PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIÓN,

MOTIVACION Y CONSULTA

1. OBJETIVO

Establecer las actividades para la comunicación interna y con las partes interesadas
relacionados con sus aspectos ambientales, y los productos ofrecidos.

2. ALCANCE
Aplica a los diferentes niveles de la organización, visitantes y diferentes partes
interesadas.

3. RESPONSABLES

Gerente Industrial
Directora de Operaciones y HSEQ
Ingeniero de producción y análisis de inventarios
Coordinador

4. DEFINICIONES
 Comunicación: Actividad realizada con el objetivo de dar a conocer datos e
información a una(s) persona(s) u organización asegurando que se haya
comprendido el mensaje.
 Motivación: Es en síntesis, lo que hace que un individuo actúe y se comporte de
una determinada manera. Es una combinación de procesos intelectuales,
fisiológicos y psicológicos que decide, en una situación dada, con qué vigor se
actúa y en qué dirección se encauza la energía.
 Participación: Intervención en un suceso, en un acto o en una actividad.
 Consulta: Búsqueda de información en una fuente de documentación para
aprender una cosa o para aclarar una duda.

5. DESCRIPCIÓN DE LA METODOLOGÍA

La descripción de las actividades de comunicación interna y externa se realiza de acuerdo

a la descripción incluida en el plan de comunicaciones interno.

Los requisitos de los clientes asociados a los aspectos ambientales se identifican

cuando:

 El cliente solicita cotización del servicio o producto, proceso en convocatoria.

 Se genera el contrato u orden de compra
Elaboro: Reviso: Aprobó:
 PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIÓN,
MOTIVACION Y CONSULTA

 Se genera algún cambio en las condiciones acordadas

La comunicación en el sistema de gestión Integral de PHANAINT se puede dar de forma:

 Interna:
O Ascendente o descendente de acuerdo al nivel jerárquico del emisor y el
receptor
O Transversal, comunicaciones entre los procesos del sistema.

 Externa
O Hacia el cliente u otra parte interesada
O Desde el cliente u otra parte interesada

La información emitida a entidades externas relacionadas con los aspectos ambientales de la

Empresa es definida por el Gerente Industial, excepto por los requisitos legales asociados a dicha
información.

Los principales medios de comunicación con los que cuenta Internos

o Reuniones
o Correo electrónico
o Afiches
o Circulares
o Memorandos
o Teléfonos
o Whatsap

 Externos
o Pagina web
o Correo electrónico
o Correspondencia
o Material publicitario
o Folletos
o Whatsap

Toda la correspondencia emitida es controlada e identificada en orden cronológico y la recibida por

la empresa será controlada con sello de recibo que a la letra dice: “Se recibe correspondencia pero
no implica aceptación”.

Motivación y comunicación:

 Actividades de Integración: La institución establece actividades de integración y / o

capacitación de las cuales serán informadas mediante convocatoria como mínimo 2
días antes.

 Las capacitaciones son en el horario laboral.

Elaboro: Reviso: Aprobó:

 PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIÓN,
MOTIVACION Y CONSULTA

 Como estrategia para la eficacia de la comunicación debe existir una

retroalimentación constante entre trabajadores y el encargado del SG SST de la
Empresa.

 Los medios de comunicación utilizados por la empresa, son: celulares, e-mail,

memorandos internos, carteleras, registros de capacitación, actas de reunión, folletos,
comunicaciones verbales y comunicaciones escritas.

Participación de los empleados:

 En la identificación de Peligros, Valoración de Riesgos y determinación de

Controles para cada una de las actividades (matriz de riesgos).
 En la investigación de Incidentes y Accidentes de trabajo documentando las
causas que originaron los incidentes, las acciones correctivas, acciones
Preventivas y correcciones que se generen del evento.
 En el desarrollo y revisión de las políticas y los procedimientos para la gestión de
riesgos dejando evidencia en el Control de Capacitación o a través de reuniones
gerenciales.
 En el desarrollo del programa Seguridad y Salud en el Trabajo.

Consulta:
 Se dejan disponibles en cartelera las Revisiones Gerenciales al personal de la
Organización.
 Los documentos son publicados y consultados (en cartelera o Email) cuando haya
cualquier cambio que afecte al Sistema de Salud y Seguridad en el lugar de
trabajo.
 La institución deja disponible a sus proveedores y otras partes interesadas, la
Políticas que se encuentra publicada en la empresa.
 La institución realiza consulta a los empleados con relación a la eficacia del
Sistema de Seguridad y Salud en el trabajo.

Nº ACTIVIDAD RESPONSABLE REFERENCIA

Elaboro: Reviso: Aprobó:
 PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIÓN,
MOTIVACION Y CONSULTA

Directora de
Se identifica el mensaje a generar, el emisor, el
1 Operaciones y -FR-052
receptor, el medio y la frecuencia.
HSEQ Plan de
Comunicaciones
Definir cómo se retroalimenta el mensaje para Directora de
-FR-052
2 asegurar que el mensaje haya sido Operaciones y
Plan de
comprendido. HSEQ
Comunicaciones
Directora de
Implementar el plan de comunicaciones de -FR-052
3 Operaciones y
acuerdo a lo establecido Plan de
HSEQ
Comunicaciones
Directora de
Revisar y modificar el Plan de Comunicaciones -FR-052
4 Operaciones y
de acuerdo a cambios internos y externos. Plan de
HSEQ
Comunicaciones
E – mail, carteleras,
Comunicar al personal interno aspectos como: Las registros de asistencia,
Políticas y Objetivos del Sistema de Gestión de Directora de actas de reunión,
seguridad y salud en el trabajo, Responsabilidades, Operaciones y folletos,
5 Funciones, Rendición de Cuentas y Autoridad, comunicaciones
HSEQ
Requisitos Legales, que hay que cumplir en el verbales y
desarrollo de las actividades, oportunidades de comunicaciones
mejora entre otros. escritas.
Convocatorias,
Establecer actividades de integración y motivación Directora de registros de asistencia,
6 para el personal interno. registros fotográficos
Operaciones y
HSEQ
Control de asistencia,
La participación de los empleados deberá ser Directora de reuniones gerenciales,
mediante la identificación de peligros, valoración de Operaciones y acciones correctivas y
riesgos y determinación de controles, investigación HSEQ preventivas,
7 de incidentes y accidentes, desarrollo o revisión de investigación de
políticas y objetivos en el SG -SST. incidentes y accidentes
E-mail
Comunicaciones
escritas

6. DOCUMENTOS Y REGISTROS DE REFERENCIA

FR-052 Plan de Comunicaciones

NTC-ISO-9001:2008
NTC – ISO 14001:2004.

Elaboro: Reviso: Aprobó:

 PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIÓN,
MOTIVACION Y CONSULTA

6. CONTROL DE CAMBIOS

CONTROL DE CAMBIOS
REV FECHA PAG APROBO DESCRIPCION DE CAMBIOS

Elaboro: Reviso: Aprobó: