SESIÓN 09

Modalidad Semipresencial

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SESIÓN
09

DESCRIPCIÓN

El ingreso de los datos y la gestión rápida de la información son pilares muy importantes en la
eficiente obtención de los resultados, es por ello que para lograr una mejor funcionalidad en los
procesos generados en una hoja de cálculo y tener un mejor control en el ingreso de los datos,
usaremos las herramientas de controles de formulario y herramientas de datos.

Una macro es un programa que ejecuta una serie de comandos para automatizar tareas repetidas
con frecuencia. Cada macro se identifica por un nombre único en el libro. Puede grabar una
secuencia de acciones y luego realizar estas tareas con el nombre de la macro o una tecla de acceso
directo asignado a la macro. Los comandos de la macro grabada se convierten en código de
programación que se pueden editar si es necesario.

Esta sesión le permitirá reforzar sus conocimientos en cuanto al uso de las herramientas que
automaticen el control de la información y macros en la hoja de cálculo, esto le facilitará
enormemente el trabajo cuando gestione muchos datos para obtener información.

CAPACIDAD
Automatiza datos e informes en Ms Excel.

TEMÁTICA
 Controles de formulario

 Macros

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Tabla de contenido
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1. CONTROLES DE FORMULARIO 4

1.1. ACTIVAR LA FICHA DESARROLLADOR 4

1.2. TIPOS DE CONTROLES DE FORMULARIO 4
1.3. FORMULARIO DE EXCEL 5
1.4. PRINCIPALES CONTROLES DE FORMULARIO 5

2. MACROS 13

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS: 26

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1. CONTROLES DE FORMULARIO

Los controles de formulario son objetos que se colocan dentro de una hoja y que dan funcionalidad
adicional para interactuar mejor con los usuarios y tener un mejor control sobre la información.
1.1. Activar la ficha Desarrollador
Los controles de formulario generalmente no están disponibles en la cinta de opciones, es por
ello que debes activar la ficha Desarrollador, que es la que los contiene. Veamos…
1. Haga clic en el botón de Archivo que se encuentra en la esquina superior izquierda.
2. Clic en Opciones
3. Clic en Personalizar cinta de opciones
4. En el lado lateral derecho, se muestra una
ventana donde activamos la casilla
Desarrollador.
5. Finalmente, haga clic en el botón Aceptar.
6. Ya tiene activada la ficha Desarrollador y en
ella el botón Insertar con los controles a usar.

1.2. Tipos de controles de formulario

Para mostrar los controles de formulario, haga clic en la ficha Desarrollador, luego en el botón
Insertar del grupo Controles.

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1.3. Formulario de Excel
Un formulario, impreso o digital, es un documento diseñado con formato y estructura estándar
que facilita la captura, la organización y la edición de la información.
Los formularios en Excel tienen las mismas características que los formularios impresos, pero
contienen controles, que son objetos que muestran datos o facilitan el ingreso de datos a partir
de una acción o selección de una opción. En general, los controles facilitan el uso de los
formularios.

