Docente: Nubia Xiomara Sepúlveda Mendoza

Módulo de Calidad y Riesgos: Especialización en administración de proyectos

Actividad
Realizar un ejercicio práctico de la forma como se trabajan los riegos en los proyectos de
acuerdo a los lineamientos del PMBOK.

EJEMPLO APLICACIÓN DE RIESGOS PARA CASO

CELEBRACIÓN ANIVERSARIO DE EMPRESA

La empresa de servicios para la cual Usted trabaja cumple en el mes de octubre, su décimo
aniversario de fundación. La Gerencia General ha decidido hacer ese día una fiesta de
celebración. Por medio del Acta de Constitución del Proyecto, Usted ha sido designado
como el Project Manager o director del mismo.

Entre las necesidades del negocio que se mencionan en el Acta de Constitución están:

1. Lograr una mayor socialización entre sus colaboradores y sus familias. Por lo que se
le permitirá asistir con su núcleo familiar. (aproximadamente 40 empleados).

2. La celebración se realizará durante el mismo día del aniversario, siendo este un día
laborable.

3. Desayuno, almuerzo y meriendas. Actividades recreativas y juegos de socialización

4. Pequeña actividad formal con la participación de los empleados y sus familias.

De la misma forma se pueden destacar las siguientes restricciones

1. Se dispone de un presupuesto de us13.160 (dólares)

2. La duración de la actividad como tal será de 8.00am a 6.00pm (no incluye los tiempos
de traslado)

3. No afectar la imagen de la empresa ante sus clientes por no prestar servicios ese día.

Caso práctico – Sobre Riesgos

Docente: Nubia Xiomara Sepúlveda Mendoza
Módulo de Calidad y Riesgos: Especialización en administración de proyectos

ANÁLISIS DEL PROYECTO

1) Se firmó el acta de inicio, donde el gerente es usted.

2) ALCANCE del proyecto. Se divide el proyecto en las siguientes etapas.

Fiesta de
aniversario

Coordinación Desarrollo de
Planeación Cierre
y logística la Fiesta

3) TIEMPOS

LINEA DE TIEMPO

junio julio agosto septiembre octubre

Etapa 1 F C
I I
Etapa 2 E E
S R
T R
A E

4) COSTOS

Caso práctico – Sobre Riesgos

Docente: Nubia Xiomara Sepúlveda Mendoza
Módulo de Calidad y Riesgos: Especialización en administración de proyectos

LINEA DE COSTO

junio julio agosto septiembre octubre

Etapa 1 F C
I I
$ 720 Etapa 2 E E
S R
$ 8.000 $ 4.350 T R
A E

$ 90

5) COMUNICACIONES

Semanalmente se hará reuniones de seguimiento, donde se presente el avance de las

tareas con los indicadores CPI y SPI, respecto a lo programado en el cronograma y la
revisión de los riesgos.

6) RECURSOS.

Actividad a cargo del grupo de recursos humanos de la empresa, donde usted como
gerente deberá asignar las tareas, monitorearlas y presentar los informes semanales a la
Secretaria General de la empresa.

7) ADQUISICIONES.

Se debe realizar el contrato para la actividad o los contratos, siguiendo los lineamientos
del Sistema de Gestión integral, donde usted será el supervisor de los mismos.

8) CALIDAD.

Según el resultado de la fiesta, se evaluará su desempeño y se le encargarán proyectos

relacionados con la estrategia de la empresa.

Caso práctico – Sobre Riesgos

Docente: Nubia Xiomara Sepúlveda Mendoza
Módulo de Calidad y Riesgos: Especialización en administración de proyectos
Después de aplicar los procesos de planeación, el cronograma del proyecto es el
siguiente:

