DIAGNOSTICO Y PRESNTACION DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

ESTUDIANTE
LEIDY LORENA REY GUEVARA

GLORIA TERESA BUITRAGO

DOCENTE

FUNDACIÓN UNIVERSITARIA DEL ÁREA ANDINA

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
BOGOTÁ
2019
 1. Empresa DISTRIBUCCIONES HERNADEZ GOMEZ LTDA área auditar
estación combustible GUATIQUIA
Nit: 822000851-3
Dirección: calle 44 N 32 -18 Barrio el triunfo Villavicencio Meta

a. Actividad comercial: venta y compra combustible al por menor

b. Auditor: Leidy Lorena Rey

 ¿Cuál es la capacidad óptima para el logro de los objetivos?

a. Evaluar el sistema de control interno de acuerdo con los procesos administrativos y

operativos.
b. Evaluación de la capacidad del sistema de gestión para asegurar el cumplimiento de los
requisitos legales, reglamentarios y contractuales
c. Verificación del cumplimiento del Plan de Manejo Ambiental actualizado
d. Determinar la eficacia del sistema calidad para alcanzar los objetivos
e. Dar la oportunidad a Distribuciones Hernández Gómez Ltda. en mejorar su proceso.
f. Recomendar alta gerencia la implementación de planes de mejora necesarias para hacer
que se cumplan los requisitos reglamentarios

 ¿Cómo se está ejecutando realmente el proceso de acuerdo con lo planeado?

 a. Se realiza reunión de apertura de la auditoria, se maneja comunicación durante la auditoria,
se asigna papel de responsabilidades de los guías y observadores.
b. Se establecen 2 días para auditoria
c. Se realiza firma de acta de inicio por parte del auditor y la persona que recibe la auditoria.
d. Se recopila información y verificación de la siguiente documentación :
 Camara de comercio
 Poliza de responsabilidad civil
 Registro unico tributario (Rut)
 Certificado de comformidades
 Contrato suministro de combustible (convenios con mayoristas )
 Licencias , permisoso u autorizaciones vigentes de alcaldias ,curadurias
,autoridades ambientales , planes de contigencias , derrames vertimientos plan
de gestion de residuos
 Programa capacitacion de personal encargado de la operación
 Registro de actas mantenimientos y capacitaciones
 Registro de entrenamniento y capacitacion del personal
 Planos de la estacion , planta fisisca
 Autorizacion para utilizacion de tanques superficiales
 Autorizacion de ministerio de minas y energia
 Facturas de compras y ventas (inventarios )
 Certificados calidad y cantidad combustibles
 Actas de calibraciones
 Control efectivo caja
 Control de fraudes
 Documentación financiera
 Revisión de cartera
 Precios de ventas de combustibles

e. Se realiza verificación en área de campo de las condiciones de los equipos que conforman la
Estación de Combustibles, en el cual se terminan aptos y seguros para el personal.
f. Toma registros fotográficos.

 ¿Qué factores no permiten que se logren los objetivos con claridad?

 a. La administración debe tomar controles en la documentación recibida por parte de los
vendedores de servicios, se evidencia que los soportes de suministro de combustibles que
pertenecen a los clientes créditos pueden ser manipulados con facilidad, Esto pude generar
acciones fraudulentas y generando inseguridad y desconfianza en lo clientes créditos de la
estación.

b. Se evidencia que el valor de la cartera esta alta, con cuentas de cobro vencidas superiores
30 días de vencimiento, cuando la política de la empresa son 15 días plazo para pago

c. En la parte operativa y planta física se observa que no cuenta con punto de encuentro en
casos de emergencia.

d. Es importante capacitar al personal para manejo y clasificación de residuos peligrosos (no

se observa punto ecológico)

e. El personal no maneja protección de seguridad personal.

f. La estación de combustible no cuenta con Kit de derrames para descargues combustibles o

algún tipo de contingencias de contaminación

 ¿A qué factores debemos poner mayor atención?

a. El administrador debe tener mayor atención en cobros de cartera

b. Recibos de taqueos combustibles de clientes créditos
c. Elementos de protección para personal en áreas de trabajo (pista)
d. Precios combustibles de venta

 ¿Cuáles objetivos pueden alcanzarse en estas condiciones y cuáles no?

a. Los objetivos que la empresa puede alcanzar en implementación de nuevos sistemas de

seguridad en islas para el manejo de recibos de clientes créditos.

b. Mejorar su cobro de cartera

 c. Brindar mayor protección de elementos seguridad para personal y así evitar accidentes
laborales.

d. Implementación de campañas y capacitación del personal para proteger medio ambiente

Se debe examinar y conciliar con todo el equipo de auditores.

2. Presentación del diagnóstico:

a. Se prepara el análisis del informe en borrador con la persona encargada de la estación

b. Se utilizó cámaras digitales, 1 computador portátil
c. La auditoría se basa en las normas ISO 9001 2015
d. mediante las Resoluciones No. 0358 de abril 29 de 1998 y 622 del 9 de Julio de 1998, se
revisa parte ambiental.

3. DIAGNOSTICO DE LA AUDITORIA

Se examinan y se revisa toda la documentación

 Se deben preparar los documentos para hacer la preparación del diagnóstico.

 Indicar con claridad la problemática y los factores que la generan.
 Exponer a las personas involucradas. - Sugerir las decisiones para mejorar e
impulsar https://sites.google.com/a/cetys.net/sistemas-de-gestion-de-calidad-
iso9000/auditorias-internas/proceso-de-auditoria-interna que se hagan