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HERNÁN JIMÉNEZ & ASOCIADOS Página 1

ISOMANIA®
Publicación de circulación privada para Directores integrales de las empresas clientes y alumnos
de los diplomados de HSEQ, ISO9001, ISO39001, ISO22000 realizados por la empresa HERNÁN
JIMÉNEZ & ASOCIADOS. Valor de la revista $10.000.oo.
BOGOTÁ – COLOMBIA. Celular: 313-3210580. 3125474343
Correo: hernan.jimenez.barrero@gmail.com - adrianarociosandovald@hotmail.com

PUBLICACIÓN NÚMERO 34 de Enero del año 2014. El cronograma de trabajo para la nueva
norma permite iniciar la publicación de
CONTENIDO las versiones preliminares de la norma
✓ ISO9001 en forma de borrador (draft paper), los
✓ ISO39001 cuales permiten iniciar el cambio de los
documentos, pues son textos ya
✓ ISO22000
aceptados por los 36 países que
✓ EDITORIAL
participan en el comité 176. Por eso a
medida que se vayan publicando los
ISO9001 cambios, lo que vamos a realizar son las
actualizaciones del material de los
La nueva norma ISO9001:2015 debe de cursos y los documentos establecidos a
estar aprobada en noviembre de ese manera de ejemplos, en nuestros
año si el cronograma establecido desde materiales que son entregados a las
el año 2012 por el comité 176 de la empresas clientes.
ISO, se cumple. Por esta razón es
necesario iniciar un cambio grande El comité ISO/TC 176 es el responsable
organizado en su sistema de gestión de dentro de la organización ISO por la
la calidad de su organización, lo antes norma ISO9001 y su actualización. Para
posible pues se trata de una establecer la nueva norma se cuenta
modificación en el 30% del texto de la con un proyecto que se inició en junio
norma y sus requisitos, es decir un 2012 y debe terminar en septiembre de
cambio grande. Por esta razón en este 2015.
artículo se presenta la metodología para
poder administrar el cambio de sistema CRONOGRAMA DE TRABAJO
de gestión de la calidad en su
organización.
EXPLICACION

ENTREGABLE

FECHA

Junio 2012 Se realiza WDO


encuesta y
entrevistas
a empresas
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CRONOGRAMA DE TRABAJO CRONOGRAMA DE TRABAJO

EXPLICACION

EXPLICACION
ENTREGABLE

ENTREGABLE
FECHA FECHA

certificadas miembros
Diciembre Tabulación WD1 del comité
2012 y creación Septiembre Publicación Publicación
de nuevos 2015 en inglés,
requisitos o ruso y
modificación mandarín.
a los Nota: Información suministrada por la
existentes organización ISO a través de su comité 176.
en el texto
de la norma La nueva norma tiene una estructura
Abril 2013 Creación de CD y única que le permite ser compatible con
un primer votación las otras normas como la ISO14001 de
borrador de gestión ambiental, la norma ISO39001
los de seguridad vial, la ISO28000 de
requisitos seguridad en la cadena de custodia, lo
que es cual permite hacer más amigables los
votado para sistemas futuros y más sencillos para
ser incluido establecerlos en forma integral. Esta
Enero 2014 Borrador DIS una directriz de la secretaria general de
interno del la organización ISO válida para todas
comité 176. las normas, incluidas la ISO9001 y la
Marzo 2014 Creación del DIS VOTO ISO14001.
borrador de
la norma.
Noviembre Perfecciona FDIS
2014 el borrador
mediante
votación de
los 36
miembros
del comité
176 La estructura exigida para todas las
únicamente normas por parte de la secretaria
Enero 2015 Se presenta Primer general de la organización federada
el primer borrador y ISO, es la siguiente y debe estar
borrador votación. vigente a más tardar para el año 2025
para FDIS VOTO en todas las normas existentes. Por esa
votación de razón se hace necesario que varios
los
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comités inicien su proyecto de cambio Nota: Información suministrada en la revista
de norma para que todas las series ISO de la organización ISO de Septiembre 2013 por
queden con la nueva estructura en el el secretariado general.
(1) Una parte de esta sección consisten
plazo fijado. en contar con un programa de
formación de facilitadores,
ESTRUCTURA NORMAS autoridades de área y gerentes de
# REQUISITO EXPLICACIONES alta categoría que puedan
direccionar la empresa hacía
1 Alcance Norma ISO17021 mercados rentables.
2 Referencias (2) Permite asignar todas las funciones
Normativas de apoyo de la organización:
3 Términos y Vocabulario control de documentos, registros,
gestión del talento humano, gestión
definiciones de recursos.
4 Contexto Permite
Organizacional comprender el El logo de la nueva norma ISO9001
ambiente de los versión 2015 fue elaborado por la
negocios organización ISO en Suiza. Este logotipo
5 Liderazgo Definir políticas, permite relacionar los documentos ya
objetivos, recursos establecidos con el nuevo estándar para
y personal poder permitir a los lectores
competente. (1) comprender cuales documentos ya han
6 Planeación Método para sido modificados y cuales continúan
realizar la pendientes por cambio, ahora que se
planeación de los inicia la transición.
procesos
misionales de la
organización.
7 Soporte Requerimientos de
los procesos de
apoyo de la
organización. (2)
8 Operaciones Control del
proceso misional
de la organización.
9 Evaluación del Permite establecer La transición es un esfuerzo de mejora
desempeño una metodología continua muy elevado en la
para el análisis de organización, lo cual requiere que la
indicadores de empresa dedique tiempo completo una
seguimiento de los persona para administrar el sistema de
procesos de la gestión de la calidad o el sistema de
organización. gestión integral para lograr el cambio
10 Mejora Permite asegurar que se tiene estimado en 30%.
la mejora del
sistema de gestión BIBLIOGRAFÍA
de la calidad o - NTC-ISO 9000:2005
- NTC-ISO 9001:2008
integral. - DIF ISO9001:2015
- Informe del Comité 176
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ISO22000 involucradas en la cadena de


