MÓDULO TRANSVERSAL: COMUNICACIÓN EFECTIVA AÑO: Primero

UNIDAD DIDÁCTICA Nº 2: COMUNICACIÓN ESCRITA

SESIÓN Nº 8

REDACCIÓN DE DOCUMENTOS

1. LA CARTA. - (Del latín Charta), papel escrito. Es una forma de comunicarnos

por escrito con una persona ausente, manifestándole nuestros pensamientos y
afectos.

CUALIDADES QUE DEBE REUNIR UNA CARTA: Las cartas deben

escribirse con:

 Claridad, a fin de que los pensamientos que se expresen sean fácilmente

comprendidos por quien lea la carta.
 Propiedad, deben emplearse palabras adecuadas para el tipo de cartas que
se escribe.
 Sencillez, evitar el uso de palabras rebuscadas y pensamientos difíciles.
CLASES DE CARTA:

 Familiares: Cartas Amorosas, Carta familiar

 Sociales: Cartas de felicitación, Cartas de agradecimiento, Cartas de
invitación, Cartas de pésame, Carta de Presentación, Carta de
Recomendación.
 Comerciales: Carta de crédito, Carta de cobranza, Carta de Reclamos.

Ejemplo:
CARTA RECORDANDO UN SALDO DEUDOR

Librería Lápiz y Papel

Calle Lima Nº 123 – Teléfono 761214

Cajamarca, 20 de enero de 2005.

Señores
Milano EIRL.
Av. Balta Nº 145
Presente. –

Muy señores nuestros.

Ref. Fact. Nº 123-1245 por S/. 4500.00

Con referencia a la facture del rubro a su cargo que se encuentra pendiente de

pago, les agradecemos se sirvan remitimos su importe a la vuelta de correo, a
fin de dejar cancelado su saldo deudor.

Anticipándole nuestro agradecimiento por la atención que sirva das a la

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2. EL OFICIO: (Del latín officium). Comunicación escrita, referente a los asuntos

del servicio público en las dependencias del Estado. Es un medio de
comunicación entre dos o más instituciones.

Partes:

* Membrete (en caso exista)

- Lugar y fecha
- Número del oficio
- Destinatario: Nombre de la institución o persona; Título del funcionario (o
cargo); Lugar del destino
- Contenido o cuerpo (comienza entre otros)
Cumplo con poner en su conocimiento...
Me es grato manifestarle...
Tengo a bien comunicarle...
De mi mayor consideración
Por el presente...
- Despedida (puede alternar): Con deferencia...; Atentamente
- Firma y Sello de la entidad que representa.

Ejemplo:
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3. MEMORANDUM: Del latín Momorándum, cosa que debe tenerse en memoria,

que se utiliza para breves comunicaciones o notificaciones sencillas de
cualquier índole. Su uso se efectúa respetando las líneas de autoridad, vale decir
del superior jerárquico a un subordinado y no a la inversa.
Es de carácter interno en una institución, ya sea particular o estatal

Partes:
- Encabezamiento: contiene
- Membrete de la institución
- Al centro en la parte superior, la palabra memorando Nº
- A o AL
- De o Del
- Asunto: (se expone en pocas palabras la comunicación)
- Fecha
- Cuerpo del asunto a tratar y la fundamentación respectiva, exponiendo
las razones
- Despedida: Se usa la palabra atentamente.
- Firma y sello del que remite el documento
Ejemplo
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4. LA SOLICITUD: (Del latín solicitado) Memorial o documento en que se

solicita algo. Es un documento que se usa en organismos estatales y privados,
podemos señalar que se trata de un recurso, memorial o petición en que se
solicita o se pide una cosa.
Pidiendo certificados de estudios, Pidiendo trabajo, Pidiendo fecha para examen,
Pidiendo rectificación de nombre, Pidiendo partida de nacimiento, Otros.

