Gestion de Stocks Y Compras

ÚLTIMA REVISIÓN: OCTUBRE 2005
REALIZACIÓN: EQUIPO DE CONSULTORES DE SISTEPLANT
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cualquier medio.
GESTIÓN DE STOCKS Y COMPRAS Pág. 125

125
ÍNDICE
PÁGINA
1. VISIÓN GENERAL 128
2. GESTIÓN DE STOCKS 129
2.1. Definición de almacenes y estantes
2.2. Creación de fichas de materiales y proveedores
2.3. Movimientos de almacén (ajustes, entradas, salidas,
transferencias). 131
2.4. Recuentos de almacén 132
2.5. Consultas e importancia 133
3. SUGERENCIAS DE PEDIDOS 135
3.1. Selección de sugerencias
3.2. Tratamiento de sugerencias 137
3.3. Generación de pedidos 140
4. SOLICITUDES DE PEDIDO 142
4.1. Generación de ofertas / pedidos 143
4.2. Autorizar solicitudes pendientes
4.3. Consulta de solicitudes por solicitante 144

126
5. GESTIÓN DE COMPRAS 145
5.1. Creación del pedido 146
5.2. Impresión del pedido 148
5.3. Introducción del albaran 149
5.4. Factura 150
5.5. Devoluciones 151
5.6. Cierre de pedidos 152
5.7. Reapertura de pedidos 153
5.8. Consultas de importancia 154

127
INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DE STOCKS Y COMPRAS
a) V
VIIS
SIIÓ
ÓNNG
GEEN
NEER
RAALL
La Gestión de Stocks y Compras sigue el proceso descrito a continuación:
DEFINICIÓN de los
ALMACENES / ESTANTES.
INTRODUCCIÓN de
PROVEEDORES y
MATERIALES.
CREACIÓN del MOVIMIENTOS de

PEDIDO. ALMACÉN.
DEFINICIÓN del
ALBARÁN. RECUENTOS de
ALMACÉN.
(INVENTARIOS)
GENERACIÓN
DE LA
FACTURA.
CIERRE del
PEDIDO.
MODIFICACIÓN
DE LA
INFORMACIÓN
INTRODUCIDA.
REAPERTURA
del PEDIDO.

128
b) M
MOOD
DEELLIIZZA
ACCIIÓ
ÓNNP
PAAR
RAA LLA
AGGE
ESSTTIIÓ
ÓNND
DEES
STTO
OCCK
KSS
§ Definición de Almacenes y Estantes.
Para dar comienzo a esta aplicación es obligatorio definir antes que nada los
almacenes y estantes necesarios.
Los estantes que componen cada almacén serán generados automáticamente

cuando se realice cualquier movimiento de entrada en almacén.
§ Creación de Fichas de Materiales y Proveedores.
Se procederá con la creación de los materiales y los proveedores con los que se
trabaja.
Código y Denominación
del Material.
Familia a la que
pertenece.
Unidad en que
entra el material
en almacén.
Unidad de salida
del material en
almacén.
Es posible realizar una A partir de la ficha del material

serie de consultas de es posible generar un
importancia para el subconjunto / repuesto de
usuario de PRISMA II. forma automática.

129
Términos de Importancia:
- Punto de Pedido: Es la cantidad bajo la cual es necesario realizar una nueva
adquisición de material.
- Lote Económico: Cantidad idónea de compra.
- Stock de Seguridad: Cantidad bajo la cual peligra la disponibilidad de los equipos
afectados. La cantidad de dicho material en almacén nunca debe ser inferior a ésta.
- Stock Máximo: Cantidad máxima de material a ubicar en almacén.
- Plazo de Entrega: Periodo de tiempo que se tarda en recibir el material solicitado.
- Coste Standard: Es el coste que posee el material para el usuario. Este dato no es
modificable por ningún otro proceso.
- UPC (Último Precio de Compra): Se corresponde con el último movimiento de
entrada en almacén: Ajuste +, Entrada o Factura.
- PMP (Precio Medio Ponderado): Es el valor medio de cada unidad almacenada,
teniendo en cuenta que individualmente han podido ser compradas a diferentes
precios a lo largo del tiempo. Se actualiza al igual que el UPC con la última entrada
de material en almacén.
Otros términos de interés:

- Cantidad Real: Cantidad que se encuentra en stock.
- Cantidad Reservada: Es la cantidad congelada para cubrir necesidades futuras de
OT´s.
- Cantidad Pedida: Es la cantidad pendiente de recibir de los proveedores.
- Cantidad Libre: Es la Cantidad Real menos la Reservada.
- Cantidad Disponible: Es la Cantidad Real más la Pedida menos la Reservada
- U. entrada: cuando los pedidos se hacen por cajas de unidades, paquetes,...

- U. Salida: el número de unidades de que consta cada paquete del pedido. Por
ejemplo si pedimos 1 caja de 100 boligrafos, el pedido es una caja; U. entrada=1, U.
salida=100; factor de conversion=100.
- Factor de conversion: cociente entre la U. salida y la U. entrada
Por otro lado, se indicará si el material es stockable o no stockable.

Material NO Stockable son aquellos elementos, los cuales no pueden o no se desean
ubicar en un almacén a la hora de adquirirlos, sino que serán consumidos directamente se
trata como un material stockable pero con la diferencia de que hay que relacionarla con
una orden de trabajo.
En caso de ser no stockable no estará ubicado en almacén. El material genérico (definido
con el Parámetro 29) cumple una función similar a la del no stockable.

130
§ Movimientos de Almacén. (Ajustes, Entradas, Salidas y Transferencias)
Se dará ubicación de los materiales en almacén.
Ajustes
Los ajustes permiten adecuar la cantidad de un material determinado con la que hay
realmente en el almacén.
NOTA : Cuando se lleva a cabo un ajuste +, se actualiza el P.M.P. aunque NO SE

ACTUALIZA EL U.P.C. (si se actualiza sino existe un U.P.C. anterior).
Si se lleva a cabo una actualización del U.P.C. de un número de serie ( porque es su

primer movimiento) también se actualizará el del material patrón.
Entradas
Con este movimiento se realiza la entrada de materiales en almacén.
Si se actualiza el UPC del material Número de Serie (porque es su primer movimiento)

también se actualizará el del material patrón.

