PROCEDIMIENTO DE AUDITORIAS PR - GQ – 04

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Fecha de aprobación:
GESTION DE CALIDAD
05/MAY/119

1. OBJETIVO

Evaluar los elementos y componentes relativos al Sistema de Gestión de la

Calidad, con el fin de evidenciar la eficacia del Sistema de Gestión de Calidad y
su cumplimiento para mejorar continuamente su desempeño.

2. ALCANCE

Aplica a todas las Auditorías realizadas a la Corporación Internacional para el

Desarrollo Educativo CIDE.

3. RESPONSABLE

El Auxiliar de Calidad junto con la Asesora de Calidad, son los responsables de

programar, planear y coordinar la realización de las Auditorías de la
Corporación Internacional para el Desarrollo Educativo CIDE, analizar y hacer
seguimiento al resultado de las mismas, incluso el desempeño de los auditores.
El Líder de Gestión Estratégica (Rector), junto con el Representante de la
Dirección son los responsables de aprobar el plan y programa de las Auditorías.

4. DEFINICIONES

• No Conformidad: Es el incumplimiento de un requisito especificado y se aplica

a la desviación, o a la ausencia de una o varias características relativas a la
calidad, incluyendo la seguridad de funcionamiento de uno o varios elementos
del sistema de gestión, detectado por los controles y supervisión que tiene La
Corporación Internacional Para El Desarrollo Educativo “CIDE”, la cual se
registra en el formato (FT-GQ-06).
• Auditoría de calidad: procedimiento sistemático, independiente y documentado
para obtener evidencia de los controles de verificación (auditoría), y evaluarlos
objetivamente, para determinar la medida en la cual se cumplen los requisitos y
criterios de los procesos del Sistema de Gestión de Calidad.
• Auditor Interno: Persona con la competencia para llevar a cabo una Auditoría
con el fin de efectuar un examen sistemático e independiente que verifica si los
resultados obtenidos cumplen con las disposiciones establecidas.

ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ:

FRANCISCO JIMÉNEZ TATIANA DÍAZ LEÓN JAIRO RODRÍGUEZ

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Auxiliar de Calidad Asesora de Calidad Rector

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• Plan de Auditoría: Descripción de las actividades relacionadas con las

Auditorías internas, con el propósito de optimizar los recursos para su ejecución.
• Programa de Auditoría: Conjunto de una o más Auditorías planificadas para un
período de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico.
• Acciones Correctivas: Es aquella acción que se lleva a cabo con el objeto de
eliminar las causas de las no conformidades “REALES” y conlleva a soluciones
puntuales tomando medidas para evitar su repetición.
• Acciones Preventivas: Es aquella acción que se lleva a cabo con el objeto de
eliminar las causas de las no conformidades “POTENCIALES” y conlleva a la
implantación de mejoras en las actividades, medios, formación y adiestramiento
del personal.
• Observación: Una declaración hecha durante la Auditoría de calidad y
sustentada mediante evidencia objetiva.
• Evidencia Objetiva: Registros, declaraciones de hecho u otra información que
sea pertinente para los criterios de Auditoría y que son verificables.
• Criterios de Auditoría: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos
usados como referencia.

5. CONDICIONES GENERALES Y/O DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO

5.1. Las actividades establecidas para llevar acabo este procedimiento se

encuentran en el Flujograma anexo (anexo 1).

5.2. Las Auditorías se realizarán semestralmente, de forma tal, que en el año se

evalúe por lo menos dos veces cada elemento del Sistema, cubriendo todos los
procesos; según lo determine El Líder de Gestión Estratégica en el programa de
Auditorías Internas FT-GQ-14.

5.3. Gestión de Calidad elabora un programa de auditorías Internas FT-GQ-14

planeando el tipo de auditorías, objetivo y alcance, e informa al Rector para que
el programa sea aprobado. Después el Auxiliar de Calidad junto con la Asesora
de Calidad, El Rector y la Representante por la dirección elaboran el plan de
auditoría, identificando los recursos necesarios, tiempo, entre otros
requerimientos, para que ésta los suministre en el tiempo y condiciones
esperados; también se integrarán los diferentes grupos de auditores teniendo
en cuenta los principios de Auditoría, el objetivo del programa de Auditoría y
Perfil del auditor descrito a continuación:

• Perfil del Auditor:

▪ Educación:
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• El auditor interno de LA CIDE, como mínimo debe ser tecnólogo.

▪ Formación:
• El auditor interno de LA CIDE, debe haber recibido el curso de “Auditorías
Internas de Calidad” y acreditar la aprobación del curso recibido.

▪ Nivel técnico:
• Conocimiento sobre el propósito de las auditorías
• Conocimientos específicos de la organización y sus servicios
• Conocimiento con la Estructura del Sistema de Gestión de Calidad

▪ Habilidades:
• Ética de la Auditoría
• Capacidad de planificación y organización
• Buena capacidad de diálogo y contacto (Empatía)
• Establecer una comunicación bidireccional
• Respetar los canales de comunicación y responsabilidad de la organización.

▪ Experiencia:

• Vinculado a la Institución por Mínimo 6 meses.

5.4. Previamente a la elección del grupo de auditores se hace una evaluación de

competencias a las personas capacitadas y que cumplan el perfil con el fin de
garantizar que las personas seleccionadas para conformar el equipo auditor
cumplan con el perfil y las competencias establecidas, para que el
procedimiento de auditorias sea mas eficaz.

