SISTEMA INTEGRADO DE GESTION

PROCEDIMIENTO
RECEPCIÓN, MANIPULACIÓN Y
ALMACENAMIENTO DE PRODUCTOS
PG.07 - 01

REVISION FECHA REGISTRO DE MODIFICACIONES DEL DOCUMENTO

1 09-09-09 Primera Edición

2 03-01-10 Segunda Edición Integrada

Se adjuntan nuevos registros asociados y modificación pto. 5.2 elaboración de fichas de recepción
3 24-03-2011
particulares.
4 23-05-2012 Se modifican cargos

5 13-07-2012 Se modifican códigos de Registros y modificaciones generales.

ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR

Jefe de Calidad Gerencia de C. S.S.O. y M. A. Gerente General

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1 OBJETIVO

Asegurar que las adquisiciones, suministros del cliente y arriendos de equipos, sean recepcionados, inventariados,
almacenados, custodiados, preservados y finalmente entregados a terreno, en forma adecuada y expedita,
además de definir la forma en que se regirá el control de la maquinaria, equipos y herramientas en arriendo.

2 ALCANCE

Desde que se recibe en bodega una adquisición o suministros del cliente, hasta que se entregan a terreno para su
incorporación o uso en la obra, o en caso de los arriendos, hasta que el equipo es devuelto y recepcionado
conforme por parte del arrendador.

3 ANTECEDENTES DE REFERENCIA

No Aplica.

4 DEFINICIONES

Tabla de definiciones

Corresponde a las adquisiciones de productos que no afectan la conformidad del

Adquisiciones Productos Proyecto respecto de los requisitos. En general no son complejos y requieren para ser
comprados de la definición de pocos y simples parámetros.
Documento por el cual se solicitan productos o servicios y en el cual se especifican los
Solicitud de Adquisición
requisitos de estos.
Documento, aceptado por las partes, en el cual se especifican los requisitos y las
obligaciones del proveedor y de Agua Santa S.A. respecto a un producto o servicio que
Documento de Compra
se adquiere. Un Documento de Compra tiene variadas formas, siendo las más
conocidas las Ordenes de Compra y los Contratos.

5 METODOLOGIA Y RESPONSABILIDADES

5.1 GENERALIDADES

Bodega es el ente responsable de administrar los productos adquiridos, suministrados por el Cliente o arrendados,
desde que son recibidos en obra hasta que son entregados a personal de terreno para su incorporación al proyecto,
o devueltos al proveedor.

A continuación se establece la metodología de las actividades de responsabilidad de Bodega en materia de

recepción, almacenaje, preservación y entrega:

5.2 RECEPCION

El Jefe de bodega es el responsable de recibir los suministros en la bodega, para lo cual debe utilizar el Registro:

 RE-01-PG.07-01 Registro “Orden de Ingreso y Salida de Bodega

 En el caso de Unybod, “Vale de Ingreso”

Para los materiales que requieran de la elaboración de una ficha de recepción especial, que registren requisitos y
tolerancias particulares, se deberá utilizar el RE-02-PG.07-01

Todas las observaciones pertinentes a la recepción, tales como recepción parcial o si parte del producto no cumple
con lo requerido, deberán ser indicadas en la guía de despacho y en el registro RE-01-PG.07-01. Las adquisiciones
que no cumplan lo requerido, serán devueltas al proveedor informándolo al Jefe de Adquisiciones como Producto
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No Conforme. Al finalizar el día, las guías de despacho serán entregadas por el Jefe de Bodega al Administrativo
de la Obra para que éste las archive según lo indicado en el Anexo 1. Además se deberá generar la No
Conformidad correspondiente al o a los Productos No Conformes.

5.3 INGRESO DE MATERIALES A BODEGA

Una vez efectuada la recepción física, se destinará un lugar en la bodega donde se almacenará la adquisición en
forma adecuada y conforme a lo requerido en los envases o indicaciones recibidas previamente. Para el caso de
sustancias peligrosas (inflamables y/o tóxicas), el Jefe de Bodega deberá coordinarse con el Prevencionista de
Riesgos, para determinar la forma de identificación y lugar de su almacenamiento. El ingreso a bodega se realizara
mediante el registro:

 RE-01-PG.07-01 Registro “Orden de Ingreso y Salida de Bodega”

 En el caso de Unybod, “Vale de recepción”.

