CONSEJOS PARA GESTIONAR TU TIEMPO Y

AUMENTAR TU PRODUCTIVIDAD
Publicado por Enrique Fuentes | Dic 28, 2016 | Habilidades & Competencias, Productividad

GESTIÓN DEL TIEMPO Y PRODUCTIVIDAD

Llego a la oficina y abro la bandeja del email. Ahí están, más de 120 correos esperándome. De repente
suena el teléfono. Es mi jefe para endosarme un nuevo marrón. Uno de mis compañeros de trabajo se
acerca con un montón de papeles en la mano y algo me dice que son para mí. No llevo ni cinco minutos
en el despacho y ya estoy lo suficientemente estresado como para mandar todo a hacer puñetas, pero aún
queda lo mejor … todavía no he abierto mi agenda donde tengo planificado lo que “tengo” que hacer.
¡Colapso total! ¿Te suena verdad? Con este artículo quiero ofrecerte algunos consejos que te ayudarán a
sobrellevar tu día a día de mejor manera, gestionar tu tiempo y aumentar tu productividad. Acompáñame
y te cuento:

CONOCE A TU CEREBRO
Antes de empezar creo que es conveniente entender un poco cómo funciona tu cerebro. Él está divido en
varias partes, pero la que más nos interesa en relación a este artículo es el Neocórtex. Es la parte más
evolucionada de tu cerebro. Está situada en el lóbulo frontal y prefrontal. Aunque solo representa un
escaso 5% del volumen total de todo tu cerebro es allí donde ocurre toda la magia: la percepción, el
análisis, la planificación, el pensamiento, la conciencia, el juicio, la decisión… entre otras muchas cosas.

Con su 5% de volumen solamente él consume un 25% de la energía total que llega a tu cerebro. Su
combustible lo consigue metabolizando el oxígeno y la glucosa, por lo que no es de extrañar que te
agotes tanto al realizar tareas relacionadas con el análisis y la estrategia, o que no seas capaz de
concentrarte cuando estás hambriento o cansado. Una hora de trabajo activo de tu córtex frontal puede
agotar tus reservas de glucosa. Ahora ya sabes que los recursos de tu córtex frontal son limitados. No los
malgastes con tareas improductivas o no te quedará energía para las tareas que realmente son
importantes.
 Además, tu córtex frontal tiene limitada la capacidad de retener y procesar la información que
recibes. No gestionar adecuadamente dicha información puede provocar un colapso que reducirá tu
capacidad cognitiva para atender las tareas pendientes.

Tu cerebro es mucho más productivo cuando opera en modo monotarea. Hal Pashler, distinguido
profesor e investigador de Psicología en la Universidad de California y conocido por sus investigaciones
sobre las limitaciones de la atención humana, demostró que cuando una persona realiza a la vez dos
tareas que requieren pensamiento consciente puede pasar del rendimiento de un graduado de la escuela
de negocios de Harvard al rendimiento de un niño de 8 años. ¿Te das cuenta de que aunque creas que
con la multitarea eres más productivo en realidad estás mermando tu capacidad a la hora de realizar
dichas actividades?
Por último, deberías saber que tu cerebro consume mucha menos energía cuando ejecuta tareas rutinarias
que cuando realiza tareas novedosas que exigen una mayor atención. Estas tareas son gestionadas por
otras partes de tu cerebro diferentes al córtex. Concretamente por los ganglios basales.

ALGUNOS CONSEJOS PARA GESTIONAR TU TIEMPO

Ahora que ya sabes algo más sobre tu cerebro comprenderás mejor todos los consejos que te ofrezco.

 Tu cerebro es más productivo en las primeras horas del día. Identifica qué tareas son las más importantes
y complejas. Aprovecha estas horas para realizar este tipo de trabajos. Estas horas de mayor energía
mental son las óptimas para tomar decisiones difíciles que te pueden llevar unos minutos cuando estás
descansado pero que pueden convertirse en una misión imposible cuando no lo estás. Seguro que en más
de una ocasión te has despertado con la solución a un problema que habías estado rumiando todo el día
anterior.

 Haz una única tarea a la vez. Divide la jornada laboral por bloques e intenta agrupar las tareas
relacionadas con el tipo de actividad: bloque de pensamiento profundo, bloque creativo, bloque de
reuniones, bloque de atención a las personas, bloque de tareas rutinarias como atender mail y llamadas,
bloque de redactar textos e informes, etc.

 La información que es capaz de procesar tu córtex es limitada. Saca todo lo que no necesites de tu
cabeza. Apunta en soportes externos (agendas, libretas, procesadores de texto, gestor de tareas, listas,
etc.) lo que no necesites ahora. Accede a esta información con cada cambio de tarea.
 Limita al máximo tus interrupciones. Los intervalos involuntarios consumen tiempo y energía. Apaga
todas las alertas que puedan distraerte (teléfono, mail, mensajes, alertas del ordenador) mientras realizas
tareas difíciles a nivel cognitivo. Seguro que no se cae el mundo por que no atiendas las llamadas o
mails que se generan en una hora. Ya tendrás tiempo de atenderlas en el bloque de tiempo
correspondiente.

 Agenda descansos con frecuencia. K. Anders Ericsson, investigador de la Universidad de

Florida, estudió la productividad y los hábitos de trabajo de personas que destacaban en diferentes áreas
como la música, el ajedrez y otros deportes. Descubrió que ellos entrenaban en periodos de máxima
intensidad durante noventa minutos para después descansar 20 antes de volver a retomar la actividad.
Por otro lado también puedes usar la «técnica del comodoro» que consiste en hacer intervalos de trabajo
sin interrupciones de 25 minutos con descansos entre ellos de 5 minutos. Cada 4 intervalos deberás
realizar una pausa mayor de 20 minutos. Las pausas entre tareas descansan y relajan a tu cerebro
aumentando con ello tu productividad.
EN RESUMEN:
 Planifica la jornada el día de antes o al empezarla.

 Divide las tareas y clasifícalas por tipo de actividad.

 Realiza las tareas más importantes, urgentes y difíciles en las primeras horas de la jornada donde tu
productividad es mayor

 Asigna a cada tarea intervalos de tiempo (25, 45 o 90 minutos)

 Descansa entre los diferentes intervalos de trabajo.

 Haz un listado de los principales ladrones de tu tiempo y diseña planes de contingencia para evitar su
impacto.

 Aprende cuanto antes las rutinas de trabajo. Las rutinas aprendidas se realizan en menos tiempo y
consumen menos energía, ya que no tiene que gestionarlas tu córtex.

ESTRÉS: CÓMO SUPERARLO

Publicado por Marcelo López | Ene 5, 2017 | Autoconocimiento, Inteligencia Emocional, Productividad |
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Estrés: Cómo superarlo

Tal vez le cueste creerlo, pero la verdad es que no tiene por qué vivir con estrés todos los días, no tiene
que sufrir ansiedad, tomar medicamentos y lidiar con el mal humor y el insomnio cada noche.

Es posible superar el estrés, dominarlo o, al menos, mantenerlo bajo control. En este breve texto quiero
contarle mi experiencia con el estrés, que fue el protagonista de mi vida durante demasiado tiempo, hasta
que decidí ponerle fin a través de algunas estrategias y técnicas de gran eficacia.

Es posible superar el estrés utilizando unas sencillas y eficaces estrategias

El estrés es un fenómeno muy particular que está asociado con la producción de determinadas hormonas,
como por ejemplo el cortisol. El exceso de estrés provoca irritabilidad, insomnio, reduce nuestra
productividad y nuestra concentración y está relacionado con la reducción de la esperanza de vida, con la
pérdida de cabello y con todo tipo de problemas intestinales y del sistema circulatorio.

Lo primero que tiene que pensar es que usted no tiene estrés solamente porque en su trabajo y en su vida
esté sometido a presión. Lo más habitual es que el estrés que sufrimos no sea inevitable y no tenga
únicamente una causa externa: con frecuencia nosotros contribuimos a su aumento e incluso lo
provocamos.

ES POSIBLE CONTROLAR Y GESTIONAR EL ESTRÉS

Lo que usted necesita es dominar y gestionar el estrés para dejar de lado sus efectos perjudiciales ¿Es
posible conseguirlo? Se lo explicaré a través de 4 sencillos consejos:
1. Ponga orden en su vida. La principal causa del estrés es el desorden. Piense en su casa: cuando está
limpia y ordenada transmite tranquilidad, mientras que la suciedad y el desorden provocan por sí solas
una sensación de incomodidad que se interioriza fácilmente. Suele pasar que el desorden y la suciedad
en la propia casa son un reflejo del desorden en la vida cotidiana. Pues bien: con el estrés sucede algo
semejante.

El estrés no es causado por el cortisol, sino por el desorden en la manera de afrontar las tareas, que es lo
que nos causa nerviosismo y activa la producción de esta hormona. Recuerde esos momentos en los que
sufre estrés: normalmente son situaciones en las que no puede concentrarse en lo que hace porque está
pensando en otra cosa que tiene que hacer más adelante o en aquellos asuntos de los que no se ha
ocupado porque estaba enredado en otra labor. Esta dispersión le genera falta de concentración,
nerviosismo y, en consecuencia, cortisol que, a partir de ciertas cantidades, le dificulta concentrarse: éste
es el círculo vicioso del estrés.

La principal causa del estrés es el desorden vital

¿Cómo salir de ahí? En primer lugar tome un momento para decidir qué es lo que tiene la obligación de
hacer cada día y a qué quiere dedicar su tiempo libre. Decida sus prioridades y reparta el tiempo a lo
largo de la semana. Al hacerlo se dará cuenta de que hay tiempo para todo, porque su problema no es la
cantidad de ocupaciones, sino el desorden. Si necesita ayuda no dude en consultar nuestros consejos para
gestionar el tiempo.

Determine los momentos del día en los que mirar el correo electrónico y el whatsapp o el messenger y
no lo haga si no ha llegado el tiempo que reservó para ello. Le daré un consejo que a muchas personas le
cuesta seguir pero que en mi experiencia ha resultado fundamental: sustituya la agenda manual por un
gestor de tareas instalado en su teléfono móvil (hay varios, pero yo le aconsejo «Call» por ser eficaz y
gratuito -le aseguro que no me pagan por manifestar esta preferencia). No lo dude ni un segundo: utilice
el sistema de alarmas y deje de preocuparse de lo que tiene que hacer en el futuro: su teléfono le avisará.
Si llega una nueva tarea agéndela para cuando vaya a tener que realizarla y olvídese de ella. Deje fuera
de su mente aquello en lo que no tiene que concentrarse en este momento.

¿Quiere evitar el estrés? Deje fuera de su mente aquello de lo que no se tenga que ocupar en este
momento

2. Controle la dispersión. Lo voy a repetir de nuevo: deje fuera de su mente aquello de lo que no tenga
que ocuparse en este momento. Si tiene que terminar un informe y está comiendo con su pareja no tiene
por qué estar inquieto, porque sabe que ha reservado un tiempo para ese trabajo. Olvídese de él hasta
entonces. No tiene que esforzarse en recordarlo todo: la siguiente ocupación está agendada y ya le
llegará la hora. Como máximo y si le ayuda a tranquilizarse repase su gestor de tareas una vez al día para
asegurarse de que todo está en orden.

Incluso si una urgencia le impide llevar a cabo el trabajo que tenía que hacer a una hora determinada no
caiga en el agobio: basta con que le busque otro momento. ¿Ya lo ha hecho? Olvídese de él ahora.

El objetivo es concentrarse en lo que se está haciendo. Con un poco de esfuerzo conseguirá evitar la
tentación de despistarse, lo que le permitirá ser más eficaz y productivo y, todavía más importante,
conseguir la paz y la tranquilidad que necesita en su vida.

3. Elimine el cortisol sobrante. Las preocupaciones, los nervios, las discusiones… acumulan cortisol en
nuestra sangre, lo que supone que tengamos estrés cuando ya no necesitamos estar “hiperactivados”. Le
pondré un ejemplo de lo que nos sucede cuando no somos capaces de controlar el estrés: su jefe le pidió
un memorándum para dentro de dos semanas. Ahora está haciendo otra cosa, pero de repente le viene a
la cabeza el memorándum y su cuerpo inyecta cortisol para mejorar su rendimiento porque el cerebro
interpreta por su agobio que ahora necesita dar el 120%. Más tarde, en la cena y hablando con su marido
o su mujer, vuelve a recordar el memorándum y su cuerpo produce más cortisol. Cuando se va a la cama
tiene un gran exceso de cortisol en la sangre, casi como si tuviese que escapar de la persecución de un
animal salvaje, pero ahora no lo necesita. Al provocar este desorden en las hormonas le resulta imposible
dormir. Resultado: al dormir mal mañana rendirá peor, estará más agobiado, más preocupado y
terminará por inundar sus arterias de cortisol más y más y más…

Lo ideal es controlar estos agobios pensando que toda tarea tiene asignado su tiempo, pero no siempre
resulta sencillo -y menos al principio. Gracias a Dios existe un medio muy eficaz de eliminar el exceso
de cortisol: hacer ejercicio.

Practique ejercicio moderado todos los días

Hacer un poco de ejercicio moderado cada día le ayudará muchísimo con el estrés. Eso sí, no practique
deporte cerca de la hora de irse a la cama. El motivo es que el organismo también producirá hormonas
como la adrenalina (y algo de cortisol) para activar los músculos y pueden afectarle al sueño. Con todo,
le aseguro que el beneficio es mucho mayor, entre otras cosas porque el ejercicio, sobre todo al aire
libre, provoca la liberación de serotonina, dopamina y endorfinas, que nos llevarán a un estado
placentero y equilibrado. Procure hacer ejercicio antes de la cena o al menos dos horas antes de ir a la
cama. Hacerlo por la mañana le mantendrá en forma pero afectará poco a su estrés, porque es la hora del
día en la que menos necesita quemar cortisol.

4. Relájese. Tome su nueva aplicación-agenda y busque tres ratos a lo largo del día para relajarse. No se
lo tome a la ligera porque es parte del «tratamiento». Más bien considérelo una pequeña obligación
cotidiana a la que acudir cuando corresponda. Bastan cinco minutos por la mañana, cinco a mitad de la
jornada y cinco antes de dormir.
Existen muchas técnicas que le ayudarán a relajarse. Para comenzar le aconsejaría ayudarse con la
aplicación «Pacifica«, que es también un instrumento de gestión emocional muy útil. Al relajarnos
conectamos con nosotros mismos y recordamos nuestras prioridades en la vida, además de provocar un
estado de paz y bienestar.

Si no conoce bien las ventajas de la gestión emocional puede informarse en esta breve explicación sobre
Competencias ligadas a la Inteligencia Emocional

Como puede ver, se trata de medios muy sencillos para terminar con el estrés, aunque requieren un cierto
compromiso por su parte. Eso sí, le puedo asegurar que son muy eficaces y que le cambiarán la manera
de vivir e incluso de relacionarse con los demás. Se lo digo por propia experiencia.

[Una primera versión de este artículo se publicó en aleteia.org]