suministros de sus actividades puedan
INOCUIDAD DE cumplir con condiciones adecuadas que
ALIMENTOS garanticen la inocuidad de los alimentos
a los clientes finales. Por ejemplo si la
La nueva norma lanzada el mes pasado empresa que se va a certificar, tiene
por la organización ISO, la ISO22003 que transportar el producto terminado
suministra las guías para realizar la que es inocuo en la salida de su planta
auditoria de inocuidad de alimentos. de alimentos; ¿Cómo establece
controles y directrices a los proveedores
para asegurar la inocuidad del alimento
hasta la llegada al consumidor final o
hasta los puntos en los cuales se
distribuye y entrega al consumidor
final? Para ello debe establecer unos
documentos reglamentarios de
obligatorio cumplimiento para sus
contratistas y elaborar en sus etiquetas
la información necesaria para el
consumidor.

La norma ISO/TS22003:2007 define las


reglas aplicables para la auditoria y la
certificación de los sistemas de gestión
de la inocuidad de los alimentos que
deben cumplir la norma ISO22000:2005
para obtener la certificación en
inocuidad de los alimentos. Por otra
parte suministra directrices para el
suministro de la información a los
Esa información reglamentaria
clientes de la auditoría y garantiza la
producida por la empresa que se va
confidencialidad del informe de
certificar en inocuidad de los alimentos
auditoría para que no pueda esa
debe de estar:
información ser empleada por fuera de
su contexto.
- Establecidas: Es decir que se han
diseñado unos documentos que son
La certificación de la inocuidad de los
entregados a las otras empresas
alimentos no cubre la seguridad o la
contratistas que forman parte de la
inocuidad de los productos en toda la
cadena de custodia y se les realizan
cadena de alimentos cuando se va a
inspecciones o auditorias
certificar una empresa del sector. Solo
programadas de acuerdo con el
cubre los límites establecidos en el
nivel de riesgo que representan
alcance del sistema de gestión de la
para la inocuidad del producto final.
inocuidad de los alimentos. Para poder
Para la ISO la palabra establecer
suplir esa debilidad, se espera que la
quiere decir crear documentos. En
empresa emita estatutos reglamentarios
el contrato con esas empresas se
para que las otras organizaciones
comprometen a cumplir con los
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documentos reglamentarios cambios necesarios de acuerdo con
emitidos por la empresa que se va a sus análisis de validación y
certificar en inocuidad de los verificación de producto
alimentos. También están suministrado o manipulado por los
establecidas las sanciones en caso contratistas y proveedores de
de incumplimiento. acuerdo con los análisis realizados
por el comité de inocuidad de los
- Implementadas significa de acuerdo alimentos de la empresa que se va a
con las directrices de la organización certificar. A todas las acciones se les
ISO, que los documentos han sido debe hacer seguimiento para
entregados a contratistas y garantizar su implementación en las
proveedores y ellos los cumplen, se instalaciones de los proveedores o
tienen registros de su cumplimiento. contratistas, según sea del caso.