1.4. Principales controles de formulario

A continuación, detallamos los diversos tipos de controles de formulario que nos proporciona
Excel 2016.
Nombre del Control Descripción
Identifica el propósito de una celda o un cuadro de texto, o muestra texto
Etiqueta
descriptivo (como títulos, leyendas, imágenes) o breves instrucciones
Agrupa controles relacionados en una unidad visual en un rectángulo con una
Cuadro de grupo etiqueta opcional. Generalmente, se agrupan botones de opción, casillas de
verificación o contenido estrechamente relacionado.
Ejecuta una macro que realiza una acción cuando un usuario hace clic en él. Los
Botón
botones también se conocen como botones de comando.
Activa o desactiva un valor que representa una selección inequívoca entre
opuestos. Puede seleccionar más de una casilla de verificación en una hoja de
Casilla cálculo o en un cuadro de grupo. Una casilla de verificación puede tener uno de
tres estados: activada, desactivada y mixta, lo que significa una combinación de
los estados activada y desactivada (como en una selección múltiple).
Permite una única elección dentro de un conjunto limitado de opciones que se
excluyen mutuamente; un botón de opción generalmente está contenido en un
Botón de opción
cuadro de grupo o un marco. Los botones de opción también se conocen como
botones de radio.
Aumenta o disminuye un valor, como un incremento numérico, una hora o una
fecha. Para incrementar el valor, es necesario hacer clic en la flecha arriba; para
Control de número disminuirlo, se debe hacer clic en la flecha abajo. Generalmente, el usuario
también puede escribir un valor de texto directamente en un cuadro de texto o
una celda asociados.
Se desplaza por un intervalo de valores cuando el usuario hace clic en las flechas
de desplazamiento o arrastra el cuadro de desplazamiento. Además, se puede
Barra de mover por una página (en un intervalo preestablecido) de valores haciendo clic
desplazamiento en el área entre el cuadro de desplazamiento y cualquiera de las flechas de
desplazamiento. Generalmente, el usuario también puede escribir un valor de
texto directamente en un cuadro de texto o una celda asociados.
Muestra una lista de uno o más elementos de texto de entre los cuales puede
elegir el usuario. Use un cuadro de lista para mostrar grandes cantidades de
Cuadro de lista
opciones que varían en número o contenido. Existen tres tipos de cuadros de
lista:

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  Un cuadro de lista de selección única permite solamente una elección.
En este caso, un cuadro de lista se asemeja a un grupo de botones de
opción, a excepción de que un cuadro de lista puede controlar un gran
número de elementos de manera más eficiente.
 Un cuadro de lista de selección múltiple permite una elección o
elecciones contiguas (adyacentes).
 Un cuadro de lista de selección extendida permite una elección,
elecciones y no contiguas, o inconexas.
Combina un cuadro de texto con un cuadro de lista para crear un cuadro de lista
desplegable. Un cuadro combinado es más compacto que un cuadro de lista,
pero requiere que el usuario haz clic en la flecha abajo para mostrar una lista de
Cuadro combinado elementos. Use un cuadro combinado para permitir que un usuario escriba una
entrada o elija solamente un elemento de la lista. El control muestra el valor
actual en el cuadro de texto, sin importar el modo en que dicho valor se haya
proporcionado.

Ejercicio 1:
Elabore una consulta usando el control de formulario Cuadro Combinado tal que, al seleccionar un
producto, se muestre su Estilo y la Marca.

Solución
Para desarrollar esta aplicación debemos tener en la hoja DATOS los siguientes registros.

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PASO 01: Insertar un control de formulario
En la hoja CONSULTA, inserta el control Cuadro combinado. Para ello, haga lo siguiente:
1. Clic en la ficha Desarrollador
2. Clic en la opción Insertar del grupo
Controles
3. Seleccione el control usar (Ejemplo:
Cuadro combinado) e inserte el
control con arrastre desde una
ubicación de la hoja de cálculo.
Ejemplo: E14.

PASO 02: Asignar propiedades al control de formulario

1. Seleccione el control de formulario al que asignará propiedades (Ctrl + Clic)
2. En la ficha Desarrollador, haga clic en el botón Propiedades para configurar las propiedades del
cuadro combinado.