5.5. Gestión de Calidad nombrará el líder de cada equipo auditor quien se

encargará de establecer el objetivo y alcance de la Auditoría que deben ser
incluidos en el formato Plan de Auditoría FT-GQ-12

5.6. Una vez elaborado el Plan de Auditoría, se dará a conocer a cada uno de los
Líderes de los procesos que se van a auditar, quienes deben revisarlo y
comunicar a El Rector si es necesario hacer algún cambio de fecha; de
aprobarse la modificación quedará registrada en el formato “Programa de
Auditorías Internas FT-GQ-14”.
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5.7. Cada auditor elaborará su “Lista de chequeo FT-GQ-15 según el área o

proceso a auditar con el fin de cumplir los objetivos especificados.

5.8. Los auditores, el día de la Auditoría inician con una reunión de apertura en la
cual explican y aclaran dudas referentes a las actividades a realizar, informan el
objetivo y el alcance de la Auditoría, explican la metodología a emplear y
aclaran que se va a verificar el Sistema de Gestión de la Calidad y no a las
personas y que los resultados que surjan del ejercicio tienen como objeto el
mejoramiento de sus áreas y por tanto del Sistema.

5.9. Una vez finalizada la reunión de apertura, los auditores procederán a la fase
de recolección de evidencias, en donde se verifica el cumplimiento o no de los
procedimientos y si los resultados de la aplicación de estos procedimientos han
alcanzado los resultados establecidos.

Para realizar esta actividad los auditores hacen entrevistas, verifican

documentos y registros en los respectivos sitios de trabajo y toman nota de las
observaciones realizadas.

5.10. Al finalizar la recolección de evidencias los auditores proceden a evaluar los

hallazgos contra los criterios de la Auditoría, para indicar conformidad, no
conformidad y/o identificar oportunidades de mejora (observaciones).
Acordarán también las conclusiones de la Auditoría, recomendaciones y
fortalezas halladas para presentarlas en la reunión de cierre.

5.11. Los auditores realizan una reunión de cierre, informando al auditado la

detección o no de una No Conformidad u observación. En el caso que exista
una No Conformidad u observación, el auditor la registra en el formato Informe
de Auditoría FT-GQ-16.

En la reunión de cierre se informa al área auditada los resultados de la Auditoría

y se resaltan los aspectos positivos observados durante la ejecución así como
las No Conformidades u observaciones encontradas.

5.12. El Rector, con base en el Informe de Auditoría, solicita a los Líderes de

Proceso el tratamiento inmediato, con base en los Procedimientos de No
conformidades PR-GQ-02 y de Acciones Correctivas y Preventivas PR-GQ-03,
detectadas en sus respectivos procesos.

Para la entrega de esta información, los responsables de las áreas auditadas

disponen de cinco (5) días hábiles, una vez finalizada la Auditoría.
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5.13. El Rector, El Representante Por la Dirección, y El Auxiliar de Calidad junto

con la Asesora de Calidad, con el cronograma definido por los Líderes de
Proceso, informan a los auditores las fechas en las que se deben realizar los
monitoreos a las acciones planteadas.

5.14. Los auditores reportan al Rector, al Representante por la Dirección y al

Auxiliar de Calidad junto con la Asesora de Calidad los resultados de los
monitoreos realizados. Si la acción fue efectiva, el auditor declara cerrado el
proceso de seguimiento. Si la acción no fue efectiva, se mantiene abierto el
proceso y El Rector, el Representante por la dirección y al Auxiliar de Calidad
junto con la Asesora de Calidad informan al Líder del Proceso para que defina
otra acción a seguir.

5.15. El Rector y El Auxiliar de Calidad junto con la Asesora de Calidad analizan si

las acciones emprendidas modifican la estructura del Sistema de Gestión de la
Calidad, es decir, si conlleva cambios en los documentos, e informan a los
Líderes de Proceso para que soliciten la modificación de acuerdo al
“Procedimiento de Control de Documentos y Registros PR-GQ-01”.

5.16. Los auditados son responsables de entregar la información requerida por los
auditores y de cumplir con el programa de Auditorías.

5.17. Los Auditores son evaluados de acuerdo a lo requerido en el formato

Evaluación de Auditores FT-GQ-17, con el fin de hacer seguimiento a su
competencia.

6. DOCUMENTOS RELACIONADOS

Procedimiento Control de Documentos y Registros (PR-GQ-01)

Procedimiento de Servicio No conformidades (PR-GQ-02)
Procedimiento de Acciones Correctivas y Preventivas (PR-GQ-03)

7. REGISTROS RELACIONADOS

Plan de Auditorías Internas (FT-GQ-12)

Programa de Auditorías Internas (FT-GQ-14)
Lista de Chequeo (FT-GQ-15)
Informe de Auditorías (FT-GQ-16)
Evaluación de Auditores (FT-GQ-17)

8. HISTORIAL DE CAMBIOS
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FECHA VERSIÓN CAMBIOS

Cambio en el objetivo, se elimina el cronograma y se
cambian las versiones de los formatos a aplicar. Se
03/09/07 02 determina que las Auditorías Internas se llevan a cabo
semestralmente. Se anexa la experiencia en el perfil del
auditor.
21/01/08 03 Cambia el cargo de coordinador de calidad por Auxiliar
de Calidad junto con la Asesora de Calidad ajustándose
a cambios en la estructura organizacional de la
institución.
10/04/08 04 Se incluye una condición general que contempla una
evaluación de competencias de las personas
capacitadas como auditores para tener el soporte de la
elección del grupo de auditores y garantizar la eficacia
del procedimiento.
05/05/09 05 Se incluye como responsable de todas las actividades
del procedimiento al auxiliar de calidad.