131
Salidas
Sirve para dar salida a los materiales de un almacén determinado. En cada Salida
deberá indicarse obligatoriamente el Centro de Coste para el que se empleará dicho
material.
Pinchar para obtener Pinchar para realizar

un número una búsqueda de
secuencial órdenes de trabajo Fecha en la que
se realiza la
salida
Documento
relacionado con la
salida.
Posibilidad de Acceso a la consulta

introducir una lista de de disponibilidad de
materiales. material.
Material que Información del

interviene en la material
salida. actualizada.
Posibilidad de seleccionar
materiales alternativos al
introducido.
Transferencias
Sirve para mover materiales de un almacén / estante origen a otro almacén / estante
destino. El stock del material patrón no varía.
§ Recuentos de Almacén.
Aplicación empleada para realizar inventarios parciales de almacén, que consta de 2

fases claramente diferenciadas:
1.) Introducción de los datos del Recuento y Obtención del Listado.
2.) Ajuste del Recuento.

132
§ Consultas de Importancia.
⇒ Consulta de Materiales: Esta opción permite acceder a toda la información referida
al material en concreto, como puede ser su localización en almacén, sus proveedores,
los materiales alternativos, máquinas en que se ha empleado dicho material, pedidos
abiertos, su disponibilidad, entre otras.
⇒ ABC Materiales: Permite deducir una relación de materiales de mayor a menor

coste, en un periodo de tiempo determinado. Se puede obtener por consumo en un
periodo de tiempo o por existencias en almacén.
⇒ Búsqueda de materiales características técnicas: Se consultan las características

técnicas por familia de material.
⇒ Materiales de una Máquina: Se indican todos los materiales empleados en un

equipo determinado. Cuando se realiza una salida de material contra una orden ( y
posteriormente se genera el regreso de todos los materiales), esta salida no se reflejará
en la consulta.
⇒ Materiales con variación de precio U.P.C. / Standard : Mediante este informe se

pretende visualizar todos aquellos materiales que han sufrido un aumento o
disminución en el precio de adquisición, comparando el precio standard y el último
precio de compra.
⇒ Materiales bajo Punto de Pedido: Lista todos los materiales cuya cantidad ha
sobrepasado el punto de pedido.
⇒ Materiales con rotura de stocks: Son aquellos cuya cantidad real es inferior al
valor indicado en el campo stock de seguridad de su ficha. Se supone que un material
por debajo de esta cantidad hace peligrar la disponibilidad de los equipos de la
empresa.
⇒ Materiales Reservados: Se obtiene una relación de todos los materiales que se han
reservado, con la posibilidad de indicar para qué orden.
⇒ Materiales con Cantidad Disponible Negativa: Se indican todos aquellos

materiales, cuya cantidad disponible es negativa. Se define como : cantidad real +
cantidad pedida – cantidad reservada.
⇒ Consulta Movimientos: Consulta los movimientos que se han llevado a cabo sobre
uno o varios materiales durante un período de tiempo determinado. Dicho intervalo
enmarca a todos aquellos movimientos, cuya fecha de imputación está ahí incluida. Se
permite al usuario indicar si va a consultar los números de serie o los materiales patrón.
⇒ Consulta Salidas por Centro: Muestra todas las Salidas de materiales que han sido
realizadas para un Centro de Coste determinado. Se tomará en cuenta la fecha de
creación de la Salida para incluirla dentro de la consulta, siempre y cuando, se encuentre
dentro del intervalo de tiempo seleccionado.
En el caso de que las Salidas mostradas tengan Regresos asociados, éstos aparecerán
en la consulta con signo negativo.

133
⇒ Visualización de Estantes: Es posible conocer por almacén / estante cuales son
los materiales aquí ubicados.
⇒ Valoración de Almacenes: Se realiza un estudio de los materiales contenidos en cada

almacén / estante indicando la valoración de cada uno según su coste Standard, el P.M.P.
o el U.P.C. La fecha que se indica en el campo 'Valoración a Fecha' tomará en cuenta
todos aquellos movimientos realizados hasta entonces, considerándose la fecha de
imputación de cada uno de ellos.
⇒ Resumen de Almacenes: Mediante esta opción es posible navegar a través de

todos los almacenes / estantes para poder visualizar los materiales que contienen, con
la posibilidad de acceder a su ficha correspondiente.
⇒ Valoración por Familias: Lista la valoración económica de una familia de materiales,

con la posibilidad de tener en cuenta unos materiales determinados. La fecha que se
indica en el campo 'Valoración a Fecha' tomará en cuenta todos aquellos movimientos
realizados hasta entonces, considerándose la fecha de imputación de cada uno de ellos.
⇒ ABC Proveedores: Sirve para obtener un listado de los proveedores que suministran
materiales a la empresa, ordenado por el volumen de compra realizado. El importe
mostrado por proveedor será determinado por las Entradas / Facturas de los pedidos
encargados, además de su fecha de realización, la cual deberá estar enmarcada dentro
del periodo de tiempo fijado por el usuario. Si los pedidos NO ESTAN FACTURADOS, su
valor no será tomado en cuenta en este informe.

134
SUGERENCIAS DE PEDIDOS
Mediante esta utilidad el sistema indica al usuario cuales son los materiales cuya
compra es necesaria. Además permite realizar la generación de pedidos de forma
automática.
Consta de 3 fases:
1. Selección de los materiales a analizar / Generación de sugerencias de pedido.
2. Tratamiento de las sugerencias generadas.
3. Generación de los pedidos a proveedor.
• Selección de Sugerencias
Esta primera fase del proceso de sugerencias de pedido a proveedor puede realizarse
en tres modalidades:
a) Selección de materiales
El usuario deberá indicar el ámbito del fichero de materiales y de proveedores a
analizar y los parámetros de dicho análisis: campo a chequear (punto pedido, stock
seguridad) y cantidad a pedir. (lote, punto pedido - stock, stock máximo - stock)
Selección de materiales,
cuyas sugerencias de
pedidos se desea
realizar.
Relación de
proveedores a
considerar.
El sistema considerará
los materiales que estén Pinchando en esta opción el Cantidad que el sistema
sistema generará las va a solicitar.
bajo punto de pedido,
por debajo del stock de sugerencias de acuerdo a
las opciones seleccionadas.
seguridad o ambos.