Por otra parte se llevan a cabo
auditorías de segunda parte de
acuerdo con el programa de
auditorías establecidos anualmente
por la empresa que se va a
certificar. En las auditorias se sigue
el protocolo de la norma ISO19011
y los criterios de la ISO22003 con
el contratista o proveedor. Se deja
un informe y se hace seguimiento a
las acciones correctivas y
AUDITORIA
preventivas.
La auditoría de ISO22000 sigue el
- Mantenidas: Significa en términos
protocolo de la norma ISO19011 pero
de las definiciones de la
se complementa con las directrices del
organización ISO, que los
a norma ISO22003 que consiste en
documentos denominados
crear las normas técnicas requeridas
“requisitos reglamentarios y
para que tanto proveedores como
protocolos” que son exigidos a los
contratistas en la cadena alimentaria
contratistas, y a los proveedores son
completa se puedan comprometer a
modificados de acuerdo con los
garantizar un producto inocuo. Este
informes de validación recibidos de
documento no solo debe existir, se
los laboratorios externos de acuerdo
debe auditar e inspeccionar para
con el programa anual de
garantizar que su cumplimiento permite
muestreos, los resultados de las
ofrecer a los clientes alimentos inocuos.
investigaciones de incidentes
cuando se presenten; y son
modificados de acuerdo con los BIBLIOGRAFIA
resultados de los análisis de los - ISO22000:2005. Inocuidad de alimentos,
Ginebra, Suiza. 2005.
indicadores emitidos en los puntos
- ISO 22003: a specification for bodies
críticos de control de las empresas certifying the food safety management
proveedores y contratistas. systems according to ISO22000.

- Mejoradas: Significa que la


organización debe de realizar los
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sistema de gestión de la seguridad en el
transporte, buscando que sea imposible
SEGURIDAD EN EL no cumplirla antes de iniciar la
TRANSPORTE operación de vehículo mediante la
asignación de la función y la creación
REVISIÓN PRELIMINAR EL de un control eficiente. Pero
VEHÍCULO. observemos primero los conceptos:

Esta buena práctica de la industria


corresponde al numeral 8.1 de la norma
ISO39001, redactado en forma de
requerimiento como “la organización
debe determinar, planear, implementar
y controlar los procesos necesarios para
asegurar la seguridad en el transporte
ofrecido a los clientes”. Este es un
requisito que se logra parcialmente
gracias a la inspección preliminar diaria
del vehículo, tarea asignada a un 1. Determinar significa en términos de
conductor o a un inspector mecánico, la organización ISO, crear
según lo estime conveniente la empresa documentos, diseñar documentos,
y su análisis de riesgos de la seguridad fabricar algo escrito: proceso,
(requisito 6.2 de la norma ISO39001) procedimiento o instructivo de
para poder determinar la mejor forma trabajo que va a ser entregado a los
de convertir esta actividad en una conductores y en nuestro caso será
realidad en la empresa. un documento que explica cómo se
hace la revisión preliminar de un
vehículo. Lo más deseable en este
caso es seguramente establecer un
instructivo de trabajo sobre el tema
de la revisión por la dirección.

