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Posibilidades de Dropbox para trabajo en el aula

Dentro de las herramientas de almacenamiento de la web 2.0 para su aplicación
en el aula, quiero destacar Dropbox. Se trata de un servicio gratuito que nos ofrece
2 Gb de almacenamiento para albergar cualquier tipo de archivo.

Además de la aplicación web, dropbox ofrece un software a instalar en nuestros
ordenadores (incluso en nuestros móviles tipo SmartPhone) de manera que
nuestra cuenta de dropbox esté perfectamente sincronizada con el contenido de
determinadas carpetas de nuestro ordenador (novedad de la versión 1.0). El
software es multiplataforma (windows, Mac, Linux y móviles) y además se puede
sincronizar nuestra cuenta en tantos equipos como deseemos (el de casa, del
trabajo, el móvil, etc), de manera que siempre tendremos el mismo contenido en
todos ellos, si es nuestra intención, pues en la nueva versión 1.0 ahora podemos
decidir si algunas carpetas no participan en la sincronización de algún equipo.

MI CUENTA DE DROPBOX
Lo primero que necesitamos es crearnos una cuenta en www.dropbox.com para
poder comenzar a disfrutar de ésta herramienta. Si hacemos clic sobre "login" se
nos despliega un formulario de acceso para los ya registrados. Nosotros hacemos
clic sobre "Create un account"

Rellenamos el formulario de alta y clic sobre el botón "Create account".
Otra forma cuando vamos a crear varias cuentas (una por alumno) es partiendo de
una cuenta ya existente invitar a otros, de manera que las nuevas cuentas tendrán
un espacio extra de 250 Mb y la que invita se le incrementan 250Mb. Para ello hay
que ir a https://www.dropbox.com/referrals y allí poner las direcciones de correo
electrónico a invitar, o bien desde un navegador acceder a la url que allí se nos dá,
en mi caso la URL por si alguien la quiere aprovechar es http://db.tt/cL3oxqj

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De una manera u otra, una vez que rellenamos el formulario de alta se nos
presenta una nueva pantalla en la que se nos insta a guardar/ejecutar un archivo:
el instalador del software para nuestro ordenador (en windows).

Tras la descarga, podemos hacer clic en "Back to Home" y accedemos a nuestra
nueva cuenta de DropBox. La pestaña que más vamos a utilizar, es la de "Files"
que nos muestra el contenido de nuestra cuenta. Por defecto, disponemos de un
documento de ayuda y dos carpetas: Photos y Public. La primera contendrá tantas
carpetas como álbumes de fotos queramos crear. La segunda albergará todos los
ficheros que deseemos disponer para ellos de una URL pública.

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En lo que se refiere a la instalación del software, durante el proceso instalador nos
pedirá una serie de datos:
Lo primero es añadir los datos de nuestra cuenta de dropbox recién creada y un
nombre descriptivo para el ordenador en el que estamos instalando el software.

Ahora escogemos la cuenta de 2 Gb, que es la versión gratuita.

Si deseamos establecer donde se ubicará la carpeta sincronizada con dropbox,
escogemos "Advanced"

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Decidimos donde alojar la carpeta de dropbox en el disco duro del ordenador.

Y algo recomendable: desde el botón "selective Sync" podemos decidir que
subcarpetas no serán sincronizadas en éste ordenador. Yo siempre deselecciono
"Public" pues no necesito una copia en mi PC, pues en esa carpeta añado aquellos
archivos que quiero hacer públicos y que probablemente los tendré en otro lugar
de mi disco duro. Ésto es algo que se puede configurar posteriormente.

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Con ésto, hemos terminamos el proceso de instalación y podremos comprobar que
en nuestra barra de tareas activas aparece el icono de dropbox. Con el botón
derecho sobre el mencionado icono, podremos acceder a:

Open Dropbox folder: Abrir la carpeta dropbox en
el ordenador.
Launch Dropbox website: Abrir mi cuenta de
www.dropbox.com
Recently changes files: muestra los últimos
archivos sincronizados.
% de espacio utilizado.
Preferences: acceso a configurar la aplicación.
Especial interés tiene la pestaña "Advanced" en la que
podemos modificar la ubicación de la carpeta, así como
poder decidir si alguna/s subcarpeta/s no se sincronizan.

