Plan de contingencia

La forma de planificar los negocios viene cambiando estos últimos años de manera
acelerada: factores que hace 15 años no se consideraban de vital importancia o se podían
obviar, por ejemplo, actualmente no corren la misma suerte.
Hace 15 años, tener acceso a Internet no era prioridad, sino que dependía de la industria en la
cual se planificaba el proyecto. Hoy en día, la conectividad es casi una necesidad básica de
las empresas, ya que si no se conectan con el mundo, no existen.

Propósito de un plan de contingencia y emergencia

Pasos para la elaboración de un plan de emergencia

Referencias
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Propósito de un plan de contingencia y emergencia

El objetivo principal de un plan de contingencia es anticiparse a los riesgos potenciales y planificar como se
manejará la empresa y de qué manera actuará cuando ocurran esos eventos específicos. Se deben analizar y
pronosticar los riesgos, estudiar distintos escenarios posibles, definir implicaciones y tener pensada una respuesta
para cada opción.

Figura 1: Analizar riesgos y posible situaciones

Fuente: [Imagen sin título sobre Situaciones Posibles], Recuperada de: https://goo.gl/oRWHL5
¿Qué es un plan de contingencia?

Un plan de contingencia es la parte de su plan de negocios que examina los supuestos que
subyacen a éste. Cada plan de negocios está basado en supuestos específicos —como ciertos
hechos, proyecciones y tendencias del mercado— que usted considera ciertos. El proceso de
elaborar su plan de contingencia le ayudará a examinar la viabilidad del negocio cuando se
demuestre que los supuestos no son correctos. (Balanko-Dickson, 2008, p. 180).

En esta etapa se examinan todos los supuestos sobre los cuales se armó el plan de negocios, se controlan los más
importantes y se trata de confirmar su exactitud.

El plan de contingencia debe contemplar los siguientes aspectos:

1 Ingresos: no lograr las ventas proyectadas o necesarias, qué razones lo pueden provocar y qué se debe
ajustar o redreccionar;

2 Aumento de los costos de préstamos: si se han solicitado préstamos y

3 Las tasas de interés aumentan y si estos se trasladan al cliente o lo absorbe el proyecto;

4 Concentración de la cartera: qué sucede con nuestros flujos de caja si el cliente principal quiebra o
tiene atraso en el pago;

5 Desastre por accidente;

6 Pérdida de un recurso humano clave de la organización: analizar si se lo reemplazará y con quién;

7 Restricciones reguladoras;
 8 Incremento de costos y gastos;

9 Pérdida de un proveedor importante;

10 Accidente en las instalaciones;

11 Robos o actos de violencia: prever seguros de algún tipo.

Indicadores de desempeño clave

“Los indicadores de desempeño claves (IDC) son herramientas de medición administrativa y contable bien conocidas
que sirven para monitorear el rendimiento del negocio” (Baranko-Dickson, 2008, p. 182).

Los IDC son razones o divisiones y expresan proporciones de un rubro sobre otro. Uno de los IDC más usado por los
empresarios es el índice de liquidez corriente. Este indicador expresa la liquidez del negocio a partir de la división de
los activos circulantes sobre los pasivos circulantes.

Estos indicadores pueden variar mucho de una empresa a otra y, sobre todo, de una industria a otra. Para un sector,
una rentabilidad del 5 % puede ser un excelente número, pero para otras industrias es inaceptable.

A continuación, se presentan algunos de los IDC financieros más comunes que se pueden usar en todos los negocios:

• Índice de liquidez
–
Índice de liquidez corriente y razón de liquidez inmediata;
• Rentabilidad
–
Crecimiento de ventas, margen de utilidad bruto, margen de utilidad neto, ingreso sobre capital contable, ingreso
sobre activos y dólares de utilidad discrecional del propietario;

• Eficiencia
–
Facturación de las cuentas por cobrar, facturación de las cuentas por pagar, días en inventario, rotación del
inventario, ventas a activos totales y ventas por empleado.

Lo importante es que, en la elaboración del plan de negocios, cada emprendedor use indicadores adaptados y
personalizados a su rubro, además de los genéricos que se aplican a cualquiera.