Estructura de la solicitud

a) La Sumilla. - Es el resumen de lo solicitado y se escribe en la parte superior

derecha del papel. La sumilla es importante porque en muchas cosas evita la
lectura de todo el contenido de la solicitud.
Ejemplo
SOLICITO: Examen de subsanación
SOLICITO: Certificados de estudios del 5to año.

b) Destinatario. - Es la persona o entidad a quien se dirige la solicitud, debe

escribirse después de la sumilla y todo en mayúscula.
Ejemplos:
SEÑOR RECTOR DE LA UNIVERSIDAD JOSE CARLOS
MARIATEGUI
SEÑOR MINISTRO DE EDUCACION

c) El Saludo. - Generalmente se escribe con las iniciales y va inmediatamente

después del destino.
Ejemplos:
SD. (Señor Director)

d) Generales de Ley. - Consiste en describir todos los datos del solicitante, tales
como:
Nombres y apellidos completos, Ciudadanía, Edad, DNI, Domicilio.
Y terminar con la siguiente expresión de cortesía: a usted con toda
consideración expongo lo siguiente:

e) El Texto. - Es el cuerpo de la solicitud que consta de 2 partes:

 Parte considerativa en la que se hace referencia del motivo a los
dispositivos legales por los que se solicita.
 La petición correspondiente que se afianza con la inclusión de los
documentos requeridos para tal efecto.

f) La Despedida. - Consta de dos partes:

Por lo expuesto,
A usted suplico atender por ser de justicia.

g) La Fecha. - Se escribe al pie de la despedida y en la parte central derecha.

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Ejemplo:

5. EL INFORME: (Del latín INFORME; de In, priv, y FORM, figura) “Acción o

efecto de informar o dictaminar. Enterar o dar noticia de una cosa”. Es un
documento mediante el cual se da a conocer al jefe o autoridad inmediato
superior, algún asunto encomendado o que se presenta en forma improvista.
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Partes:
 Encabezamiento:
Al centro en la parte superior INFORME
Luego de dos espacios al centro las palabras
A o AL:
DE o DEL:
ASUNTO:
Fecha.
 Introducción. (se estila alguna de las frases)
Cumplo con informar a su despacho...
La comisión que suscribe...
En cumplimiento a lo dispuesto por la
En mérito a lo dispuesto por resolución suprema, expongo:
De conformidad con lo solicitado por...
 Texto del informe o cuerpo.
Indicar los hechos
Exponer las razones
Formular las recomendaciones
Conclusiones
 Fórmula de cumplimiento:
Es cuanto tengo que informar a Ud.
Pido se sirva resolver de acuerdo a lo expuesto.
Atentamente.
 Firma (s) y sello (s) informante (s).

6. ACTA: Etimológicamente proviene del latín ACTA, pl. de ACTUM, acto. Es un

documento donde se deja constancia de lo que se ha tratado une una reunión o
junta. Es por ello un documento de gran importancia y valor, razón por la cual
los libros deben ser legalizados por un notario público.

Estructura del Acta

 Encabezamiento: Día, mes, año, nombre de la sesión.

 Parte introductiva: Aquí se indica quien preside la sesión, en qué hora se
inicia y si es ordinaria o extraordinaria.
 Aprobación del Acta Anterior: En esta estación se dará lectura al acta de la
sesión anterior y, anotadas las observaciones que se le hicieron, se procederá
a pedir su aprobación.
 Estación de despachos o correspondencia: Se procede a dar lectura de todas
las comunicaciones recibidas por el Consejo Directivo y se discute y aprueba
la contestación que se les debe dar.
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 Estación de informes: En esta etapa pueden intervenir los señores que piden
la palabra para informa respecto a algún asunto de interés para la institución
que sesiona.
 Estación de pedidos: como su nombre lo indica, en esta estación se formulan
pedidos relativos al objeto y marcha de la institución. Estos pedidos relativos
al objeto y marcha de la institución. Estos pedidos se discuten en el orden
conveniente (orden del día) y allí se aprueban o se modifican.
 Orden del día o debate: es la parte principal y final de la sesión;
fundamentan, discuten y someten a votación todos los pedidos formulados en
las etapas anteriores. El secretario debe tomar nota de todos los puntos
esenciales de cada debate, de quienes intervinieron en la discusión y cuál fue
el resultado de la votación.
 Cierre de la sesión: Finalmente, se indica la hora en que se termina la sesión.
El acta debe ser firmada por el presidente y miembros del consejo directivo,
según lo indiquen los estatutos de la institución.

PRÁCTICA EN CLASE:

Redactar una Solicitud, Informe y un Oficio, siguiendo cada una de las indicaciones
explicadas.