ANEXO No 1 – Requerimientos Técnicos

Especificaciones técnicas y Requerimientos técnicos mínimos obligatorios

ITEM REQUERIMIENTO MINIMO OBLIGATORIO

N°
OBJETO DEL SERVICIO: Prestación del servicio de Outsourcing de impresión y fotocopiado para el
1 Fondo Nacional del Ahorro.

TIEMPO DEL CONTRATO: La duración del contrato será de treinta y seis (36) meses a partir de la
2 firma del acta de inicio.

CANTIDAD DE IMPRESIONES Y COPIAS: Actualmente el Fondo Nacional del Ahorro cuenta con los
siguientes promedios de impresión mensual a nivel nacional cuyo detalle se informa a
continuación:

Blanco y Negro: 943.192

Color: 1.279

IMPRESORA TIPO I TOTAL 107

APARTADO 1
ARMENIA 2
BARRANQUILLA 2
BOGOTA ANGEL 5
BOGOTA CAN 1
BOGOTA-CNA 40
BUCARAMANGA 2
BUENAVENTURA 1
3 CALI AMERCIAS 2
CALI GUADALUPE 3
CARTAGENA 2
CIUDAD VERDE 1
CUCUTA 2
ÉXITO BARRANCABERMEJA 1
ÉXITO CARTAGENA 1
ÉXITO DOSQUEBRADAS 1
ÉXITO MAYORCA 1
ÉXITO MEDELLIN 1
ÉXITO PIEDECUESTA 1
ÉXITO USME 1
FLORENCIA 1
GIRARDOT 1
IBAGUE 2
LA DORADA 1
 MANIZALES 1
MEDELLIN 4
MITU 1
MONTERIA 1
NEIVA 1
PASTO 2
PEREIRA 3
POPAYAN 2
QUIBDO 1
RIOHACHA 1
SAN ANDRES 1
SAN JOSE DEL GUAVIARE 1
SANTA MARTA 1
SINCELEJO 1
SOACHA 2
SOLEDAD 1
SUBA 3
TUNJA 1
VALLEDUPAR 1
VILLAVICENCIO 1
YOPAL 1

IMPRESORA TIPO II TOTAL 79

ACACIAS 1
ARAUCA 1
ARMENIA 1
BARRANQUILLA 2
BELLO 1
BOGOTA ANGEL 1
BOGOTA CAN 4
BOGOTA-CNA 21
BOGOTA-DIAN 1
BOGOTA-FISCALIA 1
BOGOTA-ICBF 1
BOGOTA-INPEC 1
BOGOTA-PROCURADURIA 1
BOGOTA-SENA 1
BOGOTA-SUPERNOTARIADO Y REGISTRO 1
BUCARAMANGA 4
CALI AMERCIAS 2
CALI GUADALUPE 1
 CARTAGENA 2
CARTAGO 1
CAUCASIA 1
CUCUTA 1
ECOPETROL 1
ÉXITO CHIA 1
FACATATIVA 1
GARZON 1
IBAGUE 2
INIRIDA 1
LETICIA 1
MALAGA 1
MANIZALES 2
MIRANDA CAUCA 1
MOCOA 1
PALMIRA 1
PASTO 1
PEREIRA 2
PITALITO 1
POPAYAN 1
PUERTO CARREÑO 1
RIONEGRO 1
SANTA MARTA 1
SINCELEJO 1
SOACHA 1
SUBA 2
VILLAVICENCIO 1
ZIPAQUIRA 1

IMPRESORA TIPO III TOTAL 7

BOGOTA-CNA 7

TOTAL IMPRESORAS 193

ALCANCE.

El Fondo Nacional del Ahorro está interesado en contratar el servicio de Outsourcing de impresión
y fotocopiado y los siguientes requisitos son los mínimos necesarios para la correcta prestación del
servicio
4
PLAZO DE EJECUCION

El contrato tendrá una duración de 36 meses contados a partir de la firma del acta de inicio.
 REQUISITOS GENERALES

- Disponer, instalar y configurar para la prestación del servicio, equipos de impresión tipo
multifuncional, de acuerdo con las especificaciones técnicas mínimas solicitadas en el
numeral 5 del presente documento y para las ubicaciones designadas por el FNA a nivel
nacional, sedes administrativas, puntos de atención, puntos institucionales y puntos
empresariales.

- Suministrar los consumibles, fungibles y demás que se requieran para garantizar la

correcta operación a nivel nacional en todos los puntos de atención del FNA, así como en
los nuevos puntos de atención que requiera abrir la entidad, de acuerdo con lo establecido
en el numeral 6 del presente documento.

- Suministro de papelería tamaño carta y oficio para la totalidad de impresiones y copias,

que se generen en la Entidad, de acuerdo con lo establecido en el numeral 8 del presente
documento.

- Presentar el Plan de Manejo Ambiental de acuerdo con lo establecido en el numeral 7 del

presente documento.

- Servicio proactivo y reactivo para la prestación del soporte técnico para la totalidad de
impresoras que se suministren a nivel Nacional.

- Suministrar, Implementar y operar el software de monitoreo y tracking para el servicio de

impresión a nivel nacional.