Desde éste momento, podemos añadir contenido a nuestra cuenta de dropbox de
dos formas: añadiendo los nuevos archivos a la carpeta de dropbox en nuestro PC,
o bien acceder a www.dropbox.com y subir vía navegador los nuevos archivos.
Ésta última opción, solo se debe utilizar si gestionamos nuestra cuenta de dropbox
sin el software de PC, o bien, si realizamos la subida desde un PC ajeno.

IMAGENES
Al crear nuestra cuenta de dropbox, nos encontramos con una carpeta creada
denominada "Photos". En ella, podemos ir añadiendo nuestras imágenes,
organizadas por carpetas, de manera que cada carpeta será un álbum.
La ventaja de emplear éste sistema, consiste en que dropbox nos proporciona un
visor de imágenes para cada álbum subido.

Accediendo con el navegador web a nuestra cuenta, clic en "photos" y se nos
mostrarán todas las carpetas (álbumes) que tenemos alojadas. Al inicio, dropbox
nos presenta un álbum de ejemplo.

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Si hacemos clic sobre el icono "Gallery" nos muestra con miniaturas todos los
álbumes alojados y podemos acceder al cualquiera de ellos haciendo clic sobre la
miniatura. Una vez dentro, se nos presentan todas las imágenes en miniaturas y
una URL para compartir que da acceso al visualizador de imágenes.

Haciendo clic sobre alguna de las imágenes podemos acceder al visualizador del
álbum:

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CARPETA PUBLICA
La razón por la que yo empecé a utiliza dropbox, fue por la necesidad de un
servidor donde alojar mis contenidos educativos, al no disponer de un alojamiento
proporcionado por la administración. De manera, que todo aquellos que
introducimos en la carpeta "Public" es susceptible de ser compartido con los
alumnos, docentes, etc. Eso sí, dropbox solo nos permite obtener la URL pública
de archivos, no de carpetas. Para las carpetas, será necesario emplear el sistema
de carpetas compartidas, pero con la limitación de que ahora es necesario que los
usuarios a los que compartir deben tener una cuenta de dropbox.
Accediendo a la carpeta public desde dropbox.com, vidualizaremos todos los
archivos que podemos hacer públicos mediante una URL. Aunque las carpetas no
se comparten, es recomendable almacenar en carpetas, para ordenar nuestro
contenido.

Para compartir un archivo: clic en la flecha que da acceso al menú despleglable y
escoger la opción "Copy public link". En la ventana siguiente, podemos copiar la
URL e incluso obtener una URL más corta.

Es recomendable en la configuración de nuestro PC optar por NO sincronizar ésta
carpeta public.
Si disponemos de contenidos educativos digitales como pueden ser: Cuadernia,
Agrega, Edilim, Hot Potatoes, etc., podemos subirlos a "Public", de manera que
para que nuestros cuadernos los podamos visualizar online vía navegador, solo es

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necesario utilizar la URL pública del archivo índice (en formato HTML) que hace
poner en marcha el cuadernia. Por ejemplo, en cuadernia, se trata del archivo
"index.htm".

Podéis ampliar la información al respecto en el blog de Alejandro
Valero: http://avalerofer.blogspot.com/2010/02/dropbox-para-enlazar-archivos.html

CARPETAS COMPARTIDAS
Cuando deseamos que lo que se comparta no es solo un archivo, podemos recurrir
a "compartir carpeta". La limitación está en que es necesario que aquellos que
deban acceder al contenido de la carpeta, deben disponer de una cuenta de
dropbox.
Dentro de la estructura de carpetas de nuestro dropbox (desde
www.dropbox.com), cualquiera de las carpetas la podemos compartir con otros
usuarios, o bien crear una nueva carpeta para compartir. Hacemos clic sobre el
icono "Share a folder". Ahora podemos decidir entre crear una nueva carpeta o
emplear una existente.

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Finalmante, añadimos los email de los usuarios a los que compartir (deben tener
cuentas de dropbox).

Ahora, en la cuentas de dropbox de los usuarios, les aparecerá una nueva carpeta
en la que ellos pueden añadir y/o quitar archivos y carpetas. En la pestaña
"Sharing" la primera vez que acceda el alumno (usuario) verá un número en rojo
(un 1) que hace referencia a que disponen de una nueva carpeta compartida. Hay
que hacer clic sobre "1 new shared folder invitation" y en la ventana que se
despliega, aceptar la invitación.

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Para el trabajo en el aula, podemos crear una carpeta compartida para todos los
alumnos (por ejemplo 5ºB) y que cada alumno cree dentro su propia carpeta para
ir añadiendo sus tareas y trabajos. Si deseamos que el trabajo de un alumno no
pueda ser visualizado por otro, es necesario que desde nuestro dropbox
compartamos una carpeta para cada alumno.

