casilla 1289
33089 Bordeaux-Cedex/ Francia Quito, Ecuador

22
Nota: Cuando se utiliza sobre con ventanilla, tanto el nombre de la ciudad como el
nombre del país se escriben en mayúscula sostenida.

Asunto (línea opcional).

Constituye la síntesis del tema de la carta, expresada en máximo cuatro palabras,

con mayúscula inicial y sin subrayar. Ejemplo:

Asunto: Vencimiento póliza 489637.

Se pueden suprimir artículos, conjunciones o preposiciones, sin afectar el sentido.

Se anota contra el margen izquierdo en estilo bloque extremo. En estilo bloque,

parte del centro del escrito hacia la derecha, alineado con el número (referencia) y
la fecha.

Se escribe a tres interlíneas de los datos del destinatario cuando no hay saludo
independiente y a dos cuando lo hay.

Saludo o vocativo.
En esta parte hay que diferenciar entre un mensaje parecido de un saludo y otro
precedido de un vocativo. Al respecto, Donald Walton, una autoridad en
comunicación aconseja: “Una carta debe parecerse al diálogo amistoso que
sostienen dos personas que se encuentran de súbito en la calle: se saludan,
conversan y se despiden”.

CON SALUDO CON VOCATIVO

 Cordial saludo señor Torres:
 Un saludo cordial para usted:
 Afectuoso saludo señora Mercedes:
 Saludos cordiales ingeniera Sandra:
Estilo moderno
 Estimado señor Torres:
 Distinguido doctor López:
 Apreciada señora Mercedes:
 Señor Embajador:
Estilo tradicional

Para las damas se acostumbra el nombre y para los caballeros el apellido. Se

puede elegir cualquiera de las siguientes opciones:
 Como saludo o vocativo independiente se escribe a tres interlíneas de los datos
del destinatario cuando no hay asunto y a dos, cuando lo hay. Ejemplos:

Cordial saludo ingeniero Martínez:

Atento saludo señora Patricia:
Apreciado señor Botero:
Apreciada ingeniera Gloria:
Señora Ministra:

 Como parte inicial del texto se escribe de cuatro a seis interlíneas de los datos
de destinatario, o a tres del asunto, si lo hay. Ejemplos:

23
Tenemos el gusto de saludarla, ingeniera Lucía, y de acuerdo con…
Con agrado lo saludamos, señor Suárez, y le comunicamos…
Respetuosamente lo saludamos y confirmamos…
Con nuestro cordial saludo adjuntamos…

Cuerpo o Texto de la Carta.

Se escribe a una interlínea entre renglones y a dos entre párrafos y se tiene en
cuenta lo siguiente:

 El texto se redacta en forma clara, breve, directa, sencilla y cortés; de

preferencia, se expresa en primera persona del plural (nosotros) porque
representa a un grupo empresarial, así se trate de un único firmante.
 En lo posible se trata un solo tema por carta.
 En las comunicaciones comerciales se omiten los temas personales.
 En las cartas comerciales se utiliza tratamiento de usted.
 Es importante que la carta no presente errores técnicos, ortográficos,
gramaticales ni de puntuación.
 La presentación de originales y copias debe ser impecable, sin borrones ni
repisados.
 Inicia de cuatro a seis interlíneas de los datos del destinatario, cuando no hay
asunto ni saludo independiente.
 Comienza a tres interlíneas del asunto o del saludo independiente, cuando los
hay.

Despedida.

Expresión de cortesía que se escribe a dos interlíneas del texto, tanto en estilo
bloque extremo, como en estilo bloque. Presenta dos alternativas.

Ejemplos de despedida breve seguida de coma (,) <estilo tradicional>:

Atentamente,
Cordialmente,
Sinceramente,

Ejemplos de despedida con frase de cortesía terminada en punto (.) <estilo

moderno>:

Agradecemos su gentil colaboración.

Nos despedimos atentamente y esperamos su respuesta.
Muchas gracias por su amabilidad y rápida acción.
Muchas gracias por su gentil respuesta.
Agradecemos su colaboración.
Para nosotros es un gusto servirle.
Hasta otra ocasión./ Hasta otra oportunidad.
Hasta recibir sus noticias.