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3. En la siguiente ventana, configure las propiedades solicitadas:

 En el cuadro Rango de entrada, ingresa el rango de los productos a mostrar:

B8:B31 de la hoja DATOS.
 En el cuadro Vincular con la celda, selecciona la celda en blanco donde se mostrará
un valor que indicará la posición (índice) del elemento seleccionado en el cuadro
combinado: vincula a la celda A11 de la hoja CONSULTA.
 En el cuadro Líneas de unión verticales, opcionalmente escribe un número de
elementos a desplegarse en el control.
 Realizado estos cambios verás el control de la siguiente manera:

4. Haga clic en la en el botón Aceptar.

5. Comprobaremos que el control ya contiene la lista de productos y estos están vinculados a la
A11 de la hoja CONSULTAS.
 Haga clic fuera del control para deseleccionarlo y elige un producto de dicha lista:

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  Observa que al seleccionar un producto (Ej.: ABRIGO MUJER2741SK13), el contenido
de la celda A11 muestra el valor 1, que es la posición del elemento en la lista de
productos.

PASO 03: Insertando funciones de Excel al control de formulario

Al seleccionar un producto en el cuadro combinado, se muestra el Estilo y la Marca
correspondiente. Como el cuadro combinado de productos está vinculado a la celda A11, donde se
muestra la posición (Índice) del elemento seleccionado, usaremos la función INDICE.
1. Escribe la función INDICE en la celda donde se muestra la información solicitada por la
consulta:

a. En la celda E17, escribe la función: =INDICE(DATOS!C8:C31;A11)

Donde:
 DATOS!C8:C31: Es el rango de productos, desde donde extraerán los datos. Se puede
utilizar un nombre de rango.
 A11: Es la celda que indica la posición del producto seleccionado en la lista.

b. Similar proceso es para reportar la MARCA.

En la celda E18, escribe la función: =INDICE(DATOS!D8:D31;A11)
Donde:
 DATOS!D8:D31: Es el rango de productos, desde donde extraerán los datos. Se
puede utilizar un nombre de rango.
 A11: Es la celda que indica la posición del producto seleccionado en la lista.
2. Ya tendremos el resultado esperado.

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Ejercicio 2
Una persona desea tener un formulario en Excel, que le permita calcular la Cuota de Pago Mensual
que pagaría, al solicitar un préstamo en una de las entidades financieras prestablecidas: Banco
Falabella, Ripley o Caja Trujillo, en el plazo indicado.
Solución:
PASO 1: Insertar los controles de formulario
1. Usando los controles de formulario y sus formatos de celdas, diseñe en la hoja PRÉSTAMOS el
siguiente formulario:

2. En la hoja DATOS1 ingrese el siguiente cuadro:

PASO 2: Asignando propiedades a los controles de formulario insertados en la hoja PRÉSTAMOS.

3. Combine las teclas Control + Clic en el control de número del préstamo. Luego, haga clic en la
opción Propiedades del grupo Controles de la ficha Desarrollador e ingresa los siguientes
valores en las propiedades correspondientes.

 Valor mínimo : 1000 (el préstamo mínimo será de 1000 soles)

 Valor máximo : 5000 (el préstamo máximo será de 5000 soles)
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  Incremento : 100 (el incremento será de 100 en 100 soles)
 Vincular con la celda : D4 (esta celda mostrará los valores del préstamo)

4. Combine las teclas Control + Clic en cualquier control botón de opción de la entidad financiera.
Luego, haga clic en la opción Propiedades del grupo Controles de la ficha Desarrollador y
vincula este control con la celda H1.

Nota: Los tres botones de opción quedarán vinculados a dicha celda. La celda H1, mostrará el
valor de 1 si el primer botón de opción está activado, 2; si el segundo botón está activado, y 3;
si el tercer botón está activado.
5. Combine las teclas Control + Clic en el control de número del período de pago. Luego, haga clic
en la opción Propiedades del grupo Controles de la ficha Desarrollador e ingresa los siguientes
valores en las propiedades correspondientes.

