SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

GUÍA DE APRENDIZAJE PARA EL PROGRAMA DE

FORMACIÓN COMPLEMENTARIA VIRTUAL
Código: F00x-P00x-GFPI versión: 01
Proceso Gestión de la Formación Profesional Integral
Procedimiento Creación y Adecuación de Programas de
Formación Virtual y a Distancia

GUÍA DE APRENDIZAJE Nº4

1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUÍA DE APRENDIZAJE

Programa de Formación: Código: 210601008

Legislación Documental en el Entorno Laboral Versión: 4

Resultados de Aprendizaje: Competencia:

Conservar y preservar los documentos de archivo de las Organizar los documentos de la unidad
empresas, de acuerdo a las normas técnicas y la legislación administrativa, teniendo en cuenta
vigente. legislación vigente.

Duración de la guía (en horas): 10 La realización total de la guía abarca un

tiempo mínimo de diez (10) horas en
una semana de trabajo individual y
colaborativo.

Se sugiere que para un adecuado

desarrollo de la guía, el aprendiz
destine 2 horas diarias de trabajo.

2. INTRODUCCIÓN

Estimado aprendiz:

La Legislación Documental se preocupa por la conservación y manejo de los archivos, por lo tanto en
esta semana de estudio se dará a conocer la forma en la que estos deben ser cuidados y las normas que
soportan su preservación.

A continuación, encontrará descrita cada una de las actividades que conforman la guía de aprendizaje N°
4, la cual se debe desarrollar teniendo en cuenta el contenido destinado para la cuarta (4ta) semana de
estudio: La Legislación y su Aplicación en las Empresas, además del material adicional, dispuesto
para la realización de esta guía.

Durante el desarrollo de la guía, usted contará con la orientación necesaria para alcanzar el resultado de
aprendizaje correspondiente.

Recuerde que para el desarrollo de las diferentes actividades planteadas para esta guía, resulta
indispensable recordar el uso de fuentes bibliográficas y web grafías, en caso de que sea necesario.

Evite usar contenidos, fragmentos de textos y parafraseos sin la correspondiente referencia y cita.

No olvide que la puntualidad y el compromiso en la entrega de actividades es importante para lograr un

Guía de Aprendizaje

adecuado proceso y culminación del programa de formación.

3. ESTRUCTURACIÓN DIDÁCTICA DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

3.1. Actividades de Reflexión inicial

Descripción:

El Acuerdo 07 de 1994 en su artículo 19 estipula la importancia del Comité de Archivos, el cual define las
políticas, programas y toma de decisiones en los procesos técnicos de los archivos.

Después de haber estudiado el contenido dispuesto para la cuarta (4ta) semana de estudio, es importante
que investigue y reflexione acerca de algunos aspectos claves de las temáticas planteadas.

Por esta razón usted debe indagar en la empresa para la cual trabaja o con base en la experiencia laboral
que haya tenido, cómo está conformado el comité de archivos y si cumple con lo estipulado en el Acuerdo
07 de 1994 – “Por el cual se adopta y se expide el Reglamento General de Archivos”. Los resultados
obtenidos deben ser expuestos en una sesión online.

Recomendación:

La sesión en línea, se debe planear de común acuerdo entre el tutor y los aprendices. Recuerde que es
muy importante su aplicación, ya que permite la retroalimentación y aclaración de conceptos.

3.2. Actividades de contextualización e identificación de conocimientos necesarios para el

aprendizaje

Descripción:

La Ley 594 de 2000 expresa la importancia de la conservación del archivo para una buena gestión
empresarial. Dado lo anterior, realice un ensayo en donde justifique el por qué las empresas deben tomar
las medidas que sean necesarias para conservar y manejar su archivo.

Recuerde que un ensayo tiene 3 partes:

 Introducción: Es la inducción que se le hace al lector sobre el tema

 Desarrollo: Es esta parte se exponen los argumentos y se sustentan las hipótesis

 Conclusión: Es la parte final del ensayo. En esta parte se dan a conocer los puntos de vista
personales sobre el tema tratado.

Recomendación:

Incluya el Ensayo elaborado, a través del link dispuesto en el espacio Actividad 4 “Ensayo” del programa
en el menú de la plataforma de Blackboard.
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3.3. Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización)

Descripción:

Debido a la importancia que tienen para las empresas los archivos; la Ley establece los requisitos mínimos
para su conservación y manejo.

Retomando la solicitud de la actividad de reflexión inicial, realice una labor de campo en la cual investigue
cómo están clasificados los documentos, cómo están organizados, cómo y cuáles son las instalaciones en
dónde se encuentran los archivos y cómo se encuentran protegidos.

Deberá ir construyendo un informe con imágenes y/o vídeo como evidencia de su investigación.

Recomendación:

Tome apuntes cuando esté desarrollando la actividad. Es importante que tenga en cuenta la información
obtenida de la actividad, para el desarrollo de las actividades de evaluación.

3.4. Actividades de transferencia del conocimiento

Descripción:

Después de haber indagado sobre la conservación y manejo de archivos en las empresas, usted ya está
preparado para realizar la actividad interactiva, que le permitirá fortalecer y llevar a la práctica sus
conocimientos.

En esta actividad, usted encontrará tres (3) diferentes momentos; en el primero debe organizar los datos
proporcionados en orden cronológico; en el segundo momento, debe ordenar alfabéticamente la lista de
nombres que se citan allí; finalmente, en el tercer momento, debe con la información proporcionada darle
un orden numérico. Para hacer lo anterior, arrastre cada opción y suéltela en el campo que corresponda.

Repita esta acción hasta completar las cinco (5) opciones dadas en cada fase.