5.4 ENTREGA DE MATERIALES A OBRA

La entrega de los materiales en bodega, se realizara contra firma del supervisor autorizado mediante el registro:

 RE-01-PG.07-01 Registro “Orden de Ingreso y Salida de Bodega”:

 En el caso de Unybod, con el “Vale de Salida”

5.5 ENTREGA DE EQUIPOS A OBRA

Una vez recibido el equipo en Bodega, se informará al supervisor encargado o a la persona autorizada que generó
la solicitud, de que el equipo se encuentra operativo y disponible.

El equipo será entregado a cargo, empleando el registro:

 RE-01-PT.08-14: Registro “Hoja de Cargo”

5.6 CONTROL Y USO DE EQUIPOS

Si los equipos no tuvieren report propio, el control se realizara mediante el registro:

 RE-08-PG.07-01: Registro “Report de Maquinarias”

Donde quedará indicada la utilización del equipo (horas, kilómetros, etc.). Este report será llenado por el operador
del equipo, el que deberá ser autorizado por el supervisor correspondiente.

5.7 SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE

Cuando no exista una planilla de control de combustible los equipos serán cargados con combustible mediante el
registro:

 RE-11-PG.07-01: Registro “Vale de Consumo de Combustible”

 En el caso de Unybod, con el “Vale de salida” utilizando el recibo de petróleo (Según el Anexo 1)

5.8 MANTENCION DEL EQUIPO

Las reparaciones requeridas, se gestionarán por bodega a expresa solicitud del supervisor respectivo mediante el
registro:

 RE-10-PG.07-01: Registro “Devolución a Bodega de Equipos Materiales y Herramientas en mal estado”.

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El equipo será devuelto al proveedor con guía de despacho, previa inspección visual, para detectar algún defecto
superficial. Respecto al funcionamiento, el Jefe de Bodega verificará si existe algún antecedente de reparación o
mal funcionamiento, de no existir antecedentes, se entregará al proveedor indicando en la guía de despacho, la
conformidad de funcionamiento. Bodega debe discriminar según contrato, aquellas fallas atribuibles al arrendador y
que impliquen descuentos, éstas serán anotadas en el report de control de horas para ser descontadas en estado
de pago respectivo. Si se trata de un equipo propio y la disposición es darlo de baja, una vez aprobado, se retirará
del inventario empleando el registro:

 RE-09-PG.07-01: Registro “Acta de baja”.

5.9 DEVOLUCION DE EQUIPO

E bodeguero preparara la devolución del equipo al proveedor mediante el registro:

 RE-03-PG.07-01 Orden de Devolución de Maquinarias y Equipos

5.10 REGISTRO DE FIRMAS

Con el fin de verificar las firmas requeridas en las distintas instancias indicadas en el presente procedimiento, es
que el Jefe de Bodega debe mantener un archivo de firmas, empleando el registro:

 RE-04-PG.07-01 Registro de Firmas

5.11 INSTRUCTIVOS ASOCIADOS

No Aplica

6 SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL

No Aplica

7 MEDIO AMBIENTE
No Aplica

8 REGISTROS ASOCIADOS

 RE-01-PG.07-01 ORDEN DE INGRESO Y SALIDA DE BODEGA

 RE-02-PG.07-01 FICHA DE RECEPCION DE PRODUCTOS
 RE-03-PG.07-01 ORDEN DE DEVOLUCIÓN DE MAQUINARIAS Y EQUIPOS
 RE-04-PG.07-01 REGISTRO DE FIRMAS
 RE-05-PG.07-01 CHECK LIST BODEGA
 RE-06-PG.07-01 CHECK LIST MANEJO MANUAL DE MATERIALES
 RE-07-PG.07-01 REPORT DE MAQUINARIAS
 RE-08-PG.07-01 ACTA DE BAJA
 RE-09-PG.07-01 DEVOLUCION A BODEGA DE EQUIPOS MATERIALES Y HERRAMIENTAS EN MAL
ESTADO
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 RE-10-PG.07-01 VALE DE CONSUMO DE COMBUSTIBLE

9 ANEXOS

 MU -01 Manual Unysoft

 ingreso y salida de Unybod
 Manual Unybod V10
 Proceso de Recepción y Salida de Bodega
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