 Valor mínimo : 12 (el plazo mínimo será de 12 meses)

 Valor máximo : 36 (el plazo máximo será de 36 meses)
 Incremento : 1 (el incremento será de mes en mes)
 Vincular con la celda : E12 (esta celda mostrará los valores de plazo o periodo)
PASO 3: Insertar las funciones
Determinando la tasa de interés mensual
6. Ingresar en la celda E10 lo siguiente:

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 =INDICE(DATOS!A2:B4;H1;2)

Calculando la cuota de amortización mensual

7. Ingresar en la celda E14, la función financiera PAGO. Así:
=PAGO(E10;E12;D4)

La función da como resultado un valor negativo. Para mostrar el resultado como valor
positivo, utilizaremos la función ABS (absoluto):
=ABS(PAGO(E10;E12;D4))

8. El resultado final será el siguiente:

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2. MACROS

Cuando tenemos que crear una hoja de cálculo, llevar una contabilidad o crear un
calendario o una factura, la aplicación más completa, conocida y utilizada para este fin es
Excel. Esta aplicación ofimática forma parte de la suite Office de Microsoft y tiene todo lo
necesario para facilitarnos al máximo la creación de estas hojas de cálculo. Sin embargo,
puede que mientras trabajemos con ellas nos encontremos con que algunas tareas pueden
llegar a resultar realmente repetitivas, tareas que si se pudieran automatizar nos serían de
gran utilidad, y es aquí donde entran en juego las Macros.

Una Macro es un pequeño programa, un conjunto de instrucciones, que se puede

configurar en determinadas aplicaciones ofimáticas, como Word o Excel, y cuya principal
finalidad es automatizar ciertas actividades rutinarias y repetitivas, así como poder dotar a
los documentos de una complejidad que, de otra manera, no sería posible.

Algunas de las Macros de Excel más habituales son, por ejemplo, dar el mismo formato a
una hoja concreta o crear una misma tabla. Otros usos más habituales de estas
instrucciones pueden ser, por ejemplo, para intercalar ciertos contenidos entre
determinadas filas u organizar algún contenido.

Mientras se trabaja con hojas de cálculo de Excel, es posible que las tareas que lleva a cabo
habitualmente se realicen de una forma más productiva. Las macros se pueden desarrollar
para automatizar las tareas repetitivas.
Usted puede tener muchas hojas de cálculo que contienen datos similares. Por ejemplo, es
posible que los informes de ventas por cada mes de un año los tenga almacenadas en hojas
de cálculo individuales. En tales casos, puede que tenga que realizar cálculos similares y
aplicar el mismo formato en cada hoja de cálculo.
Las ligeras diferencias en los cálculos o formato resultarán en hojas de trabajo que varían
entre sí. Excel le permite automatizar las tareas se repiten con frecuencia y asegurar su
replicación precisa, ahorrando así tiempo.

Macro
Una macro es un programa que ejecuta una serie de comandos para automatizar tareas
repetidas con frecuencia. Cada macro se identifica por un nombre único en el libro. Puede
grabar una secuencia de acciones y luego realizar estas tareas con el nombre de la macro
o una tecla de acceso directo asignado a la macro. Los comandos de la macro grabada se
convierten en código de programación que se pueden editar si es necesario.

Ejemplo Código Macro:

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¿Cómo empezar a trabajar con macros?

Antes de grabar una macro

Compruebe que se muestra la ficha Desarrollador en la cinta de opciones. Dado que la
ficha Desarrollador no se muestra de manera predeterminada, haga lo siguiente:
1. Haga clic en la pestaña Archivo, elija Opciones y, a continuación, haga clic en la categoría
Personalizar cinta de opciones.
2. En Personalizar cinta de opciones, en la lista Pestañas principales, haga clic en Desarrollador
y, a continuación, haga clic en Aceptar.

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Grabar una Macro
La forma más fácil e intuitiva de crear macros es crearlas mediante el grabador de
macros del que dispone Excel.
Este grabador de macros te permite grabar las acciones deseadas que posteriormente
las traduce a instrucciones en VBA (Visual Basic Applications), las cuales podemos
modificar posteriormente si tenemos conocimientos de programación.