Nombre de Tarea Duración Comienzo Fin Costo

Proyecto Aniversario Empresa 89 Días 23/06/2020 29/10/2020 $13.160,00
1 Etapa: Planeación Detallada 8 Días 23/06/2020 2/07/2020 $720,00
1.1 Estudio de Necesidades 1 Día 23/06/2020 23/06/2020 $80,00
1.2 Planeación Condiciones Localización 3 Días 24/06/2020 26/06/2020 $240,00
1.2.1 Área Cocina y de Comida 1 Día 24/06/2020 24/06/2020 $80,00
1.2.2 Áreas Entretenimiento 1 Día 25/06/2020 25/06/2020 $80,00
1.2.3 Área de Baños 1 Día 26/06/2020 26/06/2020 $80,00
1.3 Transporte 1 Día 29/06/2020 29/06/2020 $80,00
1.4 Invitaciones 1 Día 29/06/2020 29/06/2020 $80,00
1.5 Alimentación 1 Día 30/06/2020 30/06/2020 $80,00
1.6 Actividad Formal 1 Día 1/07/2020 1/07/2020 $80,00
1.7 Aprobación Etapa Planeación 1 Día 2/07/2020 2/07/2020 $80,00
2 Etapa: Coordinación y Logística 79 Días 3/07/2020 21/10/2020 $8.000,00
2.1 Selección y Alquiler del Local 10 Días 3/07/2020 16/07/2020 $2.000,00
2.2 Coordinación del Transporte 4 Días 17/07/2020 23/07/2020 $1.000,00
2.3 Logística de Actividad Formal 5 Días 24/07/2020 30/07/2020 $3.000,00
2.4 Preparación y Entrega Invitaciones 60 Días 31/07/2020 27/10/2020 $500,00
2.5 Preparación Actividades Entretenimiento 60 Días 31/07/2020 27/10/2020 $1.500,00
3 Etapa: Fiesta Aniversario 1 Día 28/10/2020 28/10/2020 $4.350,00
3.1 Recibimiento de Invitados 28 Min 28/10/2020 28/10/2020 $50,00
3.2 Desayuno 45 Min 28/10/2020 28/10/2020 $600,00
3.3 Actividades Recreativas 90 Min 28/10/2020 28/10/2020 $200,00
3.4 Refrigerios 20 Min 28/10/2020 28/10/2020 $300,00
3.5 Actividades Recreativas 70 Min 28/10/2020 28/10/2020 $200,00
3.6 Almuerzo 90 Min 28/10/2020 28/10/2020 $2.040,00
3.7 Actividad Formal 60 Min 28/10/2020 28/10/2020 $400,00
3.8 Refrigerios 20 Min 28/10/2020 28/10/2020 $300,00
3.9 Actividades Recreativas 60 Min 28/10/2020 28/10/2020 $200,00
3.10 Recogida de Equipos e Implementos 20 Min 28/10/2020 28/10/2020 $50,00
3.11 Cierre de Actividad 15 Min 28/10/2020 28/10/2020 $10,00
4 Etapa: Cierre del Proyecto 1 Día 29/10/2020 29/10/2020 $90,00
4.1 Devolución de Equipo e Implementos 2 Horas 29/10/2020 29/10/2020 $20,00
4.2 Encuesta sobre la Actividad 1 Hora 29/10/2020 29/10/2020 $20,00
4.3 Análisis de los Resultados 1 Hora 29/10/2020 29/10/2020 $10,00
4.4 Informe Final del Proyecto 3 Horas 29/10/2020 29/10/2020 $30,00
4.5 Cierre del Proyecto 1 Hora 29/10/2020 29/10/2020 $10,00

Caso práctico – Sobre Riesgos

Docente: Nubia Xiomara Sepúlveda Mendoza
Módulo de Calidad y Riesgos: Especialización en administración de proyectos

9) RIESGOS.

Se planea realizar la gestión de riesgos de la siguiente manera:

9.1) Identificación de riesgos

Cada organización normalmente tiene su metodología respecto a la Gestión del Riesgo,

la cual influye en la forma en que debemos realizar todos los procesos de esta área.

Para efectos prácticos, supongamos que el Plan de Gestión del Riesgo de este proyecto,
indica que para la ejecución de la Identificación del Riesgo se recomienda crear un
Registro de Riesgos (hoja electrónica), inicialmente con al menos las siguientes columnas
para cada uno de los riesgos:

Código Causa Descripción del Riesgo Referencia WBS

RE001 Condicione Si no se puede viajar al lugar de la fiesta Fecha de la 3
s producto de carreteras o caminos actividad
climáticas totalmente inaccesibles puede (temporada
–Cierre de ocasionar atrasos en el calendario del de
caminos proyecto huracanes)
RE002 Fluido Si presentan dificultades con los N/A 3.3, 3.5, 3.6,
Eléctrico equipos de audio por falta de fluido 3.7, 3.8, 3.9
eléctrico puede afectar negativamente
la calidad del proyecto
... ...

 Código identificador del riesgo

El código de identificación nos permite trabajar de forma estandarizada y ser
incluido en una base de datos de riesgos. Este podría tener, por ejemplo, la
estructura RX999, donde 999 es un consecutivo y la “X” es la Categoría del Riesgo:
RA- Riesgo de Administración de Proyectos
RE- Riesgo Externo
RO- Riesgo Organizacional
RT- Riesgo Técnico

 Causa del riesgo

Caso práctico – Sobre Riesgos

Docente: Nubia Xiomara Sepúlveda Mendoza
Módulo de Calidad y Riesgos: Especialización en administración de proyectos
Nivel más bajo de la RBS que se establece en el Plan de Gestión de Riesgos y que
para este caso práctico se presenta a continuación. Es probable que durante este
proceso de identificación de riesgos se encuentren nuevas causas de riesgos, o se
desee detallar más subcategorías.