135
b) Previsiones órdenes de trabajo
Esta modalidad de selección permite indicar una lista de órdenes de trabajo abiertas
cuyos materiales previstos a utilizar determinarán la cantidad y materiales que
aparecen en las sugerencias de pedido.
Posibilidad de
seleccionar las
órdenes a
considerar.
Cambio el valor del Pinchando en esta opción el

parámetro Selección. sistema generará las
sugerencias de las OT´s,
cuyo parámetro esté a 1.
c) Fichero externo
El usuario podrá especificar un fichero ASCII plano en formato .CSV (Valores
Separados por Comas) cuyo contenido será la relación de materiales, cantidades y
proveedores que formarán parte de las sugerencias de pedido.
La estructura del fichero será la siguiente:
1 Código Material
2 Denominación Material
3 Código Proveedor
4 Cantidad sugerencia
5 Precio unitario
6 Código orden de trabajo
PRISMA analizará el fichero indicado y generará las sugerencias correspondientes a

las líneas válidas; y para las líneas invalidas se podrá obtener un informe impreso con
indicación del error encontrado para que el usuario pueda subsanarlo.
De forma general, debemos indicar que PRISMA selecciona el proveedor del material
haciendo uso de las siguientes reglas:

136
1º ) El proveedor del último pedido si existe un pedido anterior para dicho material o el
que ofrezca mejor precio o el que tenga menor plazo de entrega. (Dependerá de la
opción indicada en el Parámetro 55)
2º ) Si ningún proveedor del material tiene especificado los precios, se selecciona el
primer proveedor en orden alfabético entre los definidos en la jerarquía de proveedores
del material.
3º ) Sino el material queda sin asignar proveedor.
Así mismo, debe tenerse en cuenta que:

- Cada vez que se realice la fase de selección quedarán anuladas las sugerencias de
selecciones anteriores.
- La selección puede realizarse tantas veces como se desee, pues el resto de las
fases pueden ser omitidas si no se desean generar pedidos con las sugerencias
propuestas por el sistema.
• Tratamiento de Sugerencias
Una vez seleccionados por el sistema los materiales que forman parte de las
sugerencias de pedido el usuario podrá realizar todas o algunas de estas operaciones:
- Asignar un proveedor a los materiales que no lo tengan. (si no hay ninguna indicación
en el sistema sobre los proveedores de dicho material, el sistema no asignará ninguno)
- Cambiar los siguientes datos de la sugerencia generados por el sistema: proveedor,
cantidad a pedir, precio unitario, orden de trabajo relacionada.
- Añadir y/o eliminar líneas a las sugerencias de pedido ya existentes.

137
El usuario tiene a su disposición los siguientes procesos para poder realizar dichas
operaciones:
a) Consulta de las sugerencias por proveedor.

El usuario selecciona un proveedor y a continuación el sistema le presenta la lista de
materiales a pedir a dicho proveedor.
Relación de los proveedores
que se han tenido en cuenta
para generar las sugerencias
de pedido.
Consulta
Relación de los
proveedores acerca de la
disponibilidad
que suministran
el material del material
seleccionado.
seleccionado.
Muestra la
información en
otro formato
más sencillo.
El Parámetro 55 interviene en la selección que hace el sistema de los proveedores

siguiendo unos criterios determinados, los cuales se pueden modificar con éste. Así se
podrá decir que seleccione los proveedores a los cuales se les ha hecho el último
pedido, proveedores con menor precio para este material o aquellos cuyo plazo de
entrega es el más pequeño.

138
b) Consulta sugerencias sin proveedor asignado.
Se accede a la lista de materiales a solicitar y que no tienen aún asignado el proveedor.
Acceso a la
consulta
acerca de la
disponibilidad
del material.
Relación de materiales
que no tienen
proveedor y cuya
compra es necesaria.
Muestra la
información en
otro formato
más sencillo.
c) Consulta sugerencias por material.

Se debe seleccionar un material para que sean visualizadas las distintas líneas de
sugerencia de pedido correspondientes a dicho material. El usuario podrá optar por
sumar las líneas de pedido de diferentes proveedores o conservar las actuales
sugerencias.
Pinchar para obtener
una relación de los
materiales que tienen
una sugerencia de
pedido asignada.
Disponibilidad
del Material.
Muestra la
información en
otro formato
más sencillo.

139
El usuario deberá tener en cuenta las siguientes reglas a la hora de modificar las
sugerencias:
- Las líneas de sugerencia de pedido que no posean proveedor no se podrán
perfeccionar en pedidos.
- El dato de orden de trabajo es opcional.
- Es posible modificar la cantidad a pedir y el importe unitario.
• Generación de Pedidos
Cuando el usuario ha terminado de adaptar o comprobar las diferentes líneas de
sugerencia de pedido deberá ejecutar el proceso de generación de pedidos para
convertir dicha sugerencias en pedidos firmes que puedan ser impresos y remitidos al
proveedor posteriormente.
En dicho proceso, el usuario podrá seleccionar el proveedor/es para los cuales desee
crear un pedido; eliminándose las líneas de sugerencia asociadas a los mismos de
forma automática.
Además, debe tenerse en cuenta que el sistema sólo generará un pedido para cada
proveedor.
Modifica el Genera pedidos a partir de Listado de los

parámetro las sugerencias, cuyo pedidos generados.
Pedido. parámetro Pedido esté a 1.