- Otorgar acceso y capacitar al personal técnico de supervisión del FNA en el software de

monitoreo y tracking, con rol de consulta y monitoreo, para efectos de seguimiento y
validación de reportes

- Suministrar el personal técnico y profesional de acuerdo con lo establecido en el Anexo 2

– PERSONAL MINIMNO REQUERIDO

- Cumplir con las políticas del Sistema de Gestión y Seguridad en el trabajo y demás
normas, reglamentos, circulares que establezca el FNA para personal del contratista
dentro de las instalaciones del Fondo

ESPECIFICACIONES TECNICAS MINIMAS DE LOS EQUIPOS DE IMPRESIÓN.

TIPO I (Impresora Multifuncional Alto Rendimiento)

5 IMPRESORA MULTIFUNCIONAL MONOCROMATICA: cantidad 107

ITEM CARACTERISTICAS ESPECIFICAR
1 Velocidad PPM (páginas por 55 ppm o superior
minuto)
2 Tecnología Impresión Láser o led monocromático
 3 Resolución de copiado 600dpi X 600dpi o superior
4 Resolución de impresión 1200dpi X 600dpi o superior
5 Memoria básica 2 GB o superior
6 Disco Duro 200GB o superior
7 Procesador 1,2 GHz o superior
8 Pantalla Táctil
9 Compatibilidad con software de SI
monitoreo
10 Dúplex Incluido
11 Ciclo de Trabajo Recomendado 25.000 o superior
12 Función Proceso de copiar
Impresión
Escaneo de red
13 Manejo de papel Bandeja 1, de 500 hojas o superior

14 Bandejas de alimentación Mínimo 2 con capacidad de 500 hojas

cada una
15 Reducción y ampliación Con capacidad para las dos funciones
16 Multicopiado De 1 a 999
17 Alimentador automático Original con capacidad para 100 hojas
mínimo
18 Funciones de copia Ahorro de tóner, selección de papel
automático, cambio de bandeja
automático, creación de folletos, ajustar
pagina
19 Conectividad Puerto de RED 10/100/1000Base Tx
20 Ahorro de energía Equipo certificado con Energy Star
21 Tipos de Papel Soportado Papel (normal, reciclado, perforado,
transparente)
22 Pesos aceptados de Papel Mayor a 60 gr
23 Tamaños de Papel Soportados Carta, oficio, Legal, A4, personalizado.
24 Protocolos de Red Soportados** TCP/IP IPV4, IPV6, UDP, Telnet, DHCP,
WINS, SNMP, HTTP
25 Sistemas operativos de Red Windows server 2008, Windows 2008,
soportados Windows 2012 o superior, Linux.
26 Sistemas operativos de cliente Windows 7, 8 y 10
soportados Linux
MAC
27 Puertos USB USB 2.0
** Los equipos deben contar con soporte IPV6 nativo en coexistencia con IPV4

TIPO II (Impresora Multifuncional Mediano Rendimiento)

IMPRESORA DUPLEX MONOCROMATICA: cantidad 79

 ITEM CARACTERISTICAS ESPECIFICAR
1 Velocidad PPM (páginas por 40 ppm o superior
minuto)
2 Tecnología Impresión Láser o led monocromático
3 Resolución de impresión 1200dpi X 1200dpi o superior
4 Memoria básica 512MB
5 Procesador 530 Mhz o superior
6 Compatibilidad con software de SI
monitoreo
7 Dúplex Incluido
8 Ciclo de Trabajo Mensual 5.000 o superior
recomendado
9 Manejo de papel Bandeja 1 de 350 hojas
10 Conectividad Puerto de RED 10/100/1000Base Tx
11 Ahorro de energía Equipo certificado con Energy Star
12 Tipos de Papel Soportado Papel (normal, reciclado, perforado,
transparente)
13 Pesos aceptados de Papel Mayor a 60 gr

14 Tamaños de Papel Soportados Carta, oficio, Legal, A4, customizado.

15 Protocolos de Red Soportados** TCP/IP IPV4, IPV6, UDP, Telnet, DHCP,
WINS, SNMP, HTTP
16 Sistemas operativos de Red Windows server 2008, Windows 2008,
soportados Windows 2012 o superior, Linux.
17 Sistemas operativos de cliente Windows 7, 8 y 10
soportados Linux
MAC
18 Puertos USB USB 2.0
** Los equipos deben contar con soporte IPV6 nativo en coexistencia con IPV4

TIPO III (Impresora Multifuncional Color)

IMPRESORA MULTIFUNCIONAL COLOR: cantidad 7

ITEM CARACTERISTICAS ESPECIFICAR
1 Velocidad PPM (páginas por 30 ppm o superior
minuto)
2 Tecnología Impresión Láser o led
3 Resolución de impresión 600dpi X 600dpi o superior
4 Memoria básica 1 GB
5 Procesador 1 GHz o superior
6 Compatibilidad con software de SI
monitoreo
7 Dúplex Incluido
 8 Ciclo de Trabajo Mensual 40.000
Máximo
9 Manejo de papel Bandeja 1 de 250 hojas

10 Conectividad Puerto de RED 10/100/1000Base Tx

11 Ahorro de energía Equipo certificado con Energy Star
12 Tipos de Papel Soportado Papel (normal, reciclado, perforado,
transparente)
13 Pesos aceptados de Papel 60-75gr
14 Tamaños de Papel Soportados Carta, oficio, Legal, A4, customizado.
15 Protocolos de Red Soportados** TCP/IP IPV4, IPV6, UDP, Telnet, DHCP,
WINS, SNMP, HTTP
16 Sistemas operativos de Red Windows server 2008, Windows 2008,
soportados Windows 2012 o superior, Linux.
17 Sistemas operativos de cliente Windows 7, 8 y 10
soportados Linux
MAC
18 Puertos USB USB 2.0
** Los equipos deben contar con soporte IPV6 nativo en coexistencia con IPV4