Fuente: Blog-WordPress.com. (2016), Ilustración RBS de Riesgos. [Figura]. Recuperado de:

https://pmbokproyectos.wordpress.com/gestion-de-los-riesgos/

 Descripción del Riesgo

Las características y la forma en que se especifican los riesgos varían según la
organización. Para esta práctica utilice el siguiente metalenguaje:
SI <evento o condición de incertidumbre> debido a <causas> puede
<impacto positivo o negativo> <objetivos del proyecto >

Caso práctico – Sobre Riesgos

Docente: Nubia Xiomara Sepúlveda Mendoza
Módulo de Calidad y Riesgos: Especialización en administración de proyectos

 Referencia
Lugar en un documento, requerimiento u otra seña que nos indique donde fue que
encontramos el riesgo. Durante la ejecución del proyecto debemos monitorear y
realizar frecuentes análisis de los riesgos, por lo que esta referencia nos ayuda a
localizar rápidamente la fuente si es el caso.

Por ejemplo:
Contrato, Cláusula 3.3, pág. 46

 WBS
En caso que el riesgo afecte un paquete de actividades específico del proyecto se
indicará en esta columna.

9.2) Análisis de riesgos-valoración

Cuando planificamos la respuesta a un riesgo debemos tener en cuenta la magnitud del

mismo, por lo que inicialmente debemos analizar cualitativamente cada riesgo del
registro y priorizarlos según su rango o calificación.

Siguiendo con el registro de riesgos obtenido en la identificación debemos ubicar la

probabilidad y el impacto en las escalas respectivas, según el criterio del equipo de Gestión
de Riesgos. Las escalas a utilizar se especifican previamente en el Plan de Gestión de
Riesgos y producto de la combinación de las mismas se crea la matriz PxI. En este
proyecto utilizaremos las siguientes escalas:

Probabilidad
Muy Probable 0.9
Bastante Probable 0.7
Probable 0.5
Poco probable 0.3
Muy poco probable 0.1

Impacto
Muy Alto 0.8
Alto 0.4
Moderado 0.2
Bajo 0.1
Muy Bajo 0.05

Caso práctico – Sobre Riesgos

Docente: Nubia Xiomara Sepúlveda Mendoza
Módulo de Calidad y Riesgos: Especialización en administración de proyectos

Para ubicar el impacto de cada riesgo en la escala utilizamos los siguientes criterios:

Evaluación del impacto de un riesgo en los objetivos principales del proyecto

(Escala ordinal o cardinal, escala no lineal)
Objetivo Muy Bajo Bajo Moderado Alto Muy Alto
del .05 .1 .2 .4 .8
proyecto
Costo Insignificant Incremento Incremento Incremento Incremento
e del costo del costo del costo del costo
incremento < 5% entre el entre el > 20%
del costo 5 – 10 % 10 – 20 %

Calendario Insignificant
Variación Desviación Desviación Desviación
e variación del general del general del general del
del calendario Proyecto Proyecto Proyecto
calendario < 5% 5 – 10 % 10 – 20 % > 20 %
Alcance Reducción Áreas Áreas Reducción El producto
del alcance menores mayores del alcance final del
apenas del alcance del alcance inaceptable proyecto es
perceptible son son para el inservible
afectadas afectadas cliente
Calidad Degradació Solo La Reducción El producto
n de la aplicacione reducción de la final del
calidad s muy de la calidad proyecto es
apenas específicas calidad inaceptable inservible
perceptible son demanda la para el
afectadas aprobación cliente
del cliente

Marcador de riesgo para un riesgo específico

(P x I)
Impacto Muy Bajo Bajo Moderado Alto Muy Alto
.05 .1 .2 .4 .8
Probabilidad
0.9 0.05 0.09 0.18 0.36 0.72
0.7 0.04 0.07 0.14 0.28 0.56

Caso práctico – Sobre Riesgos

Docente: Nubia Xiomara Sepúlveda Mendoza
Módulo de Calidad y Riesgos: Especialización en administración de proyectos
0.5 0.03 0.05 0.10 0.20 0.40
0.3 0.02 0.03 0.06 0.12 0.24
0.1 0.01 0.01 0.02 0.04 0.08

Verde – Riesgo Bajo Amarillo – Riesgo Moderado Rojo – Riesgo

Alto

Combinando las escalas de la probabilidad y del impacto obtenemos la matriz PxI, que se
muestra arriba, la cual nos permite calificar cada riesgo según la escala:

Riesgo
Alto 0.99 – 0.18
Moderado 0.17 – 0.05
Bajo 0.04 – 0.01

Continuando con nuestra hoja electrónica (Registro de Riesgos-Identificación de riesgos)

le añadimos las siguientes columnas:

 Probabilidad
Para cada riesgo, utilizando la escala de probabilidad, le asignamos el valor
correspondiente.