Se debe empezar por relacionar dos variables que son importantes para el negocio, ya sean reclamos o ventas, y
mantener una medición continua en el tiempo para poder compararlas.
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Pasos para la elaboración de un plan de emergencia

Baranko-Dickson (2008) define seis pasos importantes:

Paso 1: Evaluación y atenuación

Se tiene en cuenta para reducir los efectos y costos que pudiera ocasionar un desastre, ya sea natural o causado por el
hombre. Esta planeación anticipada puede ayudar a la determinación del nivel de riesgo y permite estudiar el efecto
que este puede tener en el negocio.

Algunos ejemplos pueden ser:

Energía: un corte de energía significativa, ¿cómo afecta el proceso productivo?, ¿qué costos genera?,
¿qué ventas perdemos?, ¿puede dañar algún equipo?, ¿qué pasa cuando se reanuda el servicio? Es
necesario escribir los procedimientos que deben seguirse en tales casos y aclarar los procesos y los
circuitos que hay que poner en marcha para aminorar el impacto.

Fallas en el software y equipos de computación: se puede deteriorar, borrar o alterar parte de la

información.

Delitos contra redes y computadoras: la seguridad de las redes, los virus y los hackers debe ser una
inquietud constante, ya que el daño puede alcanzar a un archivo o al sistema entero. Hay que elaborar
un plan para proteger la información, hacer copias y resguardar la información en un lugar seguro.
 Conflictos laborales: se requiere describir los procedimientos y los pasos por seguir cuando no hay
nadie en el negocio, ya sea por renuncias o por paros.

Desastres naturales: terremotos, incendios, inundaciones y tormentas.

Actos terroristas: delitos que incluyen el uso de la violencia para provocar miedo.

Paso 2: Planes de respuesta y recuperación

Una vez examinadas las amenazas potenciales, se debe elaborar, primero, un plan para responder a la emergencia y,
después, otro para emprender la recuperación.

A continuación, se aclaran algunas cuestiones sobre las que se deben focalizar los esfuerzos para la planeación:

Financiera: de acuerdo con el tipo de desastre y la relación con las instituciones financieras;

Instalaciones y equipos: los registros y los datos exactos del equipo;

Seguros: es conveniente tener uno que cubra todo tipo de siniestro;

Clientes: prepare un procedimiento para contactar a sus clientes para informarles lo sucedido;

Empleados: como es natural, cada empleado atenderá su propia situación familiar;

Gobierno: el plan debe incluir nombres e información sobre todas las oficinas y los funcionarios
locales, estatales y nacionales relevantes, la policía, las ambulancias y los hospitales;

Comunicación: los problemas en el servicio de comunicación pueden ir desde fallas hasta la

paralización total de los sistemas, por eso, se debe elaborar un plan de comunicación que permita
divulgar la situación del negocio.
Paso 3: Proceso de evaluación de daños

Dentro del plan se debe incluir la evaluación de los daños materiales. Hay que realizarla en forma clara y detallada
posible, incluir inventario, equipos y activos, y presentar esta información a la empresa aseguradora.

Paso 4: Procedimientos de salvamento

Incluya el inventario y los registros de los distintos planes o circuitos establecidos y los esfuerzos realizados para
salvar el inventario, las instalaciones y la mercadería.

Paso 5: Planes de rehabilitación

De acuerdo con el daño que haya provocado el desastre, pueden existir restricciones que demoren o impidan el inicio
del proceso de reconstrucción o rehabilitación. Se recomienda esperar a que las autoridades locales, los servicios
públicos (agua, electricidad, gas y teléfono) y cualquier otra infraestructura estén nuevamente en operación antes de
que reconstruir realmente el negocio.

Paso 6: Plan de recuperación de desastre

Lo más crítico es contar con la capacidad necesaria para reanudar las operaciones y garantizar la continuidad. De esta
etapa forman parte la información, las instalaciones y la infraestructura de suministros del negocio. Es difícil avanzar
en el desarrollo de un plan de recuperación cuando no se tiene una clara idea del nivel de daño.
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Referencias

Balanko-Dickson, G. (2008). Como preparar un plan de negocio exitoso. México: Mc Graw Hill.

[Imagen sin título sobre Situaciones Posibles], Recuperada de búsqueda de Google: https://goo.gl/oRWHL5