140
Una vez generados los pedidos y en el caso de que existan líneas de pedido referidas
a OT´s, será posible la reserva de los materiales:
Cantidad a reservar.
Órdenes de Trabajo
referenciadas en las Por defecto es idéntica
líneas de pedido. a la cantidad pedida.
Se aceptan las
reservas realizadas.
Uno de los 3 pedidos generados (en este caso):

141
SOLICITUDES DE PEDIDOS
Sirve para realizar solicitudes que se convertirán posteriormente en pedidos / ofertas. En
la ventana secundaria validamos las autorizaciones.
Es necesario grabar precios / importes en moneda y en pesetas para que las
autorizaciones que se refieren a estos campos afecten a todas las solicitudes.
Posibilidad de inicializar el contador de la nueva tabla de Solicitudes de Pedido.
Introducimos el / los
material / materiales
a solicitar y la
cantidad a pedir.
NOTA: El usuario conectado a la base de datos no tiene las autorizaciones necesarias

para dicha solicitud, por lo tanto los botones (Insertar líneas y Borrar líneas) aparecen
deshabilitados.

142
GENERACIÓN DE PEDIDOS / OFERTAS DESDE SOLICITUDES
Desde esta pantalla podemos generar pedidos / ofertas desde las solicitudes creadas
anteriormente con diversas opciones de selección, agrupación de líneas, validación de
autorizaciones... Desde aquí también podemos rechazar líneas de solicitud.
Si el usuario no tiene permiso de actualización sobre este programa aparecerá

deshabilitado el botón de generar pedido, generar oferta y la opción de rechazar.
AUTORIZAR SOLICITUDES PENDIENTES
Proceso que permite consultar y validar las solicitudes pendientes de actualizar.
Para validar la
autorización
damos a OK.
NOTA : Si se selecciona la opción de ‘Todas’ solo se cargan las autorizaciones sobre

las que tiene permiso el usuario conectado.
OPERATIVA DEL SISTEMA Pág. 143

CONSULTA DE SOLICITUDES POR SOLICITANTE
Programa de consulta para que un solicitante pueda conocer el estado en que se

encuentran las solicitudes (si han sido convertidas a Pedido, Rechazadas, Aceptadas,
Solicitadas,...) introduciendo el Solicitante a consultar y el período de Fechas.
Los campos Solicitante y Desde Fecha/Hasta no son obligatorios para poder

consultar todas las solicitudes dando al botón de Consulta de Solicitudes.
El Solicitante se seleccionará de la tabla correspondiente según lo que tengamos

definido en el parámetro 50 Uso de maestro de solicitantes.

144
c) G
GEES
STTIIÓ
ÓNND
DEEC
COOM
MPPR
RAAS
S:: C
CIIC
CLLO
ODDE
ECCO
OMMP
PRRA
ASS
En la Gestión de Compras se lleva a cabo el Ciclo de Compras, además de otras
aplicaciones. Este ciclo comprende las siguientes fases:
1.) Creación del Pedido: Cuando el stock de un material se ve reducido, el usuario

procederá a realizar un pedido.
2.) Impresión del Pedido: Una vez registrado en PRISMA II será necesaria su
impresión, para entregársele al proveedor.
3.) Recepción del Albarán: Cuando recepcionemos el material solicitado

procederemos a la introducción del albarán.
4.) Generación de la Factura: En el caso de estar conforme con los materiales

recepcionados, se procederá a realizar el pago del pedido. Dicha factura deberá ser
introducida en PRISMA II.
5.) Devolución: Si los materiales recepcionados no cumplen las exigencias del

consumidor, se procederá a realizar su devolución.
6.) Cierre de Pedidos: Una vez el pedido haya sido recepcionado y se esté de
acuerdo con la información introducida, se realizará su cierre para que no sufra
ningún tipo de modificación.
7.) Reapertura de Pedidos: Si el pedido se ha cerrado y la información que contiene

no es correcta, será necesario realizar su reapertura para modificar su contenido.

145
CREACIÓN DEL PEDIDO
Esta es la primera de las fases que constituyen el Ciclo de Compras. Cuando
necesitemos solicitar algún material debemos acceder a la pantalla correspondiente.
Estado en que se encuentra

el pedido:
0- NO SERVIDO
Si existe algún otro
documento que tiene relación 1- PARCIALMENTE
con el pedido, indicarlo aquí. SERVIDO
2- SERVIDO.
Pinchando en este
Estos campos botón es posible
se actualizan consultar la
con el disponibilidad del
proveedor. material considerado.
Acceso a los textos de

cada línea del pedido.
Accede al programa
de Impresión de
Pedidos.
Acceso a las facturas

Indica los almacenes / correspondientes a la
estantes en los cuales se línea de pedido
localiza el material y la seleccionada.
cantidad.
Cuando se están introduciendo las líneas de pedido, si se presiona el botón Datos

Línea se accederá a otra pantalla en la cual aparecerán los mismos campos que en las
líneas, pero en un formato más sencillo de visualizar:

146
Si la línea ha sido Número de la OT asignado a la
anulada se indicará línea del Pedido.
aquí.
Ver Parámetro 59.
Retrocede a
la línea
anterior.
Avanza a la Genera una

línea siguiente. nueva línea.
Acceso a las facturas
correspondientes a la
línea de pedido
Indica los almacenes / seleccionada.
estantes en los cuales
se localiza el material.
Acceso a los albaranes

correspondientes a la
línea de pedido
seleccionada.

147
IMPRESIÓN DEL PEDIDO
Tras grabar el pedido, existe la posibilidad de imprimir el documento correspondiente
para entregárselo al proveedor.
Para ello, abrir la pantalla Impresión de Pedidos dentro del menú de Gestión de
Pedidos.
Posibilidad de
enviar la hoja de
pedidos por fax.
Seleccionar el tipo de impreso a

Presentación del futuro utilizar.
impreso, según el tipo
seleccionado. Es posible seleccionar entre una
serie de impresos definidos por el
usuario.

