¿Qué es un plan de trabajo?

Un plan de trabajo sirve como referencia cuando se quiere realizar un proyecto

en una empresa y en necesario alcanzar un objetivo.
Este documento permite ordenar y sistematizar la información para realizar un
trabajo administrando los recursos humanos, financieros, materiales y
tecnológicos eficientemente.
Nos ayuda a concretar ideas respecto a qué queremos lograr, cómo vamos a
lograrlo, cuánto tiempo nos llevará, qué necesitamos y quiénes llevarán a cabo
el proyecto.
Elementos de un plan de trabajo

Para tener un plan de trabajo completo debemos incluir lo siguiente:

o Título del proyecto que debe definir perfectamente lo qué vamos a
realizar.
o Descripción del proyecto a realizar, para esto indicamos por qué es
necesario realizar este trabajo, cuál es nuestra visión y quienes se verán
beneficiados.
o Acciones por realizar, o sea, la descripción de las tareas que debemos
ejecutar.
o Tiempo de ejecución, para lo que se necesita la elaboración de un
cronograma que nos permita visualizar el tiempo que dedicaremos a cada
acción.
o Estrategias por implementar, con esto nos referimos a lo que haremos
para cumplir con los objetivos.
o Participantes del proyecto, por ejemplo, nombre y puesto de las
personas o áreas de la empresa que colaborarán.
o Responsables de las acciones, incluyendo nombre, puesto y firma del
responsable de cada acción. Esto debe de quedar muy claro.
o Recursos necesarios, tales como humanos, financieros, materiales y/o
tecnológicos que necesitamos para llevar a cabo el trabajo.
o Objetivos generales y específicos, en otras palabras, lo que vamos a
conseguir con nuestro proyecto.
o Indicadores de cumplimiento, por lo general expresado en porcentajes
que nos aseguran que cumplimos con las metas establecidas.
 o Fecha de aprobación y de revisión próxima.
o Nombre, puesto y firma de quien autoriza.
¿Cómo hacer un plan de trabajo?
Los pasos para redactar correctamente un plan de trabajo son los siguientes:
1. Para iniciar, definimos correctamente el título de nuestro proyecto, esto
nos sirve como base para comprender dónde se encuentra la empresa y
hacia dónde quiere llegar.
2. Describimos el proyecto a realizar en la empresa, explicar por
qué queremos ponerlo en marcha, qué necesidades vamos a satisfacer
y cuál es nuestra visión del trabajo.
3. Elaborar una lista las tareas que llevaremos a cabo durante la realización
del proyecto, es decir, del proceso que guiará nuestro trabajo.
4. Diseñamos un cronograma indicando el tiempo que nos tomará concluir
cada una de las acciones. De esta manera, indicamos en color azul el
tiempo planeado, con verde si la actividad se realizó en el periodo
acordado o rojo si existió algún contratiempo.
5. Redactamos en forma de lista y en orden de importancia las estrategias
que implementaremos para lograr los objetivos de nuestro proyecto,
básicamente esto es qué haremos para lograr lo que queremos.
6. Detallamos quienes serán los principales involucrados en el proyecto,
áreas y puestos, así como la forma en que se verán beneficiados.
7. Especificamos quien es el responsable de cada acción agregando los
nombres, puestos y firmas correspondientes.
8. Debemos describir los recursos que vamos a requerir durante la
ejecución del proyecto y de ser necesario incluir un presupuesto.
9. Se mencionan los objetivos generales y específicos de nuestro
proyecto, que son a largo y a corto plazo respectivamente.
10. Enlistamos los indicadores que nos permitirán saber si estamos
cumpliendo con el alcance de objetivos, generalmente se expresan en
porcentajes.
11. Colocamos la fecha en que fue aprobado el plan de trabajo y estipulamos
una fecha próxima para revisión.
 12. Para dar validez y formalidad al documento
incluimos nombre, puesto y firma de quien autoriza el documento, se
hace responsable y puede realizar modificaciones.
Plan de Trabajo: Mejora de Servicio al Cliente
Recientemente el porcentaje de quejas del departamento de servicio al cliente
han aumentado, por lo que es necesario mejorar esta área de la empresa. La
forma en que nuestros clientes se sienten atendidos es fundamental para
mantener un buen posicionamiento en el mercado y mantener o incrementar el
nivel de ventas.
Acciones por realizar
o Análisis y clasificación de las quejas recibidas. Para conocer el origen del
problema, debemos identificar las principales quejas que los clientes
manifiestan del departamento y elaborar un reporte con esta información.
o Propuestas de solución. Una vez identificados los problemas en el
departamento se deberán hacer propuestas para mejorar la situación.
o Evaluación de propuestas. Debemos valorar los posibles resultados o
consecuencias de implementar cada una de las propuestas de solución.
o Selección de propuestas. Finalmente elegimos las soluciones más
adecuadas para el departamento.
o Implementación de propuestas: El encargado del departamento de
servicio al cliente deberá implementar las propuestas seleccionadas.
o Preparación de personal. Se deberá capacitar y motivar al personal
responsable de llevar a cabo la implementación de propuestas.
o Evaluación de resultados. Se abrirá un periodo para encuestar a los
clientes y corroborar que haya una reducción en el porcentaje de quejas.
Tiempo de ejecución

Estrategias por implementar

1. Evaluación del servicio por parte de los clientes al iniciar y finalizar el
proyecto.

Participantes del proyecto

Para el proyecto participará principalmente el departamento de servicio al cliente,
sin embargo, el personal de recursos humanos apoyará en la capacitación y
motivación de personal para asegurar que el proyecto se desarrolle con éxito.

Responsables de las acciones

Recursos necesarios
Humanos: Participará el Gerente General, la Encargada de Servicio al Cliente y
el personal del departamento y el Encargado de Recursos Humanos y el
personal del departamento.

Financieros: No se requerirán recursos financieros adicionales.

Materiales: Instrumentos de evaluación y encuestas a clientes.

Tecnológicos: No aplica para este proyecto.

Objetivos generales y específicos

General:

o Disminuir las quejas para el departamento de servicio al cliente en un 30%

en seis meses.

Específicos:

o Aumentar los indicadores de desempeño del departamento de servicio al

cliente en un 5% durante la duración del proyecto.

o Mejorar el nivel de satisfacción de nuestros clientes respecto al servicio.

Indicadores de cumplimiento
Disminución del 30% en quejas para el departamento de servicio al cliente.

Fecha de aprobación: 15 de mayo de 2019

Revisión próxima: 15 de junio de 2019

Autoriza

Lic. Carlos López

Gerente General