5.1 HISTORICO DE IMPRESIÓN POR SEDE

CIUDAD CONSUMO
SEDE ADMINISTRATIVA (BOGOTÁ) 316480
PA - BOGOTA ANGEL 53528
PA - SUBA 37753
PA - CALI GUADALUPE 32584
PA - CALI AMERCIAS 32146
PA - PEREIRA 31454
PA - BARRANQUILLA 28085
PA - MEDELLIN 28644
PA - BUCARAMANGA 27133
PA - SOACHA 28106
PA - BOGOTA CAN 26288
PA - PASTO 23438
PA - IBAGUE 17183
PA - VALLEDUPAR 14601
PA - SOLEDAD 13956
PA - MANIZALES 13905
PA - CARTAGENA 12817
PA - NEIVA 12608
PA - CUCUTA 12353
PA - TUNJA 11968
PA - ARMENIA 11726
PA - POPAYAN 11434
PA - VILLAVICENCIO 10888
PA - SANTA MARTA 10468
PA - SINCELEJO 7848
PA - GIRARDOT 7128
PA - ÉXITO USME 7110
PA - ÉXITO MAYORCA 6897
PA - FLORENCIA 6849
PA - MONTERIA 6799
PA - ÉXITO CARTAGENA 5894
PA - RIOHACHA 5855
PE - BELLO 4609
PA - SAN JOSE DEL GUAVIARE 4202
PA - ÉXITO BUCARAMANGA - PIEDECUESTA 3951
PA - APARTADO 3604
PA - CIUDAD VERDE 3515
PA - YOPAL 3384
PA - QUIBDO 3354
PA - VILLAVICENCIO 2919
PA - ÉXITO DOSQUEBRADAS 2773
PA - ÉXITO CHIA 2726
PA - SAN ANDRES 2676
PE- FACATATIVA 2522
PA - LA DORADA 2501
PE - ZIPAQUIRA 2423
PE - CARTAGO 2391
PE - PALMIRA 2177
PA - ÉXITO BARRANCABERMEJA 2036
PE - RIONEGRO 1893
PA - VIVA BUENAVENTURA 1822
PE - FISCALIA 1620
PE - ACACIAS 1600
PA - ÉXITO MEDELLIN - GRAN VIA 1483
PE - MOCOA 1438
PE - GARZON 1024
PE - ARAUCA 898
PE - CAUCASIA 888
PE - LETICIA 783
PA - MITU 568
PE - PITALITO 508
PE - MIRANDA CAUCA 507
PA - INIRIDA 498
PE - IPIALES 435
PE - DIAN 427
PE - ECOPETROL 388
PE - SENA 349
PE - PUERTO CARREÑO 347
PE - ICBF 336
PE - SUPERNOTARIADO Y REGISTRO 313
PE - PROCURADURIA 254
PE - MALAGA 248
PE - INPEC 155
TOTAL= 944.471

NOTA 1: Los equipos a suministrar deben ser NUEVOS no re manufacturados, con fecha de
fabricación no mayor a un (1) año contado este, hasta la fecha establecida para el cierre del
término para presentar la propuesta inicial de precio.

NOTA 2: Los equipos requeridos por demanda para eventos, no necesariamente deben ser nuevos
y pueden ser usados, pero en cualquier condición, los equipos deben garantizar los volúmenes de
impresión y copiado y garantizar el perfecto funcionamiento para las labores y el tiempo
requeridos.

NOTA 3: Todos los costos asociados con suministro, instalación, desinstalación, configuración,
reconfiguración, actualizaciones y traslado de impresoras a nivel nacional acorde a los
requerimientos técnicos y funcionales que se originen o determinen durante la ejecución del
contrato, estarán a cargo exclusivo el contratista.

NOTA 4: Para el aprovisionamiento de equipos, para puntos de atención nuevos o Áreas dentro de
la entidad durante la ejecución del contrato, el contratista dispondrá de un plazo máximo de diez
(10) días hábiles a partir de la notificación del FNA, para la entrega, instalación, configuración y
capacitación a usuarios, de los equipos de impresión adicionales, a nivel nacional. El FNA podrá
aumentar o disminuir hasta en un 20% la línea base inicial de equipos antes mencionado, por lo
que el contratista deberá considerar los recursos humanos, logística, de equipos que le permitan
cumplir con este requerimiento.

NOTA 5: Para aprovisionamiento de equipos para eventos a nivel nacional, el contratista dispondrá
de un plazo máximo de cuatro (4) días hábiles, contados a partir de la notificación del FNA, para el
suministro, instalación, configuración y capacitación de usuarios. En todo caso los equipos deben
estar instalados en perfecto funcionamiento veinticuatro (24) horas antes de dar inicio al evento.
El valor a pagar por el FNA será únicamente el valor del clic consumido en cada una de las
impresoras, valor que se encontrará establecido en la propuesta económica presentada.
 NOTA 6: Contar con impresoras de back up por cada uno de los tipos de impresoras y en las
ubicaciones definidas por el oferente, de tal forma que se garanticen los acuerdos de niveles de
servicio. Todos los costos asociados con el desarrollo de esta labor están a cargo exclusivo del
oferente seleccionado.

