AGENCIAS (DONNARUMMA, 2019)

Fuente: Imagen tomada de: https://www.goconqr.com/mindmap/17001071/agencias-y-sucursales

Una forma de crecimiento de las empresas comerciales, con el objetivo de posicionarse

en los mercados en el contexto nacional internacional, es la expansión, hecho que le
permite aumentar sus niveles de venta y por ende márgenes de rentabilidad mediante la
selección estratégica de diferentes zonas geográficas.

Para ello, las empresas, recurren a utilizar agentes de viaje o en su defecto la ubicación
de nuevos establecimientos de comercio y distribución en diferentes puntos geográficos,
facilitando su venta y colocación de sus productos, mediante la adopción de una agencia
o de una sucursal.

Las agencias, se podrían definir como una unidad económica que facilita la distribución y
colocación de sus productos en otro punto diferente a la casa principal, que pueda tener
exclusividad o no en la comercialización, es decir son autónomas en el manejo de sus
operaciones comerciales en donde solo existe la relación de comercialización en donde el
pago propende por una comisión. (NAMBO AMEZCUA, 2005)

Por lo general las agencias utilizan agentes de ventas en oficinas en donde se captan
pedidos para venta con base a lineamientos y políticas establecidos por la casa matriz.
(NAMBO AMEZCUA, 2005). Igualmente, las agencias de ventas utilizan catálogos y
obtienen pedidos de los clientes en las diferentes áreas geográficas determinadas
enviando a sus correspondientes casas principales o matrices, la facturación, distribución
y gestión de cobranza le corresponde a la casa principal.

Según (Romero López, 2009) Una agencia o un agente se entiende como un vendedor
independiente de la casa principal, ni depende económico, administrativa y financiera de
ella y el cual realiza actividades comerciales en diferentes mercados con el fin de colocar
o realizar ventas para cierta casa principal o matriz, una característica fundamental es que
tienen personería jurídica propia por tanto es responsable de sus actos ante los entes
fiscales.
Características de las agencias.

Las principales características que identifican a las agencias:

1. Como ente independiente facilita la realización de negocios entre la casa principal

entre personas naturales o jurídicas.
2. Su personería jurídica es diferente de la casa principal, por tanto, su capital es
propio, derechos y responsabilidades.
3. La agencia no le obliga a llevar contabilidad y si lo lleva no depende de la casa
principal
4. Llevan un control de los pedidos y rinden informes, para efectos de la comisión y
pago.
5. Para la realización de las ventas, se pueden utilizar catálogos, muestras y otras
formas de mercadeo.
6. Puede existir exclusividad con la casa principal
7. En la gestión de cobranza, esta actividad le corresponde a la casa principal.
8. Pueden recibir de la casa matriz recursos económicos para gastos menores.

El valor de la comisión, es parte del contrato establecido con la casa principal, en donde la
agencia (comisionista) se obliga a realizar por cuenta de otra persona una actividad
comercial que se le ha encargado, mientras la casa principal ejecuta la acción de pedido
realizada por el comisionista. Este contrato se concreta en la aceptación de parte de la
casa principal. (Romero López, 2009)

Cuando una agencia atiende varias casas principales, su contabilidad depende de las
necesidades y deseos de la dirección o gerencia administrativa y es casi similar al manejo
contable por departamentos.

Ejemplo:

 La empresa Búcaros con domicilio en Bucaramanga, decide establecer una

agencia en la ciudad de Medellín mediante un acuerdo en donde se pacta una
comisión del 10% sobre el valor de la venta,

 El 1 de marzo la empresa Búcaro, envía a la agencia el valor de $xxxxxxxx para

establecer un fondo para pagos menores con el fin de desarrolle actividades de
preventa, con la condición que la agencia remita a la casa principal, los soportes y
evidencias que avalen el correspondiente reembolso.

Las siguientes situaciones corresponden a las actividades realizadas por la agencia.

(registradas en la casa principal)

1. La apertura de la agencia se realiza con $1.000,000= en efectivo; $5.000.000= en

una cuenta bancaria y $14.000.000= en mercancía.
2. La matriz o casa principal envía a la agencia la cantidad de $1.000.000= para
constituir un fondo de gastos menores para las actividades de comercialización,
mediante cheque 2267 del banco de Bogotá.
 3. La agencia consigue pedidos por valor $6.000.000= mediante la modalidad de
venta de contado, enviando a la casa principal para que envié la mercancía
incluyendo la mercancía a los clientes. Precio de costos el 70% del valor de la
venta.
4. La agencia consigue pedidos por valor $12.000.000= mediante la modalidad de
venta a crédito, enviando a la casa principal para que envié la mercancía
incluyendo la mercancía a los clientes. Precio de costo 70% dl valor de la venta.
5. La agencia realiza pagos por $400.000= mas $19.000= de IVA, comprendidos por
gastos de transporte, gasolina y gastos de restaurante y hoteles por un valor de
$100.000 cada uno.
6. La casa principal reembolsa el fondo de actividades
7. Se paga a la agencia la comisión por ventas realizadas.