APLICACIONES DE TERCEROS
Para mejorar la funcionalidad de dropbox, podemos hacer uso de algunas
aplicaciones web de terceras personas. A destacar:
DROPitTO
AirDropper
Sent to dropbox
Las tres aplicaciones nos van a posibilitar la recepción de archivos a
nuestra cuenta de dropbox, por parte de nuestros alumnos, sin necesidad de que
ellos disponga de una cuenta de dropbox.

DROPitTO
Es la más sencilla, pero la más limitada. Actualmente solo permite utilizarla para
subir hasta 75 Mb. Una vez completado ese límite, la aplicación no funciona. Es de
suponer, que si sale de la fase de pruebas, la versión definitiva no tenga ésta
limitación.
Para configurar la aplicación, accedemos a http://www.dropitto.me/ y nos
registramos.

Nos pide que permitamos acceder a la aplicación a nuestra cuenta de dropbox.
Aceptamos.

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Rellenamos el formulario de alta. es importante añadir una contraseña de acceso,
que será la que proporcionemos a los alumnos.

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Para subir archivos, los alumnos acceden a la url que nos da la aplicación
(http://www.dropitto.me/nombre_de_usuario) e introducen la contraseña.

Ahora ya pueden subir los archivos, los cuales aparecerán en nuestra cuenta de
dropbox dentro de una carpeta denominada "DROPitTOme".

SENT TO DROPBOX
Con ésta aplicación, conseguimos subir vía correo electrónico, ficheros a nuestra
cuenta de dropbox, de manera, que los alumnos pueden enviarnos ficheros sin
necesidad de disponer cuenta de dropbox (pero si de correo electrónico).

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Lo primero es acceder a la web http://sendtodropbox.com/ y hacer clic en "Connect
to Dropbox. Nos enviará al formulario de acceso a dropbox, de manera que
debemos introducir nuestros datos de la cuenta de dropbox para posteriormente
permitir el acceso de Sent To Dropbox a nuestra cuenta.

En la siguiente pantalla configuramos a nuestro antojo la aplicación, definiendo la
dirección de email a la que realizar los envíos, así como la estructura de carpetas
que recogerá los archivos recibidos.

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AIRDROPPER
Otra de las aplicaciones que nos pueden evitar que los alumnos deban disponer de
cuenta de dropbox, es AirDropper. Al igual que el resto de aplicaciones, es
necesario dar permisos desde dropbox y además se creará una carpeta en la que
recoger los archivos enviados.
Con ésta aplicación conseguiremos enviar tareas a los correos electrónicos de
nuestros alumnos (cada envío un máximo de 10). Ellos recibiran en un email el
enlace a un formulario en el que adjuntar los archivos generados en la tarea, los
cuales terminarán en nuestra cuenta de dropbox, convenientemente organizados
por fecha y correo electrónico que lo envía.

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La primera vez que accedemos a la página principal de www.airdropper.com,
hacemos clic sobre el botón "Start". Si nuestro navegador no detecta sesión de
dropbox, nos aparecerá una ventana en la que acceder con nuestros datos de la
cuenta de dropbox, para posteriormente llegar a la pantalla que nos permite
autorizar a AirDropper el acceso a nuestra cuenta de dropbox.

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Desde ese momento, cada vez que accedemos a www.airdropper.com nos lleva al
formulario de envío de una nueva tarea. En ella debemos añadir: nuestro email, los
email de los alumnos (hasta máximo 10) el nombre y la descripción de la tarea.

Los alumnos recibirán en su correo electrónico un mesaje para acceder al
formulario de subida de archivos, al cual accederán cuando ya tengan disponibles
los archivos a subir.

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Ahora, el alumno escoge los archivos de su PC (botón ADD FILES) y los envía
(botón SEND).

Si accedemos a nuestra cuenta de dropbox, comprobamos que disponemos de
una nueva carpeta denominada AirDropper en la que nos encontraremos unas
subcarpetas que se han generado por cada envío: Una carpeta por cada tarea
que hemos enviado y dentro de ella, tantas carpetas como destinatarios hayamos
escogido, nombrando la carpeta con la dirección del correo electrónico del
alumno.Y dentro de la carpeta, los archivos enviados por el alumno para ésta
tarea.

Autor: Antonio Garrido de la Guía. Asesor Tecnologías Educativas
Centro de Profesores de Alcázar de San Juan.

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