Soportes y Libros

Universidad de Cartagena www.unicartagena.edu.
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Fundada en 1827 Cartagena –Bolívar
PROTOCOLO SOBRE LIBOS Y SOPORTES CONTABLES
De:
maria jose garcia guette (mariajose1416@hotmail.com)
Enviado:sábado, 27 de febrero de 2010 3:01:45
rafasol2@hotmail.com; NAYIBE RUIZ (jefecontabilidad@vel-carga.com); CAROLINA
Para:
(karolays_11@hotmail.com)
1 archivo adjunto
CONTA 2.doc (79,0 KB)
Buenas noches,
Profe adjunto el protocolo sobre los libros y soportes contables para su visto bueno.
Gracias por su atención.
PROGRAMA DE ADMINISTRACION FINANCIERA A DISTANCIA
CONTENIDO PROGRAMATICO DE LA ASIGNATURA:

LIBROS Y SOPORTES CONTABLES
CONTABILIDAD I
TUTOR:
RAFAEL SOLORZANO
TRABAJO EN CIPA
INTEGRANTES:
GARCIA GUETTE MARIA JOSÉ

RUIZ DIMINGO NAYIBE
UTRIA MIRANDA CAROLINA
FEBRERO DE 2010
Universidad de Cartagena www.unicartagena.edu.co

LIBROS Y SOPORTES CONTABLES
SOPORTES DE CONTABILIDAD
Los soportes de contabilidad son los documentos que sirven de base para registrar las operaciones
comerciales de una empresa. Estos deben adherirse a los comprobantes de contabilidad respectivos
o dejar constancia en estos de tal circunstancia. Se archivan en orden cronológico; de tal manera
que sea posible su verificación. Los soportes son de orden interno o externo.
SOPORTES DE CONTABILIDAD EXTERNOS:

 RECIBO DE CAJA O COMPROBANTE DE INGRESO
El recibo de caja es el soporte en el que constan los ingresos en efectivo, cheques y otras de
recaudo. El original se entrega al cliente y las copias generalmente se archivan así: una para el
archivo consecutivo y otra para el anexar al comprobante diario de contabilidad. El recibo de
caja se contabiliza con débito a la cuenta caja y crédito de acuerdo con su contenido o concepto
del pago del pago recibido. Generalmente es un soporte de los abonos parciales o totales de los
clientes de una empresa por conceptos diferentes de ventas al contado.
 RECIBO DE CONSIGNACION BANCARIA
Comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus cuentahabientes, para que lo
diligencien al consignar. El original queda en el banco, y una copia con sello del cajero recibidor
o el timbre de la maquina registradora sirve de soporte para la contabilidad de la empresa que
consigna.
 COMPROBANTE DE DEPOSITO Y RETIRO DE CUENTA DE AHORROS
Las entidades financieras suministran a sus clientes de cuenta de ahorros, además de la tarjeta
débito, libretas para que sean diligenciadas al depositar o retirar dinero de su cuenta de ahorros.
Este soporte tiene dos opciones para elegir solo una: deposito en efectivo o cheques de bancos
locales y retiro en efectivo o en cheque de acuerdo con la cuantía y exigencia del cliente.
Para depositar remesas o cheques de otras plazas se utiliza un formato especial.
 FACTURA DE VENTA
La factura de venta es el documento que expide quien vende bienes o presta servicios. Esta es
el soporte esencial para la contabilidad del empresario; la deben expedir los comerciantes, los
profesionales liberales y quienes estén obligados.
La factura cambiaría es un titulo valor que tiene efectos jurídicos y que además puede tener
efectos fiscales, si además cumple con los requisitos establecidos en las normas tributarias.
Requisitos de la factura: Debe expedirse en original y copia (el original se entrega al comprador) y
debe cumplir los siguientes requisitos:
1. Estar denominada expresamente como factura (preimpreso).
2. Llevar apellidos y nombre o razón social y Nit de quien vende o presta el servicio (pre
impreso).
3. Llevar apellidos y nombre o razón social y Nit del adquiriente de los bienes o servicios, junto
con la discriminación del IVA pagado.
4. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de factura de
venta (pre impreso).
5. Registrar la fecha de expedición.
6. Describir de manera específica o genérica los artículos vendidos o los servicios prestados.
7. Establecer el valor total de la operación.
8. Llevar el nombre o razón social y el Nit del impresor de la factura (pre impreso).
9. Indicar la calidad del retenedor del impuesto sobre las ventas.
10. Contar con una remuneración autorizada.
Documentos equivalentes a la factura:
1. Las boletas de maquina registradoras
2. Las boletas de ingreso a espectáculos públicos
3. Los boletos de transporte.
4. Los recibo de pago de matriculas y pensiones expedidos por establecimientos de educación
reconocidos por el gobierno.
5. Las pólizas de seguros, los títulos de capitalización y los respectivos comprobantes de pago.
6. Los extractos expedidos por sociedades fiduciarias y por fondos de inversión, extranjeras,
mutuos de inversión, de valores, de pensiones y de cesantías.
7. La factura electrónica, que es el documento computacional que soporta una transacción de
venta de bienes o prestación de servicios, transferido bajo un lenguaje universal
denominado edifact, de un computador a otro.
¿Quiénes están obligados a facturar?
1. Las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes.
2. Las personas que ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a estas.
3. Las personas que enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera, cuando el
valor supere el monto establecido por el gobierno nacional para cada vigencia fiscal.
4. Los importadores.
5. Los prestadores de servicios
6. En los contratos de mandato, las facturas deben ser expedidas por el mandatario. Si el
mandatario adquiere bienes o servicios, las facturas deben ser expedidas a su nombre.
7. Los responsables del impuesto sobre las ventas que pertenezcan al régimen común
8. En general, quienes realicen habitualmente ventas a consumidores finales.
9. Las personas que presten el servicio de elaboración de facturación, aunque pertenezcan al
régimen simplificado.
10. Los consorcios o uniones temporales, que tiene la opción de que lo hagan a nombre propio
y en representación de sus miembros, o en forma separada o conjunta cada uno de ellos.
¿Quiénes no están obligados a facturar?