148
INTRODUCCIÓN DEL ALBARÁN
Al recibir el material correspondiente, éste trae consigo el albarán de compra. Es
necesario introducir sus datos en la pantalla correspondiente, para que el ciclo se
ejecute de forma correcta.
NOTA : Se permite la introducción de cantidades servidas negativas en los albaranes,
siempre y cuando la cantidad servida del pedido no quede negativa.
Estado del albarán:

0 - NO FACTURADO
En este campo es posible
relacionar el albarán recibido 1 - PARCIALMENTE
con esta pantalla. FACTURADO
2 - FACTURADO
Consulta de los
almacenes /
estantes donde está
el material.
Lista los estantes

de dicho almacén.
Genera el pedido
automáticamente.
Disponibilidad del
material
considerado.
Crea la factura
automáticamente, a
Acceso a la factura
partir del albarán.
del pedido,
relacionado con la
Indica los línea del albarán
Consulta de las almacenes / seleccionado.
líneas del pedido estantes en los
indicado. cuales se localiza el Permite visualizar el
cargo o material
material.
vario en la OT
Presionando en el botón se correspondiente,
accede a todos los pedidos siempre y cuando se
Acceso al Pedido
abiertos del proveedor haya ejecutado el
señalado. Si no se ha indicado relacionado con la
traspaso de
línea del albarán
proveedor aparecerán todos. Albaranes a
seleccionada.
Cargos/Abonos o
Materiales Varios.

149
FACTURA
Una vez recibidos los materiales pedidos y en el caso de estar conforme con su estado,
realizaremos la factura correspondiente.
En este campo es posible

relacionar el número de la
factura real con la generada en
PRISMA.
% I.V.A.
modificable según
Parámetro 44.
Consulta de los Consulta de las

albaranes no líneas del
facturados o albarán.
parcialmente
facturados.
Acceso al material Acceso al pedido

seleccionado que se correspondiente a Acceso al albarán
ha adquirido. la línea correspondiente a
seleccionada. la línea
seleccionada.
Al grabar la factura se actualiza el U.P.C. y P.M.P. del material recibido.

150
DEVOLUCIONES
Si al recibir el material, éste no se encuentra en condiciones aceptables, se hará la
devolución correspondiente.
Sólo se podrá hacer devoluciones sobre albaranes previamente introducidos.
Cuando se realiza una devolución, el sistema ajusta automáticamente la cantidad del
albarán afectado, restando el número de unidades devueltas a las recibidas en el
albarán.
Activando esa Consulta de las

opción líneas del
aparecerán en albarán
tabla todas las seleccionado.
líneas del
albarán
seleccionado.
Consulta de los
albaranes no
facturados.
Acceso a la Acceso a los
pantalla de datos del
introducción de albarán de la Acceso a
líneas en modo línea ubicaciones y
formulario. seleccionada. cantidad del material
relacionado con la
línea seleccionada.
Se considerarán sólo los albaranes no facturados.

151
CIERRE DE PEDIDOS
El cierre de pedidos se podrá realizar cuando el material se haya recibido parcial o
totalmente.
Una vez cerrado no será posible modificar su información. Para ello se debe acceder a
la pantalla correspondiente.
Permite realizar una
selección, teniendo en
cuenta una serie de
condiciones de los pedidos.
Este parámetro
hace que un
pedido se cierre
o no.
Realiza el cierre de todos

Permite acceder a los Cambio del los pedidos cuyo
datos del pedido referido parámetro de la parámetro cerrar esté a 1.
a la línea seleccionada. línea
seleccionada.
Una vez el pedido esté cerrado, para modificar la información que

contenga será necesario realizar la reapertura de dicho pedido.

152
REAPERTURA DE PEDIDOS
Sirve para reabrir diversos pedidos de una manera agrupada, que anteriormente han
sido cerrados.
Permite realizar una selección,

teniendo en cuenta una serie de
condiciones de los pedidos.
Este parámetro
hace que un
pedido se reabra
o no al ejecutar
el proceso de
reapertura.
Permite acceder a los Realiza la reapertura de

datos del pedido referido Cambio el todos los pedidos cuyo
a la línea seleccionada. parámetro de la parámetro reabrir esté a 1.
línea seleccionada.

153
§ Consultas de Importancia.
⇒ Pedidos Abiertos por...: Con esta opción es posible realizar una consulta de los
pedidos que no están recepcionados en su totalidad.
⇒ Diario de Pedidos: Se obtiene una relación de todos los pedidos realizados en un
periodo de tiempo determinado.
⇒ Albaranes pendientes de factura: Es posible listar todos aquellos albaranes, cuya
factura todavía no ha sido generada.
⇒ Diario de Albaranes: Similar al Diario de Pedidos, pero indicando todos los
albaranes registrados en PRISMA II.
⇒ Diario de Facturas: Idem al comentado arriba, pero referido a las facturas.
⇒ Consulta Sucesos de Compras: Esta aplicación permite consultar todos los
sucesos de compras (pedido, albarán, devolución, factura) en un periodo de tiempo
determinado y con unas condiciones fijadas por el usuario.

154
§ Utilidades empleadas en la Gestión de Compras.
⇒ Facturación Automática de Albaranes: Con esta aplicación se consigue realizar
una facturación masiva de los albaranes.
Se puede seleccionar entre dos tipos de facturación:

Realiza una a) Una factura por albarán.
selección de b) Una factura global para todos los albaranes. (Estos
albaranes. albaranes deben tener el mismo proveedor y moneda)
Posibilidad de
cerrar los pedidos
correspondientes.
Cambia el parámetro Realiza la facturación de los

Facturar de la línea albaranes, cuyo parámetro
seleccionada. Facturar esté a 1.

155
⇒ Paso de Facturas a Contabilidad: Mediante esta utilidad es posible pasar las
facturas a ficheros .CSV.
Los datos que se traspasan son: Número de factura; fecha; código del proveedor;
documento; forma de pago; moneda; importe moneda; descuento moneda; importe en
pesetas; descuento en pesetas; gastos en pesetas y total factura en pesetas.
Posibilidad de
seleccionar las
facturas a realizar
Fichero de
el traspaso.
destino.
Ejecuta el traspaso.
A partir de ese fichero es posible traspasar toda esa información a Contabilidad.