Solución: CASA MATRIZ REALIZA OPERACIONES REALIZADAS POR LA AGENCIA

1) Registro asiento apertura de la Agencia

CODIGO CUENTAS DEBE HABER
1105 CAJA 1.000.000
110505 General
1110 BANCOS 5.000.000
111005 Moneda Nacional
1435 MERCANCIA NO FABRICADA 14.000.000
1435XX
3115 APORTES SOCIALES 20.000.000
311504 Cuotas o partes de interés social
SUMAS IGUALES…. 20.000.000 20.000.000
Registramos asiento de CONSTITUCION de fondo de actividades comerciales de la agencia

2) Registro constitución del fondo de actividades comerciales

CODIGO CUENTAS DEBE HABER
1105 FONDOS 1.000.000
110590 Fondo de actividades agencia xxx
1110 BANCOS 1.000.000
111005 Moneda Nacional
SUMAS IGUALES…. 1.000.000 1.000.000
Registramos establecimiento de fondos actividades comerciales de la agencia

3) Registro venta de contado realizado por la agencia xxx

CODIGO CUENTAS DEBE HABER
1110 BANCOS 7.140.000
111005 Moneda Nacional
2408 IVA POR PAGAR 1.140.000
240810 Generado
4135 COMERCIO AL POR MAYOR Y MENOR 6.000.000
413520 xx
6135 COEMRCIO AL POR AYOR Y MENOR 4.200-000
613520 xx
1435 MERCANCIA NO FABRICADA 4.200.000
143599 Cuotas o partes de interés social
SUMAS IGUALES…. 11.340.000 11.340.000
Registramos venta de contado realizado por la agencia xx
4) Registro venta a crédito realizado por la agencia xxx
CODIGO CUENTAS DEBE HABER
1305 Gasto 14.280.000
130580 Clientes agencia xx
2408 IVA POR PAGAR 2.280.000
240810 Generado
4135 COMERCIO AL POR MAYOR Y MENOR 12.000.000
413520 xx
6135 COEMRCIO AL POR AYOR Y MENOR 8.400.000
613520 xx
1435 MERCANCIA NO FABRICADA 8.400.000
143599 Cuotas o partes de interés social
SUMAS IGUALES…. 22.680.000 22.680.000
Registramos venta a crédito realizado por la agencia xx

5) Registro gastos realizados por la agencia sobre el fondo de actividades comerciales

CODIGO CUENTAS DEBE HABER
529599 GASTOS DE LA AGENCIA 200.000
52959935 Combustibles y lubricantes 100.000=
52959960 Casinos y restaurantes 100.000=
523599 GASTOS SERVICIOS DE LA AGENCIA XX 100.000
52359965 Trasporte Fletes y Acarreos 100.000=
525599 GASTOS DE VIAJE DE LA AGENCIA 100.00
52559905 Alojamiento y manutención 100.000=
2408 IVA 19.000
240805 Descontable
1105 FONDOS 419.000
110590 Fondo de actividades agencia xxx
SUMAS IGUALES…. 419.000= 419.000=
Registramos gastos realizados por la agencia, uso del fondo de actividades comerciales.

6) Registro reembolso al fondo de actividades comerciales de la agencia

CODIGO CUENTAS DEBE HABER
1105 FONDOS 419.000
110590 Fondo de actividades agencia xxx
1110 BANCOS 419.000
111005 Moneda Nacional
SUMAS IGUALES…. 419.000= 419.000=
Registramos asiento de reembolso al fondo de actividades comerciales de la agencia

7) Registro pago de la comisión a la agencia

CODIGO CUENTAS DEBE HABER
529599 GASTOS DE LA AGENCIA 1.800.000
52959905 Comisiones
2408 IVA POR PAGAR 342.000
240805 Descontable
2365 Retención en la fuente por pagar 198.000
236520 Comisiones 11%
1110 BANCOS 1.944.000
111005 Moneda Nacional
SUMAS IGUALES…. 2.142.000= 2.142.000=
Registramos pago de la comisión a la agencia xx por las ventas realizadas en el mes de ______
Elaboración de Balance de prueba de la agencia

CODIGO CUENTAS MOVIMIENTO BALANCE DE PRUEBA

DEBE HABER DEBE HABER
1105 CAJA 1.000.000 1.000.000
1110 BANCOS 12.140.000 3.363.000 8.777.000
110590 FONDOS AGENCIA 1.419.000 419.000 1.000.000
1305 CLIENTES DE LA AGENCIA 14.280.000 14.280.000
1435 MERCANCIA NO FABRICADA 14.000.000 12.600.000 1.400.000
2365 RETENCION EN LA FUENTE POR PAGAR 198.000 198.000
2408 IVA POR PAGAR AGENCIA 361.000 3.420.000 3.059.000
3115 CAPITAL SOCIAL 20.000.000 20.000.000
4135 COMERCIO AL POR MAYOR Y MENOR 18.000.0000 18.000.000
523599 GASTOS SERVICIOS AGENCIA 200.000 200.000
525599 GASTOS DE VIAJE AGENCIA 100.000 100.000
529599 GATOS DIVERSOS AGENCIA 1.900.000 1.900.000
6135 COMERCIO AL POR MAYOR Y MENOR 12.600.000 12.600.000
SUMAS IGUALES…. 58.000.000 58.000.0000 41.257.0000 41.257.0000