1. Los bancos, las entidades financieras, las compañías de financiamiento comercial.
2. Las cooperativas de ahorro y crédito y los fondos de empleados, de acuerdo con las
operaciones financieras que realizan.
3. Los responsables inscritos en el régimen simplificado.
4. Los distribuidores minoristas de combustibles derivados del petróleo, en lo referente a estos
productos.
5. Quienes presten servicios de baños públicos, en relación con esta actividad.
6. Las personas naturales que enajenen productos agropecuarios, cuando el valor de la
operación no sobrepasa la cuantía señalada para cada año por el gobierno nacional.
7. Las personas naturales vinculadas por una relación laboral, en relación con esta actividad.
8. Las empresas que prestan el servicio de transporte publico urbano o metropolitano de
pasajeros.
Venta de mercancía al contado
El vendedor elabora a factura original y copias, de acuerdo con su organización contable así: original
para el cliente, una copia para cartera, otra para el archivo consecutivo y otra para anexar al
comprobante de contabilidad.
Al contabilizar las ventas al contado se debita caja y se acredita comercio al por mayor y al por
menor, si la mercancía esta gravada se acredita también la cuenta denominada impuestos sobre las
ventas por pagar.
Al contabilizar las compras al contado se debita compras y se acredita bancos o caja; si la
mercancía esta gravada se debita además impuestos sobre las ventas por pagar, igualmente se
acreditan las retenciones alas que hubiese lugar.
Ventas de mercancías a crédito
Al contabilizar las ventas a créditos se debita la subcuenta 130505 denominadas nacionales de
cuenta 1305 clientes.
COMPROBANTE DE VENTA CON TARJETA DE CREDITO
Comprobante de tarjeta de crédito
Las tarjetas de crédito ( o dinero plástico) es un medio de pago que se adquiere mediante un
contrato de apertura y utilización de la tarjeta de crédito, suscrito entre una entidad financiera y una
persona natural o jurídica denominada tarjeta habiente, para utilizarla en los establecimientos de
comercio afiliados al sistema.
El tarjetahabiente se compromete a utilizar este documento de forma personal e intransferible y a
pagar periódicamente a la entidad financiera los valores correspondientes a los bienes o servicios
comprados a través de este medio.
El establecimiento comercial, para afiliarse al sistema, suscribe un contrato con a entidad financiera,
mediante el cual el afiliado se compromete a aceptar las tarjetas de crédito como un medio de pago
de sus clientes; y, a su vez, la entidad financiera se compromete a pagar al afiliado las sumas de los
comprobantes firmados por los tarjetahabientes, deduciendo por el servicio un porcentaje de

