Pasó a paso de recepción de documentos

- Se ingresa a las 7am

- Se encienden los equipos electrónicos
- se organiza el puesto de trabajo
- organizamos las planillas de recepción ( planillas informativas, internas,radicación y
distribución externa recibida)
- se reciben los documentos a partir de las 8 am
- se reciben por los distintos medios como fax, correo electrónico, correo tradicional,
mensajería.
- La recepcionista Se debe encargar de recibir todos los documentos que llegan a la
organización.
- Se deben verificar los documentos que ingresan a recepción
- Se verifica que contengan: nombre de la persona o entidad remitente destinataria,
nombre o código de la dependencia competente, nombre del funcionario responsable del
trámite, anexo, tiempo de respuesta si lo amerita, firma, dirección a la cual se deba enviar
la respuesta.
- Cuando el documento cumpla con el proceso de verificación se realizara la radicación.
- Se devuelve los documentos que no sean competentes a la entidad y se re-direcciona a la
empresa remitente dejando una constancia por escrito.
- En caso de que el documento no esté firmado, no presente el nombre del remitente será
recibida y remitida sin radicar a su destinatario donde se tomaran las medias
correspondientes.
- Se clasifican los documentos en base a la tabla de retención documental para determinar
su direccionamiento
- Se imprime el rotulo de radicación dándole copia del radicado al recibido
- Se registra en su planilla correspondiente
-
- Se clasifican los documentos para ser entregados al área de correspondencia

Pasó a paso de distribución de documentos

- La unidad de correspondencia genera planilla para la distribución de documentos a las

dependencias correspondientes
- Debe conocer la directriz para le recepción de documentos
- La unidad de correspondencia aplica la directriz para la entrega de dependencias
- Si no es competente para la empresa de devuelve a la unidad de correspondencia
- Si es competente la dependencia deja constancia de recibo de los documentos en la
planilla de registros

Perfil personal encargado de distribución documental

Que el personal de la unidad de correspondencia tenga pleno conocimiento en el área de
distribución de documentos sea una persona responsable, honesta

Recursos técnicos necesarios