Elaboramos asientos de cierre de la agencia:

Cancelamos cuentas de ingresos, contra la cuenta temporal 5905

CODIGO CUENTAS DEBE HABER
4135 COMERCIO AL POR MAYOR Y MENOR 18.000.000
4135XX
5905 GANACIAS Y PERDIDAS 18.000.000
SUMAS IGUALES…. 18.000.000= 18.000.000=
Registramos cancelación de las cuentas de resultado de ingresos

CODIGO CUENTAS DEBE HABER

5905 Ganancias y Perdidas 14.800.000
523599 Gastos servicios agencia 200.000
525599 Gastos de viaje agencia 100.000
529599 Gatos diversos agencia 1.900.000
6135 Comercio al por mayor y menor 12.600.000
SUMAS IGUALES…. 14.800.000 14.800.000
Registramos cancelación de las cuentas de resultado de costos y gastos

CODIGO CUENTAS DEBE HABER

5905 Ganancias y Perdidas 3.200.000
3605 Utilidad en el ejercicio 3.200.000
SUMAS IGUALES…. 3.200.000= 3.200.000=
Registramos cancelación de la cuenta temporal y determinación de la utilidad en el ejercicio antes
de impuestos
Al condensar los registros anteriores se reflejarían en la hoja de trabajo:
BALANCE DE
CIERRE CONTABLE BALANCE GENERAL
CODIGO CUENTAS PRUEBA
DEBE HABER DEBE HABER DEBE HABER
1105 Caja 1.000.000 1.000.000
1110 Bancos 8.777.000 8.777.000
110590 Fondos agencia 1.000.000 1.000.000
1305 Clientes de la agencia 14.280.000 14.280.000
1435 Mercancía no fabricada 1.400.000 1.400.000
2365 Retención en la fuente por pagar 198.000 198.000
2408 IVA por pagar agencia 3.059.000 3.059.000
3115 Capital social 20.000.000 20.000.000
4135 Comercio al por mayor y menor 18.000.000 18.000.000 0
523599 Gastos servicios agencia 200.000 200.000 0
525599 Gastos de viaje agencia 100.000 100.000 0
529599 Gatos diversos agencia 1.900.000 1.900.000 0
6135 Comercio al por mayor y menor 12.600.000 12.600.000 0
SUMAS IGUALES…. 58.000.000 58.000.000 18.000.000 14.800.000 0
UTILIDAD EN EL 3.200.0003 3.200.0003
EJERCICIO 18.000.000 18.000.000 26.457.000 26.457.000

BUCAROS
Nit. Xx.xxx.xxx-x
Estado de resultados agencia xx
De enero 1 a diciembre 31 de _____
Expresado en millones de pesos
Ingresos ordinarios Agencia (ventas) 18.000.000
Menos: Costo de ventas Agencia (12.600.000)
Utilidad Bruta en ventas 5.400.000
Menos: Gastos Operacionales Agencia
Gastos de Venta Agencia (2.200.000)
Utilidad Generada por la Agencia 3.200.000

BUCAROS
Nit. Xx.xxx.xxx-x
Estado de Situación Financiera Agencia XX
a diciembre 31 de _____
Expresado en millones de pesos

ACTIVOS PASIVOS
Caja 1.000.000 Retención en la fuente por pagar 198.000
Bancos 8.777.000 IVA por pagar agencia 3.059.000
Fondos agencia 1.000.000 Total Pasivos 3.257.000
Clientes de la agencia 14.280.000
Mercancía no fabricada 1.400.000 PATRIMONIO
Total Activos 26.457.000 Capital Social 20.000.000
Utilidad en el ejercicio 3.200.000
Total patrimonio 23.200.000
Total Pasivo y patrimonio 26.457.000
Bibliografía:

DONNARUMMA, D. (03 de 2019). https://www.goconqr.com. Obtenido de AGENCIAS Y

SUCURSALES: https://www.goconqr.com/mindmap/17001071/agencias-y-sucursales

NAMBO AMEZCUA, A. (2005). http://www.cucea.udg.mx. (C. U. Guadalajara, Ed.) Obtenido de

Agencias y sucursales:
http://www.cucea.udg.mx/include/publicaciones_drupal/pdfs/Agencias_sucursales.pdf

Romero López, Á. (2009). CONTABILIDAD AVANZADA II. México : McGRAW-HILL INTERAMERICANA

EDITORES, S.A. DE C.V.