156
⇒ Paso de Albaranes a Cargos / Materiales Varios: Esta utilidad sirve para traspasar
las líneas de albarán a los Cargos / Abonos o Materiales Varios de una OT.
Se utiliza cuando se quiere reflejar el gasto referido a un material no stockable. (Por
ejemplo: un servicio contratado)
Pinchar para
restringir el paso
Realiza una a las líneas de
búsqueda de albarán que no
albaranes. estén facturadas.
Pinchar en esta
casilla si el paso
se desea
realizar a
Materiales
Varios en vez de
a Cargos y
Modifica el Abonos.
parámetro Paso
del albarán
seleccionado. Realiza el Estos botones se
Acceso al traspaso de habilitarán cuando se
albarán los albaranes hayan efectuado
seleccionado. con el errores en el traspaso.
parámetro Se mostrarán los
Paso a 1. sucedidos.
Parámetro 60: Este parámetro sirve para indicar que información se va a grabar en el
Documento del Cargo / Materiales Varios (Cantidad servida o el documento del
Albarán) cuando se traspasa información desde los Albaranes.

157
⇒ Consulta de sucesos de compras : Consulta los Sucesos de Compras que el usuario
desee, de un material y/o proveedor determinado, en un intervalo de fechas definido.
Se incluirán aquellos sucesos cuya fecha de creación se encuentre en el intervalo

introducido por el usuario.

158
GESTIÓN DE STOCKS / COMPRAS

159
MODULO MATERIALES Y COMPRAS
SECCIÓN GESTIÓN DE STOCKS - MODELIZACIÓN
a) Definición de Almacenes
Generar los almacenes: A- Almacén A
B- Almacén B
C- Almacén C
La generación de estantes es inmediata, (PRISMA II no tiene maestro propio), realizándose en

los movimientos de recepción de los materiales, es decir, en los Ajustes + y en Albaranes /
Entradas. (según se disponga del módulo de Compras o no)
b) Definición de Familias de Materiales

El proceso es igual al de definición de las Familias de Repuestos.

SECCIÓN GESTIÓN DE STOCKS - MATERIALES
a) Definición de Proveedores
Introducir los proveedores que abastecen a la empresa tratada.
Por ejemplo: ABB - Asea Brown Boveri
HID - Componentes Hidráulicos HIDRA
ANA – Distribución de Componentes para Máquina-Herramienta
b) Definición de Materiales
Introducir el material: MEC3 – Plato de Garras Blandas, el cual pertenece a la familia
MECÁNICA.
El punto de pedido del material es 5 unidades, cuyo stock de seguridad es de 2 y el máximo se
corresponde con 10.
Tiene un plazo de entrega de 20 días.
Su coste standard es 90€.
El factor de conversión es de 1.

160
El proveedor de dicho material es ANAYAK, con un precio de compra de 84€.
Introducir el material: MEC4 – Plato de Garras templadas, el cual pertenece a la familia

MECÁNICA. Tiene las mismas características que el anterior nombrado.
Su coste standard es de 120€.
El proveedor es ANAYAK, con un precio de 126€.
Por último generar un material no stockable: MNS1-Filtros de Limpieza, perteneciente a la

Familia HID, cuyo coste standard es de 12€. y factor de conversión 1.
Rellenar la casilla reservada a Paso de Materiales Varios a Almacenes.

SECCIÓN GESTIÓN DE STOCKS - MOVIMIENTOS
Para este ejercicio es necesario crear:

La máquina CTE02 - Centro de Torneado Nº2, que pertenece a la Línea de Producción Nº2 del
Centro de Coste Mecanizado, a la Clase de Máquinas Centros de Torneado, cuyo fabricante es
ANAYAK.
La OT número 233, cuya descripción: Reparación del Sistema de Agarre, sobre la máquina
CTE02, a fecha del 02 de Agosto.
La orden está en proceso de ejecución por lo que no debe cerrarse.
a) Ajustes
Este paso permite realizar un alta inicial del Inventario.
Realizar un Ajuste + del material MEC3 de 8 unidades, en el Almacén B / Estante B11.
Realizar un Ajuste + del material MEC4 de 10 unidades, en el Almacén A / Estante A11.
b) Salida
Realizar una Salida del material MEC3 de 1 unidad del Almacén B / Estante B11, contra la OT
233.
Por otro lado realizar otra salida, pero referida al Centro de Coste Montaje.

161
c) Transferencias
Por otro lado se realiza una transferencia de 2 unidades del mismo material del Almacén B /
B11 al B / B21.
NOTA: Si todos estos pasos han sido realizados correctamente, las existencias del material
MEC003 deben ser de 6 unidades. (8 unidades para los que hayan realizado la fase b) Para
ello, realizar la consulta del material analizado.
Un operario necesita 2 unidades del material MEC3. Accede a PRISMA y realiza la consulta de
dicho material, indicando el sistema que tiene 6 unidades.
Sin embargo cuando lo saca en realidad tiene 5 unidades físicas en almacén. Como en
PRISMA existe una cantidad errónea, habrá que modificarla.
Será necesario pasar de 6 a 5 unidades, por lo que hay que realizar un Ajuste – de 1, en el
Almacén B / B21.
Realizar la consulta de Resumen por Almacén y observar el contenido de cada estante, el cual
tiene que indicar 4 unidades del material MEC3 en el Almacén B / B11 y 1 en el Almacén B /
B21.
Por otro lado el material MEC4 se contabiliza en 10 unidades en el Almacén A / A11.

SECCIÓN GESTIÓN DE STOCKS - RECUENTOS
Transcurrido un tiempo se procede a realizar un inventariado parcial del Almacén B,

considerándose todos sus estantes.
a) Datos del Recuento y Listados

El recuento Nº 1, realizado el día de hoy, tendrá en cuenta el Almacén B, con todos sus
materiales.
Una vez realizada la grabación del recuento, se imprimirá la hoja a entregar al personal
encargado de comprobar la cantidad de cada uno de los materiales.
En esta hoja se apuntará la cantidad real, para posteriormente introducirla en PRISMA II.
Se observa que en el Almacén B hay 3 platos de garras blandas en el B11 y 1 en el B21.