2. Planear significa diseñar un método


para que todos los responsables, en
nuestro ejemplo, los conductores,
reciban la información sobre la
manera de revisar un vehículo antes
de iniciar la operación diaria. Se
La inspección de un vehículo que trata de encontrar una estrategia,
normalmente labora unas 12 horas es para algunas empresas, por
vital para garantizar la seguridad de los ejemplo, lo hacen al ingreso como
ocupantes y los ciudadanos que trabajador y repiten el ejercicio al
comparten la vía: peatones, ciclas, regreso cada año de vacaciones
motos, otros automóviles y otros mediante la realización de una
equipos de trabajo. Por eso es una jornada pedagógica con películas,
responsabilidad social preventiva que lecturas y ejercicio prácticos llamada
debe estar establecida dentro del “inducción” o reinducción cuando
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regresa de vacaciones. Queda como a visitar instalaciones al azar, sin
evidencia la firma del trabajador a avisar a nadie para comprobar que
esa capacitación (la inducción es se está cumpliendo con lo que está
una capacitación). Otras empresas escrito. Forma parte del programa
en cambio lo que hacen es elaborar anual de inspecciones y auditoría su
una revista al mes y en cada trabajo y está relacionado en ese
entrega establecen un tema. En documento. Elabora no
nuestro caso se dedicaría el tema de conformidades y las reporta al jefe
la inspección preliminar operativa en de rodamiento en caso de que no se
una de las 12 entregas del año. La haga la revisión diaria en forma
revista la debe firmar cada puntual o en forma aislada, según
conductor como señal de que la sea del caso, si algunos conductores
pudo comprender y la va a aplicar. no lo llevan a cabo. El jefe del
En algunas empresas cada revista proceso, en este caso el jefe de
trae un formato que se separa y se rodamiento debe de elaborar la
firma con los datos del conductor, acción correctiva correspondiente y
un desprendible que se entrega al tomar las sanciones disciplinarias a
despachador. Resumiendo, la que haya lugar según sea del caso:
empresa debe poder determinar una si es generalizado, amerita una
forma de hacer que los documentos acción correctiva, mientras que los
escritos sean conocidos por las casos aislados se tratan implicando
personas operativas, en nuestro el conducto regular.
caso los conductores.
Ahora miremos el análisis de riesgos y
3. Implementar significa que el jefe la forma de asignar responsables para
operativo, en este caso el director la revisión preliminar del vehículo, pues
de rodamiento, exige que se haga la es una actividad que es posible que no
revisión diaria preliminar de cada se haga en todas las instalaciones,
vehículo y obliga al personal a todos los días por un conductor, razón
entregar la evidencia objetiva diaria: por la cual es posible que se establezca
la lista de chequeo debidamente la necesidad de que lo haga otro cargo,
diligenciada de la inspección de o que el jefe deba realizar inspecciones
cada carro. Se hacen breves semanales.
explicaciones al inicio de turno
sobre la importancia de la revisión
diaria antes de iniciar ruta y se
busca que se tome conciencia de
que no se diligencie la lista de
chequeo sin pensar, sin hacerla a
conciencia. Se escucha al personal,
se manejan sus objeciones con
razones y con convicción.

4. Controlar significa nombrar a un


funcionario cuyo rol se denomina
“vigía”. Se trata de un auditor Ahora observemos que tenemos
interno diplomado disponible en la responsables, pero que pueden
empresa o como contratista, que va presentar debilidades, lo cual hace
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necesario establecer controles de La forma de aplicar la buena práctica de
calidad. Un conductor puede llegar hacer una inspección previa del
tarde y tener afán de iniciar su labor, no vehículo, varía de empresa a empresa.
realiza la revisión y marca a todo bien El trabajo del auditor es el de calificar la
solo por cumplir, incluso pueden haber calidad de esos controles y las
algunos tan descarados que diligencian posibilidades de que sea una práctica
una planilla, sin fecha, la fotocopian y mal establecida, que permita a la
luego simplemente firma, coloca la empresa correr grandes riesgos en las
fecha y la entrega al despachador sin calles a diario debido a que solo se
revisar su vehículo, solo se vuelve diligencian formatos fotocopiados por
“papelería” y actividades para cumplir, por ejemplo. Por eso el auditor
complacer a los señores de calidad y revisa quien lo hace, a qué horas lo
seguridad en la oficina central de la hace, cómo lo hace y quién va a
empresa, pero las actividades no se asegurar que se cumplió, que no
hacer en la operación, solo son simplemente se fotocopió una lista de
registros burocráticos diligenciados. chuequeo pero que no se llevó a cabo
Esto es lo peor que puede suceder en la actividad, en otras palabras que se
una empresa moderna: el asocio de convirtió en una práctica burocrática y
actividades con burocracia. Por eso es no en una realidad para la operación
que el jefe de rodamiento juega un diaria de la organización, pues lo que se
papel fundamental para hacer tomar busca es que las actividades se hagan
conciencia a sus empleados, los por convicción y los registros sean
conductores que no se trata de elaborados en forma espontánea,
diligenciar un papel o de llenar una lista seguramente pueden presentar unos 8
de control y fotocopiarla, que se trata a 6 vehículos no despachados por fallas
de una forma de cuidar su vida y la de en cada semana, conductores que
las personas de su entorno: peatones, cuentan cómo tienen que ir a reparar
ciclas, motos, vehículos particulares, fallas, antes de iniciar su turno y
taxis y carros pesados, pues todos reasignación de los vehículos conforme
comparten las avenidas y están a la planilla de planeación mensual,
expuestos a grandes daños si se pues es imposible que todos los carros
presente una falla en sistemas básicos cumplan en todos los turnos, en todo el
como los frenos o la dirección. mes. Ese es el tipo de análisis que debe
llevar a cabo un auditor teniendo en
cuenta los registros que le son
suministrados en el momento de
realizar la auditoría sobre el tema de la
revisión preliminar de los vehículos
antes de salir a las carreteras a diario.