comisión que oscila entre 5 y 10%.
Contabilización para el establecimiento afiliado
Cuando la empresa vende bienes o servicios con tarjetas de crédito se considere venta de contado,
porque al ser aceptada la tarjeta por el datafono y emitir el comprobante de la transacción
denominado Boucher automáticamente el dinero es consignado en la cuenta del vendedor.
El vendedor recibe la tarjeta de crédito de su cliente, la pasa por el datafono y digita los 4 últimos
dígitos de la tarjeta, por el valor de la transacción, incluido el IVA; si la operación ha sido exitosa el
datafono emite el comprobante en el que se discrimina el valor neto de la vente, el IVA y la propina,
si hay lugar a ello.
Al finalizar el mes la empresa recibe su extracto bancario en el que aparecen sus transacciones
habituales como consignaciones, cheques cobrados, notas debito y crédito GMF y además la
información detallada de las operaciones con tarjetas de crédito, así: el deposito de la transacción y
los descuentos por comisión, la retención en la fuente (1.5%) y la retención del IVA (10%).
Contabilización para el usuario o tarjetahabiente
Al pagar los bienes o servicios con tarjeta de crédito, el comprador, además de la copia de la factura,
recibe la copia del comprobante de pago con tarjeta de crédito.
De acuerdo con el contrato suscrito con la entidad financiera, el comprador adeuda el valor de la
factura, no al comerciante, si no al banco o entidad financiera que expide la tarjeta.
Comprobante de egreso o comprobante de pago
Llamado también orden de pago es un soporte de contabilidad que respalda el pago de determinada
cantidad de dinero por medio de un cheque o efectivo.
Generalmente, en la empresa se elabora por duplicados el original para anexar el comprobante
diario de contabilidad y la copia para el archivo consecutivo.
Para mayor control, en el comprobante de pago queda copia del cheque, ya que el titulo valor se
entrega al beneficiario.
Al contabilizar este documento se acredita la cuenta banco y se debita la cuenta que corresponda
según el concepto de pago.
LETRA DE CAMBIO
Este documento negociable o titulo valor es una orden incondicional de pago de una persona
llamada girador a otra llamada girado para que pague a la orden o al portador cierta suma de dinero
a la vista o en una fecha determinada.
En el comercio se utiliza la letra de cambio como garantía de pago en compras y en ventas a crédito.
El vendedor hace firmar letras de cambio a sus clientes, que se denominan letras por cobrar; en
comprador acepta las letras de cambio a proveedores que se llaman letras por pagar.
PAGARÉ
Este título o valor es una promesa incondicional de pagar cierta cantidad de dinero en una fecha
determinada. Generalmente, este documento se utiliza para respaldar los préstamos bancarios.
NOTA DEBITO
Es un comprobante que emiten las empresas, para cargar a la cuenta de los clientes valores como
interese por financiación, por sobregiros, el gravamen a movimientos financieros (GMF), venta de
chequera, comisiones y otros cobros por conceptos adicionales a las venta y servicios prestados de
operaciones manejadas por estas entidades.
NOTA CREDITO
Cuando la empresa concede descuentos y rebajas que no están liquidados en la factura, o cuando
los clientes hacen las devoluciones totales o parciales de las mercancías para su contabilización, e
utiliza un soporte que se denomina nota crédito.
Este comprobante generalmente se prepara en original y dos copias: el orinal para el cliente, una
copia para el archivo consecutivo y otra copia para registrar y anexa al comprobante de contabilidad.
Al contabilizar se acredita la cuenta llamada cliente y se debita la cuenta que corresponde según el
concepto.
RECIBO Y REEMBOLSO DE CAJA MENOR
El recibo de caja menor es un soporte de los gastos pagados en efectivo, por cuantías mínimas que
no requieren el giro de un cheque. Para ello, se establece un fondo denominada caja menor, cuyo
monto se fija de acuerdo con las necesidades de la empresa. Al contabilizar la constitución del fondo
fijo de caja menor, se debita la subcuenta 110510 denominadas cajas menores y se acredita bancos.
Cuando se gasta el dinero de caja menor, debe registrarse el valor de los pagos realizados según
recibos para completar el fondo fijo. Al contabilizar el reintegro se debitan las respectivas cuentas de
gastos y se acredita la cuenta de bancos.
La persona responsable de caja menor elabora un comprobante denominada reembolso de caja

