ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS DIGITALES

Los documentos digitales deberán almacenarse en capetas y subcarpetas las cuales tendrá
escrito de que se trata: facturas de proveedores, facturas de clientes, impuestos, nóminas,
seguros sociales, sistemas de gestión, etc. se creará una copia en una nube por si llega el
caso de perdidas o daño del computador donde se encontrarán los documentos.

Ahora bien, dichos documentos pasan a ser parte de una base de datos en la nube o
matrices, que funcionan como archivos, en donde se alojan de manera categorizada y
seriada, respondiendo a la necesidad de establecer un orden coherente y útil a la hora de
identificar la información y acceder a ella

Para conservar de manera organizada la. Documentación vigente y se debe respetar la

siguiente estructura de carpetas:
Carpeta del sig.,
Formatos
Matrices
Registros
Organigrama
Manual
Mapa de procesos
Plan
Guía
indicador
Documentos
Lista de chequeo
Instructivo
Procedimiento
Programas
Mapa de riesgo
Otros documentos
Facturas
Nomina
Impuestos
Seguros sociales, etc.

La información de cada documento elaborado en la empresa o que requiera ser guardado

con el propósito de evidenciar su existencia se guardara en un documento de Word, Excel
o pdf en su respectiva carpeta a la que pertenece. Por ejemplo. La política de la.
Organización ira en la carpeta del sig.
Facturas que muestran el suministro de insumos Irán a la carpeta de proveedores y así
respectivamente con cada documento.
Por lo anterior, el almacenamiento se posiciona como la estrategia más necesaria de
implementación en las empresas ya que:

 Garantiza el acceso a la información.

 Conserva la información en óptimas condiciones para su consulta.
 Mantiene un orden lógico y práctico.
 Ahorra tiempo de búsqueda.