NOTA 7: El oferente deberá anexar a su propuesta, una certificación expedida por el fabricante de
las Impresoras, donde asegure el suministro de repuestos e insumos de las máquinas por la vigencia
del contrato, así mismo, la garantía de las máquinas por un plazo mayor o igual al plazo de
ejecución del contrato.

NOTA 8: El oferente deberá anexar a su propuesta, una certificación expedida por el fabricante de
las Impresoras, que lo acredite como Distribuidor Autorizado de dicha marca, o demostrar ser parte
del canal de distribución.

SUMINISTRO DE CONSUMIBLES Y FUNGIBLES

El contratista seleccionado deberá suministrar todos los consumibles y fungibles que se requieran
durante la operación del proyecto, de acuerdo con el volumen de impresión previsto en los
históricos de consumo, sin límites en la disponibilidad y en el suministro de los mismos. Todos los
costos asociados con el desarrollo de esta labor están a cargo exclusivo del contratista
seleccionado, esto incluye el transporte, instalación, recolección y manejo.
6
El tiempo de entrega de los consumibles y fungibles para ciudades capitales será de máximo ocho
(8) horas hábiles y para el resto del país máximo veinticuatro (24) horas hábiles, por tanto, el
contratista seleccionado, definirá la metodología y logística más adecuada que asegure el
cumplimiento de los tiempos aquí establecidos.

El FNA realizará la medición, control y seguimiento de los ANS establecidos para este efecto, en el
Anexo No. 3 – Acuerdos de Niveles de Servicio - Numeral 9.4 - ANS #1.

MANEJO Y CONTROL AMBIENTAL.

El contratista seleccionado deberá presentar el Plan de Manejo Ambiental máximo a los cinco (5)
días contados a partir de la suscripción del contrato y para la firma del Acta de Inicio, donde
establezca el plan para el manejo de residuos que se generan durante la operación (Tóner,
repuestos, fusoras, etc), así mismo, el proceso detallado de recolección o manejo de cartuchos
vacíos y otros consumibles.
7
Los oferentes interesados, deberán presentar la certificación de una empresa especializada y
avalada, que soporte el Plan de manejo de residuos del proveedor. Esta certificación deberá
adjuntarse con la propuesta.

La vigencia del plan ambiental no podrá ser inferior a la duración del contrato y prorrogas, la fecha
de expedición de la certificación no podrá ser superior a sesenta (60) días anteriores a la fecha de
la presentación de la propuesta.
 Este plan deberá como mínimo ejecutarse una (1) vez por mes en cada una de las sedes del FNA
como parte del alcance del servicio, cuyo reporte deberá evidenciarse en el Informe Mensual de
Gestión y su incumplimiento será sancionado de conformidad con lo establecido en el anexo 3 -
Acuerdos de Niveles de Servicio - Numeral 9.3 - ANS #1.

SUMINISTRO DE PAPELERÍA.

El papel a suministrar por el contratista seleccionado para el servicio contratado, debe ser Papel
bond color blanco de mínimo 75g/m2 o papel reciclado de mínimo 72g/m2, tanto para tamaño
carta como oficio.

El tiempo de entrega de la papelería para ciudades capitales será de máximo dos (2) horas hábiles
y para el resto del país máximo ocho (8) horas hábiles, por tanto, el contratista seleccionado,
definirá la metodología y logística más adecuada que asegure el cumplimiento de los tiempos aquí
establecidos y en ningún caso, se presenten suspensiones del servicio por más de dos (2) horas
8 hábiles por esta causa

La calidad de la fotocopia debe ser óptima (sin manchas, borrosas o cualquier otro tipo de defecto
al fotocopiar), deben ser claras y legibles.

El control en el manejo del papel estará a cargo exclusivo del contratista, así como la distribución
de la papelería a nivel nacional, en donde sea requerido para puntos de atención, puntos
empresariales o institucionales, cumpliendo siempre con los tiempos de atención establecidos, so
pena de aplicación de descuentos establecidos en el Anexo 3 - Acuerdos de Niveles de Servicio -
Numeral 9.4 - ANS #1.

SOFTWARE DE TRACKING Y MONITOREO E INFRAESTRUCTURA.

El contratista seleccionado deberá suministrar, instalar y configurar, debidamente licenciado, el

software requerido para monitorear y gestionar el estado de los dispositivos de impresión.

El suministro, instalación y configuración de la herramienta de monitoreo, deberá ser provista por

el contratista durante la etapa o fase de Empalme

El software de monitoreo deberá cumplir mínimo con las siguientes funcionalidades:

• Generar alarmas, en línea, sobre la disponibilidad del equipo de impresión

• Alertar sobre el estado de los suministros y/o consumibles de los equipos de impresión
9
instalados en cualquiera de los sitios designados por el FNA.
• Facilitar la visualización de las impresoras involucradas en el outsourcing de acuerdo con
las ubicaciones designadas por el FNA.
• Facilitar el acceso remoto al panel de control de las máquinas y a sus parámetros de
configuración, entre otros se deben permitir los cambios de la configuración de los
protocolos TCP/IP, SMTP y SNMP, realizar actualizaciones de firmware, cambiar la
configuración de cualquiera de las opciones de impresión y de los demás parámetros
configurables mediante el panel de control.
• Reportar directamente a la consola central los niveles o porcentajes de utilización de los
suministros y/o consumibles de los equipos de impresión (papel, tóner, etc.).
 • Generar alertas vía SMTP o SNMP de atascos, daños y en general de todos aquellos
eventos asociados al mal funcionamiento de los equipos de impresión.
• Reportar el número de impresiones por dispositivo, incluyendo si es impresión
monocromática o policromática, si es en tamaño carta o en tamaño oficio.
• Identificar si el clic hace referencia a fotocopia o impresión, si es en tamaño carta o tamaño
oficio, color o blanco y negro.
• Generar los reportes de impresión detallados por usuario e impresora, fecha de impresión,
hora por evento reportado, número de páginas impresas y nombre del documento.
• Permitir el escaneo y envío de documentos directamente desde las impresoras al correo
electrónico corporativo de los funcionarios.
• Generar el tracking que permita generar y liberar colas de impresión, así como generar los
debidos reportes que permitan establecer cantidades de impresión por cada usuario.
• Establecer cuotas de impresión para limitar las cantidades de impresiones para cada
usuario, centro de costos, área o grupo específico que la entidad requiera.
• Permitir acceder a los Logs de eventos de cada uno de los dispositivos instalados, así como
a los contadores generales del dispositivo.
• Los reportes que se generen deberán permitir exportar a formatos HTML, CSV, Pdf y Excel
para Windows.

La generación de los reportes, deberán realizarse por demanda según requerimiento del Fondo y
dentro del Informe mensual de gestión. El incumplimiento será penalizado de acuerdo con lo
establecido en el Anexo 3 - Acuerdos de Niveles de Servicio - Numeral 9.3 - ANS #1.

La herramienta, el acceso y el licenciamiento de la aplicación, deberán ser suministrados y

costeados por el proveedor.

El licenciamiento de la base de datos, así como los servidores y licenciamiento de sistemas

operativos que se requieran para la implementación y operación del servicio serán suministrados
por el Fondo Nacional del Ahorro.

La información obtenida mediante la herramienta de tendencia de impresión y control deberá ser

implementada y administrada por el proveedor y alojada en la base de datos suministrada por el
FNA, en tal sentido, el Fondo realizará Back up periódicos y esquemas de protección que garanticen
la continuidad del servicio ante una falla técnica o un evento inesperado.

La implementación, administración, soporte, mantenimientos preventivos y correctivos a la

herramienta de tracking y monitoreo estarán a cargo del proveedor.

OPERACIÓN DEL SERVICIO

Para la operación del servicio de impresión en el Fondo Nacional del Ahorro, se requiere atención
en horario de lunes a viernes de 7:00 a.m. a 07:00 p.m. y los sábados en horario de 08:00 am a
10
02:00 pm.

En horarios no laborales (domingos y festivos), se realizará por demanda.

 En temporada de cesantías y eventos del FNA, la operación del servicio adoptará los horarios que
el FNA requiera para soportar y mantener la disponibilidad del servicio, lo cual será informado al
contratista mínimo con seis días (6) hábiles de antelación a la realización del evento o temporada.

La gestión de incidentes, requerimientos, tareas, cambios y problemas, el proveedor seleccionado

deberá realizar la atención a través de la herramienta de gestión del servicio que el FNA designe,
cumpliendo los tiempos establecidos en el Anexo 3 – Acuerdos de Niveles de Servicio - Numeral
9.4 - ANS #2 y ANS #3

SERVICIO DE SOPORTE TÉCNICO

Como parte del servicio se requiere un grupo integral de soporte técnico en sitio, que cumpla con
los requerimientos del Anexo 2 - Personal Mínimo Requerido, conformado por personal a cargo
del proveedor, ubicado directamente en las instalaciones del FNA de tiempo completo, según lo
indicado en el numeral 10 del presente documento y con el siguiente alcance:
• Sede principal de Bogotá “Centro Nacional de Ahorro”, en donde se ubicará el grupo
principal de soporte técnico o el lugar que el FNA indique dentro de la ciudad de Bogotá
durante la vigencia del contrato, las demás sedes a nivel nacional se atenderán por
demanda y de acuerdo a los ANS definidos - Numeral 9.6 - ANS #1.
11 • El Equipo de Trabajo mínimo requerido de soporte debe estar conformado por la cantidad,
perfiles y roles informados en el Anexo 2-Personal Mínimo Requerido
• Para las ciudades distintas a Bogotá, el contratista seleccionado deberá contar mínimo con
centros de servicio autorizados y certificados por el fabricante de la marca ofertada, que
permita prestar los servicios de repuestos, mantenimientos correctivos, preventivos y el
remplazo de los equipos que requiera la operación de la entidad.

El oferente deberá allegar la hoja de vida con sus soportes, del rol de Gerente de proyecto, con la
oferta. Las demás hojas de vida serán entregadas por el contratista seleccionado para la firma del
Acta de Inicio.

APROVISIONAMIENTO, INSTALACIÓN Y CONFIGURACION DEL SERVICIO.