24
Agradeceré su amable gestión.
Agradeceré su respuesta.
Agradeceré su atención.

Nota. Utilizar una alternativa por carta.

Nombre del Remitente.

El nombre del remitente se sitúa de cuatro a seis interlíneas de la despedida, y en

concordancia con el nombre del destinatario, se escribe en mayúscula sostenida o
con mayúscula inicial. El cargo se anota en la línea siguiente, con mayúscula
inicial, sin centrar.

Si se utiliza estilo bloque extremo, éstas líneas parten del margen izquierdo; en
estilo bloque, del centro del escrito hacia la derecha.

El funcionario responsable firma encima del nombre mecanografiado. Ejemplos:

Atentamente, Agradeceremos su atención.

JORGE PINEDA CALLE Jorge Pineda Calle

Jefe de Producción Jefe de Producción

En el caso de dos firmantes, sus datos se pueden distribuir uno bajo el otro o en
pareja. En caso de más de dos firmantes, si el número es impar, el último se
centra.

Líneas especiales.

 Anexo o anexos. Si se requieren, se detallan en el texto. Al final de la carta, a

dos interlíneas del firmante, se anota la palabra Anexo o Anexos, seguida de dos
puntos (:). A dos espacios se enuncia la cantidad; de preferencia se clarifican el
número de hojas o el tipo de anexo. Ejemplo:

Anexo: uno (10 hojas)

Anexos: tres (dos disquetes y un cheque)
Anexos: tres (nueve hojas)

Anexos: ocho (cuatro en 22 folios, un disco compacto, un disquete, una bolsa con 
afiches y un video didáctico).

Anexos: cuatro (una invitación en un folio, dos actas en 10 folios y un informe en 1
0 folios).

25
 Copia. A dos renglones del firmante o de la línea de anexos (si la hay), contra
el margen izquierdo, se escribe la palabra Copia, si se requiere, sin abreviar y
seguida de dos puntos (:). A dos espacios (alineación equivalente para el
proceso de textos) se relacionan los destinatarios, así: tratamiento, nombre, cargo
y empresa, pero si se dirige a un funcionario de la misma entidad, se omite la
empresa. Se utiliza interlineación sencilla.

Ejemplo en línea separada cada uno:

Copia: Sr. Julio Montoya Arango, Gerente de AMS

Sr. Carlos Salazar Gómez, Gerente Nacional de Textiles S.A.
Dr. Bernardo Murcia V., Jefe de Aseguramiento de la Calidad, COPAV

EJEMPLO 2: Para dependencias:

Copia: Gerencia Gestión Humana Dirección Financiera

EJEMPLO 3: Para códigos de las dependencias:

Copia: 1010
1030
100

Ejemplo en línea seguida:

Copia: Señores Juan Díaz Pérez, Director Técnico; Jairo Ruiz Cano, Director de
Talento Humano; César Arenas, Jefe de Producción.

Las copias fijas para el archivo y el consecutivo no se enuncian, por ser

reglamentarias de una empresa.

 Identificación del digitador. A dos interlíneas del firmante o del último renglón
escrito se anota el nombre con mayúscula inicial e inicial del apellido de la persona
responsable de digitar el documento. Se recomienda emplear letra más pequeña
y en caso de nombre compuesto, es conveniente escribir uno de los dos.
Ejemplos:

María R.
Pablo S.

Nota. Si la persona que firma es la misma que escribe el documento, no se

necesita identificación del transcriptor.

Cuando la persona que redacta es diferente a la que firma, sitúa su rúbrica contra
el margen inferior izquierdo, en la copia para el consecutivo de correspondencia.

26
Identificación del transcriptor, redactor y otros participantes en la
elaboración delas comunicaciones

 A dos interlíneas libres del remitente o a una interlínea libre de anexos y copias

se escribe el nombre y el apellido de las personas que participaron en la redacción,
trascripción y demás actividades relacionadas con la elaboración de la comunicación, todo
debidamente alineados. Cuando sea necesario se debe aclarar el papel desempeñado por
cada uno de los participantes. Si la persona que firma es la misma que redacta y
transcribe o demás actividades, no se requiere su identificación.