menor en el que se relacionan los gastos efectuados en un periodo determinado, con el fin de
obtener el reintegro del dinero gastado.
Para reintegrar el valor de los gastos efectuados según recibos de caja menor, relacionados en el
reembolso de caja menor, se elabora un comprobante de pago. Estos documentos deben anexarse
al comprobante de diario.
SOPORTE CONTABLES INTERNOS
NOTA DE CONTABILIDAD

Es el documento que se prepara con el fin de registrar las operaciones que no tienen un documento
soporte contable especifico, como es el caso de asientos de corrección, depreciaciones,
amortizaciones, ajuste y cierre, además de las compra al régimen simplificado.
COMPROBANTE DE CONTABILIDAD
El comprobante de contabilidad es un documento que debe elaborarse previamente al registro de

cualquier operación y en el cual indicara el número, fecha, origen, descripción y cuantía de la
operación, así como los documentos que lo justifiquen.
El comerciante conserva archivados y ordenados los comprobantes de los asientos de sus libros de
contabilidad, de manera que en cualquier momento se facilite verificar su exactitud.
Los comprobantes DE CONTABILIDAD deben estar debidamente soportados, en orden cronológico

y numerado en forma consecutiva, en español, y deben indicar fecha, origen, descripción y cuantía
de la operación. Estos pueden elaborarse por resúmenes periódicos, máximo por operaciones de un
mes. Estos documentos son soportes de los registros en los libros.
PROCEDIMIENTO CONTABLE
 clasificación, análisis y codificación de los soportes.

 Preparación del comprobante de contabilidad, teniendo en cuenta los siguientes pasos.
1. Escribir el código de la cuenta principal, en orden consecutivo, el detalle, el nombre
de la cuenta.
2. Escribe el código de la subcuenta y el nombre en el detalle; renglón seguido, la
razón del asiento con el nombre y numero del soporte que respalda la transacción.
El valor correspondiente al movimiento debito se escribe al frente de la subcuenta
en la columna de parcial.
3. Terminando el registro debito con la subcuenta de cada cuenta principal, se
continúa con el movimiento crédito.
4. Al final de cada cuenta principal se suman los débitos y los créditos de la columna
de parciales; los valores se registran al frente en la columna debe o haber, según
corresponda.
5. Al terminar de registrar los valores se cierra el comprobante contabilidad y se suman
los créditos y los débitos, cuyos valores deben presentar sumas iguales en
cumplimiento del principio de la partida doble.
 Traslado a libros mayores y auxiliares:
1. La columna de parciales se traslada a los libros auxiliares.
2. Las columnas debe y haber se trasladan al libro diario columnario.
LIBROS DE CONTABILIDAD
Son los libros principales y auxiliares en los cuales los comerciantes registran en orden cronológico
las operaciones mercantiles de acuerdo con las normas legales vigentes.
REGISTRO DE LOS LIBROS
Los comerciantes obligados a llevar libros de contabilidad deben registrar los libros para ello deben
tener en cuenta, entre otros, los siguientes aspectos:
1. Deben registrarse previamente a su diligenciamiento antes las autoridades

competentes en lugar de su domicilio principal.
2. Las formas continuas, las hojas removibles de los libros o las series continuas de
tarjetas deben ser autenticadas mediante un sello de seguridad en cada una de
ellas.
3. El libro es firmado por el secretario de la cámara de comercio como constancia de
su registro.
4. Los libros auxiliares no requieren ser registrados.
CLASES DE LIBROS
Para los efectos legales, cuando se haga referencia a los libros de comercio, se entenderá por tales
los que determinen las leyes como obligatorias y los auxiliares para el completo entendimiento de
aquellos.
Los siguientes se consideran libros obligatorios y deben ser registrados:
 El libro de inventario y balance.