162
b) Ajuste de Recuentos
Una vez cumplimentado el impreso, se procederá a introducirlo en el sistema. De acuerdo a la
información, PRISMA II ejecutará los ajustes necesarios para adecuar las cantidades de cada
material.
Durante este periodo de tiempo se debe registrar cualquier movimiento en las hojas de
entradas y salidas del material correspondiente para posteriormente grabar los cambios
efectuados y evitar confusiones.

SECCIÓN COMPRAS - MODELIZACIÓN
a) Formas de Pago
Introducir todas las formas de pago posibles hacia los proveedores:
01 – 30 días (por defecto)
02 -- Contado
03 -- 90 días (90 días)
b) Monedas
Introducir la moneda empleada en la adquisición de materiales.
€. – €uros (Importe de Cambio a €uros: 1)
Dólar – Dólares (Importe de Cambio a €uros: 1.23)
c) Causas de Devolución
Referido a las Causas por Devolución del Material recepcionado.
01 – Mal Estado
02 – No Recepción Total

163
SECCIÓN COMPRAS - GESTIÓN DE PEDIDOS
1ª Variante: Proceso de Compras.
Crear un material HID019 – Cilindro Telescópico, perteneciente a la familia HID (50€).

Crear un segundo material HID099 – Servoválvula, perteneciente a la familia HID (40€).
a) Solicitud de Pedido
Introducir la solicitud 27 solicitada por Angel Arroyo de 10 cilindros telescópicos.
b) Generar Pedido
Generamos el pedido 2313 solicitando el material arriba comentado.
c) Impresión del Pedido

Imprimir el pedido 2313.
d) Introducción del Albarán

Una vez recibido el albarán por parte del proveedor, se ha de introducir los datos acerca del
pedido recibido, rellenando el Albarán 2300.
Los materiales van a ubicarse en el Almacén C / Estante C31.
e) Generación de la Factura
Días más tarde se recibe la factura. Grabar la factura 2355 en PRISMA II, referida al Albarán
2300.
f) Cierre del Pedido

Cerrar el Pedido 2313.
No se está conforme con 2 de los 10 cilindros recepcionados, por lo que se procede a su
Devolución.

164
g) Reapertura del Pedido y Anulación de la Factura
En PRISMA II es necesario realizar la reapertura de pedido y la anulación del registro de la
factura para ejecutar una devolución.
Hacer esta operación con el pedido 2313, anulando la factura 2355.
h) Devolución del Material

Devolver del material HID019 las dos unidades defectuosas del Albarán 2300.
i) Generación de la Factura
Volver a registrar la factura 2355, con los datos actuales.
j) Cierre del Pedido

Una vez hecho esto, realizar el Cierre del Pedido correspondiente.
Si se desea modificar cualquier otro tipo de información antes introducida es necesario ejecutar
la reapertura de pedido.
2ª Variante
Imaginemos la siguiente situación:

Se ha realizado un pedido por teléfono, el cual no ha sido introducido en PRISMA y se recibe el
albarán, en el cual se indica la recepción de 5 servoválvulas MOD. 510, a fecha de 15 de Junio.
El proveedor es HIDRA.
a) Introducción del Albarán (+ Pedido Automático)

Reflejar en PRISMA el Albarán 2301.
Colocar los materiales recepcionados en el Almacén C / Estante 41.
Como el pedido no se ha introducido en PRISMA, generarlo automáticamente a partir del
albarán.
b) Generación de la Factura
Introducir la factura 2356, referida al albarán 2301.
c) Cierre del Pedido

Cerrar el pedido correspondiente.

165
3er Variante
a) Sugerencia de Pedido
Haremos una sugerencia de pedido de 5 servoválvulas cuyo proveedor es HIDRA.
Una vez hecha la sugerencia se generará el pedido correspondiente.
b) Impresión del Pedido

Imprimir dicho pedido.
c) Creación del Albarán (+Factura Automática)

Se ha recibido el albarán y el pago se ha efectuado in situ. Por esa razón se introduce el
albarán 2302, creando la factura de manera automática.
d) Cierre del Pedido

Realizar el cierre del pedido 2315.
4ª Variante

Un operario necesita un paquete de juntas (Material no creado HID025 – Paquete de Juntas,
que pertenece a la familia HIDRÁULICA, cuyo punto de pedido es 10 unidades y coste
standard de 2500 ptas. El Factor de Conversión es 10) y él mismo realiza la compra en un
establecimiento determinado. El pago se realiza con dinero en caja.
En esta situación y para reflejar el gasto en PRISMA se procederá a realizar el albarán referido
a dicha operación. Para ello crear el proveedor SDF--sin definir.
a) Introducción del Albarán (+ Pedido Automático + Factura Automática)

Crear el registro del albarán número 2303 con los datos indicados arriba.
b) Cierre del Pedido

Realizar el cierre del pedido correspondiente.

166
5ª Variante: Tratamiento de un Material Genérico.
Se ha empleado un servicio de una grúa por parte del proveedor HID y se quiere reflejar en
PRISMA. Para ello se utiliza el material genérico.
a) Introducción del Albarán (+ Pedido Automático + Factura Automática)

Generar el albarán número 2304. Introducir como material empleado el genérico. (Si se desea
saber cual es el código referido a un material genérico ver parámetro número 29)
Elaborar automáticamente el pedido y la factura.
Relacionar los costes con la OT 230.

Cerrar el pedido correspondiente.
c) Paso de Albaranes a Cargos

Por último finalizar el proceso para visualizar los cargos en la propia Orden de Trabajo.
Consultar los Cargos y Abonos de la OT Número 230.
En función del parámetro 51, la operación anterior habrá sido realizada con éxito.
6ª Variante: Tratamiento de un Material No Stockable.
Se han solicitados 20 filtros de limpieza al proveedor HID el día 22 de Junio.
a) Creación del Albarán (+ Pedido Automático + Factura Automática)

Introducir el Albarán y realizar el pedido y factura automáticamente.
Relacionar dichos materiales con la OT 230.