EJEMPLO Redactor: Juan Carlos López Mendieta
 
Transcriptor: Angélica María Duque Duque

Número de copias
El número de copias de las comunicaciones internas o externas obedece a los
lineamientos y políticas establecidos en la organización, con base en las
necesidades y bajo los principios de economía, eficiencia y eficacia establecidos
por ésta.

Soportes
Para más información sobre la multiplicidad de soportes, véase el Anexo
B (Informativo).

Recomendaciones
Es importante que las comunicaciones no presenten errores técnicos, ortográficos,
gramaticales ni de puntuación. La presentación de originales y copias debe ser
impecable, sin borrones ni repisados.

LA CARTA

La expedición de cartas u oficios está a cargo de funcionarios o empleados

autorizados mediante acto administrativo o en el cumplimiento de sus funciones.

 CARACTERÍSTICAS DE REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN

La carta u oficio tiene como objetivos fundamentales informar y persuadir a su

destinatario, para ello se recomienda tener en cuenta:

- tratar un solo tema por comunicación;

- redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa;

- usar tratamiento respetuoso y cortés;

27
 - redactar en primera persona del plural y usar el tratamiento de usted en
singular o plural;

- emplear estilo gramatical natural, sencillo y continuo;

- utilizar los formatos normalizados en los manuales de cada organización,

y

- distribuir el texto de acuerdo con su extensión.

 UTILIZACIÓN DE LA CARTA

De acuerdo con sus objetivos, la carta u oficio tienen los siguientes usos:

- informar sobre un hecho, expresar necesidades o hacer solicitudes;

- regular o aclarar una situación;

- tramitar, desarrollar o agilizar un asunto;

- dar respuesta a una comunicación recibida;

- reiterar una información, un requerimiento o solicitud urgente;

- solicitar detalles sobre un asunto determinado;

- impugnar o corregir una situación;

Confirmar eventos ocurridos o pendiente

 RECOMENDACIONES

- Exponer una sola idea por párrafo.

- Tratar un solo tema por comunicación ser

- Redactar de forma clara, concreta y sencilla.

- Ser respetuoso

- Hablar en primera persona plural y usar tratamiento de “usted”.

 USOS

Teniendo en cuenta sus características, la carta tiene diferentes usos:

28
 1. Informar sobre un tema, expresar una idea o hacer solicitudes.
2. Aclarar una situación.
3. Responder otra comunicación.
4. Confirmar o negar algo.
5. Pedir mas información sobre algo.

 ESTILOS

Existen 3 tipos de distribución en una carta:

A. Bloque extremo:
Todas sus líneas parten de la margen izquierda.

B. Bloque:
La fecha de elaboración, firma, líneas de código y demás líneas especiales, se
escriben desde el centro del documento hasta el margen derecho.

C. Semibloque
Es similar al estilo bloque, pero en esta se utiliza sangría de 5 a 10 espacios.

29
 PARTES DE LA CARTA

1. Código:
Se recomienda escribirlo a 3 cm ó 4 cm del borde superior, dejando de cero a
una interlínea libre cuando el papel tiene el logotipo o membrete, según el
estilo.

2. Lugar de origen y fecha de elaboración

Se aconseja escribir estos datos a una o dos interlíneas libres del código y en el
siguiente orden de: nombre del lugar de origen, día, mes (en minúscula) y año
(sin separarlo con punto), según el estilo.

30
 3. Datos del destinatario

Se recomienda dejar de dos a tres interlíneas libres, según la extensión de la

comunicación. Estos datos pueden ocupar varias líneas, según el tipo de
documento.

Denominación o título académico

Se recomienda utilizar mayúscula inicial. Para escribir los nombres de las

denominaciones o títulos académicos.

Nombre del destinatario

Se escribe con mayúscula fija; de preferencia se escriben los dos apellidos.

31
 Cargo

Se escribe en mayúscula inicial. Aquí se coloca el cargo que la persona

desempeña en la empresa.

