TALLER DE GESTIÓN DOCUMENTAL

NOMBRE: MILEYDIS MATERANO MARTINEZ

FECHA: 29/04/2020

1. DEFINA EL CONCEPTO DE ARCHIVO.

El archivo es un lugar físico o magnético, donde se custodia información
importante para garantizar el buen funcionamiento de una entidad.

2. QUE ES UN ARCHIVO PUBLICO

Archivo que reúne, guarda, notifica y sirve los documentos
pertenecientes a entidades públicas y que son generados por la
administración en el ejercicio de su función.

3. QUE ES UN ARCHIVO ELECTRONICO

Es un instrumento que permite almacenar de forma electrónica los
documentos de una entidad para garantizar su disponibilidad, legibilidad
y accesibilidad a largo plazo en las actuaciones administrativas. Estos
archivos electrónicos, destinados a cubrir el conjunto del ciclo de vida de
los documentos electrónicos vienen a ser complementarios y
equivalentes a los archivos convencionales.

4. QUE ES CORRESPONDENCIA
Es un medio de comunicación que utilizan las personas cuando se
encuentran a larga distancia o cerca pero con motivos variados
mediante cartas, tarjetas, telegramas, catálogos, folletos, etc.

5. QUE ES UN DOCUMENTO ORIGINAL

Es el Origen principal de información con todos los rasgos y
características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.

6. QUE ES UNA SERIE DOCUMENTAL

Documentos producidos o recibidos de una oficina o unidad orgánica en
cumplimiento en sus funciones, que tienen el mismo tipo documental o
se refieren a un mismo asunto, y que son archivados, conservados,
utilizados, valorados, transferidos o eliminados como unidad.

7. QUE ES RADICACIÓN
Es el hecho de dejar dicha documentación en su destino, persona o área
de una empresa, donde se hace constar la fecha de recepción, la firma y
dentro de un cuadro de correspondencia donde se explicita la
documentación y cartas que se reciben.
8. QUE ES UNA CARTA, MEMORANDO Y CIRCULARES
-Carta: Es un medio a través del cual personas o instituciones pueden
comunicarse, ya sea escrita en un papel o digital.
-Memorando: Es un informe, una nota o un apunte donde se expone
algo que debe ser tenido en cuenta para un determinado asunto o
acción.
-Circulares: Es un documento que se utiliza para comunicar cualquier
noticia, información o evento actual que pueda ser de interés.

9. QUE ES UNA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Es el Instrumento que permite establecer cuáles son los documentos de
una entidad, su necesidad e importancia en términos de tiempo de
conservación y preservación y que debe hacerse con ellos una vez
finalice su vigencia o utilidad.

10. QUE ES UN MEDIO MAGNETICO

Es un dispositivo que utiliza materiales magnéticos para archivar
información digital, tales como los disquetes, los discos duros o los CD
que almacenan grandes volúmenes de datos en un espacio físico
pequeño.

11. CUALES SON LAS NORMAS EN PRESENTACIÓN PARA EL MANEJO

DE DOCUMENTOS.

Normas técnicas
- NTC 4095: Norma general para la descripción archivística.
- NTC 4436: Información y documentación, papel para documentos de
- archivo, requisitos para la permanencia y durabilidad.
- NTC 5029: Norma sobre medición de archivo.

Normas del Archivo General de la Nación.

- Esta entidad es el máximo eje en cuanto a temas relacionados a la
administración documental nacional. Por ello supervisa y ofrece
información detallada sobre todo lo relacionado a la correcta gestión de
archivos y al manejo de la información, con el fin de crear estándares y
normas eficaces.

Constitución Política de Colombia.

 Artículo 15: (…). En la recolección, tratamiento y circulación de datos

respetarán la libertad y demás garantías consagradas en la Constitución.
La correspondencia y demás formas de comunicación privada son
inviolables. Solo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden
judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la ley.
 Artículo 71: La búsqueda del conocimiento y la expresión artística son
libres. Los planes de desarrollo económico y social incluirán el fomento a
las ciencias y, en general, a la cultura (…).
 Artículo 74: Todas las personas tienen derecho a acceder a los
documentos públicos salvo los casos que establezca la ley.

Leyes

 Ley 23 de 1982. Por la cual se dictan normas en materia de ética.

Artículos N°33,34 y 35. Regulan archivos de las historias clínicas.
 Ley 23 de 1982. Artículo 2. Sobre derechos de autor.
 Ley 23 de 1995. Artículo 37. Factura electrónica.
 Ley 190 de 1995. Por el cual se dictan normas tendientes a preservar la
moralidad en la administración pública y se fijan disposiciones con el fin
de erradicar la corrupción administrativa. Artículos 27 y 29. Faltas y
delitos en archivos.
 Ley 527 de 1999. Artículos 6 al 13. Se define y reglamenta el acceso y
uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y las firmas
digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras
disposiciones.
 Ley 594 de 2000. Por medio de la cual se dicta la Ley General de
Archivos y se dictan otras disposiciones.
 Ley 795 de 2003. Ajusta algunas normas del Estatuto Orgánico del
Sistema Financiero. Artículo 22. Sobre administración y conservación de
los archivos de las entidades financieras públicas en liquidación.
 Ley 962 de 2005. Ley anti tramites.