12.1 CRONOGRAMA

El contratista seleccionado deberá presentar a los cinco (5) días hábiles siguientes a la suscripción
del contrato y para la firma del acta de inicio, el cronograma, el cual deberá considerar entre otras
las siguientes actividades:
12
- Entrega, configuración y puesta en servicio de equipos de impresión a nivel nacional
- Mantenimientos Preventivos
- Capacitaciones en manejo de impresoras para usuarios
- Plan de sensibilización
- Plan de migración y entrega del servicio

12.2 IMPLEMENTACION DEL SERVICIO

El contratista seleccionado deberá suministrar, transportar, instalar y configurar, asumiendo todos
los costos en que se incurra, los equipos de impresión en las ubicaciones designadas por el FNA.
Para ello se deben aplicar las siguientes definiciones técnicas:
• En la sede administrativa por centro de costo se debe configurar el servicio de impresión
bajo el modelo de colas de impresión, ubicadas en un servidor multipropósito destinado
para tal fin.
Todas las impresoras deberán estar conectadas en red, a excepción de las que por
necesidades de la operación o limitaciones de conexión con el servidor de impresión o
infraestructura del FNA, requieran conexión vía USB.
• Para la instalación de las 193 impresoras se dispondrá un tiempo de máximo 30 días
calendario para ciudades capitales y cuarenta (40) días calendario para el resto del país,
contados a partir de la firma del acta de inicio, esto incluye la implementación del servidor,
configuración y afinamiento de la herramienta.
• El oferente deberá ejecutar las acciones necesarias que garanticen la configuración a nivel
local en todos los equipos cliente, incluido la instalación del software o drivers requeridos
para la utilización de los equipos de impresión.
• El contratista seleccionado deberá garantizar la posibilidad de que cualquier equipo cliente
pueda imprimir en cualquiera de los equipos de impresión instalados a nivel nacional y que
operan bajo el modelo de colas de impresión, todo ello sin afectar ninguna de las
funcionalidades de los equipos (impresión, copiado y escaneo).
• Dentro del Plan de implementación y puesta en producción del servicio de impresión, se
deberá incluir la capacitación del manejo de las impresoras a todos los funcionarios de la
entidad, según lo indicado en el numeral 15.4 del presente documento, para lo cual se
deberá dejar el registro de asistencia y capacitación establecido por el FNA para tal fin, así
mismo, deberá detallar, el procedimiento estimado que seguirá para la realización de la
instalación y configuración de la solución, elaboración de procedimientos operativos,
políticas y estándares con su respectiva documentación que permita llevar a cabo una
administración adecuada. Se debe tener en cuenta que el plan final se establecerá
conjuntamente entre el FNA y el contratista seleccionado.
• El contratista seleccionado deberá iniciar el plan de implementación de los nuevos
equipos, previa presentación del cronograma de trabajo al supervisor designado por el
FNA, no obstante, el proveedor seleccionado deberá garantizar que el 10 de abril de 2020
se haya surtido el plazo máximo de puesta en sitio de equipos, capacitación, insumos y
puesta en funcionamiento de herramienta de monitoreo.

Las personas que realizarán las labores de instalación y puesta en funcionamiento de las
impresoras multifunción, deben ser calificadas y entrenadas en este tipo de labores para que se
produzca el menor impacto en la operación del FNA.

El contratista debe capacitar en el soporte de primer nivel al personal de mesa de servicios del
FNA, así mismo, en el evento que se evidencie que el primer nivel no fue atendido adecuadamente,
el contratista deberá escalar la situación al Líder de mesa, para la toma de acciones pertinentes.

El contratista seleccionado es el encargado de atender los requerimientos de nivel 2, lo cual podrá

realizarlo a través del personal en sitio y en caso de no solución, escalar a fabricante o especialista
(nivel 3).

12.2.3 CENTRO DE COPIADO

 EL proponente deberá implementar un centro de copiado durante la ejecución del contrato,
otrosíes y adiciones, en instalaciones del FNA Bogotá, con un mínimo de una (1) maquina
multifuncional blanco y negro y una (1) maquina multifuncional a color, estas máquinas harán
parte de la línea base definida por la entidad, junto con el personal Técnico de Impresión,
requerido en el Anexo 2 - Personal Mínimo Requerido

PLAN DE MIGRACION Y ENTREGA DEL SERVICIO

Dos (2) meses antes de la fecha de terminación del contrato, el contratista deberá proyectar y
presentar al supervisor del FNA, el Plan de Migración y entrega del servicio, el cual será insumo
para el Fondo y contratista entrante, que garantizará la continuidad del servicio, sin afectar la
13
operación.

Se debe tener en cuenta que el plan final se establecerá conjuntamente entre el FNA y el
contratista seleccionado.

MANTENIMIENTOS PREVENTIVOS Y CORRECTIVOS

14.1 Mantenimiento Preventivo

• El contratista debe realizar mantenimiento integral a las impresoras mediante
mantenimientos preventivos programados e informados en el Cronograma, de forma tal
que se garantice la continuidad en la prestación del servicio. Sin perjuicio de lo anterior,
el proveedor deberá realizar mínimo un (1) mantenimiento preventivo al año, por cada
año de prestación del servicio, a la totalidad de impresoras suministradas para la ejecución
del contrato.
• Todos los mantenimientos preventivos deben generar un Informe por parte del contratista
y presentarlo al supervisor del FNA dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la
realización del mantenimiento