BIBLIOGRAFÍA
- http://www.veoverde.com/2012/01/5-
consejos-para-ser-un-conductor-mas-verde/
ISO39001:2012: Road traffic safety
(RTS) management systems. Requirements
AUDITORIA INTERNA with
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EDITORIAL Una vez emitida la nueva norma por el


comité técnico responsable de
elaborarla, en idioma inglés, ruso y
mandarín (los tres idiomas oficiales de
la ISO); la fuerza de tarea de traducción
debe producirla en español y en árabe.
Esto debido a que son dos idiomas con
varios significados para una misma
palabra, lo cual dificulta su comprensión
global y requiere que varios países se
HERNÁN JIMÉNEZ BARRERO
GERENTE GENERAL Y CONSULTOR pongan de acuerdo para establecerla en
HJ & ASOCIADOS un leguaje compartido por todos con un
único significado en lo posible.
LA TRANSICION DE NORMAS
La organización ISO posee una serie de La fuerza de tarea de español la traduce
directrices emitidas por el secretariado al español, en nuestro caso, por un
general de la organización, para grupo de profesionales de varios países
determinar la estructura de los para asegurar que quede en un idioma
contenidos (requisitos) de las normas y compresible para los 300 millones de
otras para el manejo del cambio de latinos, sin modismos locales en lo
normas, es decir el manejo de la posible y en un español que todos
actualización. compartamos. Por ejemplo la palabra
fichero solo existe en el sur del
continente para señalar un archivador y
no es comprensible en forma
generalizada. Esto significa que es más
clara la redacción dentro de la norma
de “conservar registros” en lugar de
colocar “conservar ficheros”.

Una vez elaborada la norma oficial en


español, pasa a los organismos
normalizadores de cada país, en el caso
de Colombia Icontec. La norma es
sometida da discusión pública para
En este artículo vamos a discutir las asegurar que pueda ser aplicada en el
directrices para la transición, es decir la país. Son audiencias públicas en las
mecánica para la salida de nuevas cuales asisten empresarios, empresas
versiones de las normas en vista de que certificadas, profesores universitarios,
debemos prepararnos para la llegada de miembros de gobierno y asesores. Se
las normas ISO14011:2015 y la hace una votación de aprobación y sale
ISO9001:2015 para noviembre de 2015. la versión NCT-ISO correspondiente.
Esa fecha inicia el proceso de transición
y aparece en el grafico como “fecha de
emisión”.
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reconocimiento una vez transcurridos
los 24 meses. Esta es una directriz
mundial y no es válido que un país
establezca plazos diferentes para
cambio de norma o emita leyes
aceptado normas en versiones
anteriores.

