CLASES DE DOCUMENTO, DIFERENCIA Y USO

CLASE DE DOCUMENTOS

Se considera que el documento por su estructuración es a la vez medio y comunicación de información y conocimiento,
de manera que su principal caracterización lo configura en las siguientes dimensiones: su soporte físico o material, el
mensaje e información que conlleva y la facultad intrínseca de transmitir y difundir ese conocimiento; de manera que, a
grandes rasgos se pueden identificar y resumir dos clases de documentos.

En cuanto a la naturaleza de los documentos pueden ser textuales y no textuales en su clase.

1. Textuales: son los documentos que contienen información escrita sobre el soporte que es papel.

2. No textuales: son los documentos que, aunque pueden contener información escrita, sin embargo, lo más
importante es que suelen estar en otros tipos de soportes diferentes al papel porque están hechos para verse,
oírse y manipularse.

PARALELO CLASES DE DOCUMENTOS:

DOCUMENTO DE ARCHIVO DOCUMENTO ELECTRONICO

Lugar donde se encuentra toda la información Se entiende como toda la información

producida en cualquier fecha, lenguaje, forma generada, enviada, recibida y almacenados
o soporte, por una entidad pública o privada. por medio electrónico.

Es una expresión testimonial de carácter Estas se conservan y transmiten mediante

autentico, objetivo e imparcial, es medios electrónicos luego de efectuar algunas
interdependiente ya que están condicionando series con medida de autentificación.
a los demás y siendo condicionado.

Énfasis en la naturaleza de los documentos,

El cumplimiento de sus funciones jurídicas o creados, utilizados y conservados en entornos
administrativas conservando como prueba tecnológicos.
información y continuidad de gestión.

Función archivística global que los integra:

Permite fácil acceso a la información

Controla el acceso a la información por niveles

de seguridad y conservación a largo plazo
 Documento de Archivo
Clases de Documentos Son los determinados por el
lugar donde se encuentra toda
la información producida o
recibida por una entidad
pública o privada debido a sus
actividades o funciones
Diferencias El registro esta acogida en un
medio, cuya información se
hace accesible a través de
símbolos implícitos en él.
El contenido es inseparable
de su medio o soporte.
Su valor probatorio se mide
por las características de
autenticidad, entre ellas la
firma
Uso Es una constatación que
permite comprobar el
desarrollo de una actuación
administrativa.
Nos permite comunicación, a
otros órganos o unidades de
la administración o a terceros
interesados, ya sea personas
jurídicas públicas y privadas
personas jurídicas naturales
Documento Electrónico
Son toda la información
generada, enviada, recibida,
almacenada o acumulada por
medio electrónico. También se
encuentran documentos
electrónicos de archivos que
cumplen su acción durante
todo el ciclo vital documental,
como son los archivos de
gestión, central e históricos.
Recoge información en un
medio cuyos símbolos solo
pueden ser leídos por un
ordenador
Su contenido puede ser
separado de su soporte
original, para ser transferido a
otros.
Su autenticidad depende del
hardware y software en el cual
fue creado, y esta solo se
podrá mantener si se
conserva en su estructura
origina
Permite fácil acceso a la
información.
Controla el acceso a la
información por niveles de
seguridad y conservación a
largo plazo