1. Haga clic en la ficha Desarrollador

2. En el grupo Código dar clic en la opción Grabar macro.

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3. En el cuadro de diálogo Grabar macro:
a. Escriba el Nombre de la macro (no está permitido insertar espacios en blanco en el
nombre de la macro, tampoco está permitido que el nombre de la macro empiece
con números).

b. Podemos asignarle un Método abreviado: mediante la combinación de las teclas

CTRL + "una tecla". El problema está en encontrar una combinación que no utilice ya
Excel.
c. En Guardar macro en: podemos seleccionar guardar la macro en el libro activo, en el
libro de macros personal o en otro libro.
d. En Descripción: podemos describir cuál es el cometido de la macro o cualquier otro
dato que creamos conveniente.

4. Para comenzar la grabación de la macro, debe hacer clic en el botón Aceptar. y a

continuación, si nos fijamos en la barra de estado, encontraremos este botón en la barra
de estado donde tenemos la opción detener grabación.

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 5. Ahora debemos realizar las acciones que queramos grabar, es conveniente no seleccionar
ninguna celda a partir de la grabación, ya que, si seleccionamos alguna celda
posteriormente, cuando ejecutemos la macro, la selección nos puede ocasionar problemas
de celdas fuera de rango.

Detener grabación de macro

Una vez concluidas las acciones que queremos grabar, presionamos sobre el botón
Detener de la barra de estado, o accediendo al grupo Código y haciendo clic en Detener
grabación, como se muestran en las dos imágenes

Ejercicio
Tenemos una Base de Datos de empleados, se desea ordenar la tabla de datos por
determinados campos, para ello vamos a utilizar los botones de los controles de formulario
y se le asignará una macro a cada una de ellas.

Solución:
1. Abrir el archivo Empleados.xlsx, en la Hoja 1, conformado por 114 registros y los siguientes
campos: ID empleado, Apellido, Nombre, Estado civil, Filial, Facultad, Cargo, salario, Fecha
comienzo, Fecha nacimiento.

Base de datos empleados:

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2. Luego se procederá a Insertar el control de formulario Botón, el cual permitirá que, al hacer
clic sobre el mismo, ejecutar una rutina, la cual será grabada con el Grabador de Macros.
Para este ejemplo el proceso que se realizará al hacer clic sobre el botón es Ordenar
la tabla de datos por algún campo.

3. Hace clic en la Ficha Desarrollador, luego en el Grupo Controles de formulario, hacer clic en
Insertar.
4. Seleccionar el control Botón

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5. Cambiar el nombre del botón: Ordena x Apellido

6. De igual forma se procede con la creación de los demás botones y asignarle un nombre.

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7. Se procede a darle formato a los botones como cambiar el tipo de fuente y color del texto
8. Hacer clic derecho sobre el botón y seleccionar Formato de control

9. Aplicar los formatos de fuente

20
10. De igual manera se procede a cambiar el formato al control

Asignado Macro a cada uno de los botones

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Referencias bibliográficas:
 Pacheco, J. (2017). Aplicaciones prácticas con Excel 2016. Lima: Macro
 Pérez, M. (2016). Windows 10 práctico. Mexico: Alfa Omega
 Rathbone A (2015). Windows 10. Barcelona: Para Dummies
 Peña, R; Orbegozo A. (2017). Office 2016 - Paso a paso. Mexico:Alfa Omega
 Mediaactive. (2016). El Gan Libro de Office 2016. Barcelona: Marcombo
 Marco, R. y Ferrari, A. (2015). Dax Patterns 2015.
 http://www.aulaclic.es/excel-2016/index.htm
 http://www.formacionprofesional.info/manual-excel-2016-en-pdf/
 https://support.office.com/es-es/article/Gu%C3%ADas-de-inicio-r%C3%A1pido-de-Office-2016-
25f909da-3e76-443d-94f4-6cdf7dedc51e?ui=es-ES&rs=es-ES&ad=ES

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