AUDITORES INTERNOS
La formación de auditores internos
funciona de una manera similar cuando
hay cambio de normas. Si una persona
Sobre la fecha de emisión se tienen dos cuenta con un título de auditor interno
años para pasarse a la nueva norma, de una norma anterior, una vez que
para establecer los nuevos requisitos, cambia y se expide la nueva norma, el
implementar esos requisitos y hacer certificado de auditor caduca a los dos
auditoria interna. Mientras tanto puede años de haber sido emitida la nueva
seguir usando en su publicidad norma. El auditor dispone de esos 24
comercial y en sus licitaciones el meses para tomar un curso de auditor
certificado con la norma anterior. interno que puede ser según sea del
Cuando esté listo, dentro de ese caso:
intervalo de 24 meses puede solicitar la
visita de actualización de certificado a la 1) Actualización: Curso corto de 8
empresa certificadora con la cual tiene horas debido a que hace menos
el servicio contratado. Ellos hacen la de 6 meses de graduó como
visita y si todo se cumple a cabalidad, auditor. No requiere examen,
expiden el nuevo certificado con la solo se expide nuevo certificado.
nueva versión de la norma que podrá Se presenta la norma y la forma
seguirlo usando hasta que termine su de auditar los nuevos requisitos.
contrato de certificación que Como los auditores conocen la
normalmente es de 3 años en norma de auditoria ISO19011 no
Colombia. Si tiene no conformidades es necesario entrar en detalle
mayores, debe arreglarlas en los sobre este tipo de norma y su
siguientes 30 días, volver a solicitar una protocolo.
nueva visita, lo cual debe suceder antes 2) Segunda competencia: curso
de los 24 meses, pues una vez que se que permite a un auditor interno
cumple ese plazo, el certificado de la adquirir la nueva competencia
norma anterior pierde vigencia y la en la norma que acaba de salir y
empresa puede quedar descertificada que normalmente tiene una
mientras se logra la recomendación intensidad de 16 horas. Debe
para la certificación y su trámite ante el presentar examen y aprobarlo
organismo certificador que es para tener el título que le
normalmente de uno a dos meses. acredita su segunda
Si la empresa no diligencia en el plazo competencia. En algunas
establecido el cambio de certificado, ocasiones se puede hacer este
queda descertificada, porque el curso en solamente 8 horas si el
certificado de la norma anterior no tiene auditor puede demostrar
HERNÁN JIMÉNEZ & ASOCIADOS Página 11
conocimientos o educación y debe presentar examen para
(cursos en el tema de la norma obtener el título de auditor
de segunda competencia). Por interno en la nueva norma. No
ejemplo para ser auditor interno puede auditar la norma anterior
de ISO14001 si es especialista o y solo puede auditar la norma
tiene pregrado en medio nueva porque es su única
ambiente, no requiere 16 horas, competencia. Este curso tiene el
solamente 8 horas prácticas de temario extendido: norma nueva
aplicación de la auditoría. En el el primer día de trabajo, norma
contenido de este curso no se ISO19011 y protocolo de la
hace necesario abordar temas auditoría interna en el segundo
de la norma ISO19011 o el día. Finalmente, en el tercer día
protocolo de auditoría, solo se entrenamiento práctico como
presenta la nueva norma y las auditor y examen de auditor
técnicas para auditarla. NO es interno en la nueva norma.
necesario tocar el tema de la
norma anterior o
comparaciones, pues la
competencia a desarrollar es
auditoría en la nueva norma.
3) Renovación de auditor interno:
Permite adquirir el nuevo
certificado de auditor interno en
la nueva norma expedida.
Normalmente dura mínimo 16
horas, muy deseable que sean
un curso de 24 horas. Debe
aprobar examen de auditor
interno para obtener el nuevo Mientras dura el tiempo de transición, el
título. Su título le permite auditor puede auditar la norma anterior
auditar la nueva norma o la nueva, dejando muy claro en su
únicamente y otras normas para informe el “criterio” de auditoria, es
las cuales sea competente, pero decir la norma que está auditando
no puede auditar la norma dentro del informe a la dirección. Una
anterior. Este curso hace vez vencido el plazo de dos años, solo
énfasis en la nueva norma y las puede auditar la nueva norma. Para las
técnicas de auditoria de los excepciones que se presentaron
nuevos requisitos. Normalmente anteriormente, solo puede auditar la
no cubre el tema de la norma nueva norma, pues son auditores que
ISO19011. solo han estudiado la nueva norma y no
4) Auditor interno: Curso para tiene título de la norma anterior, por
personas que no son auditores esta razón no la pueden auditar.
internos y requieren graduarse
en la nueva norma como BIBLIOGRAFÍA
auditores internos. Este curso www.iso.ch
tiene una duración de 24 horas
Nuestra organización dicta los siguientes cursos en los horarios acostumbrados y realizados a través de los convenios
con las Universidad o en forma directa.

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