Organización

Se escribe en la interlínea libre siguiente al cargo, con la denominación más

ampliamente conocida, es decir, razón social, sigla o acrónimo.

Dirección

Al escribir la dirección no se debe utilizar abreviaturas, primero se escribe la designación

(calle, carrera, avenida, etc.) y se deja 3 espacios para escribir la nomenclatura. Se deja
una interlinea libre luego de la organización.

32
 Nombre del lugar de origen

Se identifica el lugar de origen, como ciudad, municipio u otros, por su nombre y

se escribe el departamento separado por una coma.

4. Asunto

Se escribe la palabra asunto, con mayúscula inicial seguida de dos puntos, sin
negrilla y sin subrayar. Se recomienda escribirla a dos interlíneas libres, a partir
del último dato del destinatario. Constituye la síntesis del tema del documento.

33
Es aconsejable expresarlo en un máximo de cuatro palabras. Se omiten
artículos, conjunciones o preposiciones sin que se afecte el sentido.

5. Saludo

Como saludo independiente, se escribe a una o dos interlíneas libres después

del asunto. Si se desea utilizar los saludos más usuales, véase el Anexo A
(Informativo).

6. Texto

Comienza a una o dos interlíneas libres del asunto o del saludo independiente,
cuando lo hay. Se escribe a interlineado sencillo; a una interlínea libre entre
párrafos y para efectos de redacción y presentación véase el numeral 5.1.

34
 7. Despedida

Se escribe a una o dos interlíneas libres del texto. Para utilizar las despedidas
más usuales, véase el Anexo A (Informativo).

8. Remitente y firmas responsables

Los datos del remitente están conformados por el nombre y el cargo. El nombre
se sitúa de cuatro a cinco interlíneas libres de la despedida en mayúscula
sostenida y el cargo se escribe en la línea siguiente con mayúscula inicial sin
centrar.

La firma debe ubicarse en la parte superior del nombre del remitente. Estos
elementos se ubican de acuerdo con el estilo elegido.

Líneas especiales

Las líneas especiales son requeridas, estas se escriben a uno o dos interlineas
libres después de los datos del remitente.

• ANEXOS: los anexos son documentos adjuntos utilizados para

complementar o aclarar. Se escribe a uno o dos interlineas libres de los datos del
remitente. Se escribe la palabra ¨ANEXOS¨ con mayúscula inicial, seguido de dos
puntos (:) y el nombre del anexo y entre paréntesis el número de cosas anexadas.

35
• COPIAS: Este se escribe a
interlineado sencillo de los anexos. Se escribe la palabra “COPIAS” con
mayúscula inicial y seguido de los dos puntos (:); si las copias las tiene una
persona, se escribe el tratado de cortesía o el titulo, seguido del nombre el cargo y
la empresa. Si la copia la tiene un departamento o una división solo se escribe el
nombre de esta.

•
• IDENTIFICACION DEL TRANSCRIPTOR: Se escribe a una interlinea libre
de las copeas, aquí se escribe el nombre de la persona que colaboro en la
transcripción, elaboración, etc. de la carta. Se escribe papel que
desempeño la persona en la elaboración de la carta, seguido de dos puntos
(:) y el nombre de la persona. Si la misma persona redacto y transcribió no
es necesario hacer lo anterior solo se escribe el nombre.

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 BIBLIOGRAFÍA

INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS. Normas Colombianas para

documento comercial. Segunda Actualización. Santafe de Bogotá D.C.: ICONTEC,
1996.

--------. Normas Colombianas para la presentación de trabajos de investigación.

Quinta Actualización. Bogotá D.C.: ICONTEC, 2002, 110 p.

MORA G., Guillermo E. y ZÚÑIGA DE CASTAÑEDA, Elvira. Gestión secretarial.

Santafé de Bogotá D.C., Mc.Graw-Hill Interamericana S.A., 1999. 196 p.

ROJAS R., Demóstenes. Redacción comercial estructurada. 4 ed. Santafé de

Bogotá D.C., Mc.Graw-Hill Interamericana S.A., 1999. 228 p.

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