 Impacto
Para cada riesgo, utilizando la escala de impacto, le asignamos el valor
correspondiente.

 Rango (PxI)
Multiplicación de la probabilidad por el impacto.

Análisis- Priorización de riesgos

A cada riesgo (fila en la hoja de cálculo) le asignamos el color correspondiente (rojo,

amarillo o verde) según su rango o calificación. Ordenar de forma descendente la lista
por la columna Rango (quedando los rojos primeros, después los amarillos y de último
los verdes). Así obtenemos la lista de riesgos priorizados o “top list”.

Caso práctico – Sobre Riesgos

Docente: Nubia Xiomara Sepúlveda Mendoza
Módulo de Calidad y Riesgos: Especialización en administración de proyectos
Indicar cuál es el Riesgo General del proyecto (Alto, medio o bajo), según el promedio
del rango de todos los riesgos evaluados (calculando el promedio general de la columna
PxI y lo ubicamos en la escala de calificación del riesgo).

9.3) Planificación de la respuesta a Riesgos

Una vez que tenemos el registro de riesgos priorizado, procedemos a planificar la

respuesta a cada uno de ellos. Para este caso práctico, tratar de aplicar estrategias
proactivas (Eliminar/Explotar, Mitigar/Mejorar, Transferir/ Compartir) a los primeros 20%
de los riesgos del registro (a los de mayor rango) y aceptar los 80% riesgos restantes.

Para establecer las estrategias de respuesta para cada uno de los riesgos añadiremos las
siguientes columnas al registro de riesgos que venimos construyendo desde el proceso de
identificación:

 Estrategia y Acciones preventivas

Estrategias: Eliminar/Explotar, Mitigar/Mejorar, Transferir/Compartir y Aceptar
Importante describir las acciones que respalden cada estrategia, excepto para la
estrategia común de aceptación, que se especifican en la siguiente columna.

 Contingencias y Respaldos
Para los riesgos Aceptados se describe el Plan de Contingencias (estas actividades
se ejecutarían en caso de que ocurra el riesgo). Opcionalmente, en esta columna
para las estrategias de no aceptación también se puede especificar acciones,
correspondientes a un Plan de Respaldo, para ejecutar en caso de que falle la
estrategia primaria.

 Reservas (dividida en dos columnas T y $)

Calcular las reservas para contingencias general del proyecto (T y $), utilizando el
Valor Monetario Esperado de los riesgos aceptados. Sumatoria de los PxIt
(Probabilidad por el Impacto en tiempo si el riesgo llegase a ocurrir) y la sumatoria
de los PxIc (Probabilidad por el Impacto en costo si el riesgo llegase a ocurrir).

 Disparador
En la manera de lo posible indicar una señal de que el riesgo va a suceder o sucedió
(importante para los riesgos aceptados)

 Responsable
Miembro del equipo o de la organización que debe responder por la ejecución de
las acciones planeadas para ese riesgo.

Caso práctico – Sobre Riesgos

Docente: Nubia Xiomara Sepúlveda Mendoza
Módulo de Calidad y Riesgos: Especialización en administración de proyectos

Es importante recordar que las acciones que respaldan estas estrategias proactivas se
incorporan en el Plan de Gestión del Proyecto. Por lo que se debe incorporar estas
actividades en el cronograma proporcionado como parte del caso, como parte del
alcance del proyecto, con fechas de cumplimiento, recursos, etc. Las actividades
correspondientes al Plan para Contingencias y Planes de Respaldos no se incorporan en
el cronograma, puesto que estas se ejecutarán en caso de que los riesgos aceptados
sucedan o fallen las estrategias proactivas, respectivamente. Sin embargo, sí debe
reflejarse en el cronograma las reservas para contingencias (tiempo y costo).

Forma de presentar el trabajo:

Esta actividad la realizará el profesor en clase para mostrar cada labor que se debe realizar
en cada proceso del área de conocimiento de Riesgos.

Caso práctico – Sobre Riesgos