14.2 Mantenimiento Correctivo

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• Para los soportes correctivos, estos deberán ser Ilimitados para el número de incidentes y
con atención en sitio, donde se incluyan todos los repuestos.
• El contratista seleccionado debe asegurar que en ningún caso se presenten suspensiones
del servicio por más de cuatro (4) horas hábiles en una de las impresoras, ni por más de 2
veces en el mes, de lo contrario dará aplicación a lo establecido en el Anexo 3 – Acuerdos
de Niveles de Servicio - Numeral 9.4 - ANS #3.
• En el evento que no se consigan repuestos de forma inmediata o que se presente otro tipo
de daño que ocasione inactividad de las máquinas de fotocopiado por más de las cuatro
(4) horas establecidas en el ítem anterior, el contratista deberá suministrar un equipo de
reemplazo de las mismas o superiores características técnicas hasta la reparación de la
máquina asignada al FNA, sin generar costos adicionales para la entidad.
Si pasados 10 días hábiles, el equipo objeto de reparación no ha sido entregado en
perfecto estado de funcionamiento, el proveedor deberá reemplazarlo por otro nuevo, no
remanufacturado, de las mismas o superiores características a las requeridas para la sede
afectada.
 • El transporte y servicio técnico y sus costos asociados con el desarrollo de esta labor,
estarán a cargo exclusivo del contratista seleccionado.
• Todos los mantenimientos correctivos deben generar un Informe por parte del contratista
y presentarlo al supervisor del FNA dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la
realización del mantenimiento.

REQUERIMIENTOS DE DOCUMENTACIÓN.

El contratista seleccionado deberá hacer entrega en medio electrónico o físico, los siguientes
informes y/o documentos:

15.1 Hojas de Vida, Cronograma, Acuerdo de confidencialidad, Plan de contingencia y

continuidad, Plan de Manejo Ambiental y Plan de Sensibilización

El contratista seleccionado, deberá hacer entrega de las hojas de vida (con soportes), cronograma,
acuerdo de confidencialidad, plan de contingencia y continuidad, Plan de manejo ambiental y Plan
de sensibilización, al supervisor del FNA, cinco (5) días hábiles posterior a la suscripción del
contrato y para la firma del Acta de Inicio.

El Plan de contingencia y continuidad debe cumplir con lo establecido en la Circular 042 y 052 de
la Superintendencia Financiera de Colombia.

Plan de Manejo Ambiental según lo establecido en el numeral 7 del presente documento

El contratista seleccionado deberá entregar los respectivos manuales de usuario para cada uno de
los modelos de impresoras ofrecido.
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Los documentos antes mencionados están sujetos a la revisión y aprobación por parte del
supervisor del contrato.

15.2 Informes de Gestión Mensual

Documentos con la información de páginas impresas por tipo de impresora, graficas de

comportamiento de impresión, Análisis por Regional y Puntos de Atención, Análisis de ahorro,
Resultados de Campañas de ahorro y demás información que solicite el FNA.

Así mismo, deberá informar los incidentes y requerimientos, estableciendo el # de Casos, Nombre
impresora reportada, fecha inicio, hora inicio, regional solicitante, Área Solicitante, Usuario
Solicitante, Tipo de Solución, Novedad de la solución, Fecha de Solución, Hora de solución, Técnico
que Soluciono.

Por otro lado, anexar el o los Informes de impresión por cada uno de los programas en que se
generan impresiones (Procesadores de texto, hojas electrónicas, presentaciones, páginas de Web,
Aplicativos propios y demás fuentes que generen impresiones).

Informar el Top 10 de utilizaciones del servicio en el mes, destacando número de impresiones

realizadas, área y centro de costo del usuario.
Toda aquella información que el FNA solicite en relación con el servicio de impresión.

Este informe deberá ser presentado al supervisor del contrato, máximo cinco (5) días hábiles
siguientes a la finalización del periodo de prestación del servicio (mes vencido), para revisión y
aprobación del FNA y será requisito previo al pago de la factura correspondiente.

15.3 Hojas de Vida de las impresoras

Este documento deberá informar entre otros los siguientes aspectos:

- Fecha de instalación del equipo,
- Ubicación,
- Nombre de impresora,
- Tipo impresora,
- Contador de páginas inicial,
- contador de páginas Final,
- Número de páginas impresas.
- Actividades realizadas en Mantenimientos preventivos y correctivos
- Reemplazo de insumos y partes
- Estado de funcionamiento
- Fecha próximo mantenimiento

Las hojas de vida de cada impresora, deberá ser actualizada y presentado al FNA cada tres
(3) meses, so pena de aplicar lo establecido en el Anexo 3 – Acuerdos de Niveles de Servicio
- Numeral 9.3 - ANS #1

15.4 Plan de capacitación

El contratista seleccionado, debe incluir un plan de capacitación para los usuarios finales del
servicio en el que se instruya a los empleados y/o dependientes a nivel nacional, aspectos
funcionales de la solución tales como:
• Opciones y utilización del panel de gestión.
• Identificación de las bandejas en las impresoras y tipo de papel utilizado.
• Cómo recuperar trabajos desde el panel de control y utilización de la función de impresión
confidencial.
• Cómo interpretar los diferentes mensajes que la impresora puede presentar en el panel y
que acción se recomienda seguir.

15.5 Plan de sensibilización

El contratista deberá presentar con el acta de inicio, un plan de acción que busque instruir a los
usuarios los beneficios de la solución a implementar y crear conciencia en estos sobre el buen uso
y trato que se debe dar a las impresoras. El contratista será quien directamente desarrolle en cada
sede, regional o Centro de Servicio el plan de acción ajustado de común acuerdo con el FNA.