Al finalizar la actividad, le aparecerá su respectiva calificación. Recuerde que solo hasta obtener un
resultado igual a 3/3, le aparecerá el botón ENVIAR, ya que con este puntaje aprobará la actividad. Si
usted no obtuvo el resultado solicitado, haga clic en el botón REINTENTAR.

Tenga en cuenta que debe estar muy atento a las indicaciones que se le irán dando durante el desarrollo
de la actividad.

Una vez haya enviado su calificación, es necesario que verifique su nota en el centro de calificaciones. Si
ésta no aparece, por favor realice nuevamente la actividad.

3.5. Actividades de evaluación

Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos de

Evaluación

De Conocimiento :  Aplica los conceptos TÉCNICAS

de preservación y
Inicialmente, debe recopilar la conservación S.S.= Simulación de Situaciones
información obtenida de la documental de la
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actividad de Apropiación del empresa, de F.P. = Formulación de Preguntas

Conocimiento y luego acuerdo con las
complementarla con los términos normas vigentes. M. = Mapas
o conceptos que usted considere
pertinentes en la realización de la
misma. INSTRUMENTOS
De Desempeño: C.T.= Cuestionarios
Para desarrollar este ítem de la M. v. = Matriz de valoración o rúbrica
actividad de evaluación, usted
deberá realizar el siguiente
ejercicio:

Complemente la investigación de
campo realizada en la actividad
de apropiación del conocimiento,
exponiendo la experiencia que
obtuvo allí a través de un informe
en donde suministre la
información detallada sobre lo
investigado.

Recuerde que para que el

informe esté presentado de
manera adecuada, debe tener
las siguientes características: el
texto debe ser objetivo, debe
hacer uso de un lenguaje
preciso, además debe sustentar
la información con imágenes o
vídeos precisos.

Adicionalmente se deben tener

en cuenta los siguientes
aspectos generales para la
presentación de informes:

- Portada.
- Objetivo.
- Marco teórico.
- Justificación.
- Metodología (descripción
y detalles del proceso
desarrollado).
- Resultados obtenidos
(ordenados, sustentados,
analizados).
- Conclusiones
- Recomendaciones.
- Bibliografía.
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De Producto:

Usted debe entregar el informe

través del espacio dispuesto para
ello en la plataforma Blackboard,
denominado: ESPACIO ENVÍO
DE LA ACTIVIDAD 4 –
“ENSAYO – INFORME”.

4. RECURSOS PARA EL APRENDIZAJE

Plataforma Blackboard

 Contenido 4: LA LEGISLACIÓN Y SU APLICACIÓN EN LAS EMPRESAS. / Disponible en: Espacio

material del programa

 Guía de aprendizaje RAP N° 4 / Disponible en: Espacio actividades 4

 Lecturas sugeridas / Disponible en: Espacio actividades 4 en plataforma

Acuerdo 07 de 1994 – “Por el cual se adopta y se expide el Reglamento General de Archivos”.

5. GLOSARIO DE TÉRMINOS

Archivo Activo: Es aquel que se consulta frecuentemente.

Archivo Horizontal: Los documentos se colocan uno sobre otro.

Archivo Inactivo: Este contiene los documentos que ya no se consultan o se consultan esporádicamente.
Después de este archivo algunos documentos pueden pasar a destrucción definitiva.

Archivo Lateral: Como su nombre lo indica, los documentos se colocan de forma lateral, con el fin ver su
texto descriptivo de aquello que contienen.

Archivo Semiactivo: Estos documentos se mantienen durante cierto periodo de tiempo y luego se decide
si se trasladan o no al archivo inactivo.

Archivo Vertical: Un ejemplo de ellos son las carpetas colgantes, que van una detrás de otra.
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6. BIBLIOGRAFÍA/ WEB GRAFÍA

BIBLIOGRAFÍA

Luis Fernando Jaén García. Los Sistemas Nacionales de Archivos de América Latina: Análisis de sus
Preceptos Legales.

CEBRIÁN SÁNCHEZ, Adalberto; RAPOSO VILLAVICENCIO, Rita María y SANTOS ANGULO, Jhaciel.
Modelo. Organizacional para un sistema nacional de archivos. 1998.

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN DE COLOMBIA. Reglamento General de Archivos. 2ª ed.

Santafé de Bogotá: Archivo General de la Nación. 1997.

WEB GRAFÍA

 Decreto 2578 del 13 de diciembre de 2012. Tomado de http://www.ala-archivos.org/wp-

content/uploads/2011/10/Legislacion-Colombia.pdf, consultado el 27 marzo 2014.

 Decreto 2609 de 2012 Tomado de http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=7616, consultado

el 27 marzo 2014.

 Acuerdo 7 de 1994 http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=2012, consultado el 27 marzo

2014.

 Guía 6 Sistemas de Gestión de Documentos Electrónicos

http://programa.gobiernoenlinea.gov.co/apc-aa-files/Cero_papel/guia-6-sistemas-de-gestion-de-
documentos-v1.pdf, consultado el 27 marzo 2014.

 Archivo General de la Nación, 2013. Tomado de www.archivogeneral.gov.co, consultado el 27

marzo 2014.

7. CONTROL DEL DOCUMENTO (ELABORADA POR)

Nombre Cargo Dependencia Fecha

Eliana del Pilar Ospina Expertas temáticas Centro de Gestión Diciembre 2013
Tecnológica de
Sandra Milena Montoya Servicios
López

Leidy Diana Cuéllar Asesor pedagógico y Centro de la tecnología Febrero 2014

Serna metodológico del diseño y la
productividad
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empresarial - Línea de
producción - SENA
Girardot

Ana María Beltrán Editor Centro de la tecnología Marzo 2014

Hurtado del diseño y la
productividad
empresarial - Línea de
producción - SENA
Girardot