Cerrar el pedido generado.
c) Paso de Albaranes a Materiales Varios

Se quieren cargar esos costes a Materiales Varios de la OT 230. (Verificar que la casilla Paso
Materiales Varios está activada automáticamente. Esto es debido a la condición descrita en la
ficha del material)

167
Consultar la sección Materiales Varios de la OT número 230 para comprobar el traspaso de
información.
7ª Variante

Se realiza un pedido de 5 paquetes de juntas al proveedor HIDRA el día 01 de Julio.
a) Creación del Pedido

Introducir el pedido número 2318.
b) Introducción del Albarán Y Factura

20 días más tarde se reciben 3 de los 5 paquetes de juntas.
Se procederá a generar el albarán correspondiente.
Además se realiza la factura correspondiente a dicho albarán.
A los 5 días siguientes llega el resto del pedido.

Generar otro albarán y factura con los gastos correspondientes.
8ª Variante
Imaginemos otra situación similar a la anterior:

Se realiza un pedido de 5 paquetes de juntas al proveedor HIDRA el día 10 de Julio.
a) Creación del Pedido

Introducir el pedido número 2319.
b) Introducción del Albarán

15 días más tarde se reciben 2 de los 5 paquetes solicitados.
Se procederá a realizar el albarán correspondiente.
5 días más tarde llegan los 3 restantes.

Generar otro albarán.

168
c) Generación de la Factura Global y Cierre del Pedido Automático
Crear una factura para los dos albaranes.

169
AULA PRISMA®
ENCUESTA DE FORMACIÓN –P3- GESTION DE STOCKS Y COMPRAS
Su opinión es importante para nosotros. Por tal motivo le agradecemos dedique unos
minutos a la cumplimentación de este cuestionario.
Nombre: __________________________________________________________
Empresa: __________________________________________________________
Fecha del Curso _____/_____/_____
Instructor de SISTEPLANT ________________________________
Responda, por favor, a las siguientes cuestiones puntuando de 1 a 10
1. Confort del Aula
2. Medios técnicos empleados (Ordenadores / Software)
3. Evaluación de la documentación entregada
4. Evaluación del profesorado (capacidad didáctica,
conocimientos, resolución de dudas)

Contenido del curso
5. Modelización (Materiales y Proveedores)
6. Gestión de Stocks
7. Gestión de Compras
(SIGUE AL DORSO)

170
8. Consultas y Listados
9. Prácticas
10. Asistencia al caso de su empresa por parte del instructor
11. Impresión general del aprovechamiento de la sesión
12. Sugerencias para el futuro
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
Agradecemos su colaboración

171

Gestion de Stocks Y Compras

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ÚLTIMA REVISIÓN: OCTUBRE 2005

REALIZACIÓN: EQUIPO DE CONSULTORES DE SISTEPLANT

GESTIÓN DE STOCKS Y COMPRAS Pág. 125

1. VISIÓN GENERAL 128

2. GESTIÓN DE STOCKS 129

2.1. Definición de almacenes y estantes

2.2. Creación de fichas de materiales y proveedores

2.3. Movimientos de almacén (ajustes, entradas, salidas,

2.4. Recuentos de almacén 132

2.5. Consultas e importancia 133

3. SUGERENCIAS DE PEDIDOS 135

3.1. Selección de sugerencias

3.2. Tratamiento de sugerencias 137

3.3. Generación de pedidos 140

4. SOLICITUDES DE PEDIDO 142

4.1. Generación de ofertas / pedidos 143

4.2. Autorizar solicitudes pendientes

4.3. Consulta de solicitudes por solicitante 144

GESTIÓN DE STOCKS Y COMPRAS Pág. 126

5.1. Creación del pedido 146

5.2. Impresión del pedido 148

5.3. Introducción del albaran 149

5.4. Factura 150

5.5. Devoluciones 151

5.6. Cierre de pedidos 152

5.7. Reapertura de pedidos 153

5.8. Consultas de importancia 154

GESTIÓN DE STOCKS Y COMPRAS Pág. 127

CREACIÓN del MOVIMIENTOS de

GESTIÓN DE STOCKS Y COMPRAS Pág. 128

§ Definición de Almacenes y Estantes.

Los estantes que componen cada almacén serán generados automáticamente

§ Creación de Fichas de Materiales y Proveedores.

Es posible realizar una A partir de la ficha del material

GESTIÓN DE STOCKS Y COMPRAS Pág. 129

Otros términos de interés:

- U. entrada: cuando los pedidos se hacen por cajas de unidades, paquetes,...

Por otro lado, se indicará si el material es stockable o no stockable.

GESTIÓN DE STOCKS Y COMPRAS Pág. 130

Se dará ubicación de los materiales en almacén.

NOTA : Cuando se lleva a cabo un ajuste +, se actualiza el P.M.P. aunque NO SE

Si se lleva a cabo una actualización del U.P.C. de un número de serie ( porque es su

Con este movimiento se realiza la entrada de materiales en almacén.

Si se actualiza el UPC del material Número de Serie (porque es su primer movimiento)

GESTIÓN DE STOCKS Y COMPRAS Pág. 131

Pinchar para obtener Pinchar para realizar

Posibilidad de Acceso a la consulta

Material que Información del

Aplicación empleada para realizar inventarios parciales de almacén, que consta de 2

1.) Introducción de los datos del Recuento y Obtención del Listado.

2.) Ajuste del Recuento.

GESTIÓN DE STOCKS Y COMPRAS Pág. 132

⇒ ABC Materiales: Permite deducir una relación de materiales de mayor a menor

⇒ Búsqueda de materiales características técnicas: Se consultan las características

⇒ Materiales de una Máquina: Se indican todos los materiales empleados en un

⇒ Materiales con variación de precio U.P.C. / Standard : Mediante este informe se

⇒ Materiales con Cantidad Disponible Negativa: Se indican todos aquellos

GESTIÓN DE STOCKS Y COMPRAS Pág. 133

⇒ Valoración de Almacenes: Se realiza un estudio de los materiales contenidos en cada

⇒ Resumen de Almacenes: Mediante esta opción es posible navegar a través de

⇒ Valoración por Familias: Lista la valoración económica de una familia de materiales,

GESTIÓN DE STOCKS Y COMPRAS Pág. 134

GESTIÓN DE STOCKS Y COMPRAS Pág. 135