El Plan se deberá llevar a cabo durante la ejecución del contrato y orientado a la disminución del
volumen de impresión y al compromiso y racionalización adecuada de los servicios ofrecidos. Este
plan debe ejecutarse por lo menos una (1) vez por trimestre durante la vigencia del contrato
 15.6 Plan de migración y entrega del servicio

Según lo establecido en el numeral 13 del presente documento.

REQURIMIENTOS DE SEGURIDAD

Los equipos de impresión instalados en las diferentes sedes administrativas a nivel nacional,
deberán proveer como método de autenticación primario el sistema de retención mediante PIN,
sistema que deberá integrarse con el directorio activo de la entidad.

PROPIEDAD DE LA INFORMACION: Los derechos patrimoniales que surjan de la producción

intelectual que el CONTRATISTA realice en cumplimiento de las actividades propias del contrato, o
con ocasión de ellas, pertenecen al Fondo Nacional del Ahorro y por tanto por este mismo acto se
entienden cedidos por el CONTRATISTA a favor del Fondo Nacional del Ahorro.

RESTRICCIONES SOBRE EL SOFTWARE EMPLEADO: Para el manejo de la información y del software

el CONTRATISTA se obliga a acatar la normatividad legal existente y los reglamentos internos del
Fondo Nacional del Ahorro, so pena de las sanciones penales y/o administrativas a que haya lugar.

NORMAS DE SEGURIDAD INFORMÁTICA Y FÍSICA: El CONTRATISTA en su calidad de propietario,

custodio o usuario de los activos de la información, se compromete a acatar las normas de
seguridad de la información y física que el Fondo Nacional del Ahorro tiene establecidas en el
Acuerdo 2249 de 2019 "Manual de Políticas de Seguridad de la Información en el Fondo Nacional
del Ahorro" y del que lo adicione, modifique o sustituya, por lo tanto, debe asumir las
responsabilidades establecidas en el citado Manual, brindando la protección y cuidado necesarios
a la infraestructura computacional, dispositivos de almacenamiento, bases de datos, programas e
16
información confidencial que deba manejar durante la ejecución del contrato, evitando que
usuarios externos y no autorizados puedan acceder a estos sin autorización. Así mismo el
contratista deberá dar cumplimiento al Manual de Políticas en cuanto a la cadena de suministro
de productos y servicios de tecnología y comunicación, transfiriendo la responsabilidad sobre la
información que se encuentre a su cargo en las calidades antes descritas, a los subcontratistas y
demás personal que contrate por su cuenta y que tengan acceso al procesamiento.
Almacenamiento, comunicación o suministro de los componentes de infraestructura de TI para la
información de la organización. La Entidad se reservará el derecho de realizar seguimiento, revisión
y auditoria de la prestación del servicio.

ALTERACIÓN O MANIPULACIÓN DE EQUIPOS O INFORMACIÓN: La información, equipos y

software empleados en desarrollo del contrato, están protegidos con las limitaciones, regulaciones
y políticas del Fondo Nacional del Ahorro, de conformidad con lo dispuesto en el Acuerdo 2246 de
2019 "Manual de Políticas de Seguridad de la Información en el Fondo Nacional del Ahorro", por
lo que si se llegaren a encontrar evidencias de alteración o manipulación de éstos, el CONTRATISTA
deberá responder contractualmente por estas conductas, sin perjuicio de las acciones
disciplinarias, penales, civiles, fiscales y demás que llegaren a producirse.
ENTREGA Y DESTRUCCIÓN DE INFORMACIÓN: El CONTRATISTA se obliga a contar con
procedimientos controlados para la devolución de información que le haya sido entregada por el
FONDO NACIONAL DEL AHORRO y, de ser el caso, la destrucción segura de la misma una vez
finalizado el contrato.
 PARÁGRAFO: El Fondo Nacional del Ahorro, podrá realizar la verificación del cumplimiento de los
puntos anteriormente expuestos cuando lo considere necesario, previa comunicación escrita al
CONTRATISTA en donde se especifican las actividades a realizar, si el resultado de dicha visita
genera acciones de tipo correctivo, preventivo y planes de mejoramiento, para lo cual el proveedor
establecerá los correspondientes planes de acción e informará al Fondo Nacional del Ahorro para
su respectiva revisión y cierre.

Dar cumplimiento a la Circular Externa 007 de 2018 de la Superintendencia Financiera de

Colombia, específicamente en los ítems relacionados en el Anexo 7 Riesgos Cibernéticos, que
cobija los siguientes aspectos:

• Adoptar políticas, procedimientos y mecanismos para evitar la fuga de datos e información

dentro de los alcances del servicio y/o solución ofrecida.
• Identificar, y en la medida de lo posible, medir, los riesgos cibernéticos emergentes que
puedan llegar a afectar a la entidad y establecer controles para su mitigación, dentro de
los alcances del servicio y/o solución ofrecida.
• Adoptar procedimientos y mecanismos para identificar y analizar los incidentes de
ciberseguridad que se presenten

Las demás que se requieran a criterio del supervisor del contrato para la debida ejecución del
mismo.

CONDICIONES PARA EL PAGO

Para la contabilización de impresiones y posterior facturación, el FNA tendrá en cuenta los

contadores de los equipos de impresión.
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Las copias que sean erradas o presenten deficiencias de calidad no serán pagadas por la Entidad.

Los costos asociados al clic, serán pagados de acuerdo con las cantidades realmente consumidas y
con el valor unitario establecido en la oferta económica.