 El libro diario.
 El libro mayor y balances.
 El libro de actas (para personas jurídicas).
 El libro de acciones o de registros de socios.
La clase de los libros auxiliares que un comerciante puede necesitar depende del tipo de empresa e
información que maneje; entre los más utilizados están:
 Auxiliar de cajas.
 Auxiliar de bancos.
 Auxiliar de clientes.
 Auxiliar de proveedores.
 Auxiliar de gastos.
 Auxiliar de ventas o comercio al por mayor o al por menor.
 Auxiliar de mercancías.
 Auxiliar de inversiones.
 Auxiliar de anticipo de impuestos y contribuciones.
 Auxiliar de impuesto sobre las ventas por pagar.
 Auxiliar de IVA retenido.
 Auxiliar de retención en la fuente.

 Auxiliar de propiedades, planta y equipo.
 Auxiliar de aportes sociales.
PROHIBICIONES EN LOS LIBROS
En los libros de comercio se prohíben:
 Alterar en los asientos el orden o la fecha de las operaciones a que estos se requieren.
 Dejar espacios que faciliten intercalaciones o adiciones en el texto de los asientos o a
continuación de los mismos.
En los libros de contabilidad producciones por medios mecanizados o electrónicos no se consideran

espacios en blanco los renglones no utilizados, siempre que al terminar los listados sus totales de
control permiten establecer que se ha cumplido con el sistema de partida doble.
 Hacer intercalaciones raspaduras o correcciones en los asientos; cualquier error u omisión

se salvara con un nuevo asiento en la fecha en que se advirtiere;
 Borrar o tachar en todo o en partes los asientos, y
 Arrancar hojas alterar el orden de las mismas o mutilar los libros.
HECHOS IRREGULARES EN LA CONTABILIDAD
Habrá lugar en aplicar sanción por libros de contabilidad en los siguientes casos:
1. No llevar libro de contabilidad si hubiera obligación de llevarlo.

2. No tener registro de los libros principales de contabilidad, si hubiere obligación de
regístralos.
3. No exhibir los libros de contabilidad cuando las autoridades tributarias lo exigieren.
4. Llevar doble contabilidad.
5. No llevar los libros de contabilidad en formas que permitan verificar o determinar los
factores necesarios para establecer las bases de liquidación de los impuestos o
retenciones.
6. Cuando entre la fecha de las últimas operaciones registradas en los libros y el ultimo
día del mes anterior a aquel en el cual se solicita su exhibición, exista mas de cuatro
meses de atraso.
LIBROS PRINCIPALES

Llamados también mayores y oficiales son los libros que debieran llevar obligatoriamente los
comerciantes, y en los que registran de forma sintética las operaciones mercantiles que realizan
durante un lapso no superior a un mes.
De acuerdo con las disipaciones legales los comerciantes deben llevar los siguientes libros:
Libro De Inventario Y Balance
Al iniciar sus actividades comerciales y, por lo menos una vez al año, todo comerciante elaborara un
inventario y un balance general que permitan conocer de manera clara y completa la situación de su
patrimonio. Estos deben registrarse en el libro de inventarios y balances, de acuerdo con las normas
legales.
Libro Diario
Es un libro principal en el que se registre en orden cronológico cada comprobante de contabilidad