12. COMO SE CLASIFICAN LAS CIRCULARES Y CUALES SON LOS

REQUISITOS PARA SUS MARGENES

CLASIFICACIÓN

- Circular externa o carta circular: Comunicación con el mismo texto,

utilizada para dar a conocer a sus clientes, proveedores o distribuidores:
productos, servicios u otras informaciones de carácter general.

- Circular interna o general: Comunicación con el mismo contenido

utilizada para dar a conocer internamente actividades de la entidad:
Normas generales, cambios, políticas, disposiciones, órdenes y
asuntos de interés común.
 REQUISITOS:

MÁRGENES

- Superior entre 3 cm y 4 cm
- Inferior entre 2 cm y 3 cm
- Lateral izquierdo entre 3 cm y 4 cm
- Lateral derecho entre 2 cm y 3 cm

Encabezado de las páginas subsiguientes entre 2 cm y 3 cm.

 
13. QUE ES GESTIÓN DOCUMENTAL
Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la
planificación, manejo y organización de la documentación producida y
recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el
objeto de facilitar su utilización y conservación.

14. CUAL ES EL FIN E IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

Los archivos son necesarios porque promueven el conocimiento,
custodian y preservan nuestra memoria, difunden nuestro patrimonio
histórico, dan acceso a los ciudadanos, son garantía de Protección de
datos y Propiedad Intelectual, impulsan la investigación histórica y
científica, apoyan la gestión documental de las organizaciones, apoya a
la transparencia y a la rendición de cuentas, además dan agilidad en la
localización de la información

15. QUE ES UN ARCHIVO CENTRAL, DE GESTION E HISTORICO.

ARCHIVO DE GESTIÓN: Aquél en el cual se reúne la documentación en

trámite en busca, de solución a los asuntos indicados, sometida a continua
utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas u otras que lo
soliciten.

-ARCHIVO CENTRAL: Unidad administrativa donde se agrupan documentos

transferidos o trasladados por los distintos archivos de gestión de la entidad
respectiva, una vez finalizado su trámite, que siguen siendo vigentes y objeto
de consulta administrativa por las mismas oficinas u otras que los soliciten.

-ARCHIVO HISTÓRICO: Aquel al cual se transfiere la documentación del

Archivo Central o del Archivo de Gestión que por decisión del correspondiente
Comité de Archivo, debe conservarse permanentemente, dado el valor que
adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura.
16. MENSIONE LOS SISTEMAS DE ARCHIVO

- Sistemas de archivos de disco

- Sistemas de archivos de red
- Sistemas de archivos de propósito especial
- Sistemas de archivos por Sistema Operativo
- Sistemas de archivos en Windows
- Sistema de archivos en Linux
- Sistema de archivos de MacOS

17. QUE ES ROTULAR

Se define en poner, colocar o pegar una especie de letrero a algo o
alguna parte para su identificación, también a un lugar o sitio.

18. MENCIONE EL CICLO DE VIDA DE LOS DOCUMENTOS

- Creación
- Organización y clasificación
- Colaboración y revisión
- Verificación
- Permanencia o Eliminación

 
19. DIGA CUALES RECOMENDACIONES SON MÁS IMPORTANTES
PARA LA EFICAZ DE LA ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS.

- Contar con un software de gestión documental no significa que los

usuarios de una compañía deban despreocuparse. Por eso, deberían
realizarse reuniones periódicas para determinar la idoneidad de la
configuración del mismo. La organización es siempre primordial y básica
para poder sacar rentabilidad a la inversión realizada.
- Nombrar responsables: a pesar de que el programa de gestión de
documentos e información automatice la mayor parte de los procesos,
es importante contar con responsables que supervisen el correcto uso
del software. También resulta importante desde un punto de vista
estratégico, ya que sin objetivos que cumplir ni responsables que lo
monitoricen, se puede estar tirando por la borda gran parte de la
inversión realizada en la herramienta.
- Las normas generales a las que se haya llegado como conclusión deben
ser exactamente las mismas en soporte de papel como electrónico. Al fin
y al cabo, la única diferencia existente entre ambas es el soporte. Ambos
siguen utilizándose en la actualidad y son completamente necesarios
 para el desempeño de la actividad diaria de la mayor parte de empresas.
Por eso, se debe gestionar su uso mediante el mismo conjunto de
normas y protocolos.
- Fechar los documentos y dejar clara su autoría: aunque parezca
mentira, en la actualidad existen problemas derivados de este ámbito.
Por suerte, los programas de gestión documental ya incorporan de forma
automática este tipo de elementos, pero es importante tenerlos en
cuenta para facilitar la gestión de la información que una empresa
realiza.
- Clasificación y control: ejercer un control sobre la documentación que se
almacena, así como la seguridad de los datos confidenciales de muchos
clientes, forma parte también de la correcta gestión de la información en
las corporaciones. Un software de gestión documental incorpora este
tipo de seguridad, especialmente si el servidor se aloja mediante la
tecnología que asegura un mayor control de los datos debido a su
alojamiento en la nube. Además, la información debe seguir un patrón
claro de clasificación que debe determinarse antes de la puesta en
marcha del software de documentos, para que exista una coherencia y
se puedan establecer patrones definidos.