elaborado por la empresa durante un mes.
Con el fin de obtener el movimiento mensual de cada cuenta, al finalizar el mes se totalizaran los
registros débitos y créditos; información necesaria que se debe trasladar al libro mayor en la
columna en movimiento mensual.
Libro Mayor Y Balance
Es un libro principal en el que los comerciantes deben registrar el movimiento mensual de las
cuentas de forma sintética; la información se toma del libro diario columnario y se detalla
analíticamente en los libros auxiliares.
Libros Auxiliares
Son los libros de contabilidad en los que se registran de forma detallada, los valores e información
registrados en los libros principales; no requieren registro en la cámara de comercio.
Cada empresa determina el numero de libros auxiliares que necesita de acuerdo con su tamaño y
con el catalogo de cuentas que maneje.
Libros De Acta Y Registros De Socios
La sociedad llevara un libro, debidamente registrado en el que se anotaran en orden cronológico las
actas de las reuniones de la asamblea o de la junta de socios. Estas serán firmadas por el
presidente o quien haga sus veces y el secretario de la asamblea o junta de socios.
Así mismo, las sociedades por acciones tendrán un libro debidamente registrado para inscribir las
acciones. En el que se anotaran también los títulos expedidos, con indicación de sus números y
fecha de inscripción; la enajenación o traspaso de acciones, embargos y demandas judiciales que se

relacionen con ellas, las prendas y demás gravámenes o limitaciones de dominio, si fueran
normativas.
Libro Fiscal De Registro De Operación Diarias
Quienes comercialicen bienes o presten servicios grabados y pertenezcan al régimen simplificado,

deberán llevar este libro, en el que se identifique el contribuyente, este debidamente foliado y se
anoten a diario en forma global o discriminada, las operaciones realizadas. Al finalizar cada mes
deberán, con base en las facturas que les hayan sido expedidas, totalizar el valor pagado en la
adquisición de bienes y servicios, a si como los ingresos obtenidos al desarrollo de su actividad.
Además, debe conservar las facturas de compras, de bienes y servicios.
Libro Fiscal De Registro De Facturación
A partir del primero de marzo de 1991, los contribuyentes que en un mismo establecimiento utilicen
varios sistemas de facturación deben llevar, para cada uno el libro fiscal de registros en el que
previamente a su utilización deben registrarse con las fechas.
Este libro no requiere registro alguno. Los talonarios se identifican con los números inicial y final de
sus facturas; las cintas, con su respectivo numero el cual aparecerá en un lugar visible de la copia
del establecimiento.
REGISTRO CONSOLIDADO DE FACTURACION
Los contribuyentes que poseen varios establecimientos llevaran un registro consolidado en el que
identifique a través de cuales de ellos realizan sus operaciones, especifiquen el mecanismo utilizado
para facturar y describan el sistema de facturación consecutiva utilizada.


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SOPORTES DE CONTABILIDAD EXTERNOS:

 RECIBO DE CONSIGNACION BANCARIA

 COMPROBANTE DE DEPOSITO Y RETIRO DE CUENTA DE AHORROS

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comprobantes firmados por los tarjetahabientes, deduciendo por el servicio un porcentaje de

La persona responsable de caja menor elabora un comprobante denominada reembolso de caja

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El comprobante de contabilidad es un documento que debe elaborarse previamente al registro de

Los comprobantes DE CONTABILIDAD deben estar debidamente soportados, en orden cronológico

 clasificación, análisis y codificación de los soportes.

REGISTRO DE LOS LIBROS

1. Deben registrarse previamente a su diligenciamiento antes las autoridades

Los siguientes se consideran libros obligatorios y deben ser registrados:

 El libro de inventario y balance.

 Auxiliar de retención en la fuente.

PROHIBICIONES EN LOS LIBROS

En los libros de comercio se prohíben:

En los libros de contabilidad producciones por medios mecanizados o electrónicos no se consideran

 Hacer intercalaciones raspaduras o correcciones en los asientos; cualquier error u omisión

HECHOS IRREGULARES EN LA CONTABILIDAD

1. No llevar libro de contabilidad si hubiera obligación de llevarlo.

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Libro De Inventario Y Balance

Es un libro principal en el que se registre en orden cronológico cada comprobante de contabilidad

Libro Mayor Y Balance

Libros De Acta Y Registros De Socios

fecha de inscripción; la enajenación o traspaso de acciones, embargos y demandas judiciales que se

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